Komenda Powiatowa Policji w Wysokiem Mazowieckiem

Działając na podstawie zatwierdzonego przez Komendanta Wojewódzkiego Policji
w Białymstoku programu kontroli l.dz. U–092–22/07/RS z dnia 15.10.2007 r. oraz
upoważnienia nr 88/07, 89/07 i 90/07 z dnia 15.10.2007 r., zespół kontrolny Wydziału
Kontroli Komendy Wojewódzkiej Policji w Białymstoku przeprowadził w dniu 22.11.2007 r.
kontrolę problemową w Komendzie Powiatowej Policji w Wysokiem Mazowieckiem
w zakresie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.
Przed przystąpieniem do wykonywania czynności kontrolnych, zapoznano
Komendanta Powiatowego Policji w Wysokiem Mazowieckiem z tematem kontroli oraz
obowiązkami kierownika kontrolowanej jednostki wynikającymi z § 19 ust. 1 zarządzenia nr
49 MSWiA z dnia 19 czerwca 2007 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu
przeprowadzania kontroli przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz organy
i jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji (Dz. Urz. MSWiA Nr 7 poz. 30).
Kontrolę przeprowadzono metodą reprezentatywną za okres od 1 stycznia 2007 roku
do dnia kontroli.
Celem kontroli była ocena realizacji sposobu przyjmowania, rozpatrywania
i załatwiania skarg oraz wniosków w KPP w kontekście obowiązujących przepisów.
Realizując wymienione zagadnienia sprawdzeniu poddano przestrzeganie procedur
związanych z:
1.
2.
3.
4.
5.
Przyjęciem interesantów i prowadzeniem dokumentacji.
Ewidencją skarg i wniosków.
Sposobem przeprowadzania i dokumentowania czynności wyjaśniających.
Sposobem udzielania odpowiedzi na skargi.
Nadzorem nad pracą z zakresu problematyki skargowej.
Kontrolę powyższej problematyki przeprowadzono w oparciu o przepisy wymienione
w programie kontroli oraz następujące dokumenty:
1. Rejestr skarg i wniosków ( TP-29/2004, symbol TP-0500, rozp. 01.01.2004 r. – zak. na
poz. 10 z dn. 15.11.2007 r.).
2. Rejestr przyjęć interesantów ( TP-99/2003, symbol TP-0504, rozpoczęty 10.01.2000 r.).
3. Regulamin Komendy Powiatowej Policji w Wysokiem Mazowieckiem z dnia 26.07.2005r.
4. Decyzję nr 46/07 Komendanta Powiatowego Policji w Wysokiem Mazowieckiem z dnia 9
listopada 2007 r. w sprawie wyznaczenia funkcjonariuszy do prowadzenia postępowań
skargowych.
5. Kartę opisu stanowiska pracy inspektora stanowiska samodzielnego ds. łączności
i informatyki KPP w Wysokiem Mazowieckiem – Agnieszki Czarnieckiej.
6. Plan szkolenia z zakresu rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków z dn.
05.10.2007 r.
7. Książkę odpraw i narad Komendanta Powiatowego Policji w Wysokiem Mazowieckiem.
USTALENIA KONTROLNE
str. 1/4
Zgodnie z zakresem obowiązków inspektora stanowiska samodzielnego ds. łączności
i informatyki KPP w Wysokiem Mazowieckiem – do jego zadań należy m. in.
ewidencjonowanie skarg oraz koordynowanie prowadzonych postępowań skargowych.
Do prowadzenia powyższych postępowań Decyzją nr 46/07 Komendanta
Powiatowego Policji w Wysokiem Mazowieckiem z dnia 9 listopada 2007 r. w sprawie
wyznaczenia funkcjonariuszy do prowadzenia postępowań skargowych wyznaczonych
zostało 7 funkcjonariuszy.
Zespół kontrolny stwierdził, że w regulaminie KPP w Wysokiem Mazowieckiem
z dnia 26.07.2005r. nie ujęto funkcji koordynacyjnej, pomimo, że zgodnie z § 3 ust. 1
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania
i rozpatrywania skarg i wniosków, koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków powierza
się imiennie wyznaczonym pracownikom (lub wyodrębnionej komórce organizacyjnej).
Z wyjaśnień koordynatora postępowań skargowych wynika, że zadania dotyczące rejestracji
skarg i wniosków oraz koordynacja postępowań skargowych od 01.11.2006r. należą do
zakresu zadań wykonywanych przez Zespół Łączności i Informatyki. W chwili obecnej trwają
prace nad zmianą regulaminu KPP w Kolnie, w którym zostaną wprowadzone zapisy
odzwierciedlające obecny stan faktyczny w w/w zakresie.
Dokonano analizy materiałów 7 spraw.
I. PRZYJĘCIA INTERESANTÓW I PROWADZENIE DOKUMENTACJI
1.
Informacja o dniach i godzinach przyjęć interesantów
Informację o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków umieszczono
w widocznym i dostępnym dla interesantów miejscu. Jej treść jest właściwa (zgodna z art.
253 kpa). Jednostka nie posiada pokoju przyjęć interesantów.
2.
Dokumentowanie przyjęć interesantów
Do dnia kontroli przyjęto 7 interesantów. Wizyty tych osób, przyjmowanych przez
komendanta i jego zastępcę, zostały udokumentowane w Rejestrze przyjęć interesantów
(symbol TP-0504).
