umowa dane osobowe_za³. 2 do SOPZ

Załącznik nr 2 do SOPZ
Ogólne warunki umowy
Umowa nr: ….
dotycząca powierzenia przetwarzania danych osobowych i zasad współpracy w zakresie
przetwarzania danych osobowych przy realizacji badania ewaluacyjnego pn. „Śródokresowe
badanie dotyczące oceny skuteczności działań podejmowanych w celu wdroŜenia programu
profilaktycznego opracowanego i wdraŜanego w ramach projektu pn. „Opracowanie i
wdroŜenie programu profilaktycznego w zakresie wczesnego wykrywania nowotworów układu
moczowo–płciowego u pracujących męŜczyzn w wieku od 45 roku Ŝycia (45+)
ukierunkowanego na przeciwdziałanie ich dezaktywizacji zawodowej (w szczególności osób
wykonujących zawody, co do których istnieje wyŜsze prawdopodobieństwo naraŜenia na
choroby nowotworów układu moczowo–płciowego)”,
zawarta w dniu ........................ w Warszawie,
pomiędzy:
Ministrem Zdrowia reprezentowanym przez …………………………..,
zwanym w dalszej części umowy „Beneficjentem”,
a
.................................................... z siedzibą w .........................................................,
wpisanym/ą do
……………………………………………………………………………………..
NIP………………………
REGON…………………………….
reprezentowanym/ą przez: ...............................................................................
działającego/ą na podstawie pełnomocnictwa stanowiącego Załącznik nr 1 do umowy,
zwanym w dalszej części umowy „Wykonawcą”,
zwanymi łącznie „Stronami”.
§ 1.
1. Przedmiotem umowy jest powierzenie przetwarzania danych osobowych i zasady
współpracy w zakresie przetwarzania danych osobowych przy realizacji badania
1
ewaluacyjnego pn. „Śródokresowe badanie dotyczące oceny skuteczności działań
podejmowanych w celu wdroŜenia programu profilaktycznego opracowanego i
wdraŜanego
w
ramach
projektu
pn.
„Opracowanie
i
wdroŜenie
programu
profilaktycznego w zakresie wczesnego wykrywania nowotworów układu moczowo–
płciowego u pracujących męŜczyzn w wieku od 45 roku Ŝycia (45+) ukierunkowanego na
przeciwdziałanie ich dezaktywizacji zawodowej (w szczególności osób wykonujących
zawody, co do których istnieje wyŜsze prawdopodobieństwo naraŜenia na choroby
nowotworów układu moczowo–płciowego)” (zwanego dalej: „badaniem ewaluacyjnym”),
określonego
w
umowie
………………………
Nr
pomiędzy
………………………..,
Skarbem
Państwa
–
zawartej
w
Ministerstwem
dniu
Zdrowia,
a ………………………………., stanowiącej Załącznik nr 3 do niniejszej umowy.
2. Przedmiot niniejszej umowy, określony w ust. 1, realizowany będzie w okresie od dnia
zawarcia niniejszej umowy do dnia zakończenia realizacji badania ewaluacyjnego,
realizowanego zgodnie z ww. umową Nr………………………………...
§ 2.
1. Na podstawie części XI pkt. 9 załącznika nr 1 (Zasady realizacji projektu
współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki) do Decyzji Ministra Zdrowia z dnia 30 marca 2012 r.
nr POKL.02.03.01-00-003/10-01 zmieniającej Decyzję Ministra Zdrowia z dnia
22 września 2010 r. w sprawie dofinansowania projektu systemowego realizowanego
w ramach Działania 2.3 PO KL pn.: „Opracowanie i wdroŜenie programu
profilaktycznego w zakresie wczesnego wykrywania nowotworów układu moczowo–
płciowego u pracujących męŜczyzn w wieku od 45 roku Ŝycia (45+) ukierunkowanego na
przeciwdziałanie ich dezaktywizacji zawodowej (w szczególności osób wykonujących
zawody, co do których istnieje wyŜsze prawdopodobieństwo naraŜenia na choroby
nowotworów układu moczowo–płciowego)” oraz w związku z art. 31 ustawy z dnia 29
sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn.
zm.),
Beneficjent
powierza
Wykonawcy
realizującemu
badanie
ewaluacyjne
przetwarzanie danych osobowych, w imieniu i na rzecz Instytucji Zarządzającej Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki, w zakresie i na zasadach opisanych w niniejszej umowie.
