Pierwsze zatrudnienie absolwentów KSAP

Stowarzyszenie Absolwentów
Krajowej Szkoły Administracji Publicznej
Pierwsze zatrudnienie absolwentów KSAP
Zdiagnozowane problemy i propozycje rozwiązań
Obecna praktyka zatrudniania absolwentów KSAP nie odpowiada koncepcji, którą
realizować mają ustawa z dnia 14 czerwca 1991 r. o Krajowej Szkole Administracji
Publicznej oraz ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej. Praktyka ta stanowi
utrudnienie dla Prezesa Rady Ministrów, Szefa Służby Cywilnej, Departamentu Służby
Cywilnej oraz dyrektorów generalnych, a jednocześnie prowadzi do obniżenia prestiżu Szkoły
i nieefektywnego wykorzystania jej absolwentów.
Zgodnie z art. 5 pkt 1 ustawy o Krajowej Szkole Administracji Publicznej słuchacze
Szkoły składają zobowiązanie do podjęcia i wykonywania, przez okres nie krótszy niż pięć lat
od daty jej ukończenia, pracy w urzędach administracji na stanowiskach postawionych im do
dyspozycji przez Prezesa Rady Ministrów. Stosownie do art. 39 ustawy o służbie cywilnej
Prezes Rady Ministrów, zgodnie z odrębnymi przepisami, wskazuje absolwentom kolejnych
roczników Krajowej Szkoły Administracji Publicznej pierwsze stanowiska pracy
przedstawione przez Szefa Służby Cywilnej. Uzupełnieniem powyższych przepisów jest
Statut Krajowej Szkoły Administracji Publicznej, który w § 33 pkt 4 stanowi, że słuchacz jest
uprawniony do wyboru miejsca przyszłej pracy, z zastrzeżeniem przepisów ustawy o służbie
cywilnej, spośród stanowisk postawionych do dyspozycji absolwentów Szkoły przez Prezesa
Rady Ministrów w kolejności określonej pierwszeństwem wynikającym z szeregowania.
Z powyższych przepisów wynika zatem, że Prezes Rady Ministrów wskazuje
słuchaczom Szkoły ich pierwsze miejsce zatrudnienia na podstawie przedstawionych mu
przez Szefa Służby Cywilnej stanowisk pracy. Skierowanie to powinno uwzględniać
pierwszeństwo w rankingu absolwentów i w miarę możliwości preferencje słuchaczy.
W praktyce sposób zatrudniania absolwentów KSAP wygląda następująco.
Na dwa miesiące przed zbliżającym się zakończeniem kształcenia w KSAP Szef
Służby Cywilnej wysyła list do dyrektorów generalnych poszczególnych urzędów,
informując o potrzebie zatrudnienia absolwentów danej promocji i prosząc o przekazanie dla
nich ofert pracy w określonym przez siebie terminie. W odpowiedzi na ww. list dyrektorzy
generalni przesyłają informację o aktualnych wakatach na poszczególnych stanowiskach
w podległych im urzędach. Oferty te od momentu zgłoszenia do czasu zatrudnienia
wszystkich słuchaczy pozostają w dyspozycji Prezesa Rady Ministrów. Szef Służby Cywilnej
przekazuje przesłane oferty do KSAP, gdzie są one przedstawiane słuchaczom.
Powyższa praktyka rodzi następujące problemy.
Po pierwsze, wiele z tych ofert nie powinno być skierowanych do KSAP ze względu
na oczekiwanie wąskiej specjalizacji i wieloletniego doświadczenia w danym obszarze,
1
Stowarzyszenie Absolwentów
Krajowej Szkoły Administracji Publicznej
co jest sprzeczne z założeniami kształcenia w Szkole. Na podstawie ofert składanych
w poprzednich latach można wnioskować, że są one przesyłane przez dyrektorów
generalnych tylko dlatego, żeby wypełnić ciążące na nich zobowiązanie. Oferty te często nie
wynikają z chęci zatrudnienia i wykorzystania potencjału absolwentów, tylko zastępują lub
poprzedzają otwarte nabory. W rezultacie do Prezesa Rady Ministrów trafia szereg ofert,
które nie mogą być wykorzystane przez absolwentów. Takie rozwiązanie fałszywie zwiększa
liczbę dostępnych ofert, a jednocześnie stanowi problem dla samych urzędów, ze względu na
zablokowanie procedury konkursowej na te stanowiska pracy.
Po drugie wydaje się, że urzędy nie rozumieją zasad zatrudniania absolwentów KSAP
wyrażonych we wspomnianych powyżej ustawach, uznając, że złożone przez nie oferty mają
charakter konkursowy. Konsekwencją jest przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych
z kandydatami na dane stanowisko pracy. Powoduje to w praktyce odejście od zasad
wyrażonych w Statucie Szkoły, dotyczących wyznaczania pierwszego miejsca zatrudnienia
słuchaczy na podstawie rankingu oraz zgłoszonych przez nich preferencji. Przedłuża to też
proces zatrudniania absolwentów – w skrajnych przypadkach nawet do kilku miesięcy
po zakończeniu kształcenia. Należy zauważyć, że procedura ta nie ma nic wspólnego
z obowiązującymi przepisami. Dodatkowo powoduje to także problemy związane z brakiem
środków do życia oraz brakiem ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w okresie od
ukończenia KSAP do czasu podjęcia nowego zatrudnienia u tych słuchaczy, którym
procedura zatrudniania się przedłuża.
