Realizacja budżetu obywatelskiego w Rudzie Śląskiej Raport z

Realizacja budżetu obywatelskiego w Rudzie
Śląskiej
Raport z monitoringu
Opracowanie:
Grzegorz Wójkowski
Katowice, luty 2015 r.
Stowarzyszenie Aktywności Obywatelskiej Bona Fides
1
Stowarzyszenie Aktywności Obywatelskiej Bona Fides
e-mail: [email protected]
adres: ul. Warszawska 19 (pierwsze piętro), 40-009 Katowice
tel/fax: +48 32 203 12 18
strona internetowa: http://bonafides.pl/
Kontakt do autora raportu
e-mail: [email protected]
Raport podlega licencji Creative Commons Uznanie Autorstwa – na tych samych
warunkach 3.0 Polska https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/pl/
Raport powstał w ramach projektu:
Projekt jest współfinansowany
z Funduszy EOG w ramach programu
Obywatele dla Demokracji
2
Spis treści
Wstęp - 4
Metodologia - 6
1. Procedura budżetu obywatelskiego - 6
2. System informowania o budżecie obywatelskim - 8
3. Przygotowanie i zgłaszanie projektów - 10
4. Weryfikacja projektów - 12
5. Wybór projektów - 14
6. Realizacja projektów - 17
7. Ewaluacja budżetu obywatelskiego oraz kompetencje jego realizatorów - 18
8. Dobre praktyki - 19
9. Propozycje zmian - 19
Podsumowanie - 20
3
Wstęp
Niniejszy
raport
stanowi
wynik
monitoringu
przeprowadzonego
w
okresie
od października do grudnia 2014 r. w Urzędzie Miasta w Rudzie Śląskiej, zrealizowanego
przez Stowarzyszenie Aktywności Obywatelskiej Bona Fides z siedzibą w Katowicach.
Badanie było prowadzone w ramach projektu „Skontroluj jak działa budżet obywatelski
w twojej gminie”, realizowanego ze środków programu Obywatele dla Demokracji
pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii w ramach funduszy EOG. Projekt
rozpoczął się we wrześniu 2014 r. i potrwa do kwietnia 2016 r.
W ramach monitoringu sprawdzana była procedura regulująca funkcjonowanie budżetu
obywatelskiego w Rudzie Śląskiej oraz sposób jej wdrażania. Uwaga podczas
monitoringu skupiona była głównie na drugiej edycji budżetu realizowanej w 2014 r.,
choć w niektórych przypadkach analizie poddano także pierwszą edycję z 2013 r.
W pierwszym rozdziale raportu opisana została procedura regulująca budżet obywatelski
w mieście oraz sposób jego opracowywania. Zwrócono tu uwagę na pewne braki
i niejasności w udostępnionych zasadach oraz brak włączenia strony społecznej w pracę
nad przygotowaniem zasad.
Drugi rozdział poświęcony został systemowi informowania o budżecie obywatelskim.
Opisano tu kanały, z jakich korzysta urząd w celu dotarcia z informacją o procesie
do mieszkańców miasta. Najwięcej miejsca poświęcono analizie strony internetowej,
która jest jednym z głównych elementów promocji budżetu obywatelskiego w Rudzie
Śląskiej
W trzecim rozdziale przeprowadzona została analiza procedury i jej zastosowania
w realnym życiu pod kątem etapu przygotowywania i zgłaszania projektów. Największą
uwagę poświęcono tu wsparciu, jakie otrzymywali wnioskodawcy od urzędu, a także
wymogom, które musieli spełnić, w celu złożenia wniosku.
Czwarty rozdział dotyczy etapu weryfikacji złożonych projektów. Tutaj także dokonano
4
przeglądu regulaminu stworzonego przez urząd, a także sprawdzono, jak w praktyce był
on realizowany. Zwrócono tu uwagę na to, że urząd nie publikuje pełnych wniosków
w Internecie, co mogłoby ułatwić mieszkańcom podjęcie decyzji, na jaką propozycję
oddać swój głos.
W piątym rozdziale mowa jest o tym, jak wyglądał wybór projektów przeznaczonych do
realizacji ze środków budżetu obywatelskiego. Opisano tu w skrócie obowiązującą
w mieście procedurę oraz jej zastosowanie w praktyce. Zwrócono także uwagę na bardzo
niską frekwencję podczas głosowania.
W szóstym rozdziale analizowany jest sposób informowania o realizacji projektów
finansowanych z wcześniejszej edycji budżetu obywatelskiego. Zwrócono tu uwagę na
brak jakiejkolwiek procedury w tym zakresie oraz brak zakładki na stronie internetowej
urzędu przedstawiającej (z)realizowane zadania.
W siódmym rozdziale poruszono temat ewaluacji całego procesu oraz kompetencji
urzędników odpowiedzialnych za jego realizację. Z analizy wynika, że urząd jak dotąd
w niewielkim
stopniu
korzysta
z
wiedzy
i
doświadczenia
mieszkańców
przy
opracowywaniu kolejnych zasad funkcjonowania budżetu obywatelskiego. Na podstawie
przeprowadzonego monitoringu widać także, że konieczne jest wzmocnienie wiedzy
osób, które zajmują się organizacją budżetu na terenie miasta.
W ósmym rozdziale zaprezentowano elementy dobrych praktyk zaobserwowanych
w Rudzie Śląskiej, które mogłyby być stosowane także w innych gminach i miastach.
