instrukcja krok po kroku

Wydział Biologii – Uniwersytet im. Adama Mickiewicza, ul. Umultowska 89, 61-614 Poznań
JAK W SYSTEMIE MS WINDOWS
PRZYGOTOWAĆ PRACĘ DYPLOMOWĄ W WERSJI PDF?
Podczas przygotowywania wersji elektronicznej pracy dyplomowej (lub innego dokumentu,
który ma być rozpowszechniany w wersji elektronicznej dostępnej niezaleŜnie od platformy
systemowej) moŜna posłuŜyć się kilkoma aplikacjami przeznaczonymi do tworzenia plików
w formacie PDF (Portable Document Format). Podstawową aplikacją słuŜącą temu celowi
jest Adobe Acrobat, który niestety jest programem komercyjnym i wymaga zakupienia kosztownej licencji. Eksportowanie dokumentów do formatu PDF zawarte jest w bezpłatnym pakiecie biurowym OpenOffice, jednak podczas tworzenia pliku PDF uŜytkownik nie ma moŜliwości zabezpieczenia utworzonej publikacji przed edycją lub (i) kopiowaniem jej fragmentów lub całości z wykorzystaniem systemowego schowka. Z tych powodów do osiągnięcia
zamierzonego celu wskazane jest uŜycie rozpowszechnianego na zasadzie licencji GPL programu PDFCreator (w wersji 0.9.1 PL). Program ten moŜna uzyskać z wielu sieciowych
zbiornic oprogramowania – w celu ułatwienia dostępu z serwera o duŜej przepustowości łącza, Wydział Biologii umieścił plik instalacyjny w swoim serwisie internetowym.
przygotował: dr Przemysław Rachowiak (PDBiP)
strona: 1 z 7
Wydział Biologii – Uniwersytet im. Adama Mickiewicza, ul. Umultowska 89, 61-614 Poznań
TWORZENIE PLIKU PDF – KROK PO KROKU
Po skopiowaniu pliku instalacyjnego na twardy dysk komputera naleŜy uruchomić procedurę
instalacyjną. W jej wyniku w systemowym menu ‘Start’ (w folderze ‘Wszystkie programy’)
utworzony zostanie podfolder ‘PDFCreator’ zawierający skrót do aplikacji. Taki sam skrót
utworzony zostanie na Pulpicie. Dodatkowym rezultatem procesu instalacji będzie zainstalowanie w systemie wirtualnej drukarki ‘PDFCreator’.
Aplikacja instalowana jest w systemie w wersji anglojęzycznej,
jednak istnieje moŜliwość zmiany konfiguracji programu i zmiany powłoki na polską. W tym celu po uruchomieniu PDFCreatora
naleŜy wskazać ‘Language’
i z rozwijalnej listy wybrać
‘Polski’.
Od tej chwili program będzie się
komunikować z uŜytkownikiem
w języku polskim.
Konfiguracja programu PDFCreator (a w zasadzie drukarki) nie jest kłopotliwa, niemniej mało doświadczonym uŜytkownikom moŜe nastręczać trudności. Do opcji konfiguracyjnych
dostęp uzyskuje się przez menu ‘Drukarka/Opcje’, jednak nie ma potrzeby dokonywania konfiguracji na zapas – w określonym momencie podczas tworzenia pliku PDF uŜytkownik uzyskuje bieŜący dostęp do wszystkich opcji konfiguracyjnych.
Przed przystąpieniem do tworzenia pliku PDF naleŜy przygotować i wydrukować ‘papierową’
wersję dokumentu. Od tej chwili źródłowy plik tekstowy (z grafiką) przygotowany przy pomocy edytora tekstu staje się kopią archiwalną, a dalsze etapy pracy powinny odbywać się
z wykorzystaniem kopii tego pliku. NaleŜy go otworzyć w edytorze tekstu i z menu
‘Plik/Drukuj’ otworzyć okno dialogowe drukowania.
przygotował: dr Przemysław Rachowiak (PDBiP)
strona: 2 z 7
Wydział Biologii – Uniwersytet im. Adama Mickiewicza, ul. Umultowska 89, 61-614 Poznań
W oknie tym uŜytkownik z listy
dostępnych drukarek wybrać musi uprzednio zainstalowaną drukarkę ‘PDFCreator’.
