badanie wybranych procesów realizowanych w szpitalach na styku

ZAŁĄCZNIK C
Anna Gontarek-Janicka
Badanie wybranych procesów realizowanych w szpitalach na styku z systemami ezdrowia
BADANIE WYBRANYCH PROCESÓW REALIZOWANYCH
W SZPITALACH NA STYKU Z SYSTEMAMI E-ZDROWIA
SPIS TREŚCI
WSKAZÓWKI METODYCZNE DO PRZEPROWADZENIA BADAŃ ............................................ 2
WYKAZ WYBRANYCH PROCESÓW DO SZCZEGÓŁOWEJ ANALIZY ........................................ 2
CZĘŚĆ PIERWSZA BADANIA PROCESÓW....................................................................................... 2
CZĘŚĆ DRUGA BADANIA PROCESÓW ............................................................................................ 4
REZULTATY I PRODUKTY ................................................................................................................. 4
1
Anna Gontarek-Janicka
Badanie wybranych procesów realizowanych w szpitalach na styku z systemami ezdrowia
WSKAZÓWKI METODYCZNE DO PRZEPROWADZENIA BADAŃ
Celem badania jest analiza i diagnoza jakości wybranych procesów realizowanych w publicznych
placówkach stacjonarnej opieki zdrowotnej województwa zachodniopomorskiego oraz
przygotowanie modelu, który umoŜliwi sprawdzenie efektów rozwiązań z zakresu e-zdrowia po
ich wdroŜeniu w badanych placówkach w przyszłości.
W badaniu wezmą udział publiczne jednostki stacjonarnej opieki zdrowotnej z terenu
województwa zachodniopomorskiego. Docelowo badaniem mają być objęte wszystkie placówki.
Dopuszcza się wyłączenia placówek z badania z uzasadnionych przyczyn.
WYKAZ WYBRANYCH PROCESÓW DO SZCZEGÓŁOWEJ ANALIZY
1. Zgłoszenie się pacjenta do szpitala (dział obsługi/przyjęć pacjenta).
2. Przyjęcie na oddział (oddział).
3. Planowanie diagnostyki dla pacjenta (dział obsługi/przyjęć pacjenta, oddział).
4. Dystrybucja produktów do aptek oddziałowych (apteka centralna, apteki oddziałowe).
5. Realizacja zlecenia na leki dla pacjenta (apteka oddziałowa).
6. Pobieranie wyników badań laboratoryjnych (oddział, laboratorium).
7. Pobieranie wyników badań diagnostycznych (oddział, pracownia diagnostyczna).
8. Pobieranie wyników badań materiałowych innych (oddział, laboratorium).
9. Realizacja zewnętrznych konsultacji medycznych (charakter międzywydziałowy).
10. Wypisanie pacjenta ze szpitala (oddział).
11. Udostępnienie pacjentowi dokumentacji medycznej na Ŝądanie (oddział).
Opis części pierwszej i części drugiej badania procesów odnosi się do wymienionych
powyŜej procesów 1 – 11.
CZĘŚĆ PIERWSZA BADANIA PROCESÓW
1. Dla kaŜdego procesu naleŜy ustalić poziom procesu w odniesieniu do hierarchii procesów
w organizacji. Ustalenie poziomu procesu powinno być dokonane na podstawie opinii
ekspertów. KaŜdy z procesów powinien być zakwalifikowany jako wysoki lub średni lub
niski.
2. Dla kaŜdego procesu naleŜy określić bliskość procesu od pacjenta. Ocena bliskości
procesu od pacjenta ma charakter częściowo subiektywny i powinna być oparta na opinii
ekspertów. KaŜdy z procesów naleŜy zakwalifikować jako bliski lub średni lub daleki.
3. Dla procesów bliskich i średnich naleŜy określić czynniki kształtujące opinię pacjentów na
temat danego procesu w taki sposób, aby kaŜdy z tych czynników był jednocześnie
2
Anna Gontarek-Janicka
Badanie wybranych procesów realizowanych w szpitalach na styku z systemami ezdrowia
rezultatem realizacji procesu, czyli wyjściem (np. proces: Edukacja i rozwój personelu –>
czynnik: kompetencje personelu; proces: Stymulowanie pracy personelu –> czynnik:
zadowolenie z obsługi; proces: Rejestracja danych pacjenta -> czynnik: zadowolenie z
rejestracji, itd.).
