Poradnik dla rozliczających obozy

Poradnik dla rozliczających obozy
Do zatwierdzenia
- preliminarz-podpisany
przez komendanta hufca
-oświadczenie o braku powiązań rodzinnych pomiędzy kadrą odpowiedzialną
materialnie
-zobowiązania kadry odpowiedzialnej materialnie
- nr. polisy ubezpieczeniowej
-uregulowane składki hufca za I półrocze bieżącego roku
-lista kadry
Prowadzenie dokumentacji
-jadłospisy i raporty żywieniowe
*sporządzane codziennie z dokładnym menu
*wartość wydatkowanych produktów z magazynu w danym dniu winny być podsumowane
*kompletny jadłospis podpisany przez kwatermistrza, zaopatrzeniowca, przedstawiciela obozu
-zestawienie raportów żywnościowych
*zestawienie musi być podsumowane i zgodne z art. spożywczymi w książce finansowej
-książka finansowa obozu (strona lewa książki-przychody, strona prawa-koszty)
*zaliczki- przyjmowane systematycznie do książki finansowej w takiej kolejności jak
została pobrana z hufca przyjęte na podstawie dowodów KP (zarejestrowanych jako druk
ścisłego zarachowania w komendzie hufca)
*nadawanie numerów dokumentom (chronologicznie) zgodnym z kolejnością w książce
finansowej, numery winny się znajdować w prawym górnym rogu f-ry, rachunku…
*w pozycji „Dokumenty” należy wpisać datę ,rodzaj dokumentu i nr. f-ry, rachunku
*faktury winny być wystawione o treści: Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Śląska
Hufiec…….. i adres hufca
1
*obowiązujące pieczątki na fakturach :
„Sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym „- podpisane
przez komendanta ,kwatermistrza i finansistę obozu
„Kwotę otrzymałem”- nazwisko i imię osoby dokonującej zakupu oraz podpis
„ Nie stosowano ustawy Prawo zamówień Publicznych art.4 ust.8”-podpis osoby
odpowiedzialnej materialnie na obozie
*wyczerpujący opis celowości zakupu artykułów ( dokładny opis z podaniem
wykorzystania np. konkurs ekologiczny, festiwal piosenki itp.. oraz podanie nawy w/w
czynności)
Na fakturach za wyżywienie musi znajdować się opis lub pieczątka „Przyjęto do
magazynu”
*błędy na fakturach mogą być korygowane tylko przez faktury korygujące wystawione
przez sprzedającego lub noty korygujące wystawione przez odbiorcę faktury
*saldo w książce finansowej nie może być na minus
*faktury płatne przelewem muszą zawierać adnotację z numerem wyciągu bankowego
i pozycji raportu bankowego
* do faktur za nagrody należy sporządzić listę z podpisem nagrodzonych,
* do faktur za baseny i inne wydatki KO należy dopisać – brali udział wszyscy uczestnicy
*suma wydatków za wyżywienie w książce finansowej = Σ zestawienia jadłospisów
Nagrody
-nagrody dla uczestników w konkursach- potwierdzony odbiór na oddzielnych
listach, jeżeli jest jedna lista odbioru nagród należy na fakturach zawierających
zakupione nagrody wpisać pod jaką pozycją w książce finansowej znajduje się
lista odbioru nagród
-nagrody dla wolontariuszy zgodnie z instrukcją finansową do kwoty 200 zł
- należy sporządzić potwierdzenie odbioru nagród
-zaleca się aby nagroda dla wolontariusza była artykułem rozwijającym
zainteresowania, lub hobby
2
Gotówka
-pieniądze należy przechowywać w zabezpieczonym miejscu
Obozy zagraniczne
Obozy zagraniczne rozlicza się jak obóz krajowy.
-przeliczeń z obcej waluty dokonuje się na dany dzień wydatku - według
średniego kursu NBP
-sposób przeliczenia waluty tj. kwota x średni kurs waluty = kwota złotych
-do rozliczeń zakupionych art. spożywczych muszą być przedłożone jadłospisy
na poszczególne dni, bez wypełniania strony z wyszczególnienia artykułów.
Obozy wędrowne
Rozliczane są jak pozostałe obozy.
-do rozliczeń zakupionych art. spożywczych muszą być przedłożone jadłospisy
na poszczególne dni, bez wypełniania strony z wyszczególnienia artykułów.
Do rozliczenia obozu – w zależności o od formy przedkładamy:
Aby rozliczyć obóz należy dostarczyć następujące dokumenty
-jadłospisy i zestawienie jadłospisów,
- dokumentacja źródłowa ( faktury, rachunki itp.)
-książkę finansową, podpisaną przez komendanta hufca (który potwierdza
sprawdzenie) . Komendant lub skarbnik mają obowiązek uzgodnienia
pobranych zaliczek przed rozliczeniem obozu w KCH.
-listę odpłatności uczestników (z dokładnym podaniem kwot, dat wpłat i
numerem pozycji w raporcie bankowym)
-wykaz kadry
-karty zdrowia (z podziałem na karty Akcji Socjalnej, WFOŚ- osoby pobierające
zasiłek , niepobierające zasiłku , oraz pozostałe karty)
3
-dowód wpłaty salda
-oświadczenie rozliczającego
Pozostałe ustalenia
*Obóz rozlicza osoba materialnie odpowiedzialna
*Rozliczenie należy przedłożyć zgodnie z wyznaczonym terminem
*Nie przyjmuje się na obozie wpłat (np. za wyżywienie kadry)
*Przewóz towarów i przejazdy świadczące usługę (szpital, urząd, itp..) na
obozie może być rozliczony na podstawie:
-umowy użyczenia (w załączeniu ewidencję przebiegu pojazdu)
-delegacji (w załączeniu ewidencję przebiegu pojazdu)
*Umowy zlecenia po zakończeniu obozu należy dostarczyć do ostatniego dnia
miesiąca w danym miesiącu gdy zakończył się obóz.
Przygotowała
phm. Elżbieta Bartosik
4