W przypadku korzystania z edytora MS Word, gdy następuje
zmiana wybranej drukarki, naleŜy w tym momencie nacisnąć
przycisk ‘Zamknij’, co spowoduje przypisanie do dokumentu sterownika drukarki PDFCreator.
PoniewaŜ zmiana sterownika
moŜe mieć wpływ na formatowanie i układ dokumentu, zale1
ca się sprawdzenie, czy w dalszym ciągu tak formatowanie,
jak i układ są identyczne z wykonanym wcześniej wydrukiem. Po
sprawdzeniu całości i ewentualnych korektach moŜna dokument
zapisać na twardym dysku (lub
innym nośniku) oraz przystąpić
2
do dalszych etapów tworzenia
pliku PDF. W tym celu w edytorze tekstu naleŜy ponownie wskazać menu ‘Plik/Drukuj’ i po sprawdzeniu, iŜ aktywną (wybraną) drukarką jest PDFCreator (1), nacisnąć klawisz ‘OK’ (2).
Rozpoczyna się właściwy proces tworzenia pliku PDF. Otwarte zostanie nowe okno dialogowe.
przygotował: dr Przemysław Rachowiak (PDBiP)
strona: 3 z 7
Wydział Biologii – Uniwersytet im. Adama Mickiewicza, ul. Umultowska 89, 61-614 Poznań
NaleŜy w nim kolejno: zaznaczyć pole ‘Po zapisaniu otwórz dokument domyślnym programem’ (1) oraz wybrać przycisk
‘Opcje’ (2). Wybranie pola ‘Po
zapisaniu ...’ spowoduje, Ŝe po
utworzeniu dokumentu PDF zostanie otwarta domyślna przeglądarka plików PDF (będzie to
Adobe® AcrobatReader – o ile
program został wcześniej zainstalowany w systemie), w której
sprawdzić będzie moŜna poprawność utworzonego pliku. Naciśnięcie przycisku ‘Opcje’ daje
1
uŜytkownikowi dostęp do opcji
konfiguracyjnych
programu
2
i tworzenia pliku PDF.
PDFCreator moŜe pracować
w dwóch trybach zapisu pliku
PDF: automatycznym lub w pełni
1
konfigurowalnym. W trybie automatycznym uŜytkownik moŜe nie
3
mieć kontroli nad miejscem zapi2
su oraz nad nazwą pliku – jest on
zapisywany z nazwą, która w rzeczywistości jest podaną w postaci
14 cyfr datą i dokładnym czasem
zapisu. Wymogi stawiane autorom prac dyplomowych narzucają
określony wzorzec nazwy pliku
PDF, w związku z czym konieczne staje się dokonanie prostych
konfiguracyjnych.
czynności
W pierwszej kolejności – po
wybraniu opcji ‘Dokument’ (1) naleŜy wybrać opcję ‘UŜywaj aktualnej daty/czasu jako daty
utworzenia’ (2), po czym w lewej części okna dialogowego wskazać ‘Autozapis’ (3).
W zmienionej prawej części okna dialogowego ‘Opcje’ uŜytkownik powinien pozostawić nie
zaznaczoną opcję ‘UŜywaj funkcji autozapisu’, dzięki czemu podczas dalszych etapów przygotowywania pliku PDF zachowa pełną kontrolę nad miejscem zapisu pliku i jego nazwą.
przygotował: dr Przemysław Rachowiak (PDBiP)
strona: 4 z 7
Wydział Biologii – Uniwersytet im. Adama Mickiewicza, ul. Umultowska 89, 61-614 Poznań
W następnej kolejności w lewym panelu okna dialogowego ‘Opcje’ – w dolnej części (‘Formaty’) – naleŜy wskazać format pliku ‘PDF’, dzięki czemu uŜytkownikowi
udostępnione zostaną właściwe opcje konfiguracyjne dotyczące tworzonego
pliku PDF, m.in. dotyczące zgodności pliku ze standardem, kompresją tekstu
i grafiki oraz zabezpieczaniem przed kopiowaniem i modyfikacjami.
