71-wsze spotkanie Rady w Darmstadt Index

71-wsze spotkanie Rady w
Darmstadt
5 listopada 2011
Index-nr 68/11
Program nr C-71_6
W celach informacyjnych
02.11.2011
Raport Sekretarza Generalnego
Obecne Prezydium zostało wybrane w Dublinie w czasie spotkania Rady, które odbyło się w dniach 23
i 24 maja 2011 r.
Niezbędne było powiązanie działań Sekretariatu i dokonanie analizy obecnej sytuacji Instytutu, w celu
skorygowania jego aktualnych potrzeb.
1. Biuro.
Nasze biuro przy Bayerstrasse 83 w Monachium ma znakomite warunki pracy.
Pewna dodatkowa przestrzeń została ostatnio wynajęta na dolnym poziomie i jest używana jako
powierzchnia magazynowa.
2. IT.
Nasz system IT wymaga aktualizacji w celu uzyskania ułatwienia w komunikacji pomiędzy
członkami Instytutu.
Jakkolwiek, uaktualnienie bazy danych jest skomplikowaną operacją, ponieważ bazy danych epi i
EPO nie są całkowicie kompatybilne.
Z tych przyczyn, mamy nadzieję, że spotkanie z EPO, które odbędzie się wkrótce może znacząco
pomóc w obecnej sytuacji.
Badamy możliwość wynajęcia prywatnej firmy, aby sprawnie rozwiązać obecne problemy software
i hardware sekretariatu. Firma, która wykonuje obecnie te usługi nie jest, naszym zdaniem, w
stanie zaoferować usług na właściwym poziomie.
Możliwym rozwiązaniem byłoby wynajęcie kogoś, kto połączyłby tę funkcję z funkcją Webmastera.
Pan Michael Bloch zakończy współpracę z nami z końcem tego roku i zdecydował, że przeniesie
się do Kolonii, i obecnie analizujemy sytuację.
Strona internetowa zostanie zmieniona w taki sposób, aby była ona bardziej interaktywna.
Uważamy, ze nasza strona internetowa powinna być głównym narzędziem promocji epi wśród
naszych członków i w związku z tym staramy się poprawić kontakty online.
W ciągu miesiąca listopada, spotkamy się z Komisją Wydawniczą w celu przejrzenia zawartości
naszej strony internetowej.
3. Elektroniczny system zgłoszeń.
Rozpoczynamy badanie możliwości wprowadzenia elektronicznego systemu zgłoszeń dla
korespondencji epi.
Obecnie są dostępne przyjazne dla użytkowników systemy, które mogą być łatwo
zaimplementowane i przez to umożliwiające łatwy dostęp do dokumentów
Takie systemy ułatwiają gromadzenie i przechowywanie dokumentów oszczędzające czas i
miejsce.
4. Personel.
Mamy dobry personel obecnie pracujemy nad zbudowaniem zespołu. W sekretariacie pojawiało
się klika nowych osób i naturalnie przechodzimy przez okres adaptacji i zdefiniowania
obowiązków.
5.
DoE [Dyrektor ds. Szkoleń].
Została podpisana umowa z Dyrektorem ds. Szkoleń, p. Karlem Rackette, który w praktyce objął
swoje obowiązki od 1 lipca 2011 r.
6. DoCC [Dyrektor – Koordynator Prawny].
Najbardziej odpowiedni tytuł dla tego stanowiska stanowi, w naszej opinii, Koordynator Prawny lub
Doradca Prawny.
Kandydaci, którzy zostali nam wskazani nie spełniali oczekiwanych przez nas warunków.
Niemniej jednak wierzymy, że w czasie pierwszego kwartału 2012 r. wyszukamy naszego
Koordynatora Prawnego.
7. Przynależność do epi.
Według stanu na dzień 2 listopada 2011 r. , lista profesjonalnych pełnomocników zawiera ogółem
10391 członków.
8. Następne spotkania planowane dla Zarządu [Board] i Rady [Council]:
Po dokonaniu dogłębnej analizy wcześniejszych spotkań Zarządu i Rady, chcielibyśmy
zaproponować następujący kalendarz (wciąż oczekujemy potwierdzenia w kilku przypadkach):
Zarząd:
87-te
88-me
89-te
– Istambuł, Turcja – październik 2012 – oczekujemy potwierdzenia
– Sztokholm, Szwecja – marzec – 2013 – oczekujemy potwierdzenia
– Ryga, Łotwa – wrzesień 2013
Rada:
72-gie
73-cie
74-te
75-te
– Bukareszt, Rumunia – 21 kwietnia 2012
– Drezno, Niemcy – październik/listopad 2012
– Wiedeń, Austria – kwiecień 2013 – oczekujemy potwierdzenia
– Stuttgart, Niemcy – październik/listopad 2013
Słowa przeprosin musimy przekazać do naszych greckich kolegów, z uwagi na ich propozycję
zorganizowania w 2012 roku wiosennego spotkania Rady.
Jednakże, z uwagi na okres niepewności, który trwa obecnie w Grecji, podjęliśmy wspólnie
decyzję, że nie byłoby wskazane organizowanie w 2012 r. spotkania Rady w Atenach.
Spotkanie zostało odwołane bez ponoszenia kosztów i obiecaliśmy powrót do Aten, mamy
nadzieję, tak szybko, jak tylko sytuacja w Europie będzie rozwiązana. Spotkanie zostanie
prawdopodobnie zaplanowane w roku 2014/2015 r.
Nasze podziękowania są także należne naszym rumuńskim kolegom, którzy uprzejmie wyszli
naprzeciw naszej prośbie.
Joao Pereira de Cruz