Sesja planowania wdrożenia Instalacja systemu Microsoft Dynamics

Zmodyfikowana metodyka wdrożenia systemu
Microsoft Dynamics NAV
wykorzystywana w czasie migracji systemu
Microsoft Dynamics NAV ze starszej do nowszej wersji
np.: z ver. 3.1 do 4.0.
System Microsoft Dynamics NAV należy do aplikacji klasy ERP. Projekt wdrożenia
tego typu aplikacji to przede wszystkim zdarzenie organizacyjne a nie technologiczne i informatyczne. Projekt wdrożenia systemu Microsoft Dynamics NAV odbywa się w oparciu o sprawdzoną metodykę, która gwarantuje wysoką jakość
i powtarzalność wdrożenia. Poniżej została przedstawiona zmodyfikowana metodyka
wdrożenia jako sekwencja zadań projektowych. Przyczyną modyfikacji jest bardzo duża specyfika
takiego wdrożenia. Poniższa metodyka została opracowana przez firmę ENSOFCON
jako efekt wieloletniego doświadczenia w zakresie implementacji systemów ERP.
Sesja planowania wdrożenia
Celem tego zadania jest definicja projektu pod względem organizacyjnym. W ramach tego spotkania
dochodzi do spotkania całej grupy projektowej ze strony klienta jak również ze strony firmy, która
wdraża Microsoft Dynamics NAV.
Na sesji planowania określimy:
1. Cele operacyjne i strategiczne stawiane przed wdrażanym systemie,
2. Szczegółową metodykę wdrożenia systemu,
3. Grupę projektową ze strony klienta tzn. kluczowi użytkownicy, kierownik projektu,
4. Grupę projektową ze strony firmy wdrażającej tzn. kluczowi konsultanci,
5. Liczbę interfejsów pomiędzy systemem Microsoft Dynamics NAV a innymi systemami informatycznymi,
6. Identyfikacja szans i zagrożeń jakie niesie migracja,
7. Strukturę organizacyjną klienta,
8. Szanse i zagrożenia dla projektu,
9. Szczegółowy harmonogram wdrożenia.
Końcowym efektem tego zadania jest papierowy dokument, który określa kierunek strategiczny dla
projektu.
Instalacja systemu Microsoft Dynamics NAV
Celem tego zadania jest instalacja serwera Microsoft Dynamics NAV oraz klientów dla końcowych
użytkowników.
Instalowany jest system w tej wersji jaki będzie wdrażany. Końcowym efektem tego zadania jest
zainstalowany system NAV wraz z bazą danych, która jest przygotowana do parametryzacji.
W przypadku implementacji addonu w ramach systemu w ramach tego zadania jest w wgrywany
addon. Ważne jest aby addon był zbudowany w oparciu o wersje systemu W1.
Szkolenia dla kluczowych użytkowników w zakresie funkcjonalności
Są to szkolenia dla wszystkich kluczowych użytkowników, czyli takich, którzy będą uczestniczyć
w parametryzacji systemu. Szkolenia odbywają się zazwyczaj w siedzibie klienta. Szkolenia
odbywają się na bazie danych specjalnie sparametryzowanej pod kątem szkoleń.
Analiza GAP
W przypadku migracji do wyższej wersji zazwyczaj klient użytkuje stary system Microsoft
Dynamics NAV, który służy mu od kilku lat. Taki system funkcjonuje stabilnie, zaś końcowi
użytkownicy wykorzystują dość mocno skrystalizowane funkcjonalności. Być może dynamika
rozwoju firmy już przerosła system i wiele funkcjonalności nie jest zadowalająca np.: raportowanie
ale zazwyczaj większość funkcji działa poprawnie.
Analiza GAP pozwala zdefiniować i opisać funkcjonalności, które powstaną z jednej strony
w oparciu
o możliwości nowej wersji systemu a z drugiej strony w oparciu o dobre i sprawdzone wzorce biznesowe wykorzystywane w starej wersji systemu. Firma decydująca się na migracje ze starej wersji
systemu do nowej musi stanąć przed następującymi dylematami:
l Poznać nową wersje systemu, która
oferuje o wiele większe możliwości np.:
integrację
z narzędziami Office,
l Określić jakie funkcjonalności z nowego
systemu mają być wykorzystywane
a jakie nie. Z tym zagadnieniem wiąże się
konfiguracja licencji systemu,
l Zidentyfikować i scharakteryzować słabe
strony starej wersji systemu tak aby
rekomendować ich poprawę,
l Określić jakie ulepszenia w zakresie procesów biznesowych należy
dokonać w stosunku do chwili obecnej.
Innowacyjność w procesach jest realizowana poprzez techniki BPR lub BPI,
l Mając wiedze o nowej wersji systemu należy zaprojektować organizację przemodelowanych
lub nowych procesów biznesowych.