W ostatnim, dziewiątym rozdziale przedstawiono rekomendacje zmian, których
wprowadzenie
zdaniem
autora
pomoże
usprawnić
funkcjonowanie
budżetu
obywatelskiego na terenie Rudy Śląskiej oraz w większym stopniu zaangażować w cały
proces mieszkańców.
Raport kończy się krótkim podsumowaniem jego wyników, gdzie jeszcze raz
przedstawiono
monitoringu.
5
najważniejsze
spostrzeżenia
dokonane
podczas
prowadzonego
Metodologia
Monitoring prowadzony był w okresie od listopada 2014 r. do stycznia 2015 r.
Informacje zbierane były przy użyciu następujących technik:
1. Analiza dokumentów (w tym min. ogłoszenia prezydenta, uchwała Rady Miasta Ruda
Śląska z dnia 27 marca 2014 r. w sprawie Budżetu Obywatelskiego Miasta Ruda Śląska na
2015 r.).
2. Analiza strony internetowej urzędu miasta (zakładka dedykowana budżetowi
obywatelskiemu).
3. Wywiad bezpośredni z pracownikami Kancelarii Urzędu Miasta.
4.
Analiza
lokalnych
mediów,
(http://rudaslaska.naszemiasto.pl/),
w
tym
przede
Telewizja
wszystkim:
Sfera
Nasze
Miasto
(http://sferatv.pl/),
RudaŚląska.com.pl (http://rudaslaska.com.pl/) oraz Dziennik Zachodni.
5. Analiza i selekcja zebranych danych.
Monitoring prowadzony był na podstawie wcześniej opracowanego narzędzia
monitoringowego, którego twórcami byli Dariusz Kraszewski, Ryszard Skrzypiec
i Grzegorz Wójkowski.
Podczas monitoringu sprawdzano głównie ostatnią edycję budżetu obywatelskiego
w Rudzie Śląskiej, przeprowadzoną w 2014 r. W niektórych momentach analizie poddano
także jego pierwszą edycję, która miała miejsce w roku 2013.
1. Procedura budżetu obywatelskiego
Zasady budżetu obywatelskiego w Rudzie Śląskiej dostępne są w zakładce na stronie
internetowej urzędu (http://www.rudaslaska.pl/budzet-obywatelski). Regulamin trudno
jest znaleźć, ponieważ magistrat nie stworzył osobnego portalu poświęconego wyłącznie
budżetowi, a wydzielił jedynie jedną stronę, na której każda nowo dodana informacja
6
spycha na dół starsze wiadomości. Stąd zasady budżetu na 2015 r. są pierwszą
informacją od dołu, dotyczącą tego roku. Warto tu jeszcze dodać, że procedura znajduje
się pod linkiem Uchwała Rady Miasta. Osoby mające wiedzę na temat stanowienia prawa
lokalnego będą wiedziały, że w tym miejscu można znaleźć regulamin. Wielu
mieszkańców nie będzie sobie jednak z tego zdawać sprawy i nie będzie miało
możliwości się z nim zapoznać.
Procedura tworzenia budżetu obywatelskiego w Rudzie Śląskiej zarówno w pierwszej,
jak i w drugiej edycji tworzona była wewnątrz urzędu. W 2013 r. twórcą projektu
uchwały była Skarbnik Miasta Ewa Guziel, a w 2014 r. Naczelnik Kancelarii Urzędu Miasta
Agnieszka Gładysz.
W przygotowanie procedury budżetu obywatelskiego w obu edycjach nie była włączona
strona społeczna. W obu przypadkach praca nad zasadami całej procedury przebiegała
wewnątrz urzędu.
Regulamin nie był także poddany konsultacjom społecznym na
żadnym etapie jego opracowywania, w tym kiedy stworzono już gotowy projekt uchwały.
Procedura budżetu obywatelskiego w mieście wprowadzana została uchwałą Rady
Miasta. Uchwała dotyczy jednak jedynie zasad budżetu na 2015 r., nie jest więc aktem
prawa miejscowego i rada ponownie będzie musiała podjąć stosowną uchwałę w celu
organizacji budżetu obywatelskiego w kolejnej edycji. W zasadach edycji budżetu na
2015 r. nie uregulowano kilku ważnych aspektów jego realizacji, w tym m.in. ewaluacji
całego procesu i jego promocji. Procedura reguluje m.in. następujące obszary
i zagadnienia:
- kwota przeznaczona na realizację zadań w ramach budżetu obywatelskiego –
w ostatniej edycji wyznaczona została na 2.375.000 zł,
- podział wyżej wymienionej kwoty na zadania o charakterze ogólnomiejskim
(przeznaczono na nie 1.000.000 zł) oraz na zadania o charakterze lokalnym (łącznie
przeznaczono na nie 1.375.000 zł, każda z 11 dzielnic otrzymała po 125.000 zł),
- sposób zgłaszania zadań do budżetu obywatelskiego,
- sposób weryfikacji wniosków,
- zasady wyboru zadań do realizacji,
- harmonogram całej akcji.