Po trzecie zastrzeżenia budzi również terminowość nadsyłania przez urzędy ofert
pracy dla absolwentów. Pomimo wskazania przez Szefa Służby Cywilnej w liście do
dyrektorów generalnych terminu, do którego należy zgłaszać propozycje, bardzo często oferty
spływają nawet do dwóch miesięcy po upływie tej daty. Powoduje to dezorganizację procesu
zatrudniania absolwentów.
Po czwarte pojawia się też problem tzw. „ofert dedykowanych”. Są to oferty składane
poszczególnym słuchaczom przez urzędy, w których odbyli oni staż. Zdarza się, że słuchacze
czekając na przyobiecane po stażu miejsce pracy nie biorą udziału w rekrutacji na oferty
przekazane przez Szefa Służby Cywilnej. Należy zauważyć, że obowiązujące przepisy nie
przewidują możliwości nadsyłania ofert dedykowanych. Powyższa praktyka jest także
sprzeczna z ideą twórców ustawy o Krajowej Szkole Administracji Publicznej oraz ustawy
o służbie cywilnej, o której będzie mowa poniżej.
Wreszcie należy również wspomnieć o proponowanych absolwentom w ofertach
stanowiskach oraz mnożnikach, które diametralnie się od siebie różnią. Absolwenci są
zatrudniani na stanowiskach począwszy od referendarza do radcy ministra, z bardzo różnymi
mnożnikami. Tego typu sytuacja wpływa negatywnie na sam proces rekrutacji
z uwagi na to, że w konsekwencji część słuchaczy kieruje się w wyborze miejsca zatrudnienia
proponowanymi warunkami finansowymi, a nie predyspozycjami czy też potrzebami
administracji.
2
Stowarzyszenie Absolwentów
Krajowej Szkoły Administracji Publicznej
We francuskiej École nationale d’administration, na której wzorowano się zakładając
KSAP, zatrudnienie absolwentów przebiega w następujący sposób: w pierwszej kolejności
Premier wskazuje ogólny przydział miejsc w poszczególnych urzędach państwowych dla
danego rocznika (np. Ministerstwo Gospodarki i Finansów – 6 miejsc, Ministerstwo
Rolnictwa – 4 miejsca), a następnie minister odpowiedzialny za służbę cywilną kieruje
określone osoby do danego urzędu. Powyższe zasady są proste i przejrzyste dla wszystkich
stron zaangażowanych w zatrudnienie absolwentów ENA. Jak się wydaje polskie przepisy,
które odzwierciedlają rozwiązania francuskie, przewidują ten sam model procedury
zatrudnienia absolwentów KSAP. Niezrozumiałym jest zatem przyjęcie w praktyce rozwiązań
sprzecznych z duchem i przepisami ustawy. W szczególności zastanawiający jest brak
formalnego aktu wskazania absolwentom ich pierwszego miejsca zatrudnienia, o którym jest
mowa w art. 39 ustawy o służbie cywilnej.
W związku z powyższym proponujemy przyjęcie następującej procedury zatrudniania
absolwentów KSAP. Ograniczy ona swobodę doboru pracowników przez pracodawców, ale
jednocześnie zapewni sprawny przebieg naboru. Będzie wymagała od dyrektorów
generalnych przygotowania mniejszej liczby ofert pracy, ale zapewni, że nie będą to oferty
przypadkowe. Powyższa procedura pozwoli również na realizację przez Prezesa Rady
Ministrów ustawowego obowiązku „wskazywania” pierwszych miejsc pracy i zapobiegnie
„wypraszaniu” przez Szefa Służby Cywilnej u dyrektorów przesyłania do niego dowolnych
ofert.
Szef Służby Cywilnej w 12 miesiącu kształcenia w Szkole wysyła do dyrektorów
generalnych wybranych urzędów informację, ile miejsc pracy powinni oni przygotować dla
absolwentów danego rocznika Szkoły, którzy ukończą kształcenie pod koniec kwietnia
następnego roku. Przydział określonej liczby słuchaczy do danego urzędu będzie wynikał
z oceny potrzeb administracji, priorytetów służby cywilnej, zapotrzebowania zgłaszanego
przez urzędy i innych czynników, które Szef Służby Cywilnej uzna za stosowne, oraz w miarę
możliwości od profilu słuchaczy. W odpowiedzi na informację Szefa Służby Cywilnej
dyrektorzy poszczególnych urzędów zabezpieczają w budżecie urzędu środki finansowe na
przyjęcie
wskazanej
przez
Szefa
Służby
Cywilnej
liczby
absolwentów.
