Sprawozdanie z kontroli doraźnej w Urzędzie Miasta i Gminy Góra

WOJEWODA MAZOWIECKI
Warszawa, 17 stycznia 2017 r.
WPS-IX.431.4.4.2016.WP
Pan
Dariusz Zieliński
Burmistrz
Miasta i Gminy Góra Kalwaria
ul. 3 Maja 10
05-530 Góra Kalwaria
SPRAWOZDANIE Z KONTROLI
przeprowadzonej w Urzędzie Miasta i Gminy Góra Kalwaria, 05-530 Góra Kalwaria,
ul. 3-go Maja 10 oraz w Ośrodku Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii, 05-530 Góra
Kalwaria, ul. Pijarska 40
Na podstawie art. 16 w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 15 lipca o kontroli
w administracji rządowej1 oraz art. 175 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych 2 w Urzędzie Miasta i Gminy w Górze Kalwarii (dalej UMiG)
oraz w Ośrodku Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii (dalej OPS lub Ośrodek) przeprowadzona
została kontrola doraźna w trybie uproszczonym w zakresie organizacji i realizacji przez gminę
zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r.
o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci3 (dalej ustawa), w tym wykorzystania dotacji
otrzymanej w okresie od 17 lutego br. do dnia kontroli, tj. 21 września 2016 r., na wydatki związane
z realizacją płatności świadczeń wychowawczych.
Kontrolę przeprowadzili: pani Wiesława Puciłowska - kierownik Oddziału do spraw Wspierania
Rodziny i Pieczy Zastępczej w Wydziale Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu
Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 160/WPS/2016; pani
Joanna Królikowska - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej
1
dalej ustawa o kontroli w administracji rządowej – Dz. U. Nr 185, poz. 1092
dalej ustawa o finansach publicznych – Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, z późn. zm.
3
Dz. U. poz. 195, z późn. zm.
2
Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia do kontroli
Nr 161/WPS/2016; pan Roman Trzcieliński - inspektor wojewódzki w Wydziale Kontroli
Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia do kontroli
Nr 348/WK/2016 oraz pani Katarzyna Szymańska - inspektor wojewódzki w Wydziale Kontroli
Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia do kontroli
Nr 349/WK/2016. Upoważnienia zostały wydane przez Wojewodę Mazowieckiego.
(akta kontroli str. 16 – 19 – upoważnienia)
Kontrola została odnotowana w książce kontroli Urzędu Miasta i Gminy pod nr 3, natomiast
w książce kontroli Ośrodka Pomocy Społecznej pod pozycją nr 26.
Jak ustalono Burmistrzem Gminy Góra Kalwaria jest Pan Dariusz Antoni Zieliński, który pełni
tę funkcję od dnia 6 grudnia 2014 r. Skarbnikiem Gminy Góra Kalwaria na wniosek Burmistrza
z dniem 1 maja 2009 r. została Pani Ewa Maria Sobiepanek.
Kierownikiem Ośrodka Pomocy Społecznej jest Pani Katarzyna Łagowska na stanowisku
od dnia 1 lutego 2010 r. Główną Księgową jest Pani Bożena Potrzebowska na stanowisku
od dnia 12 kwietnia 2005 r.
(akta kontroli str. 20 - 23 zaświadczenie o wyborze burmistrza, wyciąg z protokołu Nr3/2014
III sesji Rady Miejskiej Góry Kalwarii, Akt ślubowania, uchwała sprawie powołania skarbnika
gminy)
1. Organizacja zadania
Urząd Miasta i Gminy Góra Kalwaria funkcjonuje w oparciu o następujące akty prawne:
Statut Miasta i Gminy Góra Kalwaria wprowadzony uchwałą Nr 584/XLVIII/2010 Rady Miejskiej
Góry Kalwarii z dnia 25 maja 2010 r. zmieniony uchwałą Nr XX/125/2015 z dnia 28 października
2015 r.
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria przyjęty Zarządzeniem
Nr ROA.0102.22.2014 Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria dnia 7 marca 2014 r. zmieniony:
- zarządzeniem Nr ROA.0120.100.2014 z dnia 18 sierpnia 2014 r. zmieniającym zarządzenie
w sprawie wprowadzenia Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria;
-zarządzeniem Nr ROA.0050.22.2015 z dnia 3 lutego 2015 r. zmieniającym zarządzenie
w sprawie wprowadzenia Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria;
-zarządzeniem Nr ROA.0050.51.2015 z dnia 1 kwietnia 2015 r. zmieniającym zarządzenie
w sprawie wprowadzenia Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria;
- zarządzeniem Nr ROA.0050.186.2015 z dnia 26 października 2015 r. zmieniającym zarządzenie
w sprawie wprowadzenia Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria;
2
- zarządzeniem Nr ROA.0050.220.2015 z dnia 22 grudnia 2015 r. zmieniającym zarządzenie
