1 Protokół z kontroli przeprowadzony w Domu Pomocy Społecznej

Protokół
z kontroli przeprowadzony w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu
Kontrolę w dniach 07-11 września 2009 roku w oparciu o Zarządzenie Nr 47/09 Starosty
Międzyrzeckiego z dnia 4 września 2009 roku przeprowadził zespół kontrolny w składzie:
1. Beata Waltrowska – przewodnicząca,
2. Ewa Nowakowska – członek,
3. Małgorzata Skrzypczak – członek.
Kontrolą objęto:
1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez
kierownika jednostki.
2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz
pozyskiwanymi z innych źródeł.
3. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji.
4. Przestrzeganie przepisów BHP oraz funkcjonowanie archiwum jednostki.
5. Prawidłowe gospodarowanie majątkiem ruchomym, w tym wynajem, dzierżawa,
użyczenie i inne udostępnianie nieruchomości stanowiących własność Powiatu.
W toku kontroli informacji i wyjaśnień udzielali:
1. Zofia Greń – Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu,
2. Alina Raróg – Główna Księgowa,
3. Ryszard Napierała – Starszy Administrator w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu,
4. Jolanta Terlecka – Technolog żywienia w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu.
Dane ogólne.
Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe w Międzyrzeczu miała
miejsce w dniach 10-14 marca 2008 roku i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w
składzie:
1. Beata Waltrowska – przewodnicząca,
2. Patryk Przybylski – członek,
3. Paweł Lachowicz – członek,
4. Czesław Toczyński – członek.
Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych:
1. przestrzegać zasad określonych w instrukcji obiegu dokumentów księgowych w zakresie
przyjmowania towarów do magazynu lub dostosować instrukcje do praktyk stosowanych w
jednostce,
2. kontrolować terminowość wpływów należności wobec Domu, a w przypadku nie
dotrzymania terminów naliczać odsetki za zwłokę,
3. umieszczać na dokumentach księgowych opisy merytoryczne wskazujące przeznaczenie
danego produktu, cel wykorzystania zakupionych materiałów,
4. pokonać podziału obowiązków w zakresie kontroli formalno-rachunkowej dokumentów
księgowych (zwłaszcza w przypadku dowodów przechodzących przez kasę),
5. każdy dowód księgowy należy poddać kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz
musi zostać zatwierdzony do wypłaty przez upoważnione osoby (rachunki za pracę zleconą),
1
6. dostosować pomieszczenie kasy do wymagań określonych w obowiązującej w jednostce
instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej lub dostosować instrukcję do warunków
występujących w Domu,
7. dokonać zmian w instrukcji kasowej w zakresie opisanym w protokole z kontroli (raporty
kasowe jako druk ścisłego zarachowania),
8. usunąć z planu kont konto 131 – rachunki bieżące, które służy do ewidencji stanu i obrotów
środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunkach bieżących zakładów budżetowych i
gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych,
9. powierzyć obowiązki w zakresie gospodarki finansowej Głównej Księgowej zgodnie z art.
44 pkt 2 ustawy o finansach publicznych,
10. stosować zasadę rachunkowości – zasadę dwustronnego zapisu operacji gospodarczej,
11. w skład komisji inwentaryzacyjnej nie można powoływać Głównej Księgowej ani innego
pracownika działu finansowo-księgowego,
12. przy dokonywaniu spisu druków ścisłego zarachowania oprócz ilości stwierdzonej należy
podawać również numery druków,
13. sporządzać protokół z przeszkolenia komisji inwentaryzacyjnej (§ 4 pkt 5 instrukcji
inwentaryzacyjnej) oraz protokoły komisji inwentaryzacyjnej z przebiegu spisu,
14. prawidłowo poprawiać błędy w arkuszach spisu z natury, zgodnie z zasadami
obowiązującymi w rachunkowości,
15. przestrzegać obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych
zamówieniach do dnia 01 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy
sprawozdanie,
16. bezwzględnie przestrzegać zasady zamieszczania ogłoszeń o wyniku postępowania w
Biuletynie Zamówień Publicznych,
17. korzystać z możliwości uzupełniania dokumentów przez wykonawcę na żądanie
zamawiającego,
18. zaleca się napisanie na nowo i wdrożenie wymaganej przez prawo dokumentacji w
zakresie ochrony danych osobowych. We właściwym uregulowaniu formalnych zasad
przetwarzania danych osobowych w jednostce pomocne będą dwa dokumenty znajdujące się
na stronie internetowej Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
(www.giodo.gov.pl). Są to: „Wskazówki dotyczące sposobu opracowania instrukcji
określającej sposób zarządzania systemem informatycznym, służącym do przetwarzania
danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa informacji”
oraz „Wytyczne w zakresie opracowania i wdrożenia polityki bezpieczeństwa”.