2. Powierzenie przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w ust. 1, dotyczy
wyłącznie danych osobowych niezbędnych do wykonania badania ewaluacyjnego
tj. danych osobowych uczestników projektu pn.: „Opracowanie i wdroŜenie programu
profilaktycznego w zakresie wczesnego wykrywania nowotworów układu moczowo–
płciowego u pracujących męŜczyzn w wieku od 45 roku Ŝycia (45+) ukierunkowanego na
przeciwdziałanie ich dezaktywizacji zawodowej (w szczególności osób wykonujących
2
zawody, co do których istnieje wyŜsze prawdopodobieństwo naraŜenia na choroby
nowotworów układu moczowo–płciowego)” realizowanego w ramach Działania 2.3
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, obejmujących wyłącznie imię i nazwisko
uczestnika projektu, jego numer telefonu i adres e-mail oraz miejsce zamieszkania
(miejscowość, kod pocztowy, ulica, nr domu i nr lokalu), naleŜących do zakresu danych
osobowych gromadzonych na potrzeby bazy Podsystemu Monitorowania Europejskiego
Funduszu Społecznego (PEFS), zwanych dalej „danymi osobowymi”.
3. Powierzone dane osobowe uczestników projektu realizowanego w ramach Działania 2.3
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, o których mowa w ust. 2, mogą być
przetwarzane przez Wykonawcę wyłącznie w celu realizacji badania ewaluacyjnego,
o którym mowa w § 1 ust. 1 umowy.
§ 3.
Wykonawca nie decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych.
§ 4.
1. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczeni jedynie pracownicy
Wykonawcy posiadający imienne upowaŜnienie do przetwarzania danych osobowych.
2. Beneficjent w imieniu Instytucji Zarządzającej umocowuje Wykonawcę do wydawania
i odwoływania jego pracownikom imiennych upowaŜnień do przetwarzania danych
osobowych. UpowaŜnienia przechowuje Wykonawca w swojej siedzibie, a ich kopie –
potwierdzone za zgodność z oryginałem – przekaŜe Beneficjentowi w terminie jednego
tygodnia od ich wydania. Wzór upowaŜnienia do przetwarzania danych osobowych oraz
wzór odwołania upowaŜnienia do przetwarzania danych osobowych zostały określone
odpowiednio w Załącznikach nr 4 i 5 do umowy.
3. Imienne upowaŜnienia są waŜne do odwołania, nie później jednak niŜ do dnia
zakończenia badania ewaluacyjnego zgodnie z umową Nr ………………………………,
o której mowa w § 1 ust. 2 umowy. UpowaŜnienia wygasają z chwilą ustania zatrudnienia
pracownika u Wykonawcy przed zakończeniem badania ewaluacyjnego.
4. Wykonawca
jest
zobowiązany
prowadzić
ewidencję
osób
upowaŜnionych
do przetwarzania danych osobowych związanych z realizacją badania ewaluacyjnego.
5. Wykonawca jest zobowiązany do zachowania w poufności wszystkich danych
powierzonych mu w trakcie obowiązywania umowy i sposobu ich zabezpieczenia oraz
do podjęcia wszelkich kroków słuŜących zachowaniu przez pracowników mających
dostęp do powierzonych danych osobowych, danych osobowych i sposobu ich
zabezpieczenia w tajemnicy, zarówno w trakcie zatrudnienia u Wykonawcy, jak po jego
ustaniu.