7
Warto zwrócić uwagę, że w procedurze ujęto zasady postępowania w przypadku nie
rozdysponowania
wszystkich
środków
przewidzianych
w
ramach
budżetu
obywatelskiego (co w regulaminach innych miast często jest pomijane). W paragrafie
3 ust. 3 napisano, że w takim przypadku istnieje możliwość przesunięcia decyzją
Prezydenta Miasta środków, które nie zostały wykorzystane, na inne zadania, zgodnie z
wynikami głosowania mieszkańców lub ich rozdysponowanie na zadania, które nie
zostały rekomendowane do realizacji ze względu na brak wystarczających środków. Pkt 4
dodaje, że jeśli w toku realizacji zadania poczynione zostaną oszczędności i pozostała
kwota będzie wystarczająca na realizację innych zadań, to wykonane będą mogły być
kolejne projekty z wykazu, które zdobyły największą liczbę punktów spośród
niezakwalifikowanych do realizacji.
2. System informowania o budżecie obywatelskim
Za promocję budżetu obywatelskiego w Rudzie Śląskie odpowiadał Wydziału
Komunikacji Społecznej i Promocji Miasta. W uchwale Rady Miasta, regulującej cały
proces, napisano jedynie, że Prezydent Miasta ma koordynować działania promocyjne,
edukacyjne i informacyjne dotyczące budżetu obywatelskiego. Ma także opracować
opracować logotyp i identyfikację wizualną całego przedsięwzięcia. Poza tymi
zdawkowymi punktami w urzędzie nie powstała żadna procedura dotycząca prowadzenia
akcji informacyjnej budżetu obywatelskiego.
Z informacji uzyskanych podczas wywiadu wynika, że głównym kanałem promocji
budżetu
obywatelskiego
w
Rudzie
Śląskiej
była
strona
internetowa
http://www.rudaslaska.pl/budzet-obywatelski. Poza tym do informowania o budżecie
obywatelskim
wykorzystano
spotkania
pani
prezydent
z
mieszkańcami,
które
zwyczajowo odbywają się we wszystkich dzielnicach miasta. Na spotkaniach tych
poruszane są różne problemy dotyczące poszczególnych dzielnic, ale część czasu
8
wykorzystana została na prezentację założeń budżetu obywatelskiego i jego
poszczególnych etapów. W ramach promocji całego procesu w szkołach organizowano
także lekcje wychowania obywatelskiego, które dotyczyły budżetu obywatelskiego
(zajęcia odbywały się w klasach, w których uczniowie ukończyli 16 lat i mogli
proponować własne wnioski i brać udział w głosowaniu).
W ramach promocji urząd wysyłał również informacje prasowe do mediów, dotyczące
poszczególnych etapów przedsięwzięcia, a także korzystał ze specjalnej wkładki Rudzki
Informator Samorządowy, która co tydzień publikowana jest w bezpłatnej gazecie
Wiadomości Rudzkie. Poza tym na bieżąco umieszczano informacje w aktualnościach
na głównej stronie internetowej urzędu, na funpag'u Miasta na portalu facebook oraz
w newsletterze rozsyłanym mieszkańcom. Warto także podkreślić, że informacje
dotyczące całego procesu były systematycznie przekazywane radnym podczas
wystąpień w ramach sprawozdania z pracy Prezydenta Miasta na sesjach. Urząd nie
korzystał za to z takich form promocji, jak plakaty, ulotki czy płatne reklamy w mediach.
Jako że głównym kanałem promocji budżetu obywatelskiego w Rudzie Śląskiej była
strona internetowa, warto przeprowadzić jej głębszą analizę. Urząd nie zdecydował się
na założenie osobnego portalu. Informacje o budżecie ukazywały się na jednej
podstronie serwisu internetowego miasta, do której można się dostać bezpośrednio
ze strony głównej. W zakładce jest niewiele informacji dotyczących całej procedury.
Ograniczono się właściwie do zamieszczania aktualności o rozpoczęciu kolejnych
etapów procesu (sześć informacji w okresie od marca do września 2014 r.).
Kolejnym problemem jest brak przejrzystości strony. Wiąże się on z tym, że każda nowa
informacja spycha na dół wcześniejszą wiadomość. Stąd przykładowo regulamin całego
przedsięwzięcia znajduje się na samym dole. Nie jest to jednak wszystko. Przykładowo
regulamin budżetu znajduje się pod linkiem Uchwała Rady Miasta, co powoduje, że wiele
osób w ogóle nie będzie miało pojęcia, co dokładnie może tam znaleźć. Innym
przykładem jest publikacja projektów, które zostały wybrane do głosowania. Klikając
w link udostępniony na stronie, otwieramy plik w formacie JPG, w którym w pięciu
kolumnach zamieszczono wszystkie zadania o charakterze lokalnym i ogólnomiejskim,
9
które poddane zostały pod głosowanie. Taki sposób podania tak ważnych informacji jest
mało czytelny i utrudnia mieszkańcom proces podjęcia decyzji.
Urząd miasta nie przeznaczył żadnych pieniędzy na promocję procesu budżetu
obywatelskiego. Wszystkie działania wykonywane były przez pracowników Wydziału
Komunikacji Społecznej i Promocji Miasta w ramach ich stałych obowiązków.
3. Przygotowanie i zgłaszanie projektów
W regulaminie budżetu obywatelskiego na rok 2015, wydanym uchwałą Rady Miasta,
etapowi przygotowania i zgłaszania projektów poświęcono niewiele miejsca (zaledwie
dwa paragrafy w rozdziale trzecim). W paragrafie 4 napisano, że propozycje zadań może
zgłosić każdy mieszkaniec na formularzu ustalonym przez Prezydenta Miasta. Przy czym
w postanowieniach ogólnych wyjaśniono, że za mieszkańca uważa się osoby
zameldowane w mieście (niekoniecznie na pobyt stały), które mają ukończone 16 lat.
