Informacja dla dyrektora szkoły Plany finansowe szkoły

Warszawa, wrzesień 2014 r.
Informacja dla dyrektora szkoły
Plany finansowe szkoły a zakup podręczników, materiałów
edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych
W 2014 roku dyrektorów szkół podstawowych czeka nie lada wyzwanie związane z zapewnieniem
uczniom klasy I dostępu do bezpłatnych podręczników lub materiałów edukacyjnych oraz do
materiałów ćwiczeniowych.
W dniu 1 września uczniowie powinni być wyposażeni w przybory i podręczniki szkolne. Niemniej
jednak niefortunny termin wejścia w życie przepisów ustawy z dnia 30. maja 2014 roku o zmianie
ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (z 8. lipca 2014 roku) spowodował, że wielu
dyrektorów wciąż ma z tym zadaniem kłopot. Do tego dochodzą jeszcze problemy związane
z zabezpieczeniem środków finansowych i z przekazywaniem dotacji przez właściwych wojewodów.
Zdarzają się też takie sytuacje, iż w niektórych województwach wojewodowie przyznają dotacje
w wysokości zaniżonej w stosunku do potrzebnych i wnioskowanych przez samorządy gminne
i powiatowe kwot. Oczywiście, zapewniając, że pozostała część dotacji nadejdzie niebawem.
To powoduje, że irytują się samorządowcy, dyrektorzy i rodzice, a co ważniejsze – ci pierwsi i ci
drudzy nie bardzo wiedzą – jak w takiej sytuacji postąpić, aby z jednej strony - zapewnić uczniom
podręczniki i materiały ćwiczeniowe, a z drugiej - nie naruszyć prawa.
Dyrektorzy szkół - podobnie jak inni kierownicy jednostek budżetowych sektora finansów publicznych
- realizują wydatki w oparciu o własny plan finansowy. Nie wolno im zatem zaciągać zobowiązań, jeśli
nie posiadają środków w odpowiednim paragrafie planu finansowego swojej jednostki. Strukturę
planu finansowego jednostki (budżetu jednostki) określa rozporządzenie Ministra Finansów
w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków
pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r. poz. 1053).
Zatem plan finansowy, np. szkoły, składa się z rozdziałów (rozdział 80101- szkoły podstawowe)
i w ramach tych rozdziałów - z podziału bardziej szczegółowego – czyli z paragrafów (przykład:
paragraf 4210 – zakup materiałów i wyposażenia, paragraf 4240 - zakup pomocy naukowych, itd.)
Ponieważ w roku 2014 czasu na realizację zakupu podręczników, materiałów edukacyjnych,
materiałów ćwiczeniowych jest szczególnie niewiele, a idzie przecież o to, żeby jak najszybciej
zapewnić je uczniom, należy przeanalizować możliwości podjęcia pewnych działań. Jakie są zatem te
możliwości?
Ustawa o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz innych ustaw przewiduje zapewnienie dotacji
celowej dla organów prowadzących szkoły podstawowe i gimnazja. Dotacja będzie naliczana na
podstawie wniosków z jst. Naliczenia dotacji w formie decyzji dokonuje właściwy wojewoda
i informuje organy samorządu terytorialnego o jej wysokości. Cały ten proces, biorąc pod uwagę
bezwładność pracy machiny urzędniczej, trwa i będzie trwał.
Wielu dyrektorów zastanawia się, czy może przyspieszyć ten proces. Zadają pytanie – czy dyrektor
może dokonać zakupu już.
Sytuacja ta może mieć wielowariantowe rozwiązanie.
Wariant 1 - samorząd otrzymał decyzję wojewody o wysokości dotacji i otrzymał środki finansowe
dotacji celowej. Dyrektor szkoły ma zwiększony plan finansowy o środki dotacyjne, zatem realizuje
zamówienie i zakup podręczników lub materiałów edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych.
Ten wariant zakłada idealną sytuację – w niewielu jst dziś spotykaną.
Wariant 2 - samorząd nie otrzymał jeszcze decyzji wojewody o wysokości dotacji, a co za tym idzie
nie otrzymał środków finansowych dotacji celowej, dyrektor szkoły nie posiada w planie finansowym
środków na zakup, zatem pojawia się pytanie – czy ma prawo realizować zamówienie i zakup
podręczników lub materiałów edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych?
Jeśli dyrektor nie posiada w planie finansowym swojej jednostki środków na zakupy – nie może
realizować takich zakupów, ba – nie może nawet zamówić podręczników czy materiałów
ćwiczeniowych, ponieważ zaciągnięcie zobowiązania (zamówienie) będzie naruszeniem dyscypliny
finansów publicznych - za co poniesie odpowiedzialność. Nie jest to jednak wariant bez wyjścia!