Następnie naleŜy wykonać badanie opinii pacjentów na temat jakości kaŜdego procesu
bliskiego i średniego za pomocą ankiety. W ankiecie ocenie będą podlegać wcześniej
zdefiniowane czynniki kształtujące opinię (rezultaty procesu – wyjścia). Dla kaŜdego
procesu naleŜy zdefiniować jeden najwaŜniejszy czynnik kształtujący opinię. Ocena
czynnika będzie dokonywana za pomocą skali dyskretnej od 1 (zła ocena) do 5 (dobra
ocena). JeŜeli proces wymaga zdefiniowania kilku czynników kształtujących opinię, co
oznacza, Ŝe nie istnieje jeden czynnik najwaŜniejszy, wówczas naleŜy podać wartość oceny
zintegrowanej w skali od 1 (zła ocena) do 5 (dobra ocena).
Do ankiety naleŜy dołączyć pytanie: „Gdyby miał Pan/i wybór, to czy skorzystałby Pan/i
ponownie z usług szpitala? (moŜliwe odpowiedzi: NIE; NIE WIEM; TAK).
Wszystkie czynności, które naleŜy wykonać w ramach niniejszego punktu dotyczą
wyłącznie procesów zakwalifikowanych jako bliskie lub średnie.
Dla procesów dalekich naleŜy określić stopę występowania błędów poprzez wyznaczenie
odpowiednio sformułowanego wskaźnika o błędach. Dla kaŜdego procesu naleŜy
zdefiniować jeden najwaŜniejszy wskaźnik informujący o błędach. JeŜeli proces wymaga
zdefiniowania kilku wskaźników informujących o błędach, co oznacza, Ŝe nie istnieje
jeden najwaŜniejszy wskaźnik, wówczas naleŜy podać wartość oceny zintegrowanej.
Wartość wyznaczonych wskaźników naleŜy odnieść do obecnie przyjętych norm
(wewnętrznych lub innych przyjętych norm) oraz dokonać ostatecznej oceny
występowania błędów dla kaŜdego procesu w skali od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza niski
stopień błędów, 5 oznacza wysoki stopień błędów). Wszystkie czynności, które naleŜy
wykonać w ramach niniejszego punktu dotyczą wyłącznie procesów zakwalifikowanych
jako dalekie
4. Dla wszystkich wymienionych w wykazie procesów naleŜy wykonać:
− Modele procesów (Modele eEPC, proces biurowy),
− Schemat organizacyjny,
− Model wystąpień procesów,
− Kalendarz prac,
− Diagram zdarzeń,
− Diagram alokacji funkcji.
5. Następnie naleŜy podać opis wszystkich atrybutów funkcji, zdarzeń i operatorów
logicznych w modelach EPC:
− Dla oszacowania czasu określonej funkcji naleŜy ustalić średni czas statycznego
oczekiwania, średni czas przygotowania, średni czas przetwarzania, czas wdroŜenia,
liczbę przetwarzań funkcji.
− NaleŜy nadać zdarzeniom atrybuty główne: częstotliwość ( dziennie, tygodniowo,
itd.), prawdopodobieństwo, priorytet.
3
Anna Gontarek-Janicka
Badanie wybranych procesów realizowanych w szpitalach na styku z systemami ezdrowia
− W celu ustalenia kosztu procesu naleŜy obliczyć: kalkulowane odsetki, koszty
amortyzacji/naprawy/kalkulacji, koszty całkowite, koszty energii, koszty
materiałowe, koszty ogólne, koszty personalne, koszty środków obrotowych i
pomocniczych, pozostałe koszty. {istnieje moŜliwość pominięcia kosztów w tym badaniu}
− NaleŜy wykonać identyfikację centrów obciąŜenia z punktu widzenia zasobów
ludzkich
6. NaleŜy przeprowadzić analizę barier i zagroŜeń dla realizacji wymienionych w wykazie
procesów (sporządzić listę barier i listę zagroŜeń).
7. Do zadań związanych z analizą procesów zastosować notację BPMN oraz narzędzie do
analizy procesów biznesowych umoŜliwiające uzyskanie wersji elektronicznej w formacie
eksportowalnym do programu ARIS IDS SCHEER.