W pkt 2 paragrafu 4 dodano, że osoba składająca wniosek, musi do niego dołączyć listę
poparcia, podpisaną przez co najmniej 30 mieszkańców. Warto tu zwrócić uwagę,
że w przeciwieństwie do wielu innych miast, w Rudzie Śląskiej nawet w przypadku
wniosku o charakterze lokalnym poprzeć go mogły osoby zamieszkujące w innych
dzielnicach niż ta, której on dotyczył. Paragraf 5 dotyczy kolejnych wymogów, które
są nakładane na wnioskodawcę. Mówi on, że osoba proponująca zadanie powinna
w miarę możliwości określić przybliżony koszt realizacji zadania, według własnego
oszacowania.
Regulamin budżetu obywatelskiego przyjęty uchwałą rady nie określa kilku obszarów,
o których często jest mowa w zasadach występujących w innych miastach. Przykładowo
nie ma żadnej wzmianki o tym, skąd można pobrać wnioski i w jaki sposób dostarczyć
je do urzędu (czy tylko w wersji papierowej, czy może także w elektronicznej). Mowa jest
10
o tym w zarządzeniu Prezydenta Miasta Ruda Śląska z dnia 4 kwietnia 2014 r. w sprawie
realizacji Budżetu Obywatelskiego w mieście Ruda Śląska (SP.0050.1.34.2014).
W paragrafie 3 ust. 3 napisano, że formularze zgłoszenia do budżetu obywatelskiego
należy składać osobiście w siedzibie urzędu lub wysłać pocztą w terminie wynikającym
z harmonogramu.
Procedura nie mówi także nic na temat wsparcia ze strony urzędu udzielanego osobom
przygotowującym projekty. Informacji o takich działaniach nie można również znaleźć na
stronie internetowej dotyczącej budżetu obywatelskiego. Jedynym wyjątkiem są tu
informacje prasowe z dnia 27 marca i 9 kwietnia 2014 r., zamieszczone w zakładce
Budżet obywatelski na witrynie urzędu, gdzie mowa jest o tym, że magistrat uruchomił
specjalny punkt informacyjny w Biurze Obsługi Mieszkańców, w którym można było
otrzymać wnioski oraz wsparcie urzędników. Umieszczenie tak ważnych wiadomości
w środku tekstów skierowanych do mediów mogło jednak spowodować, że nie dotarło
do nich wielu potencjalnie zainteresowanych mieszkańców.
Jeśli chodzi o stronę, to trzeba dodać, że jej zawartość jest skromna i nie umieszczono
na niej
wielu
informacji,
które
mogłyby
wspomóc
mieszkańców
na
etapie
przygotowywania wniosków. Na witrynie brakuje przykładowo danych kontaktowych do
urzędników zajmujących się budżetem obywatelskim (podano je w Biuletynie Informacji
Publicznej). Nie ma także informacji, o czym była mowa powyżej, o tym, na jakie wsparcie
może liczyć osoba pracująca nad propozycją zadania. Poza tym brakuje np. zakładki
z najczęściej zadawanymi pytaniami i odpowiedziami na nie (tzw. FAQ) czy
przykładowego cennika, który pomógłby mieszkańcom określić szacunkowy koszt
zadania, które proponują.
Przygotowywanie projektów jest jednym z kluczowych etapów całego budżetu
obywatelskiego. To właśnie w tym momencie decyduje się, na ile składane projekty będą
wynikiem dyskusji mieszkańców danej dzielnicy, a na ile indywidualnych osób. Na ile
uda się w proces przygotowywania propozycji zadań wciągnąć grupy, które zazwyczaj
nie biorą udziału w życiu publicznym, a na ile będą to te same osoby / grupy, co zawsze.
Zaktywizowanie i wciągnięcie w proces budżetu obywatelskiego szerszych grup
11
społecznych jest zadaniem trudnym i niezbędna do tego jest organizacja spotkań
lokalnych, na których będzie możliwość dyskutowania o problemach dzielnic
i zastanawiania się nad ich potrzebami. W Rudzie Śląskiej urząd tego typu spotkań nie
organizował. Odbywały się jedynie spotkania, o których mowa już była we
wcześniejszych rozdziałach, podczas których, obok innych punktów programu,
informowano mieszkańców o samym procesie budżetu obywatelskiego.
Podczas etapu przygotowywania i zgłaszania wniosków, pomoc jaką mogli otrzymać
mieszkańcy ze strony magistratu była niewielka. Ograniczała się właściwie jedynie do
wsparcia wnioskodawców, którzy zadzwonili do urzędu z pytaniem. Pracownicy
wydziałów merytorycznych najczęściej pomagali w ten sposób osobom, które chciały się
dowiedzieć, kto jest właścicielem określonego terenu bądź miały problem ze
skonstruowaniem budżetu. Kilka razy zdarzyły się jednak osoby, które kontaktowały się
z urzędem i mówiły, że mają pomysł na określoną inwestycję, ale nie wiedzą, gdzie ją
można zrealizować. W takich przypadkach urzędnicy informowali potencjalnych
wnioskodawców o możliwych lokalizacjach, odpowiednich do danego przedsięwzięcia.