W prawej części okna dialogowego otwarty zostanie panel zawierający 5 zakładek, spośród których mało zaawansowanym uŜytkownikom zaleca się korzystanie wyłącznie z zatytułowanych
‘Ogólne’, ‘Kompresja’, ‘Fonty’ i ‘Zabezpieczenia’.
Na zakładce ‘Ogólne’ moŜna nie dokonywać Ŝadnych zmian, gdyŜ podstawową opcją konfiguracyjną jest w tym przypadku wybór wersji
przeglądarki Adobe AcrobatReader, z którą zachowana będzie największa zgodność pliku.
Inaczej jest w przypadku zakładki ‘Kompresja’.
Obiekty graficzne znajdujące się w pliku wyjściowym (źródłowym) powodują znaczny wzrost
wielkości pliku wynikowego PDF. Z tego powodu zaleca się włączenie opcji zaznaczonych na
rysunku, bez dokonywania jakichkolwiek innych
zmian.
W dokumentach tworzonych powszechnie uŜywanymi edytorami tekstu często stosuje się specyficzne fonty, które nie zawsze są zainstalowane
w innych systemach, na których odczytywane są
pliki PDF. Z tego powodu na zakładce ‘Fonty’
naleŜy włączyć obie wskazane opcje.
przygotował: dr Przemysław Rachowiak (PDBiP)
strona: 5 z 7
Wydział Biologii – Uniwersytet im. Adama Mickiewicza, ul. Umultowska 89, 61-614 Poznań
Na ostatniej zakładce – ‘Zabezpieczenia’ – znajdują się opcje pozwalające zabezpieczyć tworzony plik PDF przed niepowołanym kopiowaniem części dokumentu, przed jego modyfikacją,
przed modyfikacją komentarzy oraz przed zmianą
uprawnień uŜytkownika. W celu uzyskania
ochrony zawartości pliku trzeba włączyć opcje
zaznaczone na widniejącym obok rysunku kółkami.
BieŜące konfigurowanie wirtualnej drukarki
PDFCreator kończy naciśnięcie przycisku ‘Zapisz’.
Następuje powrót do okna dialogowego PDFCreator 0.9.1.
Naciśnięcie przycisku ‘Zapisz’
rozpoczyna finalny etap tworzenia pliku PDF.
przygotował: dr Przemysław Rachowiak (PDBiP)
strona: 6 z 7
Wydział Biologii – Uniwersytet im. Adama Mickiewicza, ul. Umultowska 89, 61-614 Poznań
Otwarte zostaje systemowe okno dialogowe ‘Zapisz jako’, w którym naleŜy podać lokalizację
pliku wynikowego (1) oraz jego nazwę (2), zgodną ze wskazówkami zawartymi w instrukcji
zamieszczonej w internetowym
serwisie Wydziału Biologii.
1
3
2
Przed właściwym zapisaniem pliku PDF na
nośniku uŜytkownik zostanie poproszony
o podanie hasła zabezpieczającego plik przed
zmianą właściwości (ograniczeń i uprawnień
nałoŜonych przez autora). W tym celu w nowo
otwartym oknie dialogowym trzeba podać, po
czym powtórzyć, hasło właściciela (1) oraz
wskazać opcję stosowania hasła wyłącznie
czasowo, dla bieŜącej sesji (2). Po wykonaniu
tych czynności i naciśnięciu przycisku ‘OK’
nastąpi właściwy zapis pliku PDF na nośniku.
przygotował: dr Przemysław Rachowiak (PDBiP)
Okno dialogowe zamyka się
przyciskiem ‘Zapisz’ (3).
1
2
3
strona: 7 z 7