3
§ 5.
Przy przetwarzaniu danych osobowych Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania zasad
wskazanych w niniejszej umowie, w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra
Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji
przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim
powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne słuŜące do przetwarzania danych
osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024).
§ 6.
1. Beneficjent zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy danych w terminie 7 dni
roboczych od dnia złoŜenia przez niego w siedzibie Beneficjenta wniosku o przekazanie
danych.
2. Beneficjent zobowiązuje się do zabezpieczenia formularzy poprzez spakowanie ich w
archiwum aplikacji RAR z ustawionym hasłem.
3. Zabezpieczone formularze oraz hasło zabezpieczające formularze (w odrębnej kopercie)
zostaną przekazane przez Beneficjenta do rąk własnych Wykonawcy.
§ 7.
1. Wykonawca zobowiązuje się do niewykorzystywania przekazanych danych w celach
innych niŜ związane z realizacją badania ewaluacyjnego oraz do zniszczenia danych
niezwłocznie po zakończeniu realizacji badania ewaluacyjnego zgodnie z umową
Nr …………………………., o której mowa w § 1 ust. 2 umowy.
2. Wykonawca zobowiązuje się przed rozpoczęciem przetwarzania danych podjąć środki
zabezpieczające zbiór danych, o których mowa w art. 36 – 39 ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych oraz w rozporządzeniu, o którym mowa w § 5
umowy.
§ 8.
Wykonawca jest zobowiązany do podjęcia wszelkich kroków słuŜących zachowaniu przez
pracowników mających dostęp do danych osobowych, danych osobowych w tajemnicy.
§ 9.
Wykonawca niezwłocznie informuje Beneficjenta o:
1) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich
niewłaściwym uŜyciu;
4
2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony
danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem
Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem.
§ 10.
Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia Beneficjentowi, Instytucji Pośredniczącej II
stopnia lub Instytucji Zarządzającej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, na kaŜde ich
Ŝądanie, informacji na temat przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w niniejszej
umowie, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o kaŜdym przypadku
naruszenia przez niego i jego pracowników obowiązków dotyczących ochrony danych
osobowych.
§ 11.
Wykonawca umoŜliwi Beneficjentowi, Instytucji Pośredniczącej II stopnia, Instytucji
Zarządzającej lub podmiotom przez nie upowaŜnionym, w miejscach, w których są
przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli, w terminie wspólnie ustalonym,
nie późniejszym jednak niŜ 5 dni kalendarzowych od dnia powiadomienia Wykonawcy przez
Beneficjenta, Instytucję Pośredniczącą II stopnia, Instytucję Zarządzającą lub podmiot przez
nie upowaŜniony o zamiarze przeprowadzenia kontroli, w celu sprawdzenia prawidłowości
przetwarzania oraz zabezpieczenia danych osobowych.
§ 12.
1. W przypadku powzięcia przez Beneficjenta, Instytucję Pośredniczącą II stopnia lub
Instytucję Zarządzającą wiadomości o raŜącym naruszeniu przez Wykonawcę zobowiązań
wynikających z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,
z rozporządzenia, o którym mowa w § 5 umowy, lub z niniejszej umowy, Wykonawca
umoŜliwi Beneficjentowi, Instytucji Pośredniczącej II stopnia, Instytucji Zarządzającej
lub podmiotowi przez nie upowaŜnionemu dokonanie niezapowiedzianej kontroli, w celu,
o którym mowa w § 11 umowy.