W jednym przypadku zdarzyło się, że urząd otrzymał dwa wnioski na takie samo zadanie.
Choć regulamin nie określa, co w takich przypadkach robić, urzędnicy zdecydowali się
skontaktować z oboma autorami projektów i poinformować ich o całym zdarzeniu.
W efekcie wnioskodawcy złożyli oświadczenia o wyrażeniu zgody na połączenie
wniosków oraz wzajemnie uznali się za wnioskodawców, w wyniku czego wspólny
wniosek poddano pod głosowanie mieszkańców.
4. Weryfikacja projektów
W zasadach funkcjonowania budżetu obywatelskiego analizie propozycji zadań
zgłoszonych do budżetu poświęcono trzy paragrafy. Paragraf 6 reguluje sposób poprawy
złożonych wniosków. Gdy urzędnicy dokonujący weryfikacji projektu zauważą, że nie
zawiera on istotnych informacji potrzebnych do oceny możliwości jego realizacji,
12
to niezwłocznie mają obowiązek poinformowania wnioskodawcy o koniecznych
uzupełnieniach. Mieszkaniec na poprawę wniosku ma siedem dni czasu.
Paragraf siódmy mówi o tym, jakie zadanie nie mogą być realizowane w ramach budżetu
obywatelskiego. Wyłączone z tej procedury są zadania, które:
1) wymagają współpracy innych podmiotów zewnętrznych, jeśli te nie przedstawiły
wyraźnej, pisemnej gotowości do współpracy (w formie oświadczenia),
2) naruszyłyby obowiązujące przepisy prawa, prawa osób trzecich, w tym prawa
własności,
3) zakładają realizację jedynie części zadania, w tym sporządzenie wyłącznie projektu
bądź planu realizacji zadania.
Z uwagi na powyższe, wnioski na realizację zadań, których realizacja nie mieści się
w kompetencjach Miasta lub miałyby nastąpić na nieruchomościach gruntowych nie
będących jego własnością były weryfikowane negatywnie.
Paragraf ósmy dotyczy sposobu informowania o wynikach weryfikacji. Zgodnie
z procedurą urząd sporządza listę zadań możliwych do realizacji. Lista winna zawierać
co najmniej nazwę zadania, jego lokalizację, krótki opis oraz szacunkowy koszt. Urząd ma
obowiązek zamieścić informacje o wynikach weryfikacji na własnej stronie internetowej,
w BIP oraz w mediach lokalnych.
Procedura weryfikacji projektów nie reguluje wszystkich ważnych zagadnień. Nie ma
w niej przykładowo mowy o kryteriach oceny. W paragrafie siódmym podano co prawda
trzy powody odrzucenia wniosków, ale to jest zbyt mało. Nie wiadomo przykładowo, jak
urząd będzie oceniał wnioski, których realizacja może trwać dłużej niż rok lub takie,
które są niezgodne planami zagospodarowania przestrzennego. W zasadach nie ma także
nic na temat możliwości odwoływania się od decyzji komisji czy sposobu informowania
wnioskodawców o powodach odrzucenia wniosku.
Zestawienie wniosków, na które można było głosować, zostało opublikowane na stronie
internetowej urzędu miasta 19 sierpnia, jeden dzień przed wyznaczonym w uchwale
13
terminem. Lista opracowana przez urząd jest dość nieczytelna. Klikając w link
udostępniony na stronie otwiera się plik w formacie JPG, w którym w pięciu kolumnach
zamieszczono wszystkie zadania o charakterze lokalnym i ogólnomiejskim, które
przeszły ocenę formalną i merytoryczną. Mimo to warto jednak podkreślić, że
na opublikowanej liście znalazły się wszystkie najważniejsze informacje dotyczące
każdego z projektów, a opis samych wniosków, choć czasem bardzo krótki, pozwalał
wyrobić sobie opinię na temat na każdego z nich.
Magistrat nie zamieścił na swoim portalu informacji dotyczącej wniosków odrzuconych
na etapie weryfikacji. Agnieszka Gładysz zapewniała jednak, że wnioskodawcy, których
projekty nie przeszły pozytywnie tej procedury, otrzymali od magistratu tą informację
wraz uzasadnieniami. Na stronie internetowej nie opublikowano także całych projektów,
co mogłoby ułatwić mieszkańcom podjęcie decyzji, na jaką propozycję oddać swój głos.
Były one za to dostępne w miejscach, gdzie odbywało się głosowanie, co wynikało
z paragrafu 5 ust. 5 zarządzenia Prezydenta Miasta z dnia 4 kwietnia 2014 r. (nr
SP.0050.1.34.2014).
5. Wybór projektów
W regulaminie funkcjonowania budżetu obywatelskiego zasadom wyboru projektów
poświęcono sporo miejsca. Paragraf 9 pkt 1 określa, że głosowania odbywa się
w punktach wyznaczonych przez Prezydenta Miasta, przy czym wykaz tych punktów ma
zostać podany do publicznej wiadomości nie później niż siedem dni przed datą
rozpoczęcia głosowania. Paragraf 9 pkt 2 dodaje, że głosowania odbywa się za pomocą
kart do głosowania, poprzez wpisanie numerów zadań umieszczonych w wykazie,
a wypełnioną kartę należy wrzucić do urny.