CZĘŚĆ DRUGA BADANIA PROCESÓW
1. Zakładając, Ŝe w placówce zostały wdroŜone rozwiązania z zakresu e-Zdrowia wykonać
modelowanie i analizę wymienionych powyŜej procesów dla zmienionego systemu
informacyjnego. Celem tej części badania jest przygotowanie modelu symulacyjnego do
wykonania eksperymentu i podania prawdopodobnych skutków wdroŜeń dla
wymienionych procesów.
2. Zakres zadań do wykonania w drugiej części badania jest taki sam, jak w pierwszej części
badania w pkt.4, pkt.5, pkt.6, pkt.7, z tym, Ŝe dotyczy modelu symulacyjnego
(oczekiwanego po wdroŜeniu rozwiązania z zakresu e-zdrowia).
3. W modelu symulacyjnym naleŜy podać oczekiwane wartości mierników (wzorce ustalone
subiektywnie przez ekspertów) po wdroŜeniu nowych rozwiązań. Oszacowanie
oczekiwanych zmian wykonać w drodze wywiadów z odpowiednimi pracownikami
organizacji oraz z ekspertami.
REZULTATY I PRODUKTY
W wyniku przeprowadzenia pierwszej części badań, dla kaŜdej z badanych placówek powstaną
następujące produkty:
1. Zestawienie zawierające procesy od 1 do 11 wraz z przyporządkowaniem cechy ze
względu na bliskość do pacjenta oraz cechy określającej poziom w hierarchii procesów w
danej jednostce
2. Wykaz czynników kształtujących opinię pacjentów na temat kaŜdego z procesów bliskich
i średnich.
3. Kwestionariusze uŜyte do badania opinii pacjentów na temat jakości kaŜdego procesu
bliskiego i średniego
4. Opracowanie zawierające analizę i diagnozę jakości kaŜdego procesu bliskiego i
średniego, oraz wnioski sumaryczne. Podstawą do wykonania analizy są kwestionariusze
uŜyte do badania opinii pacjentów na temat jakości kaŜdego procesu bliskiego i średniego
4
Anna Gontarek-Janicka
Badanie wybranych procesów realizowanych w szpitalach na styku z systemami ezdrowia
5. Baza danych zawierająca odpowiedzi uzyskane w badaniu na temat postrzeganej przez
pacjentów jakości procesów bliskich i średnich, z zachowaniem konstrukcji pytań,
wyeksportowana do formatu xls lub accdb.
6. Wykaz wskaźników uŜytych do określenia stóp błędów dla kaŜdego z procesów dalekich.
7. Wykaz norm zastosowanych do oceny poziomu występowania błędów, wraz z
wartościami stóp błędów i oceną poziomu błędów dla wszystkich procesów dalekich.
8. Opracowanie zawierające analizę i diagnozę poziomu występowania błędów kaŜdego
procesu dalekiego, oraz wnioski sumaryczne. Podstawą do wykonania analizy są: Wykaz
wskaźników uŜytych do określenia stóp błędów dla kaŜdego z procesów dalekich; Wykaz
norm zastosowanych do oceny poziomu występowania błędów, wraz z wartościami stóp
błędów i oceną poziomu błędów dla wszystkich procesów dalekich.
9. Wersja elektroniczna w formacie eksportowalnym do programu ARIS IDS SCHEER oraz
raport wygenerowany do pliku PDF zawierający wykonane dla procesów: Modele
procesów (Modele eEPC, proces biurowy), Schemat organizacyjny, Model wystąpień
procesów, Kalendarz prac, Diagram zdarzeń, Diagram alokacji funkcji (wraz z opisem
wszystkich funkcji, zdarzeń i operatorów logicznych w modelach EPC, o których mowa
w punkcie 5 opisu pierwszej części badania).
W wyniku przeprowadzenia drugiej części badań, dla kaŜdej z badanych placówek powstaną
następujące produkty:
1. Zestawienie wartości oczekiwanych (wzorców) dla mierników po wdroŜeniu
potencjalnych rozwiązań z zakresu e-zdrowia.
2. Wersję elektroniczną w formacie eksportowalnym do programu ARIS IDS SCHEER oraz
raport wygenerowany do pliku PDF zawierający wykonane dla procesów: Modele
procesów (Modele eEPC, proces biurowy), Schemat organizacyjny, Model wystąpień
procesów, Kalendarz prac, Diagram zdarzeń, Diagram alokacji funkcji (wraz z opisem
wszystkich funkcji, zdarzeń i operatorów logicznych w modelach EPC, o których mowa
w punkcie 5 opisu pierwszej części badania).
5