w sprawie wprowadzenia Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria,
Ośrodek Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii funkcjonuje w oparciu o:
Statut, przyjęty Uchwałą Nr 599/XLIX//2010 Rady Miejskiej Góry Kalwarii z dnia 30 czerwca
2010 r. w sprawie nadania Statutu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii, Uchwały
Nr XX/215/2011 Rady Miejskiej Góry Kalwarii z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie zmiany
w Statucie Ośrodka Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii, zmiany do Statutu przyjętą Uchwałą
Nr LIII/571/2014 Rady Miejskiej Góry Kalwarii z dnia 4 marca 2014 r. w sprawie zmiany
w Statucie Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Uchwałą Nr XXVII/219 Rady Miejskiej Góry
Kalwarii z dnia 30 marca 2016 r. zmieniającą uchwałę w sprawie nadania Statutu Ośrodka Pomocy
Społecznej w Górze Kalwarii.
Regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 9/2014 z dnia 30 grudnia 2014 r.
Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Ośrodka
Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii zmieniony Zarządzeniem Nr 15/2016 Kierownika Ośrodka
Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii z dnia 24 sierpnia 2016 r. w sprawie zmiany Regulaminu
Organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii.
(akta kontroli str. 24 – 51 Uchwały Statutu i Regulaminu Organizacyjny Ośrodka Pomocy
Społecznej wraz z uchwałami zmieniającymi)
Ośrodek Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii został wyznaczony do prowadzenia postępowań
w sprawach o świadczenia wychowawcze na podstawie art. 10 i 53 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r.
o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2016 r. poz. 195) poprzez: wydanie
Zarządzenia przez Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria Nr 0050 51/2016 z dnia 31 marca
2016 r. oraz zmianę Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej Uchwałą Nr XXVII/219 Rady Miejskiej
Góry Kalwarii z dnia 30 marca 2016 r. zmieniającą uchwałę w sprawie nadania Statutu Ośrodka
Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii.
Dodatkowo Zarządzeniem Nr ROA 0050.51/2016 Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria z dnia
31 marca 2016 roku wyznaczono Ośrodek Pomocy Społecznej i upoważniono kierownika Ośrodka
do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego oraz wydawania w tych
sprawach decyzji.
(akta kontroli str. 52 Zarządzenie Nr ROA 0050.51/2016)
3
Upoważnienia w tym zakresie posiadają również:
Pani Paulina Walencik - na stanowisku referenta posiadająca upoważnienie Burmistrza Miasta
i Gminy z dnia 31 marca 2016 do prowadzenia postępowań z zakresu świadczenia
wychowawczego, z wyłączeniem wydawania decyzji;
Pani Urszula Kamusińska - na stanowisku referenta posiadająca upoważnienie Burmistrza Miasta
i Gminy z dnia 31 marca 2016 do prowadzenia postępowań z zakresu świadczenia
wychowawczego, z wyłączeniem wydawania decyzji;
Pani Agnieszka Witan - na stanowisku inspektora posiadająca upoważnienie Burmistrza Miasta
i Gminy z dnia 31 marca 2016 do prowadzenia postępowań z zakresu świadczenia
wychowawczego, w okresie od 1 kwietnia 2016 do 30 czerwca 2016 r., z wyłączeniem wydawania
decyzji;
Pani Marta Witkowska - na stanowisku inspektora posiadająca upoważnienie Burmistrza Miasta
i Gminy z dnia 6 września 2016 do prowadzenia postępowań z zakresu świadczenia
wychowawczego
z
wyłączeniem
wydawania
decyzji
administracyjnych.
Wcześniejsze
upoważnienie Burmistrza Miasta i Gminy z dnia 31 marca 2016 do prowadzenia postępowań
z zakresu świadczenia wychowawczego oraz wydawania w tych sprawach decyzji, pismem
Burmistrza znak: KAD.2123.1.2.2016 z dnia 2 września 2016 r. zostało odwołane z dniem
5 września 2016 r.
W okresie od 1 kwietnia do dnia kontroli w Ośrodku Pomocy Społecznej realizowało zadania
łącznie 12 osób, a na dzień kontroli 8 osób na podstawie umowy o pracę i 1 osoba w oparciu
o umowę cywilno prawną.
(akta kontroli str. 53 – 83 lista pracowników realizujących 500 oraz powierzenia dodatkowych
obowiązków, upoważnienia do prowadzenia postępowań z zakresu świadczenia wychowawczego,
zakresy obowiązków pracowników, umowa zlecenie Nr 17/2016)
Do realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci prowadzone są następujące
rejestry ( akta kontroli str. 84):