W paragrafie 10 mowa jest o tym, że po zakończeniu głosowania karty wyjęte z urn będą
weryfikowane pod względem formalnym. Karty wypełnione niewłaściwie oraz
14
niezawierające wymaganych danych będą uznane za niespełniające wymogów
formalnych. W uchwale zaznaczono także, że jedna osoba może zagłosować tylko jeden
raz. W przypadku wypełnienia kilku kart przez tą samą osobę, wszystkie oddane przez
nią głosy uznane zostaną za nieważne.
Paragraf 11 stanowi, że każdy mieszkaniec (a więc osoba zameldowana w Rudzie
Śląskiej, niekoniecznie na pobyt stały, która ukończyła 16 lat) może oddać jeden głos
na zadanie o charakterze ogólnomiejskim i dwa głosy na projekty dzielnicowe.
Do realizacji wybrane zostaną te propozycje, które uzyskały najwyższą liczbą głosów, aż
do wyczerpania puli środków przeznaczonych na budżet obywatelski. W przypadku,
gdy środki na realizację kolejnego zadania z wykazu nie będą wystarczające,
uwzględnione zostanie pierwsze z następnych zadań na liście, którego koszt
nie spowoduje przekroczenia dostępnych środków.
Paragraf 11 reguluje także działania w przypadku, gdy dwa wnioski w głosowaniu
mieszkańców uzyskają tą samą liczbę głosów, a także gdy wnioski wybrane przez
mieszkańców wzajemnie się wykluczają (np. na tym samym terenie jedna osoba
chciałaby parking, a inna plac zabaw). W przypadku tej samej ilości głosów, o ostatecznej
kolejności
zdecyduje
publiczne
losowanie.
Jeśli
zaś
wnioski
się
wykluczają,
to realizowany będzie ten, który otrzymał większe poparcie mieszkańców.
Warto podkreślić, że choć zasady nie mówią tego wprost, w Rudzie Śląskiej
zdecydowano, że na wnioski o charakterze dzielnicowym mogą głosować wszyscy
mieszkańcy miasta, a nie tylko osoby zamieszkujące określoną dzielnicę. W ten sposób
chciano umożliwić głosowanie osobom, które nie mieszkają w jakimś miejscu, ale są
z nim w różny sposób związani.
W praktyce ogłoszenie wraz z wykazem punktów do głosowania opublikowane zostało
w Biuletynie Informacji Publicznej 13 sierpnia 2014 r. Punkty wyznaczone zostały
w siedzibie Urzędu Miasta, w dyrekcji Miejskiej Biblioteki Publicznej i w 10 filiach MBP,
w dwóch Centrach Inicjatyw Społecznych oraz w jednym zespole szkół. W sumie
wyznaczono 15 miejsc do głosowania (na 11 dzielnic). W kilku dzielnicach można było
15
więc zagłosować w dwóch punktach, w większości w jednym. Głosowanie odbywało się
w godzinach pracy podmiotów, w których stały urny, jedynie w dni powszednie. W ani
jednym przypadku nie umożliwiono mieszkańcom głosowania w sobotę i/lub niedzielę.
Mieszkańcy nie mieli także możliwości głosowania przez Internet. Co ciekawe,
w pierwszej edycji budżetu istniała taka możliwość, ale po złych doświadczeniach urząd
z niej zrezygnował.
Głosowania na propozycje mieszkańców odbywało się zgodnie z harmonogramem
w dniach od 20 sierpnia do 10 września. Warunkiem formalnym, który musieli spełnić
głosujący, było podanie podanie na karcie imienia i nazwiska, miejsca zamieszkania
i wieku. W zarządzeniu prezydenta było napisane dodatkowo, że osoby biorące udział
w głosowaniu muszą pokazać dowód tożsamości oraz złożyć podpis na liście osób
głosujących. Według słów Naczelnik Kancelarii Urzędu Miasta Agnieszki Gładysz
w rzeczywistości mieszkańcy nie podawali nr PESEL i nie byli na miejscu legitymowani.
W jednym przypadku podczas całego głosowania pracownik instytucji, w której stała
urna, zobaczył, że osoba głosująca wrzuca karty, których kształt i kolor różniły się od
przygotowanych przez Urząd Miasta, wraz z listą osób głosujących wypełnioną tym
samym charakterem pisma. Po zakończeniu głosowania urna została otworzona,
a podczas weryfikacji oddanych głosów karty nieznajdujące potwierdzenia w listach
osób głosujących, sporządzonych przez pracowników tej instytucji, zostały uznane
za nieważne.
Ostatecznie w głosowaniu nad propozycjami wniosków wzięło udział 3.639 osób
z ponad 110.000 uprawnionych (niecałe 3%). W głosowaniu na wniosek o charakterze
ogólnomiejskim zdecydowanie wygrało zadanie budowy „żółtej” trasy rowerowej
łączącej wszystkie dzielnice miasta, na które wskazało prawie 50% głosujących.
W przypadku wniosków o charakterze lokalnym, weryfikację pomyślnie przeszło jedynie
17 propozycji. Szacunkowy koszt ich realizacji był mniejszy od pieniędzy, jakie
przeznaczone zostały na budżet obywatelski, stąd właściwie glosowanie nie było
potrzebne, bo wszystkie zadania zostały zakwalifikowane, jako przeznaczone do
realizacji. Mimo wszystko głosowanie nad tymi propozycjami się odbyło. Wniosek
16
z największym poparciem uzyskał 835 głosów, a z najmniejszym 65.