19. w menu BIP-u należy wprowadzić nową pozycję „Kontrole” i publikować stosowne
artykuły – dokumentację przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska, wnioski i
opinie podmiotów ją przeprowadzających (art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy o dostępie do
informacji publicznej),
20. w menu BIP-u należy wprowadzić nową pozycję „Prowadzone rejestry, ewidencje i
archiwa” (art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. f ustawy o dostępie do informacji publicznej),
21. w menu BIP-u należy zmienić nazwę „Budżet” na „Plan finansowy”,
22. należy dokonywać na bieżąco aktualizacji strony,
23. uzasadnione wydaje się umieszczenie aktualnego kosztu utrzymania mieszkańca w Domu.
Kontrolujący dokonali sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych w zakresie punktów 114 i 18:
Ad. 1
W okresie objętym kontrolą jednostka przestrzegała zasad określonych w instrukcji obiegu
dokumentów w zakresie przyjmowania towarów do magazynu.
2
Ad. 2
W dalszym ciągu nie kontroluje się terminowości wpływów należności wobec Domu a co za
tym idzie nie nalicza się odsetek za zwłokę.
Ad. 3
Na dowodach księgowych umieszcza się opisy merytoryczne wskazujące przeznaczenie
danego produktu, cel wykorzystania zakupionych materiałów (za wyjątkiem przykładów
opisanych w protokole w części I).
Ad. 4
Dokonano podziału obowiązków w zakresie kontroli formalno-rachunkowej dokumentów.
Ad. 5
Wszystkie dowody księgowe, w tym również rachunki za pracę zleconą, poddawane były
kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz były zatwierdzone do wypłaty przez
upoważnione osoby.
Ad. 6
Pomieszczenie kasy dostosowano do wymagań określonych w obowiązującej w jednostce
instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej.
Ad. 7
Dokonano zmiany zapisu w instrukcji kasowej odnośnie raportów kasowych.
Ad. 8
Usunięto z planu kont konto „131- rachunki bieżące”, służące do ewidencji stanu i obrotów
środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunkach bieżących zakładów budżetowych i
gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych.
Ad. 9
W związku ze zmianą osoby na stanowisku głównej księgowej, powierzono nowej głównej
księgowej obowiązki w zakresie gospodarki finansowej zgodnie z art. 44 pkt 2 ustawy o
finansach publicznych.
Ad. 10
Kontrolowana jednostka w okresie objętym kontrolą stosowała zasadę dwustronnego zapisu
operacji gospodarczych.
Ad. 11-14
Sposób wykonania zaleceń pokontrolnych opisano w części III – „Sposób przeprowadzania
inwentaryzacji” niniejszego protokołu.
Ad. 18
Zarządzeniem Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu z dnia 25 czerwca 2009 roku
wprowadzono Politykę Bezpieczeństwa i Instrukcję zarządzania systemem informatycznym
służącym do przetwarzania danych osobowych, wyznaczono administratora bezpieczeństwa
oraz jego zastępcę.
I. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez
kierownika jednostki.
Zarządzenie wewnętrzne Dyrektora nr 1/2002 z dnia 01.01.2002 roku wprowadza politykę
rachunkowości, zarządzenie wewnętrzne Dyrektora Nr 4/2008 z dnia 30.04.2008 roku
dokonuje aktualizacji zasad rachunkowości poprzez usunięcie konta „131 – Rachunek
środków specjalnych” a wprowadza konto „132 – rachunki dochodów własnych jednostek
budżetowych” - służące do ewidencji obrotów dokonywanych w ramach dochodów własnych
jednostki.