W wyjątkowych sytuacjach, z uwagi na zaplanowanie wykorzystania całego funduszu
wynagrodzeń przez dany urząd Szef Służby Cywilnej, wraz z absolwentem skierowanym do
pracy, przekazywałby fundusze na jego zatrudnienie w pierwszym roku pracy (8 miesięcy),
analogicznie do procedury finansowania dodatku służby cywilnej. Szczegółowe dane
dotyczące danego absolwenta oraz jego profil dyrektorzy generalni poznają dopiero pod
koniec kształcenia w KSAP, kiedy to nastąpi przydział konkretnych osób do danego urzędu.
Dzięki temu procesowi liczba ofert, które Szef Służby Cywilnej gromadzi i przedstawia
KSAP może być równa lub tylko nieznacznie wyższa niż liczba absolwentów. Szkoła ustala
ostateczny ranking słuchaczy, który wyznacza kolejność wybierania przez nich
przedstawionych przez Szefa Służby Cywilnej miejsc pracy w poszczególnych urzędach. Po
zakończeniu tego procesu KSAP przesyła Szefowi Służby Cywilnej ostateczny przydział
3
Stowarzyszenie Absolwentów
Krajowej Szkoły Administracji Publicznej
absolwentów do urzędów wraz z ich profilami. Szef Służby Cywilnej przedstawia ten
dokument Prezesowi Rady Ministrów. Premier, poprzez akceptację przedłożonej listy,
jednym podpisem wskazuje słuchaczom urzędy, w których podejmą oni swoje pierwsze
zatrudnienie. Kopia dyspozycji Prezesa Rady Ministrów jest przesyłana do zainteresowanych
urzędów wraz ze szczegółowymi informacjami na temat tych absolwentów. Na tej podstawie
dyrektorzy generalni ustalają konkretne miejsce pracy absolwenta. Miejsce to powinno
odpowiadać profilowi absolwenta oraz spełniać określone warunki wyznaczone przez Szefa
Służby Cywilnej, które będą gwarantowały najlepsze wykorzystanie potencjału absolwentów
tj. minimalne stanowisko służbowe i mnożnik. W odniesieniu do osób, które przed
kształceniem w KSAP były zatrudnione w administracji i chciałyby powrócić na dawne
miejsce pracy, zastosowanie znalazłyby zasady szczegółowe, tzn. jeżeli dana osoba była
zatrudniona na niższym stanowisku lub z mniejszym mnożnikiem niż określone przez Szefa
Służby Cywilnej otrzymywałaby stanowisko i mnożnik, które nie są niższe niż
zaproponowane innym absolwentom.
Przedstawiając powyższe pragniemy jednocześnie odnieść się do podnoszonych przez
niektórych dyrektorów generalnych argumentów o niemożności zatrudniania absolwentów
KSAP z uwagi na ograniczenia naboru wynikające z trudnej sytuacji finansowej. W naszej
ocenie tego typu argumenty nie znajdują uzasadnienia w faktach. Co więcej wskazują one na
niezrozumienie roli KSAP w systemie służby cywilnej. Po pierwsze należy zauważyć, że
Krajowa Szkoła Administracji Publicznej jest instytucją państwową zajmującą się
przygotowaniem kadr dla służby cywilnej. Kształcenie stanowi inwestycję publiczną
w ulepszanie struktur państwowych, poprzez przyciąganie i szkolenie osób zainteresowanych
pracą w administracji publicznej, posiadających odpowiednią wiedzę i umiejętności.
Podejmując naukę w KSAP słuchacze stają się de facto elementem służby cywilnej.
Niezrozumiałe jest zatem traktowanie ich przez dyrektorów generalnych jak osób z zewnątrz,
które ubiegają się o zatrudnienie w danym urzędzie na podstawie ogłoszenia w Biuletynie
Informacji Publicznej. Takie podejście wraz z niedopasowaniem ofert pracy do profilu
słuchaczy prowadzi do nieefektywnego wykorzystania środków publicznych. Wykształcenie
jednego absolwenta KSAP to inwestycja ponad 100 tys zł. Należy zatem zagwarantować, że
państwo polskie odniesie z niej jak największe korzyści. Po drugie, zgodnie z publikowanymi
przez Departament Służby Cywilnej KPRM statystykami zapotrzebowanie na nowych
pracowników w służbie cywilnej wielokrotnie przekracza liczbę absolwentów opuszczających
corocznie KSAP.
Poprawa obecnej praktyki zatrudniania absolwentów musi iść w parze ze
skuteczniejszymi niż dotychczas działaniami gwarantującymi, że absolwentami KSAP zostają
wyłącznie osoby prezentujące najwyższy poziom kwalifikacji oraz nienaganną postawę
moralną. Dyrektor generalny urzędu, do którego kierowany jest absolwent musi mieć co do
tego pewność.
Opracowanie:
Patryk Popczyk, Natalia Góra
4