Rejestr wniosków papierowych (prowadzony w formie papierowej od dnia 1.04.2016 r.,
w którym wpisy nie były ewidencjonowane chronologicznie datami, dodatkowo niektórym
pozycjom nadawano symbole liczbowo-literowe, co dodatkowo zaburzało chronologię
prowadzonej ewidencji, ponadto w wersji papierowej od dnia 4 lipca 2016 r. wpisywano
również wnioski elektroniczne bez nadawania im kolejnego numeru z rejestru). Rejestr
wniosków - na podstawie którego łączna liczba wniosków zaświadczenia wychowawcze
4
wyniosła 2192 i była różna od liczby wniosków zarejestrowanych w systemie
dziedzinowym.

Rejestr korespondencji.

Rejestr decyzji.

Rejestr list wypłat.
Obsługa świadczeń rodzinnych realizowana jest w programie ŚWIADCZENIA WYCHOWAWCZE.
Firma TOP-TEAM TT SP.Z O O. ( NIP 522-280-66-57; REGON 140505020) zarejestrowała
Ośrodek Pomocy Społecznej Górze Kalwarii jako użytkownika programu ŚWIADCZENIA
WYCHOWAWCZE w dniu 1 kwietnia 2016 r. do dnia 31 grudnia 2016 r. (Nr licencji
sw/mazo/2016/59). Ośrodek Pomocy Społecznej zawarł ponadto z ww. firmą umowę
na sprawowanie nadzoru autorskiego nad ww. aplikacją.
5 kwietnia 2016r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wydał zaświadczenie
Nr
DRZDO/403/001002/16/AM/25697
o
zarejestrowaniu
zbioru
danych
o
nazwie
„ŚWIADCZENIA WYCHOWAWCZE”.
(akta kontroli str. 85 – 87 Zaświadczenie GIODO, decyzja MPIPS z dnia 22.04.2015 r., zgłoszenie
zbioru danych pismem znak:OPS.0811.1348.2016)
2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości
Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości sprawdzano poprzez porównanie danych przekazanych
przez Ośrodek Pomocy Społecznej za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej w dwóch
sprawozdaniach:

„Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 1 lipca 2016 r. (stan
na
1
lipca
2016
r.)-
opublikowanym
przez
Ministerstwo
Rodziny,
Pracy
i Polityki Społecznej w CAS, a przekazanej przez jednostkę do MUW w dniu 4 lipca
2016 r.;

„Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 31 lipca 2016 r.
(stan na 31 lipca 2016 r.) - opublikowanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki
Społecznej w CAS, a przekazanej przez jednostkę do MUW w dniu 29 lipca 2016 r.
Rzetelność sporządzenia sprawozdań sprawdzono poprzez porównanie przekazanego Wojewodzie
w dniu 4 lipca 2016 r. sprawozdania ze stanem faktycznym:
5
Tabela Nr 1. Informacja na temat liczby osób zajmujących się realizacją ustawy
o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci na 1 lipca 2016 r.
Stan
faktyczny
na
podstawie
przedstawionych
dowodów
Dane zawarte w sprawozdaniu stan na koniec 1 lipca
Liczba osób realizujących ustawę o pomocy państwa
w wychowywaniu dzieci
0Zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (etaty)
Innych0
Zatrudnionych na podstawie umowy cywilno - prawnej
Otrzymujących dodatek za realizację ww. zadań
11
11
2,33
2,33
8
8
8
7
Stwierdzono różnicę pomiędzy informacją przekazaną w sprawozdaniu o liczbie osób
otrzymujących dodatek z tytułu realizacji zadań, a stanem faktycznym.
Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej złożyła oświadczenie w sprawie powyższych rozbieżności,
jak wyjaśniła: „W wymienionym sprawozdaniu wskazano faktyczną liczbę osób zaangażowanych
do realizacji zadania, w tym kierownika OPS, któremu burmistrz powierzył realizację 500 +, dowód
w postaci stosownego upoważnienia. Jednak do chwili obecnej nie przyznał dodatku specjalnego
dla kierownika”.
(akta kontroli str. 88 oświadczenie kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej)
Tabela Nr 2. Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r.
do 1 lipca 2016 r.
15466332179
Liczba wydanych decyzji
w sprawie
w sprawach dotyczących
świadczenia
wychowawczego2075
Liczba złożonych
unikatowych wniosków
o ustalenie prawa
do świadczenia
wychowawczego
W tym liczba wydanych
decyzji przyznających
prawo do świadczenia
wychowawczego
Dane zawarte
w sprawozdaniu
Wyciąg
z rejestru
prowadzonego
w formie
papierowej
Wyciąg
wniosków
elektronicznyc
h z systemu
firmy TOP
TEAM
Razem
w rejestrach
1555
1550
1557
-
1540
1533
1565
-
Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej złożyła oświadczenie w sprawie powyższych rozbieżności:
6