Zarządzeniem wewnętrznym nr 1/2006 z dnia 31.03.2006 roku dokonano aktualizacji
podstaw prawnych ustawy o finansach publicznych i o sprawozdawczości budżetowej a
3
zarządzeniem nr 2/2006 z dnia 30.10.2006 roku dokonano aktualizacji rozporządzenia w
sprawie szczególnych zasad rachunkowości.
W przyjętym w kontrolowanej jednostce zakładowym planie kont brakuje konta „980 – plan
finansowy wydatków budżetowych” służącego do ewidencji planu finansowego wydatków
budżetowych dysponenta środków budżetowych.
Pani Dyrektor z dniem 24 czerwca 2009 roku powierzyła obowiązków głównej księgowej
zgodnie z art 44 pkt 2 ustawy o finansach publicznych – Pani A. R. W aktach osobowych p.
R. znajduje się upoważnienie o powierzeniu określonych obowiązków w zakresie gospodarki
finansowej oraz upoważnienie do sprawdzania dokumentów pod względem formalnorachunkowym z dniem 24.06.2009 roku, określono również zakres czynności dla głównego
księgowego.
Pani Dyrektor w zarządzeniu wewnętrznym określiła wysokość stałego zapasu gotówki w
kasie w wysokości 500,00 zł.
Instrukcja obiegu dokumentów księgowych i kontroli Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu
stanowi załącznik do Zarządzenia Nr 2/2006 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej z dnia 20
września 2006 roku.
Z uwagi na dłuższą nieobecność głównej księgowej p. A. S. Pani Dyrektor upoważniła od
dnia 01.04.2009 roku Panią K. do sprawdzania dokumentów pod względem formalnorachunkowym oraz do zatwierdzania dokumentów do wypłaty na czas nieobecności p. S.
Kontrolę oparto o dokumenty źródłowe za okres IV-VI/2009 rok. Stwierdzono, że dokumenty
źródłowe przedłożone do kontroli zawierały opisy merytoryczne oraz podpisy osób
kompetentnych do kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej, były zatwierdzone do
wypłaty przez osoby upoważnione. Zaopatrzone są w informacje, w jakim trybie zamówienia
publicznych dokonano wydatków.
Podczas kontroli stwierdzono niezgodność w zakresie danych wynikających z ksiąg
rachunkowych, a wykazanych w sprawozdawczości w zakresie wykonania wydatków –
analityka do konta 130 – za okres od początku roku do dnia 30.06.2009 roku. Według
wyciągu bankowego WB 89/90 z dnia 30.06.2009 roku stan konta 5.871,35 zł.
Środki przekazane przez Starostwo Powiatowe 910.000,00
wydatki wykonane – sprawozdanie RB 28
902.841,90
stan na „130”
7.158,10
Różnica pomiędzy sprawozdaniem a dokumentami księgowymi wynika z:
- kwota 413,25 (saldo WN) są to odsetki naliczone na dzień 30.06.2009 r. do konta wydatków
budżetowych, a które nie zostały przelane na ten dzień na konto dochodów własnych,
- kwota 1.700,00 (saldo Ma) jest to kwota, która została pobrana z banku do kasy w miesiącu
kwietniu 2009 roku, a na wskutek kradzieży dokonanej w obiekcie DPS nie została
wydatkowana. Błędnie została zawieszona na koncie 130-04 – jako sumy do wyjaśnienia
zamiast obciążyć konto 130-02-4210, tj. wydatki na zakupy materiałów i wyposażenia w
momencie pobrania czeku w wyciągu bankowym.
W miesiącu czerwcu nastąpiła zmiana na stanowisku głównej księgowej, po analizie
dokumentów okazało się, iż dowody księgowe od początku roku nie były księgowane w
związku z tym sprawozdanie sporządzone na koniec czerwca były oparte na danych
4
zestawieniach sporządzonych przez poprzednią księgową. W trakcie uzupełniania zaległości
skorygowane zostały nieprawidłowości i w miesiącu sierpniu sporządzono polecenie
księgowania.
