Wystapienie pokontrolne z kontroli przeprowadzonej w Zespole

BK. 1711.2.2013
Przemyśl, dnia 5 kwietnia 2013 r.
Dyrektor Zespołu Szkół
Informatycznych i Mechatronicznych
w Przemyślu
ul. Dworskiego 100
37-700 Przemyśl
Wystąpienie pokontrolne
Przeprowadzona przez Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego w Przemyślu w okresie
od dnia16 stycznia do dnia 18 lutego 2013 r. kontrola problemowa w Zespole Szkół
Informatycznych i Mechatronicznych w Przemyślu mieszczącym się przy ul. Dworskiego 100
wykazała pewne nieprawidłowości i uchybienia.
Zakres kontroli obejmował realizację budŜetu w okresie od dnia 1 stycznia do dnia
31 grudnia 2012 r. Szczegółowe ustalenia kontroli opisane zostały w protokole kontroli,
którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W przedmiotowym
wystąpieniu pokontrolnym chciałbym w szczególności zwrócić uwagę na nieprawidłowości
i uchybienia powstałe w toku realizacji zadań objętych zakresem przeprowadzonej kontroli.
PoniŜej przedstawiam stwierdzone przez kontrolę nieprawidłowości i uchybienia
i wskazuję sposób ich usunięcia.
W zakresie dochodów budŜetowych
Zespół Szkół Informatycznych i Mechatronicznych nie sporządzał dla najemców rachunków
za przedmiot najmu. Dochody były ewidencjonowane na podstawie realizacji tj. wpłat
dokonywanych na rachunek bankowy lub do kasy szkoły /poza jednym przypadkiem
wystawiania rachunków wynajmu pomieszczenia /. Taki przebieg operacji (brak wystawienia
rachunku przez ZSIiM, a zatem brak określenia terminu zapłaty) utrudnia ustalenie,
czy wpłaty były dokonywane terminowo.
W zakresie wydatków budŜetowych
1. W niektórych podziałkach klasyfikacji budŜetowej wykonanie planu wydatków w 2012 r.
zostało przekroczone. Dotyczyło to rodzajów wydatków w obrębie rozdziału 80130 „Szkoły
zawodowe” § 4120 o kwotę 19,74 zł, § 4260 o kwotę 87,46 zł, § 4350 o kwotę 73,65 zł,
§ 4370 o kwotę 181,18 zł. W obrębie rozdziału 80146 „Dokształcanie i doskonalenie
nauczycieli”: § 4010 o kwotę 23,77 zł oraz w § 4260 o kwotę 0,68 zł.
2. Na dzień 31.12.2012 r. kontrolowana jednostka posiadała zobowiązania na kwotę
465.306,55 zł w tym zobowiązania wymagalne w wysokości 95.295,25 zł. Zobowiązania
wymagalne wystąpiły głównie z tytułu:
1
1) wynagrodzeń osobowych (§ 4010 rozdz. 80130 i 80146) - 68.598,95 zł,
2) składek na ubezpieczenie społeczne (§ 4110 rozdz. 80130 i 80146) - 22.657,84 zł,
3) składek na Fundusz Pracy (§ 4120 rozdz. 80130 i 80146) - 3.051,46 zł,
4) odsetki od zaległości - 987,00 zł.
3. Kontrola terminowości regulowania składek na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie
zdrowotne i Fundusz Pracy wykazała, Ŝe za miesiąc marzec i listopad 2012 r. wymienione
zobowiązania zostały uregulowane nieterminowo lub nie w pełnej wysokości. Szczegółowe
naliczenie i odprowadzenie składek za poszczególne miesiące 2012 r. przedstawione zostało
w załączniku do protokołu kontroli. Ponadto, w miesiącu październiku i listopadzie jednostka
nieterminowo regulowała zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku
dochodowego od osób fizycznych. Sytuacja nieterminowego regulowania zobowiązań wobec
ZUS i US spowodowała naliczenie odsetek w łącznej wysokości 1.249,00 zł. Oprócz odsetek
z tytułu pozostałych podatków i opłat jednostka naliczyła w koszty i ujęła w księgach
rachunkowych odsetki w kwocie 84,00 zł z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań
wobec kontrahentów.
