umowa zlecenia usług

Warszawa,18.09.2012r.
Forum Darczyńców w Polsce
ul. Sapieżyńska 10a
00-215 Warszawa
Zapytanie ofertowe nr 3/POKL
Zapytanie ofertowe nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29
stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późń. zm). Do niniejszego
zapytania ofertowego zastosowana jest procedura Zasad konkurencyjności zgodnie z „Wytycznymi w zakresie
kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”.
W związku z realizacją przez Forum Darczyńców w Polsce projektu pt. „Podwyższenie jakości realizacji zadań
publicznych przez fundacje korporacyjne w Polsce” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu
Społecznego nr projektu UDA-POKL.05.04.02-00-C49/11-09, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki zapraszamy do złożenia ofert w trybie zapytania ofertowego na wykonanie zamówienia.
1. Przedmiot zamówienia:
a) Kod CPV 70220000-9 - usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
b) Kod CPV 55300000-3 – usługi restauracyjne dotyczące podawania posiłków
2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wynajem sal w centrum konferencyjnym na: konferencje, zjazdy,
seminaria i szkolenia na potrzeby projektu „Podwyższenie jakości realizacji zadań publicznych przez
fundacje korporacyjne w Polsce”.
a) Sala na 2 konferencje w listopadzie 2012 oraz w maju 2015. Szczegółowy opis sali:
- sala na 80 osób, krzesła w rzędach, bez stolików, ustawienie jak w teatrze, o min powierzchni 140
m2
- miejsce dla panelistów: 5 osób za stołem, przodem do publiczności dla każdego mikrofon
- jeden pulpit (dla prelegenta mówiącego na stojąco) z mikrofonem
- dodatkowo 2 mikrofony bezprzewodowe (dla publiczności)
- ekran, laptop
- system tłumaczenia symultanicznego (kabina dla tłumaczy integralna z salą)
- słuchawki dla 40 osób
- pomoc w organizacji – obsługa techniczna na miejscu
- nagrywanie konferencji – audio (orator i tłumaczenie na polski)
-odpowiednie oświetlenie sali: dostęp światła dziennego z możliwością pełnego zasłonięcia jego
dostępu oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodną i bezpieczną pracę dla wzroku.
-zapewnienie dodatkowego pomieszczenia na przerwy kawowe i obiadową w bezpośrednim
sąsiedztwie sali konferencyjnej bez konieczności wychodzenia uczestników z budynku.
-ponadto oferent umożliwia zamawiającemu oznakowanie sali zgodnie z wytycznymi dotyczącymi
oznakowania projektów POKL
- winda
- dostępność dla osób z niepełnosprawnością
- lokalizacja: centrum Warszawy, przy stacji metra, blisko Dworca Centralnego (max. 1 km), w
bezpośrednim sąsiedztwie dostępny parking, na co najmniej 10 samochodów
- konferencja trwa 8 godzin
b) Sala na 2 zjazdy w grudniu 2012 oraz w lutym 2015. Szczegółowy opis sali :
- sala na 40 osób, krzesła w kole, bez stolików, ustawienie warsztatowe, o min powierzchni 80 m2
- flipczart (+ kartki + markery)
- ekran, laptop
- pomoc w organizacji – obsługa techniczna na miejscu
-odpowiednie oświetlenie sali: dostęp światła dziennego z możliwością pełnego zasłonięcia jego
dostępu oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodną i bezpieczną pracę dla wzroku.
1
-zapewnienie dodatkowego pomieszczenia na przerwy kawowe i obiadową w bezpośrednim
sąsiedztwie sali konferencyjnej bez konieczności wychodzenia uczestników z budynku
-ponadto oferent umożliwia zamawiającemu oznakowanie sali zgodnie z wytycznymi dotyczącymi
oznakowania projektów POKL
- winda
- dostępność dla osób z niepełnosprawnością
- lokalizacja: centrum Warszawy, przy stacji metra, blisko Dworca Centralnego (max. 1 km), w
bezpośrednim sąsiedztwie dostępny parking, na co najmniej 10 samochodów
-zjazd trwa 8 godzin
c) Sala na 8 seminariów - 4 seminaria w 2013 r. oraz 4 seminaria w 2014 r. Szczegółowy opis sali:
- sala na 80 osób, krzesła w rzędach, bez stolików, jak w teatrze, o min powierzchni 140 m2
- miejsce dla panelistów: 5 osób za stołem, przodem do publiczności dla każdego mikrofon
- jeden pulpit (dla prelegenta mówiącego na stojąco) z mikrofonem
- dodatkowo 2 mikrofony do ręki (dla publiczności)
- ekran, laptop
- system tłumaczenia symultanicznego (kabina dla tłumaczy integralna z salą)
- słuchawki dla 40 osób
- pomoc w organizacji – obsługa techniczna na miejscu
- nagrywanie seminarium – audio (orator i tłumaczenie na polski)
- odpowiednie oświetlenie sali: dostęp światła dziennego z możliwością pełnego zasłonięcia jego
dostępu oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodną i bezpieczną pracę dla wzroku
- zapewnienie dodatkowego pomieszczenia na przerwy kawowe i obiadową w bezpośrednim
sąsiedztwie sali konferencyjnej bez konieczności wychodzenia uczestników z budynku
- ponadto oferent umożliwia zamawiającemu oznakowanie sali zgodnie z wytycznymi dotyczącymi
oznakowania projektów POKL
- winda
- dostępność dla osób z niepełnosprawnością
- lokalizacja: centrum Warszawy, przy stacji metra, blisko Dworca Centralnego (max. 1 km), w
bezpośrednim sąsiedztwie dostępny parking, na co najmniej 10 samochodów
- seminarium trwa 5 godzin.
