FAQ - EthicsPoint

Infolinia firmy QuintilesIMS dotycząca etyki w biznesie
Często zadawane pytania (FAQ)
P. Czym jest infolinia firmy QuintilesIMS dotycząca etyki w biznesie?
Infolinia firmy QuintilesIMS dotycząca etyki w biznesie to system zgłaszania problemów etycznych
i dotyczących zgodności z przepisami, za pośrednictwem której pracownicy i inne osoby mogą zadawać pytania, zgłaszać
problemy lub śledzić sprawy, które zgłosili wcześniej.
P. Po co nam infolinia dotycząca etyki w biznesie?
Dzięki skutecznemu systemowi dokonywania zgłoszeń możemy rozwijać kulturę uczciwości i etycznego podejmowania
decyzji. Naruszenia prawa, wymogów w zakresie zgodności z przepisami oraz zasad firmy są niedopuszczalne na każdym
szczeblu hierarchii naszej firmy. Jeśli uważają Państwo, że ktoś naruszył nasze standardy, prosimy o zgłoszenie tego
faktu, aby umożliwić nam zbadanie sprawy i ewentualne wyeliminowanie problemu.
Chociaż wiele spraw można rozwiązać, omawiając je z odpowiedzialnymi osobami firmy QuintilesIMS
w Państwa lokalizacji, np. z przedstawicielami lokalnego kierownictwa, działu personalnego, działu ds. zapewnienia jakości
lub biura dyrektora działu prawnego, infolinia stanowi dodatkowy kanał uzyskania pomocy.
P. Kto obsługuje infolinię dotyczącą etyki w biznesie?
Infolinia dotycząca etyki w biznesie jest obsługiwana przez niezależną firmę zewnętrzną EthicsPoint.
P. Kiedy należy korzystać z infolinii dotyczącej etyki w biznesie?
Infolinia dotycząca etyki w biznesie to narzędzie komunikacji. Za jej pośrednictwem można uzyskać pomoc w zakresie
standardów firmy QuintilesIMS dotyczących praktyk biznesowych. Można także zgłosić podejrzenia naruszeń prawa,
wymogów prawnych lub naszych standardów, takie jak potencjalne oszustwo, podejrzenie korupcji lub problemy
dotyczące rachunkowości.
Zgłoszenia z krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Szwajcarii i Turcji są zgodnie z prawem ograniczone do spraw
dotyczących wyłącznie rachunkowości, audytu, bankowości, korupcji, wewnętrznej kontroli finansowej lub kwestii
finansowych. Jeśli Państwa sprawa dotyczy innego typu nieprawidłowości, zachęcamy do zgłoszenia tego faktu
odpowiedzialnym osobom w Państwa lokalizacji, np. kierownikom, przedstawicielom pracowników, do działu ds.
zapewnienia jakości, biura dyrektora działu prawnego lub działu personalnego.
P. Jeśli chcę poinformować o naruszeniu, czy mogę je zgłosić swojemu kierownikowi, do działu
personalnego lub właściwemu kierownikowi funkcyjnemu?
Tak. Jeśli zechcą Państwo uzyskać pomoc w zakresie swojego zapytania, w pierwszej kolejności zachęcamy Państwa do
skontaktowania się z lokalnym kierownictwem lub odpowiednimi lokalnymi służbami. W pewnych okolicznościach
zgłoszenie problemu w ten sposób może być dla Państwa krępujące, dlatego udostępniliśmy inne kanały, m.in. infolinię
dotyczącą etyki w biznesie.
P. Czy podczas rozmowy muszę podawać swoje imię i nazwisko?
We wszystkich krajach, z wyjątkiem krajów, w których dokonywanie anonimowych zgłoszeń jest niedozwolone, mogą Państwo nie
ujawniać swojego imienia i nazwiska. Jeśli zechcą Państwo pozostać anonimowi, nasze możliwości zbadania Państwa sprawy mogą być
ograniczone i możemy nie być w stanie w pełni rozwiązać problemu. Zachęcamy Państwa do podawania swojego imienia i nazwiska,
aby ułatwić nam zbadanie sprawy, jeśli jednak zechcą Państwo pozostać anonimowi, ani firma QuintilesIMS ani EthicsPoint nie będą
próbowały ustalić Państwa tożsamości. Jeśli pracownik musi lub zdecyduje się ujawnić swoją tożsamość, jego dane osobowe zostaną
wykorzystane tylko wtedy, gdy ich użycie będzie konieczne.
Jak można korzystać z infolinii dotyczącej etyki w biznesie?
Zgłoszeń na infolinię dotyczącą etyki w biznesie można dokonywać na dwa sposoby.