4. Kontrola obliczenia odsetek za zwłokę wykazała, Ŝe kwota naliczonych odsetek od
zaległości podatkowych (US) i składek ZUS była inna niŜ wynika z prawidłowego obliczenia.
Kwota naliczonych odsetek na dzień 31.12.2012 r. od zaległości podatkowych winna wynosić
288,00 zł (naliczono 242,00), zatem naliczono odsetki w kwocie zaniŜonej o 46,00 zł.
ZSIiM naliczył na dzień 31.12.2012 r. odsetki za zwłokę w opłaceniu składek na
ubezpieczenie społeczne za miesiąc listopad 2012 r. w wysokości 489,00 zł, zatem naliczono
odsetki w kwocie zawyŜonej o 39,13 zł. Na dzień 31.12.2012 r. odsetki za zwłokę
w opłaceniu składek na ubezpieczenie zdrowotne za listopad 2012 r. naliczone zostały
w wysokości 141,00 zł, zatem naliczono odsetki w kwocie zawyŜonej o 11,23 zł. Ponadto,
naliczone przez szkołę na dzień 31.12.2012 r. odsetki za zwłokę w opłaceniu składek na
Fundusz Pracy za listopad 2012 r. w wysokości 31,00 zł, były naliczone w kwocie zawyŜonej
o 1,66 zł. Wykazane w sprawozdaniu budŜetowym Rb-28S za okres od początku roku do
31.12.2012 r. dane dotyczące odsetek paragraf 4570 zobowiązania ogółem w tym wymagalne
kwota 903,00 były zgodne z prowadzona w jednostce ewidencją księgową. Natomiast
prawidłowo naliczone na dzień 31.12.2012 r. odsetki od zaległości wobec ZUS i US winny
stanowić kwotę 896,98zł i w takiej wysokości powinny być wykazane zarówno w ewidencji
księgowej i sprawozdawczości budŜetowej.
5. Brak niezbędnego poziomu środków na rachunku bankowym dotyczącym wydatków
budŜetowych ZSIiM spowodował, Ŝe w celu uniknięcia naruszenia dyscypliny finansów
publicznych kontrolowana jednostka dokonywała operacji niezgodnych z przepisami prawa,
polegających na „poŜyczaniu” środków z rachunku bankowego wyodrębnionego dla celów
gromadzenia środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Środki ZFŚS były
przelewane z tego rachunku bankowego na rachunek wydatków budŜetowych w celu
uregulowania zobowiązań jednostki budŜetowej wobec pracowników z tytułu wydatków na
wynagrodzenia za pracę, zobowiązań wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenie
społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy a takŜe w stosunku do Urzędu Skarbowego z tytułu
zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
6. Operacje „poŜyczania” środków ZFŚS z wyodrębnionego na ten cel rachunku bankowego
na rachunek bankowy przeznaczony do realizacji wydatków budŜetowych były niewłaściwie
ewidencjonowane za pośrednictwem konta 130 i 405 w następujący sposób: strona
Ma130( ze znakiem minus) w korespondencji strona Wn405(ze znakiem minus). Kontem
2
właściwym do ewidencji środków przelewanych z rachunku bankowego ZFŚS na rachunek
bieŜący jednostki (a takŜe do zwrotu tych środków) jest konto 240 „Pozostałe rozrachunki”.
Z opisu działania konta 240 zamieszczonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5
lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu
państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŜetowych,
samorządowych zakładów budŜetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budŜetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861) wynika –między innymi-, Ŝe „konto 240 moŜe być
uŜywane równieŜ do ewidencji poŜyczek i róŜnego rodzaju rozliczeń, a takŜe krótkoi długoterminowych naleŜności funduszy celowych”.