Dom Pomocy Społecznej w Jasieńcu wystawia wewnętrzne faktury na określone ośrodki
pomocy społecznej tytułem odpłatności za pobyt mieszkańca w DPS. Stwierdzono, że
należności wobec Domu nadal nie były regulowane terminowo, a za opóźnienia w zapłacie
nie naliczane były odsetki za zwłokę (w załączeniu do protokołu wydruk komputerowy do
konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych).
Zgodnie z zapisem § 61 – Ewidencja stanu i ruch pozostałych środków trwałych - instrukcji
obiegu dokumentów, na fakturach umieszcza się klauzurę o miejscu przeznaczenia oraz
wskazuje się osobę materialnie odpowiedzialną, jedynym zapisem w tych przypadkach jest
zapis o ujęciu w ewidencji wyposażenia, bez nadania numeru ewidencyjnego, bez wskazania
miejsca przeznaczenia, bez wskazania osoby materialnie odpowiedzialnej.
Ponadto stwierdzono inne nieprawidłowości:
1. brak określenia na wniosku o zaliczkę daty rozliczenia zaliczki
- RK 12/DPS za okres 01.04.2009 – 10.04.2009, A. C. na kwotę 300,00 na zakup
materiałów na terapię,
- RK 20/DPS za okres 01.06.2009 – 15.06.2009, Z. P. na zakup lamp do przyczepy,
2. brak na niektórych fakturach opisów merytorycznych
- Fa 21/09 z 06.04.2009 r. Kancelaria Radcy prawnego M. Siemiatowski za poradę
prawną na kwotę 305,00 zł
3. przyjmując na stan środki trwałe lub pozostałe środki trwałe nie nadaje się im
numerów inwentarzowych
- FA 0050/09/FVS z dnia 22.04.2009 r. Zakłady Meblarskie „DORJAN” Nowy
Tomyśl za stolik i szafę na kwotę 1.060,00;
- FA 0069/09/FVS z dnia 08.06.2009 r. Zakłady Meblarskie „DORJAN” Nowy
Tomyśl za stoliki na kwotę 320,00;
- FA 0068/09/FVS z dnia 02.06.2009 r. Zakłady Meblarskie „DORJAN” Nowy
Tomyśl za łóżko i materac na kwotę 750,00;
- FA 577/02/09 z dnia 13.05.2009 r. DH „PAWELEC” Nowy Tomyśl za odkurzacz na
kwotę 157,00 zł.
II. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi i pozyskiwanymi
z innych źródeł.
Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i w pełni udokumentowane. Zdaniem
kontrolujących celowość dokonywanych wydatków w okresie objętym kontrolą nie budziło
zastrzeżeń.
W oparciu o dowody za okres od kwietnia 2009 r. do czerwca 2009 rok dokonano
sprawdzenia terminowości regulowania zobowiązań. Stwierdzono, że płatności regulowane
były terminowo, terminy opłacania składek na ZUS i Fundusz pracy zostały dotrzymane.
Wydatki dokonywane były w granicach planu finansowego na rok 2009 z tym, że w dniu 18
czerwca 2009 roku dokonano adaptacji dwóch pomieszczeń gospodarczych na dwa
pomieszczenia sanitarne WC w budynku mieszkalnym na kwotę 6.644,09 zł kwalifikując do
wydatków z paragrafu 4270 „Zakup usług remontowych”.
Dowód:
5
- Fa 17/2009 z dnia 18.06.2009 r. na kwotę 6.644,09 zł wystawiona przez Zakład
Ogólnobudowlany Gajewski Trzciel.
Z uwagi na wartość zakupu powyżej 3.500,00 zł jednostka winna ująć wydatek w paragrafie
6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”.
III. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji.