Dyrektor – jeśli posiada takie upoważnienie – może przenosić środki pomiędzy paragrafami. Jeśli ma
możliwości (wolne środki na innym paragrafie) może dokonać swoim zarządzeniem przeniesienia
pomiędzy paragrafami – w taki sposób, aby w dniu składania zamówienia na podręczniki – posiadał
w odpowiednim paragrafie planu finansowego swojej szkoły wystarczające środki.
W wielu samorządach dyrektorzy szkół nie posiadają takich upoważnień, są natomiast zobowiązani
do złożenia wniosku o przeniesienie środków pomiędzy paragrafami do wójta, burmistrza. Wówczas
to wójt, burmistrz dokonuje przeniesienia środków pomiędzy paragrafami.
Dyrektor szkoły może też wystąpić z wnioskiem do prezydenta, burmistrza, wójta o zwiększenie planu
szkoły w związku z zakupem podręczników. Ta ścieżka może się okazać deską ratunku
w przypadku przekazania przez wojewodę dotacji w niepełnej wysokości. Aby nie zatrzymywać
procesu wyposażania własnych szkół podstawowych w podręczniki – wójt zwiększy plany ze swoich
środków, a kiedy nadejdą pieniądze do wojewody - zrefunduje te wydatki.
Wariant 3 - samorząd nie otrzymał jeszcze decyzji wojewody o wysokości dotacji, nie otrzymał
środków finansowych dotacji celowej, dyrektor szkoły nie ma zatem zwiększonego planu, natomiast
posiada w planie finansowym środki na zakupy, które mogą w zupełności wystarczyć na pokrycie
zakupu podręczników.
Zatem pojawia się pytanie – czy ma prawo realizować zamówienie i zakup podręczników lub
materiałów edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych?
Jeśli dyrektor szkoły posiada w planie finansowym, w odpowiednim paragrafie środki – może zaciągać
zobowiązanie do wysokości posiadanej kwoty. Nie będzie zatem naruszeniem dyscypliny finansów
publicznych zaciągnięcie zobowiązania przez dyrektora – jeśli posiada zabezpieczenie środków.
Jak zaksięgować w szkole podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe?
Podręczniki i materiały edukacyjne są kupowane na co najmniej trzy lata i w każdym roku
wypożyczane uczniom z obowiązkiem zwrotu.
Materiały ćwiczeniowe są kupowane na rok i przekazywane uczniom nieodpłatnie bez obowiązku
zwrotu.
Wydaje się, iż podręczniki winne być zaksięgowane na koncie 014 – zbiory biblioteczne.
Konto 014 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej zbiorów
bibliotecznych, zwanych materiałami bibliotecznymi, które znajdują się w bibliotekach naukowych i
fachowych, szkolnych i pedagogicznych oraz publicznych, jeśli są włączone do jednostki budżetowej.
Na koncie 014 nie ujmuje się tych wydawnictw, które są przeznaczone wyłącznie jako materiał
pomocniczy do użytku pracowników jednostki, np. katalogi, normy, instrukcje, wydawnictwa
urzędowe, a także otrzymane nieodpłatnie wydawnictwa uznane w bibliotekach danej jednostki za
zbędne.
Na koncie 014 księguje się tylko w jednostkach prowadzących biblioteki, także zakładowe lub
mających co najmniej wydzielone zbiory biblioteczne. Gdy ten warunek nie jest spełniony, jednostki
księgują zakupione książki i wydawnictwa w koszty bezpośrednio po zakupie, a ich stan obejmuje się
tylko ewidencją katalogową (ilościową).
Przychody zbiorów bibliotecznych pochodzących z zakupu ujmuje się w ewidencji według cen
nabycia, powiększonych o niepodlegający odliczeniu vat, natomiast otrzymane dary i ujawnione
nadwyżki wycenia się komisyjnie w oparciu o szacunek ich aktualnej wartości. Bieżącą szacunkową
wartość nabycia ustala się na podstawie okresowej wyceny, opracowanej komisyjnie i zatwierdzonej
przez kierownika jednostki. Rozchody wycenia się według cen ewidencyjnych.
Na stronie Wn konta 014 księguje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma - wszelkie zmniejszenia
stanu wartości początkowej zbiorów bibliotecznych (z wyjątkiem ich umorzenia, które księguje się na
koncie 072). Zwiększenia następują przede wszystkim w wyniku zakupu, otrzymania nieodpłatnego
lub ujawnienia nadwyżek, a zmniejszenia na skutek ubytku z tytułu likwidacji, sprzedaży,
nieodpłatnego przekazania lub niedoboru.