7. Kontrola naliczenia i przekazania kwoty odpisu na ZFŚS wykazała, Ŝe kontrolowana
jednostka nie skorygowała w końcu roku liczby osób zatrudnionych do faktycznej przeciętnej
liczby osób zatrudnionych zgodnie z przepisem art. 5 ust. 6 ustawy z dnia 4 marca 1994 r.
o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych /Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z poźn. zm./ oraz
w związku z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r.
w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na
zakładowy fundusz świadczeń socjalnych /Dz. U. z 2009 Nr 43, poz. 349/. W wyniku
powyŜszego szkoła naliczyła w koszty i przekazała na rachunek ZFŚS kwotę odpisu zaniŜoną
o 81,24 zł. Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych naliczony w koszty wyniósł
w 2012 r. kwotę 186.536,00 zł, natomiast naleŜna kwota odpisu obligatoryjnego winna
stanowić kwotę 186.617,24 zł.
W zakresie wynagrodzeń
W miesiącu grudniu 2012 r. w ZSIiM ustalono i wypłacono w nieprawidłowej wysokości
dodatek specjalny dla niŜej wymienionych osób:
- pracownikowi zatrudnionemu ustalono angaŜem z dnia 21.12.2012 r. dodatek specjalny za
miesiąc grudzień 2012 r. w wysokości 30% wynagrodzenia zasadniczego z tytułu prowadzenia
obsługi finansowo-księgowej projektu „Podkarpacie stawia na zawodowców”. Zgodnie z listą
wynagrodzeń data wypłaty 28.12.2012 r. w/w pracownikowi wypłacono kwotę 834,00 zł
/brutto/ z tyt. dodatku specjalnego. PowyŜsza kwota stanowiła 30% przyznanego
wynagrodzenia zasadniczego pracownika tj. 2.780,00 zł x 30% = 834,00 zł. Nadmienić
naleŜy, Ŝe w/w pracownikowi przysługuje równieŜ dodatek funkcyjny, którego wysokość
wynosi 400,00 zł i został ustalony angaŜem z dnia 21.12.2010 r.
- pracownikowi zatrudnionemu ustalono angaŜem z dnia 21.12.2012 r. dodatek specjalny za
miesiąc grudzień 2012 r. w wysokości 50% wynagrodzenia zasadniczego z tytułu dodatkowych prac
związanych z inwentaryzacją mienia szkolnego oraz prace w komisji spisowej skontrum
bibliotecznego. Zgodnie z listą wynagrodzeń data wypłaty 28.12.2012 r. w/w pracownikowi
wypłacono kwotę 570,00 zł /brutto/ z tyt. dodatku specjalnego. PowyŜsza kwota stanowiła
50% przyznanego wynagrodzenia zasadniczego pracownika tj. 1.140,00 zł x 50% = 834,00 zł.
Nadmienić naleŜy, Ŝe w/w pracownikowi przysługuje równieŜ dodatek funkcyjny, którego
wysokość wynosi 300,00 zł i został ustalony angaŜem z dnia 21.12.2010 r.
RóŜnica w wpłacie dodatku specjalnego dla osoby zatrudnionej wynosi 120,00 zł /tj.
2.780,00 + 400,00 x 30%/, natomiast dla osoby zatrudnionej wynosi 180,00 zł /tj. 1.140,00
+300,00 x 50%/.
Regulacje dotyczące wypłaty pracownikom samorządowym zatrudnionym w ZSIiM zostały
zawarte w regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych na
podstawie umowy o pracę w Zespole Szkół Informatycznych i Mechatronicznych
w Przemyślu wprowadzonym Zarządzeniem dyrektora ZSIiM z dnia 18 czerwca 2009 r.
3
W powyŜszym dokumencie określono, Ŝe „ dodatek specjalny przyznaje się na czas
określony, na czas zwiększenia zakresu obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań.
Dodatek specjalny wypłacany jest w kwocie co najmniej 20% i nieprzekraczającej 50% łącznie wynagrodzenia
zasadniczego i dodatku funkcyjnego pracownika”.
W przypadku w/w osób sposób ustalenia i wypłaty dodatku specjalnego był odmienny od
przyjętych regulacji w tym zakresie. Przy ustalaniu przedmiotowego dodatku nie wzięto pod
uwagę faktu, iŜ pracownicy ci mieli przyznany dodatek funkcyjny, który naleŜało uwzględnić
przyznając dodatek specjalny.