2. Kontrolerzy Beneficjenta, Instytucji Pośredniczącej II stopnia, Instytucji Zarządzającej
lub podmiotu przez nie upowaŜnionego, mają w szczególności prawo:
1) wstępu, w godzinach pracy podmiotu kontrolowanego, za okazaniem imiennego
upowaŜnienia, do pomieszczenia, w którym zlokalizowany jest zbiór powierzonych
do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane
powierzone dane osobowe poza zbiorem danych osobowych, i przeprowadzenia
niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności
5
przetwarzania danych osobowych z ustawą i rozporządzeniem, o których mowa w § 5
umowy, oraz z niniejszą umową;
2) Ŝądać złoŜenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz wzywać i przesłuchiwać
pracowników Wykonawcy w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;
3) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek
z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii;
4) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego
słuŜącego do przetwarzania danych osobowych.
§ 13.
Wykonawca jest zobowiązany do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawy jakości
zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzonych w wyniku
przeprowadzonych przez Beneficjenta, Instytucję Pośredniczącą II stopnia, Instytucję
Zarządzającą lub inne instytucje upowaŜnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów.
§ 14.
Wykonawca odpowiada za wszelkie wyrządzone osobom trzecim szkody, które powstały
w związku z nienaleŜytym przetwarzaniem przez Wykonawcę powierzonych danych
osobowych.
§ 15.
Prace związane z przygotowaniem i realizacją badania ewaluacyjnego w części obejmującej
przetwarzanie danych osobowych koordynować będą wyznaczeni przez Strony:
1. Ze
strony
Beneficjenta:
..............................,
tel.
..............................,
e-mail:
..............................,
tel.
..............................,
e-mail:
.....................................
2. Ze
strony
Wykonawcy:
.....................................
§ 16.
Zmiany postanowień umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem niewaŜności.
§ 17.
W celu rozstrzygnięcia wszelkich ewentualnych sporów dotyczących wykonywania niniejszej
umowy, Strony podejmą wzajemne negocjacje.
§ 18.
Umowa została zawarta w czterech jednobrzmiących egzemplarzach: jeden dla Wykonawcy,
a trzy dla Beneficjenta.
6
§ 19.
Umowa wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania przez obie Strony.
Załączniki:
1. Pełnomocnictwo osoby reprezentującej Wykonawcę.
2. Pełnomocnictwo osoby reprezentującej Beneficjenta.
3. Umowa Nr ……………….., zawarta w dniu …………………………...
4. Wzór upowaŜnienia do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych
osobowych.
5. Wzór odwołania upowaŜnienia do przetwarzania powierzonych do przetwarzania
danych osobowych.
.............................................
Beneficjent
.................................................
Wykonawca
7
Załącznik nr 4 do umowy: Wzór upowaŜnienia do przetwarzania powierzonych
do przetwarzania danych osobowych
UPOWAśNIENIE Nr …….
DO PRZETWARZANIA POWIERZONYCH DO PRZETWARZANIA DANYCH
OSOBOWYCH UCZESTNIKÓW PROJEKTÓW W RAMACH REALIZACJI BADANIA
EWALUACYJNEGO PT. „ŚRÓDOKRESOWE BADANIE DOTYCZĄCE OCENY
SKUTECZNOŚCI DZIAŁAŃ PODEJMOWANYCH W CELU WDROśENIA PROGRAMU
PROFILAKTYCZNEGO OPRACOWANEGO I WDRAśANEGO W RAMACH PROJEKTU
PN. „OPRACOWANIE I WDROśENIE PROGRAMU PROFILAKTYCZNEGO W
ZAKRESIE WCZESNEGO WYKRYWANIA NOWOTWORÓW UKŁADU MOCZOWO–
PŁCIOWEGO U PRACUJĄCYCH MĘśCZYZN W WIEKU OD 45 ROKU śYCIA (45+)
UKIERUNKOWANEGO NA PRZECIWDZIAŁANIE ICH DEZAKTYWIZACJI
ZAWODOWEJ (W SZCZEGÓLNOŚCI OSÓB WYKONUJĄCYCH ZAWODY, CO DO
KTÓRYCH ISTNIEJE WYśSZE PRAWDOPODOBIEŃSTWO NARAśENIA NA CHOROBY
NOWOTWORÓW UKŁADU MOCZOWO–PŁCIOWEGO)”
Z dniem ………………………………………… r., na podstawie art. 37 w związku z art.