Mając odpowiedź na powyższe dylematy przystępujemy do tworzenia modelu teoretycznego nowej
wersji systemu. Końcowi i kluczowi użytkownicy wraz z konsultantami wiodącymi w ramach analizy
GAP realizują m.in:
l Identyfikacje procesów biznesowych pod kątem wdrożenia w Microsoft Dynamics NAV,
l Dokumentacje procesów biznesowych
l Określenie serii numeracji,
l Określenie wymiarów jako osi analiz controllingowych np: jako Miejsca powstawania kosztów,
l Określenie planu kont,
l Określenie algorytmów księgowych ze szczególnym uwzględnieniem rozliczenia produkcji,
l Określenie centrów kompetencyjnych,
l Definicja interfejsów pomiędzy Microsoft Dynamics NAV a systemami zewnętrznymi. tzn:
charakter wymiany danych (on-line, off-line), struktura danych.
l Określenie oprawy graficznej dokumentów formalnych np: faktura, MM, PZ, WZ.
Końcowym efektem tego zadania jest dokument z ustaleniami, który jest podstawą do parametryzacji oraz wykonania zmian programistycznych. Należy podkreślić fakt, iż o efektywności nowego systemu decyduje dobrze wykonana analiza GAP.
Parametryzacja & Programowanie
Dostosowanie systemu do wymagań klienta polega na parametryzacji systemu oraz wykonaniu zmian programistycznych. Przykładowo
ustalenie algorytmów automatycznego księgowania to element parametryzacji. Opracowanie szaty graficznej na raporcie np.: fakturze
to zagadnienie programistyczne. System Microsoft Dynamics NAV
należy do aplikacji, którą można bardzo elastycznie dostosować do
wymagań klienta. W oparciu o zatwierdzony dokument analizy funkcjonalnej konsultanci oraz programiści w tym zadaniu dostosowują
system do wymagań klienta poprzez dwa typy prac tj. parametryzacja oraz programowanie.
Migracja danych
Celem tego zadania jest migracja danych ze starego systemu
do Microsoft Dynamics NAV.
Migracja może odbywać się w jeden z trzech sposobów tj.
automatyczny, półautomatyczny, ręczny.
W praktyce to zadanie jest realizowane w ten sposób, iż firma
wdrażająca przekazuje klientowi plik z programu EXCEL, który jest
wypełniany przez klienta. Firma wdrażająca otrzymuje wypełniony plik
i wczytuje go automatycznie do systemu. W ten sposób migruje się
dane dotyczące kartoteki klientów, dostawców, produktów itd.
W ramach tego zadania jest również realizowana migracja danych
finansowo-księgowych. Stosunkowo często sami realizujemy migrację
danych bez angażowania zasobów klienta.
Testy systemu
Celem tego zadania jest przetestowanie sparametryzowanego systemu oraz weryfikacja wykonanych zmian programistycznych. Firma wdrażająca przekazuje klientowi scenariusze testów. Kluczowi
użytkownicy systemu wraz z konsultantami wykonują wspólnie testy.
Budowa instrukcji stanowiskowych
Na tym etapie projektu posiadamy już zbudowany i przetestowany system Microsoft Dynamics NAV.
Konsultanci tworzą instrukcje stanowiskowe, które opisują zbudowane procesy biznesowe.
Beneficjentem instrukcji stanowiskowych jest końcowy użytkownik systemu, który może zawsze
zajrzeć do materiałów. Bardzo często budowa instrukcji stanowiskowych w procesie wdrożenia jest
margi- nalizowana z powodu cięcia kosztów lub ograniczeń czasowych. Tymczasem ten etap stanowi
jedną z gwarancji transferu wiedzy od firmy wdrażającej do klienta w ramach realizowanego projektu. Instrukcje stanowiskowe mogą mieć postać elektroniczną jak również tradycyjną w postaci
materiałów papierowych.
Szkolenia dla końcowych użytkowników
Mając do dyspozycji zbudowany i udokumentowany system następuje przekazanie wiedzy końcowym
użytkownikom poprzez szkolenia. Celem tych szkoleń jest nauczenie końcowych użytkowników pracy
z system. W ramach szkoleń użytkownicy są szkoleni jedynie w zakresie tych czynności, które ich
dotyczą. W przypadku gdy liczba użytkowników systemu nie jest dużą, wtedy wszyscy użytkownicy
kluczowi są użytkownikami końcowymi. W takiej sytuacji ten etap metodyki nie jest realizowany.
Uruchomienie systemu
Uruchomienie systemu odbywa się zazwyczaj w weekend.
W tym czasie są realizowane następujące zadania:
l Ostatnie testy systemu,
l Ostateczna migracja danych np.: dane związane ze stanami magazynowymi pochodzące
z inwentaryzacji.
Przychodząc do pracy poniedziałek użytkownicy rozpoczynają pracę z systemem Microsoft Dynamics
NAV.
Ensofcon Sp. z o.o.
02-916 Warszawa, ul. Okrężna 3A
tel. (+48 22) 858-39-01
fax (+48 22) 858-38-23
http://www.ensofcon.pl