Zgodnie z polityką rachunkowości ewidencję środków trwałych i wyposażenia prowadzi się
w kontrolowanej jednostce przy użyciu komputera. W kontrolowanej jednostce pozostałe
środki trwałe do wartości 100,00 zł. ujmuje się w ewidencji ilościowej, a o wartości powyżej
100,00 zł. do 3.500,00 zł. ujmuje się w ewidencji ilościowo-wartościowej.
Instrukcja inwentaryzacyjna została wprowadzona do użytku służbowego dnia 01.01.2002
roku.
Kontrolowana jednostka posiada opracowany plan inwentaryzacji na rok 2008 .
Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 1/INW/2008 z dnia 08.12.2008 r. Pani Dyrektor
zarządziła przeprowadzenie spisu z natury środków pieniężnych w kasie, wyznaczono zespół
spisowy w składzie trzyosobowym:
R. L. - przewodnicząca,
N. R. – członek,
Ł. M. – członek.
Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 2/INW/2008 z dnia 08.12.2008 r. Pani Dyrektor
zarządziła przeprowadzenie spisu z natury druków ścisłego zarachowania wyznaczono zespół
spisowy w składzie trzyosobowym:
K. M.- przewodnicząca,
N. R. – członek,
Ł. M. – członek.
Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 3/INW/2008 z dnia 08.12.2008 r. Pani Dyrektor
zarządziła przeprowadzenie spisu z natury materiałów w magazynie gospodarczym
wyznaczono zespół spisowy w składzie trzyosobowym:
N. R. - przewodnicząca,
T. J. – członek,
K. M. – członek.
Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 4/INW/2008 z dnia 08.12.2008 r. Pani Dyrektor
zarządziła przeprowadzenie spisu z natury środków trwałych wyznaczono zespół spisowy w
składzie:
N. R. - przewodnicząca,
T. J. – członek,
R. L. – członek,
M. R. – członek,
C. A. – członek.
Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 5/INW/2008 z dnia 08.12.2008 r. Pani Dyrektor
zarządziła przeprowadzenie spisu z natury wyposażenia w użytkowaniu wyznaczono zespół
spisowy w składzie:
N. R. - przewodnicząca,
6
S. M. – członek,
R. L. – członek,
M. R. – członek,
C. A. – członek.
Arkusze spisowe wydano przewodniczącemu zespołu spisowego.
Z inwentaryzacji kasy sporządzono protokół, komisja stwierdziła stan gotówki w kasie na
dzień 31.12.2009 r. zerowy, numer ostatniego KP – 139, numer ostatniego KP dla dochodów
własnych 02, numer ostatniego KW – 275 oraz numery ostatnich czeków:
3035433795,
3034822416,
3034822261,
3034820630,
3030452409,
3034822689,
kwitariusz przychodowy zakończony na nr 619477.
Stan zgodny z ewidencją w księdze druków ścisłego zarachowania.
Trzyosobowy zespół spisowy w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej dokonał
inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania, na tę okoliczność sporządził protokół.
Uwagi do przeprowadzonej inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania:
- różnica w składzie osobowym zespołu spisowego, inny skład komisji powołała pani
dyrektor w zarządzeniu nr 2/INW/2008 a inny zespół dokonał rzeczywistego spisu druków,
- przy spisywaniu druków ścisłego zarachowania nie podano numeracji spisanych druków,
spisano jedynie ilość ( np. 3 bloczki dowodów wypłaty, 5 bloczków dowodów wpłaty),
- w protokole z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania brak podpisów
przewodniczącego zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej.
- arkusze spisu z natury nie są ponumerowane, nie zakończone brak wszystkich podpisów.
Kontrolujący nie miał możliwości sprawdzenia czy spisane druki są zgodne ze stanem
ewidencyjnym, z księgą druków ścisłego zarachowania.
W teczce z dokumentami z przeprowadzonej inwentaryzacji znajdują się zarówno arkusze
spisu z natury oryginały jak i kopie (w dziale księgowości powinny być tylko oryginały).
Stan art. spożywczych w magazynie spożywczym na dzień 31.12.2008 rok jest zgodny z
ewidencją księgową. W wyniku rozliczenia spisu z natury nie stwierdzono nadwyżek oraz
niedoborów.