31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101,
poz. 926, z późn. zm.), upowaŜniam ………………………………………………………
do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych uczestników Projektu
pn.: „Opracowanie i wdroŜenie programu profilaktycznego w zakresie wczesnego
wykrywania nowotworów układu moczowo–płciowego u pracujących męŜczyzn w wieku od 45
roku Ŝycia (45+) ukierunkowanego na przeciwdziałanie ich dezaktywizacji zawodowej (w
szczególności osób wykonujących zawody, co do których istnieje wyŜsze prawdopodobieństwo
naraŜenia na choroby nowotworów układu moczowo–płciowego)”.
UpowaŜnienie obowiązuje do dnia odwołania, nie później jednak niŜ do dnia
zakończenia realizacji badania ewaluacyjnego, realizowanego zgodnie z umową
Nr……………………………, zawartą w dniu……………………. pomiędzy Skarbem
Państwa – Ministerstwem Zdrowia, a ………………………………………………
UpowaŜnienie
wygasa
z
chwilą
ustania
Pana/Pani*
zatrudnienia
w ………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………
Czytelny podpis osoby reprezentującej Wykonawcę, upowaŜnionej do wydawania
upowaŜnień.
* niepotrzebne skreślić
8
Załącznik nr 5 do umowy: Wzór odwołania upowaŜnienia do przetwarzania powierzonych
do przetwarzania danych osobowych
ODWOŁANIE UPOWAśNIENIA NR …….
DO PRZETWARZANIA POWIERZONYCH DO PRZETWARZANIA DANYCH
OSOBOWYCH UCZESTNIKÓW PROJEKTÓW W RAMACH REALIZACJI BADANIA
EWALUACYJNEGO PT. „ŚRÓDOKRESOWE BADANIE DOTYCZĄCE OCENY
SKUTECZNOŚCI DZIAŁAŃ PODEJMOWANYCH W CELU WDROśENIA PROGRAMU
PROFILAKTYCZNEGO OPRACOWANEGO I WDRAśANEGO W RAMACH PROJEKTU
PN. „OPRACOWANIE I WDROśENIE PROGRAMU PROFILAKTYCZNEGO W
ZAKRESIE WCZESNEGO WYKRYWANIA NOWOTWORÓW UKŁADU MOCZOWO–
PŁCIOWEGO U PRACUJĄCYCH MĘśCZYZN W WIEKU OD 45 ROKU śYCIA (45+)
UKIERUNKOWANEGO NA PRZECIWDZIAŁANIE ICH DEZAKTYWIZACJI
ZAWODOWEJ (W SZCZEGÓLNOŚCI OSÓB WYKONUJĄCYCH ZAWODY, CO DO
KTÓRYCH ISTNIEJE WYśSZE PRAWDOPODOBIEŃSTWO NARAśENIA NA CHOROBY
NOWOTWORÓW UKŁADU MOCZOWO–PŁCIOWEGO)”
Z dniem ………………………………………………… r., na podstawie art. 37
w związku z art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), odwołuję upowaŜnienie
………………………………………………………………. do przetwarzania powierzonych
do przetwarzania danych osobowych uczestników Projektu pn.: „Opracowanie i wdroŜenie
programu profilaktycznego w zakresie wczesnego wykrywania nowotworów układu
moczowo–płciowego u pracujących męŜczyzn w wieku od 45 roku Ŝycia (45+)
ukierunkowanego na przeciwdziałanie ich dezaktywizacji zawodowej (w szczególności osób
wykonujących zawody, co do których istnieje wyŜsze prawdopodobieństwo naraŜenia na
choroby nowotworów układu moczowo–płciowego)”.
………………………………………………………
Czytelny podpis osoby reprezentującej Wykonawcę, upowaŜnionej do odwoływania
upowaŜnień.
9