Jak widać, frekwencja podczas głosowania była bardzo niska, co mogło być
spowodowane brakiem konkurencji wśród wniosków o charakterze lokalnym. Wiele osób
mogło zrezygnować z uczestnictwa w głosowaniu, skoro od początku wiadomo było, że
wszystkie propozycje, które są na liście, zostaną wybrane.
6. Realizacja projektów
Regulamin budżetu obywatelskiego kończy się informacją, że do 20 września urząd
sporządzi i poda wykaz zadań, które zostały wybrane do realizacji. W procedurze nie ma
ani słowa o tym, jak wnioskodawcy czy inni mieszkańcy mają być informowani o tym, że
urząd rozpoczyna realizację jakiegoś zadania, oddaje go do użytku itp.
W praktyce, według słów Naczelnik Kancelarii Urzędu Miasta Agnieszki Gładysz, urząd
informował na piśmie każdego wnioskodawcę o tym, że jego projekt został wybrany.
Wnioskodawcy informowani są także o terminie rozpoczęcia realizacji wskazanych przez
nich zadań oraz o ich harmonogramie.
Na
stronie
internetowej
urzędu
dotyczącej
(http://www.rudaslaska.pl/budzet-obywatelski)
znajdują
budżetu
się
obywatelskiego
informacje
dotyczące
pierwszej edycji, ale można na niej znaleźć jedynie wyniki głosowania oraz wykaz
projektów, które zostały ujęte w projekcie budżetu na 2014 r. Poza tym, na witrynę
wstawiono także plik Sprawozdanie z realizacji budżetu obywatelskiego na 2014 r. za
I kwartał 2014 r. Można się z niego dowiedzieć, na jakim etapie na koniec marca 2014 r.
znajduje się każda z dziewięciu inwestycji wybranych przez mieszkańców. To dobra
praktyka, dzięki której mieszkańcy mieli szansę śledzić na bieżąco losy wskazanych
projektów. Niestety urząd nie kontynuował tych działań i sprawozdania za kolejne
kwartały nie zostały już w tej zakładce opublikowane. Można je za to znaleźć w BIP,
17
gdzie umieszczane są w zakładce Majątek, Budżet, Finanse i Podatki / Budżet
Obywatelski. Także jedynie w biuletynie publikowane są informacje o zakończeniu prac
i ich finalnym efekcie.
7. Ewaluacja budżetu obywatelskiego oraz kompetencje jego realizatorów
Urząd po pierwszej edycji wprowadził do zasad funkcjonowania budżetu obywatelskiego
wiele zmian. Z tych najbardziej znaczących warto przykładowo wymienić wprowadzenie
podziału zadań, które mogą być realizowane, na mające charakter ogólnomiejski
i lokalny. W przypadku projektów lokalnych zwiększono także liczbę okręgów, w ramach
których można było składać wnioski (z czterech w 2013 r. na jedenaście w 2014 r.).
W ostatniej edycji zniesiono także arbitralność Prezydenta Miasta w wyborze zadań
poddanych pod głosowanie i zrezygnowano z możliwości wyboru wniosków za pomocą
aplikacji internetowej. Zmiany te wprowadzane były na podstawie doświadczenia
urzędników organizujących cały proces, a także różnych sygnałów dochodzących
do magistratu z zewnątrz (m.in. wnioski spływające od mieszkańców).
Po zakończeniu obu edycji budżetu urząd nie przeprowadził jednak żadnej formalnej
ewaluacji jego przebiegu. Nie zorganizował także spotkań z wnioskodawcami
czy przedstawicielami
lokalnych
organizacji
pozarządowych,
które
służyłyby
poprawieniu procedury, czy innych działań, które zachęcałyby mieszkańców do dzielenia
się swoimi opiniami i spostrzeżeniami. Jeśli ktoś był zdeterminowany i miał wiedzę, jak
dotrzeć ze swoimi uwagami do magistratu, to jego głos mógł trafić do urzędników i być
wzięty pod uwagę. Zwykły mieszkaniec Rudy Śląskiej nie miał jednak takiej możliwości.
Jak powiedziała podczas wywiadu naczelniczka Kancelarii Urzędu Miasta, urzędnicy
magistratu nie brali udziału w żadnych szkoleniach czy konferencjach na ten temat.
Swoją wiedzę w tym zakresie czerpią głównie z Internetu i przeglądania regulaminów
budżetów w innych miastach kraju oraz z kontaktów z pracownikami innych urzędów.
18
8. Dobre praktyki
1. Zasady budżetu obywatelskiego w Rudzie Śląskiej regulowane są uchwałą Rady
Miasta, dzięki czemu zapewniona jest większa przejrzystość prac nad ich opracowaniem.
Procedura uchwalona przez radnych zyskuje także większą rangę od tych, które są
wprowadzone zarządzeniami władzy wykonawczej.
2. W ramach promocji całego procesu w szkołach organizowano lekcje wychowania
obywatelskiego, które dotyczyły budżetu obywatelskiego (zajęcia odbywały się
w klasach, w których uczniowie ukończyli 16 lat i mogli proponować własne wnioski
i brać udział w głosowaniu).
