Arkusz kalkulacyjny w firmie – może więcej niż myślisz

 Arkusz kalkulacyjny w firmie – może więcej niż myślisz Z arkuszami kalkulacyjnymi miał do czynienia prawie każdy. Jednak większość użytkowników ogranicza się do tworzenia w nich prostych tabelek. A z arkusza można wycisnąć dużo więcej Dr Tomasz Głuszkowski Zarządzanie przedsiębiorstwem zawsze wiąże się z gromadzeniem, przetwarzaniem i przepływem informacji. W dużych firmach funkcjonują systemy klasy ERP, których zadaniem jest zbieranie danych o wszystkich procesach zachodzących w przedsiębiorstwie i w jego toczeniu. Systemy takie automatyzują przetwarzanie dużych ilości danych do potrzeb podejmowania decyzji operacyjnych i strategicznych. W mniejszych firmach wykorzystywane jest oprogramowanie do obsługi konkretnego obszaru działalności (np. programy finansowo‐księgowe, magazynowe, itp.). Prawie każdy zarządzający jakimś obszarem działalności firmy potrzebuje prognozować sprzedaż, optymalizować zakupy, raportować poziom produkcji, stan magazynu, czas pracy pracowników, kontakty z klientami itp. Nie zawsze gotowe systemy są wystarczająco elastyczne i dopasowane do konkretnych potrzeb firmy. Jednocześnie prawie na każdym stanowisku pracy, dostępny jest pakiet biurowy z arkuszem kalkulacyjnym, który może być doskonałym narzędziem informatycznym wspomagającym zarządzanie firmą. Można w nim tworzyć różnego rodzaju rozliczenia i raporty. Czasem mają one charakter powtarzalny, czasem nie. Informacje dla potrzeb podejmowania decyzji operacyjnych powinny być dostarczane w sposób powtarzalny. Powinny korzystać zawsze z jednakowych źródeł informacji, wykonywać obliczenia według tego samego algorytmu, prezentować wyniki w takiej samej formie. Dobrze przygotowany arkusz kalkulacyjny automatyzuje wiele czynności. Większość użytkowników arkusza kalkulacyjnego korzysta z podstawowych, najbardziej oczywistych jego możliwości (tabele, formuły). Tak uczą arkusza w szkole. To praca ręczna, która nie pozwala na wykorzystanie ogromnego potencjału programu. Korzystanie tylko z tych jego elementów, których nauczyliśmy się w szkole, a nie tych, które są rzeczywiście potrzebne, to często mozolne poszukiwanie rozwiązań, które okazują się mało elastyczne, niebezpieczne, trudne w modyfikacji, a więc złe. Tymczasem można przygotować arkusz, który w dużej części będzie pracował automatycznie (wymagając jedynie wprowadzania danych przez operatora). Wymaga to zastosowania innej metodyki zastosowania programu. Trzeba pozbyć się nawyków wynikających z tradycyjnego nauczania arkusza kalkulacyjnego. Osoba projektująca arkusz powinna umieć myśleć kategoriami procesów biznesowych mających miejsce w firmie i zastosować odpowiednie techniki do zbudowania w arkuszu już nie prostych dokumentów ale modeli – rozwiązań elastycznych i efektywnych. Wbrew pozorom wymaga to znajomości zaledwie niewielkiego procenta funkcjonalności arkusza wiąże się natomiast z przestrzeganiem pewnych standardów. Takiego podejścia do stosowania arkusza uczymy studentów informatyki na Wydziale Zarządzania także słuchaczy studiów i szkoleń menedżerskich w PAM Center. Warto przyjrzeć się, czy systemy informatyczne w firmie w wystarczającym stopniu dostarczają informacje potrzebne do zarządzania firmą. Na ile efektywnie i w jaki sposób nasi pracownicy potrafią korzystać z arkusza kalkulacyjnego? Może warto zadbać o rozwój ich umiejętności korzystania z programu, które pozwolą optymalizować decyzje operacyjne, efektywnie zarządzać czasem i procesami. Dr Tomasz Głuszkowski jest pracownikiem Katedry Informatyki Wydziału Zarządzania, autorem metodyki 4TG budowy modeli w MS Excel, wykłada informatykę w zarządzaniu na studiach MINI MBA w PAM Center, uczy tworzenia modeli wg metodyki