d) sala na 8 szkoleń - 4 szkolenia w 2013 r. oraz 4 szkolenia w 2014 r. Szczegółowy opis sali:
- 1 duża sala na 40 osób, krzesła w kole, bez stolików, ustawienie warsztatowe, o min. powierzchni
80 m2
- 2 sale dla 20 osób, krzesła w kole, bez stolików, ustawienie warsztatowe (dopuszczamy podział
dużej sali na 2) każda o min. powierzchni 40 m2
- flipczart (+ kartki + markery)
- ekran, laptop
- pomoc w organizacji – obsługa techniczna na miejscu
- odpowiednie oświetlenie sali: dostęp światła dziennego z możliwością pełnego zasłonięcia jego
dostępu oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodną i bezpieczną pracę dla wzroku.
- zapewnienie dodatkowego pomieszczenia na przerwy kawowe i obiadową w bezpośrednim
sąsiedztwie sali szkoleniowej / sal szkoleniowych bez konieczności wychodzenia uczestników z
budynku.
- ponadto oferent umożliwia zamawiającemu oznakowanie sali zgodnie z wytycznymi dotyczącymi
oznakowania projektów POKL
- winda
- dostępność dla osób z niepełnosprawnością
- lokalizacja: centrum Warszawy, przy stacji metra, blisko Dworca Centralnego (max. 1 km), w
bezpośrednim sąsiedztwie dostępny parking, na co najmniej 10 samochodów
- szkolenie trwa 8 godzin
3. Oferent musi posiadać stronę internetową zarówno w języku polskim jak i angielskim. Jest to
warunek konieczny ze względu na gości z zagranicy. Dodatkowy język będzie dodatkowym atutem.
4. Procedura i kryterium oceny sal:
a) Zamówienie udzielone jest w trybie zapytania ofertowego.
2
b) Zamawiający przyjmuje następujące kryteria oceny oferty:
 Cena brutto – 60 pkt.
C = (C min/C1) x 60 gdzie:
C - liczba punktów przyznanych za daną ofertę
C min - najniższa cena brutto zaoferowana w odpowiedzi na ofertę
C1 – cena brutto rozpatrywanej oferty





Doświadczenie w organizacji konferencji, szkoleń, zjazdów, seminariów – 40 pkt.
D=(D1/Dmax)*40
D - liczba punktów przyznanych danej ofercie.
D1 – liczba punktów przyznanych za doświadczenie,
Dmax - największa liczba punktów przyznanych za doświadczenie
5. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie cateringu na konferencje, zjazdy, seminaria i szkolenia
na potrzeby projektu „Podwyższenie jakości realizacji zadań publicznych przez fundacje
korporacyjne w Polsce”.