Stan art. materiałów w magazynie gospodarczym na dzień 31.12.2008 rok jest zgodny z
ewidencją księgową. W wyniku rozliczenia spisu z natury nie stwierdzono nadwyżek oraz
niedoborów.
Stan spisanych środków trwałych i pozostałych środków trwałych na koniec 2008 roku jest
zgodny z ewidencją księgową, w wyniku rozliczenia spisu nie stwierdzono nadwyżek oraz
niedoborów.
7
Kontrolujący dokonano sprawdzenia ewidencji pozostałych środków trwałych (wyposażenia).
Według otrzymanej ewidencji (załącznik do protokołu) nie każde wyposażenie ma nadany
numer identyfikujący dane wyposażenie.
IV. Przestrzeganie przepisów BHP oraz funkcjonowanie archiwum zakładowego.
Stosownie do zarządzenia Nr 47/09 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 4 września 2009 r.
kontroli dokonała w dniach 10.09-11.09.2009 r. p. Małgorzata Skrzypczak w zakresie
bezpieczeństwa i higieny pracy oraz prowadzenia składnic akt.
1. Bezpieczeństwo i higiena pracy i p.poż.
Pieczę nad bezpieczeństwem i higieną pracy dyrektor powierzył Panu R. N., który posiada
szkolenie BHP dla pracodawców i osób kierujących pracownikami przeprowadzone w
październiku 2008 r przez Ośrodek Szkolenia P.I.P we Wrocławiu.
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono:
1. W Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu zatrudnionych jest 49 osób.
2. W 20 losowo wybranych aktach osobowych pracowników znajdują się
dokumenty potwierdzające aktualne badania lekarskie.
3. W 20 wybranych losowo aktach osobowych pracowników znajdują się ważne
szkolenia BHP/POŻ. W grudniu 2008 roku w DPS przeprowadzono szkolenia
okresowe z zakresu BHP/P.POŻ przez ZDZ Międzyrzecz Ponadto w dniu
08.09.2009 roku zgłoszono na szkolenia pracowników z zakresu BHP/POŻ
m. in. pracownicę, która wróciła do pracy po urlopie wychowawczym, osoby
przyjęte do pracy pod koniec 2008 roku i osoby przyjęte do pracy w roku
2009.
4. W dniu 08.09.2009 r .zgłoszono do ZDZ w Międzyrzeczu 3 osoby do
szkolenia z zakresu I pomocy przedmedycznej oraz przeprowadzenia
ewakuacji zgodnie z nowelizacją Kodeksu Pracy.
5. DPS był kontrolowany w dniu 22.07.2008 roku . przez Państwową Inspekcje
Pracy w Gorzowie Wlkp. wydającą zalecenia pokontrolne, które zostały
wykonane.
6. DPS był kontrolowany w dniu 15.05.2009 r. przez Powiatową Stację
Sanitarno-Epidemiologiczna
w
Międzyrzeczu
i
nie
stwierdzono
nieprawidłowości.
7. Opracowano w roku 2007 roku „Ocenę ryzyka zawodowego”, z którą
zapoznano pracowników DPS.
8. W czerwcu 2009 roku aktualizowano „ Instrukcję bezpieczeństwa
pożarowego” przez technika pożarnictwa.
9. Zamontowano 6 okien oddymiających oraz czujki, które wyzwalają
automatycznie system oddymiania w przypadku wystąpienia pożaru z alarmem
na dyżurce opiekunów.
10. W Domu Pomocy Społecznej przez ostatnie dwa lata nie zanotowano
wypadków przy pracy.
11. Gaśnice posiadają aktualne terminy ważności.
12. Przegląd hydrantów miał miejsce w czerwcu 2009 roku – prawidłowo.
13. Prowadzone są kartoteki z przydziałem odzieży i obuwia ochronnego,
stosownie do tabel norm i przydziałów środków ochrony indywidualnej oraz
odzieży i obuwia roboczego dla pracowników DPS
8
14. Budynki DPS są wyposażone w odpowiednie znaki bhp
2. Składnica akt.
Osobą odpowiedzialną za prowadzenie składnicy akt jest Pani J. T., która odbyła kurs
„ Archiwizacja, postępowanie z dokumentacją w zakładzie pracy” organizowany przez
Lubuski Ośrodek Szkolenia w Gorzowie Wlkp. w dniu 04.02. 2009 r.