3. Na stronie internetowej dotyczącej budżetu obywatelskiego umieszczono plik
Sprawozdanie z realizacji budżetu obywatelskiego na 2014 r. za I kwartał 2014 r. Można
się z niego dowiedzieć, na jakim etapie na koniec marca 2014 r. znajduje się każda
z dziewięciu inwestycji wybranych przez mieszkańców. To dobra praktyka, dzięki której
mieszkańcy mieli szansę śledzić na bieżąco losy wskazanych projektów. W późniejszch
terminach te działania były jednak kontynuowane w BIP, przez co publikowanane
sprawozdania mogą trafiać do mniejszej liczby odbiorców.
9. Propozycje zmian
Poniżej
przedstawionych
zostało
kilka
propozycji,
które
pomogą
usprawnić
funkcjonowanie budżetu obywatelskiego na terenie Rudy Śląskiej oraz w większym
stopniu zaangażować w cały proces mieszkańców.
1. Uszczegółowienie procedury funkcjonowania budżetu obywatelskiego w mieście.
Zasady, które funkcjonowały w poprzedniej edycji, były bowiem momentami zbyt
ogólne, co powodowało, że mogły być różnie interpretowane przez urzędników
odpowiedzialnych za wdrażanie w życie całej procedury, a także niejasne dla
mieszkańców.
2. Stworzenie zespołu ds. budżetu obywatelskiego, w którego skład, poza urzędnikami,
19
wchodzić
będą
przedstawiciele
rady
miasta,
organizacji
pozarządowych
oraz
wnioskodawców z wcześniejszych edycji. Do kompetencji zespołu powinno głównie
należeć stworzenie regulaminu budżetu obywatelskiego, nadzorowanie prawidłowości
jego przebiegu oraz jego ewaluacja.
3. Stworzenie i opublikowanie na stronie internetowej przykładowego cennika, który
ułatwi mieszkańcom szacowanie budżetów na etapie przygotowywania wniosków.
4. Stworzenie na stronie internetowej zakładki, w której znajdą się najczęściej zadawane
pytania dotyczące budżetu obywatelskiego wraz z odpowiedziami.
5. Organizacja otwartych spotkań dla mieszkańców na etapie składania wniosków, które
będą poświęcone dyskusji na temat problemów występujących w każdej dzielnicy oraz
ich potrzebom. Podczas takich spotkań można by łączyć w grupy osoby mające podobne
problemy i pomóc im tworzyć zarysy wniosków.
6. Organizacja otwartych spotkań dla mieszkańców po wyborze projektów do głosowania
oraz umożliwienie wnioskodawcom prezentacji swoich wniosków.
7. Wydłużenie całej procedury budżetu obywatelskiego, dzięki czemu będzie możliwe
m.in. organizowanie spotkań z mieszkańcami przed etapem głosowania.
8. Stworzenie na stronie internetowej zakładki, w której przedstawiane będą
poszczególne etapy realizacji zadań finansowanych z tych środków oraz ich finalny
efekt.
9. Umożliwienie urzędnikom odpowiedzialnym za organizację całego procesu
uczestnictwa w konferencjach i szkoleniach dotyczących budżetu obywatelskiego.
10. Stworzenie osobnego portalu dotyczącego budżetu obywatelskiego, w którym
będzie można dodawać podstrony, a nie jedynie umieszczać jedną informację nad drugą,
jak jest obecnie.
Podsumowanie
Choć Urząd Miasta Ruda Śląska zorganizował już dwie edycje budżetu obywatelskiego, to
jednak widać, że urzędnicy muszą przeprowadzić liczne zmiany, żeby realizowany przez
nich budżet stał się narzędziem rzeczywistego aktywizowania mieszkańców. Obecnie
20
bowiem zainteresowanie mieszkańców tym mechanizmem jest niewielkie, co przekłada
się na małą ilość zgłaszanych propozycji oraz bardzo niską frekwencję podczas
głosowania.
Pewne wątpliwości wiążą się już z samą procedurą, która jest bardzo ogólna i nie
reguluje wielu ważnych kwestii. To może komplikować życie osobom przygotowującym
wnioski, ale także urzędnikom. Największym jednak problemem jest niewielki udział w
całym procesie mieszkańców. Urząd miasta co prawda informuje o budżecie
obywatelskim podczas zwyczajowych spotkań pani prezydent w dzielnicach, to z całą
pewnością jednak nie jest wystarczające. Budżet obywatelski jest z założenia procesem
aktywizującym społeczności lokalne. W Rudzie Śląskiej mieszkańcy nie są jednak
zapraszani ani do opracowywania procedury, ani jej ewaluowania. Również podczas
etapu przygotowywania projektów oraz przed etapem głosowania magistrat nie
organizuje żadnych otwartych spotkań, które najpierw pozwoliłyby mieszkańcom
podyskutować na temat problemów trapiących ich dzielnice i sposobów ich
rozwiązywania, a potem wyrobić sobie zdanie na temat zgłoszonych propozycji.
Do sukcesu tegorocznej edycji budżetu niezbędne jest więc w pierwszym kroku
poprawienie jego regulaminu. Ważne, żeby zaprosić do tego mieszkańców miasta, w tym
przede wszystkim wnioskodawców projektów w poprzednich edycjach, przedstawicieli
organizacji
pozarządowych
i
radnych.
Trzeba
to
zrobić
jak
najszybciej,
bo
najprawdopodobniej już za kilka tygodni ruszy w mieście cała procedura budżetu
obywatelskiego i będzie za późno na jakiekolwiek zmiany.
21