a) catering na 2 konferencje w listopadzie 2012 oraz w maju 2015 szczegółowy opis cateringu:
- catering dla 80 osób
- usługa cateringowa obejmuje zapewnienie odpowiedniego sprzętu (stoły, nakrycie stołów, w
tym talerze, sztućce, serwetki, szklanki i inne niezbędne akcesoria)
- minimum dwie przerwy z serwisem kawowym ( kawa, herbata, woda, soki, tartinki, ciasteczka uzupełniane na bieżąco obsługa kelnerska w trakcie przerw oraz obiadu)
- obiad dla uczestników - pierwsze danie: zupa
drugie danie: danie mięsne, dania bezmięsne, dania wegetariańskie
b) catering na 2 zjazdy w grudniu 2012 oraz w lutym 2015 szczegółowy opis cateringu:
- catering dla 42 osób
- usługa cateringowa obejmuje zapewnienie odpowiedniego sprzętu (stoły, nakrycie stołów, w
tym talerze, sztućce, serwetki, szklanki i inne niezbędne akcesoria)
- minimum dwie przerwy z serwisem kawowym ( kawa, herbata, woda, soki, tartinki, ciasteczka uzupełniane na bieżąco, obsługa kelnerska w trakcie przerw oraz obiadu)
- obiad dla uczestników - pierwsze danie: zupa
drugie danie: danie mięsne, dania bezmięsne, dania wegetariańskie
c) Catering na 8 seminariów - 4 seminaria w 2013 r. oraz 4 seminaria w 2014 r. szczegółowy opis
cateringu:
- catering dla 80 osób,
- usługa cateringowa obejmuje zapewnienie odpowiedniego sprzętu (stoły, nakrycie stołów, w
tym talerze, sztućce, serwetki, szklanki i inne niezbędne akcesoria)
- minimum dwie przerwy z serwisem kawowym ( kawa, herbata, woda, soki, tartinki, ciasteczka uzupełniane na bieżąco, obsługa kelnerska w trakcie przerw oraz obiadu)
- obiad dla uczestników - pierwsze danie:
drugie danie: danie mięsne, dania bezmięsne, dania wegetariańskie
d) Catering na 8 szkoleń- 4 szkolenia w 2013 r. oraz 4 szkolenia w 2014 r. szczegółowy opis
cateringu:
- catering dla 42 osób
- usługa cateringowa obejmuje zapewnienie odpowiedniego sprzętu (stoły, nakrycie stołów, w
tym talerze, sztućce, serwetki, szklanki i inne niezbędne akcesoria)
- minimum dwie przerwy z serwisem kawowym ( kawa, herbata, woda, soki, tartinki, ciasteczka uzupełniane na bieżąco, obsługa kelnerska w trakcie przerw oraz obiadu)
- obiad dla uczestników - pierwsze danie: zupa
drugie danie: danie mięsne, dania bezmięsne, dania wegetariańskie
6. Procedura i kryterium oceny cateringu:
c) Zamówienie udzielone jest w trybie zapytania ofertowego.
d) Zamawiający przyjmuje następujące kryteria oceny oferty:
 Cena brutto – 60 pkt.
C = (C min/C1) x 60 gdzie:
C - liczba punktów przyznanych za daną ofertę
3
C min - najniższa cena brutto zaoferowana w odpowiedzi na ofertę
C1 – cena brutto rozpatrywanej oferty





Doświadczenie w obsłudze konferencji, szkoleń, zjazdów, seminariów – 40 pkt.
D=(D1/Dmax)*40
D- liczba punktów przyznanych danej ofercie.
D1 – liczba punktów przyznanych za doświadczenie,
Dmax - największa liczba punktów przyznanych za doświadczenie
7. Metodologia wyboru najlepszej oferty: Zamówienie zostanie udzielone temu oferentowi, który
przedstawi najkorzystniejszą ofertę cenową i wykaże się największym doświadczeniem. Przed
zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą. Suma
punktów, jaką można zdobyć wynosi 200 – punkty będą sumowane z oceny sali oraz cateringu.
Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy, jeśli okaże się, że Wykonawca nie spełnia
kryteriów określonych w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie
możliwość obejrzenia sal przez ostatecznym wyborem wykonawcy.
8. Warunku udziału w postępowaniu:
O udział w postępowaniu mogą ubiegać się oferenci spełniający następujące warunki:
a) Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli
ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
b) Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia, dysponowanie potencjałem technicznym i osobami
zdolnymi do wykonania zamówienia oraz sytuacja ekonomiczna umożliwiająca wykonanie
zamówienia.
c) Akceptacja treści zamówienia - złożenie oferty jest uznawane za akceptacje treści zamówienia.
d) Brak powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub
osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do
zaciągania zobowiązań w jego imieniu lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego
czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a
wykonawcą, polegającej w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu, co najmniej 10% udziałów lub akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki
lub kurateli.
9. Sposób przygotowania oferty oraz miejsce i termin składania ofert:
a) Oferty można składać w formie papierowej lub elektronicznej na adres: Forum Darczyńców w Polsce,
ul. Marszałkowska 62 lok. 6, 00–545 Warszawa lub w formie elektronicznej na adres:
[email protected], podając w tytule numer zapytania. Ofertę należy przesłać do
02.10.2012r. włącznie.
b) Oferty założone po terminie nie zostaną rozpatrzone.
c) Przy wyborze najkorzystniejszej oferty będą brane pod uwagę wyłącznie oferty złożone na formularzu
ofertowym stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego.
d) Nie dopuszcza się składania ofert częściowych – tylko na sale bądź tylko na catering
10.
a)
b)
c)
Do oferty muszą być dołączone następujące dokumenty:
Wypełniony (i podpisany) formularz oferty (Załącznik nr 1)
Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 2)
Dokumenty poświadczające doświadczenie oferenta w organizacji konferencji, szkoleń
współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz rekomendacje. Informacja o liczbie
konferencji, szkoleń w ciągu ostatnich 2 lat, w tym liczba gości.
Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie www.forumdarczyncow.pl oraz w biurze projektu „Podwyższenie
jakości realizacji zadań publicznych przez fundacje korporacyjne w Polsce”.
4
5