1) Telefonicznie: Bezpłatna linia telefoniczna jest obsługiwana 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, każdego dnia w
roku. Po nawiązaniu połączenia przeszkolony specjalista firmy EthicsPoint ds. zgłoszeń zada Państwu kilka pytań w celu
ustalenia relewantnych szczegółów dotyczących Państwa zapytania lub problemu.
Jeśli ujawnią Państwo swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, specjalista ds. zgłoszeń zanotuje także i te
informacje. Firma QuintilesIMS podejmie wszelkie niezbędne działania w celu zachowania poufności Państwa tożsamości
w zakresie możliwym lub dozwolonym przez przepisy.
Na zakończenie rozmowy specjalista ds. zgłoszeń podsumuje podane przez Państwa informacje oraz dokona wszelkich
zmian, które uznają Państwo za konieczne.
Bezpłatne linie telefoniczne są dostępne w każdym kraju, w którym posiadamy pracowników. Do Państwa dyspozycji są
wielojęzyczni telefoniści, tak więc mogą Państwo dokonywać zgłoszeń lub zadawać pytania w swoim preferowanym
języku.
2) Przez portal internetowy: Internetowy portal zgłoszeniowy jest dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, w
każdym miejscu z dostępem do Internetu. Na portalu zostaną Państwo przeprowadzeni przez proces, w ramach którego
należy odpowiedzieć na serię pytań. Zostaną Państwo poproszeni o podanie informacji na temat swojego zapytania lub
problemu. O ile jest to zgodne
z przepisami, mogą Państwo zachować anonimowość. Jeśli nie będą Państwo chcieli ujawnić swojej tożsamości, nie
będziemy podejmować prób jej ustalenia.
P. Czy mogę mieć kłopoty w związku ze zgłoszeniem problemu lub zapytania na infolinię?
Nie. Infolinia została stworzona w celu dokonywania zgłoszeń i zapewnienia Państwu ochrony. Firma QuintilesIMS surowo
zabrania dokonywania odwetu na jakiejkolwiek osobie, która w dobrej wierze zgłasza problem lub zadaje pytania
dotyczące naszych standardów postępowania w biznesie za pośrednictwem infolinii dotyczącej etyki w biznesie.
P. Co się stanie po dokonaniu zgłoszenia?
Firma EthicsPoint sporządzi poufny raport, który następnie zostanie niezwłocznie przesłany do wyznaczonych
pracowników firmy QuintilesIMS celem zbadania go. Jeśli prosili Państwo o wytyczne, właściwy pracownik uzyska
informacje konieczne do udzielenia Państwu odpowiedzi. Jeśli zgłosili Państwo podejrzenie naruszenia, właściwy
pracownik przekaże tę informację do odpowiedniej wewnętrznej komórki, takiej jak dział ds. zapewnienia jakości, dział
audytu wewnętrznego czy dział personalny, w celu przeprowadzenia dochodzenia oraz, jeśli będzie to konieczne, realizacji
dalszych działań. Pracownicy odpowiedzialni za rozpatrywanie zgłoszeń są specjalistami, którzy będą rozstrzygać
problemy z możliwie największą dyskrecją.
P. A jeśli przypomnę sobie coś ważnego dotyczącego zgłoszenia już po przesłaniu informacji? Jak mogę się
dowiedzieć, co się stało z moim zapytaniem lub problemem?
Po dokonaniu zgłoszenia za pośrednictwem infolinii dotyczącej etyki w biznesie (telefonicznie lub na portalu
internetowym), otrzymają Państwo indywidualną nazwę użytkownika i zostaną poproszeni o wybranie hasła. Mogą
Państwo powrócić do systemu infolinii dotyczącej etyki w biznesie, telefonicznie lub na portalu internetowym, i uzyskać
dostęp do pierwotnego zgłoszenia, aby dodać dalsze informacje lub odpowiedzieć na wszelkie pytania zadane przez
pracowników firmy QuintilesIMS.
Jeśli podczas dokonywania zgłoszenia ujawnią Państwo swoje imię i nazwisko, może się z Państwem skontaktować
bezpośrednio pracownik firmy QuintilesIMS, aby poinformować o wyniku Państwa zgłoszenia lub uzyskać dalsze
informacje. Jeśli zechcą Państwo zachować anonimowość, pracownik firmy QuintilesIMS wprowadzi to zastrzeżenie do
bezpiecznego serwera firmy EthicsPoint. Wtedy będą Państwo mogli skontaktować się z infolinią dotyczącą etyki w
biznesie (telefonicznie lub na portalu internetowym) w lub po uzgodnionym terminie, aby uzyskać informacje na temat
statusu Państwa zgłoszenia. Jednak nie będą Państwo mogli uzyskać informacji na temat działań podjętych lub
niepodjętych przez firmę QuintilesIMS w zakresie jakiejkolwiek zgłoszonej przez Państwa sprawy.