W Jednolitym rzeczowym wykazie akt Policji wprowadzonym decyzją nr 21 KGP
z dnia 08.03.1995r., w części „Skargi i wnioski”, wśród haseł klasyfikacyjnych
wyszczególniona została „Ewidencja przyjęć interesantów” o symbolu 0504. Jest ona
przewidziana do dokumentowania przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków, którzy
są załatwiani przez pracowników i funkcjonariuszy jednostki. W/w ewidencja nie jest
prowadzona w KPP w Wysokiem Mazowieckiem. Udokumentowanie wizyt osób
zgłaszających się w tych sprawach, przyjmowanych osobiście przez Komendanta
Powiatowego Policji lub jego Zastępcę, winno mieć odzwierciedlenie w „Rejestrze przyjęć
interesantów” o symbolu 0084.
II. EWIDENCJA SKARG I WNIOSKÓW
2/4
1. Prowadzenie podręcznych rejestrów
Rejestr skarg, wniosków, listów i anonimów (Osw-1/1) jest prowadzony prawidłowo.
W 2007 roku do dnia kontroli zarejestrowano 9 skarg. Nie odnotowano wpływu wniosków.
2. Komputerowa ewidencja
Skargi załatwiane w KPP w Wysokiem Mazowieckiem zostały prawidłowo
wprowadzone do komputerowej bazy danych - SRS. Podczas sprawdzania danych
wprowadzonych do SRS, jednocześnie udzielono instruktażu w w/w zakresie spraw.
Nie odnotowano wpływu wniosków.
III. SPOSÓB PRZEPROWADZANIA I DOKUMENTOWANIA CZYNNOŚCI
WYJAŚNIAJĄCYCH
1. Obiektywizm, wnikliwość i trafność wniosków
W skontrolowanych postępowaniach nie stwierdzono przypadków tendencyjnego
załatwienia skarg.
2. Sprawozdania z czynności wyjaśniających
Sprawozdania z postępowań skargowych zawierały elementy opisane w wytycznych
ujętych w poradniku KGP i WSPol. w Szczytnie pt.: „Przyjmowanie, rozpatrywanie
i załatwianie skarg oraz wniosków w Policji”.
3. Terminowość załatwiania skarg i wniosków.
W skontrolowanych postępowaniach nie stwierdzono zaniedbań w zakresie
terminowego załatwiania skarg.
IV. SPOSÓB UDZIELANIA ODPOWIEDZI NA SKARGI I WNIOSKI
Treść odpowiedzi udzielanych na skargi była zgodna z art. 238§ 1 kpa.
V.
NADZÓR NAD PRACĄ Z ZAKRESU PROBLEMATYKI SKARGOWEJ
Z uzyskanych informacji wynika, że problematyka skargowa była wykorzystywana
w procesie szkoleniowym jak również omawiana podczas odpraw służbowych jednostki.
Ponadto, reakcją Komendanta Powiatowego Policji w Wysokiem Mazowieckiem na
uwagi kierowane w ramach nadzoru przez Wydział Kontroli KWP w Białymstoku, dotyczące
ustaleń prowadzonych postępowań skargowych, jest podejmowanie decyzji, jak też
wydawanie poleceń skutkujących eliminowaniem stwierdzonych nieprawidłowości
w przyszłości.
3/4
Wpisu do książki kontroli dokonano w dniu 22 listopada 2007 r.
Wnioski:
Wyniki kontroli zostały przekazane w protokole kontroli, podpisanym, bez
zastrzeżeń, przez kierownika jednostki w dniu 2 stycznia 2008r.
Dokonane ustalenia kontroli problemowej dotyczącej przyjmowania, rozpatrywania i
załatwiania skarg i wniosków wskazują, iż zagadnienie poddane ocenie realizowane jest
właściwie w Komendzie Powiatowej Policji w Wysokiem Mazowieckiem.
Pozytywnie oceniono przestrzeganie obowiązujących w tym zakresie przepisów, a
mianowicie Działu VIII Kodeksu postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960r.
(tekst jedn. Dz.U. z 2000r. Nr 98, poz.1071 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 8 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i
wniosków (Dz.U. z 2002r. Nr 5, poz. 46), jak również nadzór Pana Komendanta nad tym
zagadnieniem.
Zespół kontrolny nie miał zastrzeżeń do:
1. prowadzenia ewidencji skarg i wniosków (rejestr podręczny i ewidencja komputerowa),
2. sposobu przeprowadzania i dokumentowania czynności wyjaśniających w sprawach
skarg, w tym: obiektywizmu, wnikliwości i trafności wniosków, sprawozdań z czynności
wyjaśniających i terminowości załatwiania skarg,
3. sposobu udzielania odpowiedzi na skargi.
Pozytywną ocenę obniża nie ujęcie funkcji koordynacyjnej w regulaminie Komendy
Powiatowej Policji w Wysokiem Mazowieckiem oraz niewłaściwa klasyfikacja rejestru
przyjęć interesantów.
Powyższe uchybienia mają charakter formalny i nie rzutują negatywnie na ocenę
jednostki w zakresie kontrolowanego zagadnienia.
W celu wyeliminowania powyższego, polecono Komendantowi Powiatowemu Policji
w Wysokiem Mazwieckiem spowodowanie:
1. ujęcia funkcji koordynacyjnej problematyki skargowej w regulaminie jednostki,
2. oznaczenia właściwym symbolem archiwizacyjnym „Książki przyjęć interesantów”.
4/4