W celu usunięcia wyŜej opisanych nieprawidłowości zobowiązuję Panią Dyrektor
do podjęcia następujących działań:
1. Ewidencjonowania naleŜności w kaŜdym przypadku na podstawie wystawianych dla
najemców rachunków za przedmiot najmu.
2. Dokonywania wydatków budŜetowych w granicach kwot określonych w planie
finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie
z zaplanowanym przeznaczeniem.
3. Przestrzegania przepisu art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych /Dz. U. z 2009 r. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm/ w zakresie zaciągania
zobowiązań.
4. Przekazywania na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek opłacanych
zarówno przez pracownika jak i pracodawcę w terminach przewidzianych przepisami art. 47
ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
/ Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm./.
5. Przekazywania na rachunek Urzędu Skarbowego podatku dochodowego od osób
fizycznych w terminie przewidzianym przepisami art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r.
o podatku dochodowym od osób fizycznych /Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm./.
6. Przestrzegania terminów zapłaty obowiązkowych składek do budŜetu (ZUS i US ) oraz
przestrzegania terminów zapłaty za dostawy i usługi celem niedopuszczania do zapłaty
odsetek.
7. Obliczania wysokości odsetek za zwłokę w oparciu o zasady określone w przepisach
ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa /Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 z późn.
zm./ oraz w przepisach Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r.
w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a takŜe zakresu
informacji, które muszą być zawarte w rachunkach /Dz. U. z 2005 r. Nr 165 poz. 1373
z późn. zm./.
8. Przeznaczania środków pienięŜnych gromadzonych na rachunku bankowym ZFŚS
wyłącznie na finansowanie działalności socjalnej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4
marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych /Dz. U. z 2012 r. poz. 592
z poźn. zm./.
9. Prawidłowego obliczania odpisu na ZFŚS zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 5 ust. 6
ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych /Dz. U. z 2012
r. poz. 592 z poźn. zm./ w związku z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej
z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu
naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych /Dz. U. z 2009 Nr 43, poz.
349/.
10. Stosowania konta 240 „Pozostałe rozrachunki” do operacji polegających na
przekazywaniu środków pomiędzy róŜnymi rachunkami bankowymi w tym samym banku z
tytułu przelewu środków ZFŚS, tj. zgodnie z opisem konta 240 zawartym w rozporządzeniu
Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
4
budŜetowych, samorządowych zakładów budŜetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budŜetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej /Dz. U. z 2013 r. poz. 289/.
8. Dokonania wyrównania nieprawidłowo naliczonego i wypłaconego dodatku specjalnego za
miesiąc XII 2012 r. pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku oraz pracownikowi
zatrudnionemu na stanowisku zgodnie z przyjętymi w jednostce regulacjami w tym
zakresie.
Kierownikowi
kontrolowanej
jednostki
przysługuje
prawo
zgłoszenia
umotywowanych zastrzeŜeń do ocen, zaleceń i wniosków zawartych w wystąpieniu
pokontrolnym w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
W razie uznania zasadności zastrzeŜeń (lub nieuwzględnienia zastrzeŜeń) w terminie
14 dni od dnia otrzymania zastrzeŜeń przekaŜę na piśmie swoje stanowisko wraz
z uzasadnieniem.
W terminie 30 dni od daty otrzymania zaleceń pokontrolnych zobowiązuję
do poinformowania mnie o sposobie wykonania zaleceń lub przedstawienia harmonogramu
przedsięwzięć zmierzających do ich realizacji.
W przypadku złoŜenia zastrzeŜeń do zaleceń zawartych w niniejszym wystąpieniu
pokontrolnym, termin o którym mowa wyŜej biegnie od daty otrzymania ostatecznego
stanowiska zarządzającego kontrolę.
Niniejsze zalecenie pokontrolne sporządzone zostało w czterech jednobrzmiących
egzemplarzach.
Otrzymują:
1. Adresat
2. Wydział Edukacji,
3. Wydział Finansowo-Księgowy,
4. a/a
5