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono:
1. Opracowano „ Instrukcje składnicy akt w dniu 30.03.2009 r. w sprawie zasad
postępowania z dokumentacja niearchiwalną, przekazywaniem i porządkowaniem
dokumentacji do składnicy akt w DPS w Jasieńcu”
2. Składnica akt jest zlokalizowana w piwnicy budynku DPS w przygotowanym na
ten cel pomieszczeniu z drewnianymi regałami. Pomieszczenie jest suche i czyste o
powierzchni ok. 25 m2. Oświetlenie górne (jarzeniówki), ogrzewanie c.o., posadzka płytki
PCV. Drzwi są obite blachą55 i zabezpieczone dwoma zamkami patentowymi. Składnica jest
wyposażona w gaśnicę proszkową z aktualnym terminem ważności.
3. W składnicy akt znajduje się tylko dokumentacja z kategorią „B”,
4. Dokumentacja przechowywana jest segregatorach oraz tekturowych okładkach
w stanie uporządkowanym.
5. Do chwili obecnej nie brakowano dokumentacji niearchiwalnej.
V. Prawidłowe gospodarowanie majątkiem ruchomym, w tym wynajem, dzierżawa,
użyczenie i inne udostępnianie nieruchomości stanowiących własność Powiatu.
Kontrolę w zakresie prawidłowego gospodarowania majątkiem ruchomym, w tym wynajem,
dzierżawa, użyczenie i inne udostępnianie nieruchomości stanowiących własność Powiatu
przeprowadziła p. Ewa Nowakowska.
Kontroli podlegały umowy dzierżawy, najmu lub użyczenia.
Z wyjaśnień Pani Dyrektor – Zofii Greń oraz pracownika Domu – p. R. N. wynika, że w 2009
roku zostało zawarte porozumienie z Gminą Trzciel w sprawie wynajęcia w dniu 7.06.2009 r.
pomieszczenia w budynku DPS w celu przeprowadzenia wyborów za kwotę 250,00 zł.
Na tę okoliczność zostały załączone:
1. porozumienie z dnia 15 kwietnia 2009 roku zawarte pomiędzy Gminą Trzciel a
Domem Pomocy Społecznej w Jasieńcu –kserokopia,
2. Pismo DPS-u skierowane do Zarządu Powiatu w Międzyrzeczu o zwiększenie
dochodów w § 0758 z najmu pomieszczenia z dnia 12.05.2009 roku – kserokopia,
3. Pismo Starostwa Powiatowego w międzyrzeczu znak FN.S.S.3012/5/09 z 29.05.2009
roku dot. zwiększenia dochodów na kwotę 250,00 zł – kserokopia.
Ponadto Pani Dyrektor wyjaśniła, że działka nr 1/2 o pow. 2,59 ha, na której znajduje się
ujęcie wody jest obecnie nie zagospodarowane, z tym, że w przyszłości niezbędnym będzie
podjęcie czynności i zdobycie środków na budowę stacji uzdatniania wody oraz wcześniej
planowała, ale nie zrealizowała założenia na niej mini-ZOO.
Na tym protokół zakończono.
9
Dyrektor jednostki został poinformowany o przysługującym, na postawie § 6 ust. 4
Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 roku w sprawie
wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie zgłoszenia w
ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu – zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do
protokołu.
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden
pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
06.10.2009 r.
Jasieniec, dnia .............................................
Dom Pomocy Społecznej w Jasieńcu
.....................................................................
(pieczęć jednostki kontrolowanej)
Dyrektor Domu
Pomocy Społecznej
w Jasieńcu
Hanna Szymczak
.................................
G łówny Księgowy
Zespó ł kontrolujący:
Beata Waltrowska
1. .. ................................
Alina Raróg
.......................................
Ewa Nowakowska
2. ....................................
Małgorzata Skrzypczak
3. ........................................
10