„dane przedstawione w sprawozdaniu na dzień 1.07.2016r. pozyskane były nie z systemu
komputerowego, a policzone przez pracownika realizującego program 500+, w tamtym
momencie nie było możliwości pozyskania danych z systemu top-team, podane
w sprawozdaniu wartości są poprawne. Rozbieżność wynika ze zdublowanej liczby
wniosków elektronicznych, przedstawiony do kontroli rejestr nie pochodzi z systemu xls,
a jest wydrukiem wszystkich zaimportowanych do systemu wniosków elektronicznych,
czyli nie unikatowych. Obliczając liczbę wniosków wskazanych w sprawozdaniu pracownik
analizował dokumenty unikatowe, wydrukowane z systemu. Również dane pokazywane
przez top-team nie odzwierciedlają faktycznej liczby unikatowych wniosków (system
wykazuje również wnioski błędnie złożone oraz takie, które zostały później wycofane)”;

„w sprawozdaniu podano liczbę zatwierdzonych decyzji zapisanych w rejestrze
w systemie xls, przez osoby upoważnione do wydawania decyzji w imieniu burmistrza.
Rozbieżność pojawia się między liczbą decyzji odmownych, dwie decyzje wprowadzono
do rejestru po przekazaniu danych do sprawozdania. Natomiast rozbieżność między
liczbami decyzji podanymi przez system top-team wynika z tego, że system podaje liczbę
zarejestrowanych projektów decyzji, a do sprawozdania podano liczbę decyzji
zatwierdzonych. (akta kontroli str. 89 – 90 oświadczenie kierownika Ośrodka Pomocy
Społecznej).”
Zespół kontrolny stwierdził, że sposób prowadzenia przez jednostkę rejestrów uniemożliwiał
rzetelną weryfikację danych wpisanych do przekazanego wojewodzie sprawozdania. Jednocześnie
zwrócono uwagę na niewystarczające umiejętności pracowników wykorzystania programu
ŚWIADCZENIA WYCHOWAWCZE. Firmy TOP-TEAM TT SP.Z O O do właściwego sporządzania
sprawozdań finansowo- rzeczowych.
Tabela Nr 3. Informacja na temat liczby świadczeń i poniesionych wydatków za okres
od 1 kwietnia 2016 r. do 1 lipca 2016 r.
Świadczenia wychowawcze
Stan za okres
1.04.-1.07.16 r.
Liczba przyznanych decyzją
świadczeń wychowawczych
Liczba wypłaconych świadczeń
wychowawczych
Poniesione wydatki z budżetu
państwa na świadczenie
wychowawcze bez kosztów obsługi
Stan księgowy
9 114
-
5 914
5 915
2 948 775
2 948 775
Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej złożyła oświadczenie w sprawie powyższych rozbieżności:
„podana liczba 5 914 wypłaconych świadczeń jest niewłaściwa, powinno być 5 915. Zestawienie
list
wypłat
świadczenia
wychowawczego
zawiera
liczbę
świadczeń
wychowawczych
bez pomniejszenia o dokonane zwroty. Faktyczna liczba wypłaconych świadczeń w miesiącu
7
kwiecień 229, w maju 820, czerwcu 4 8 66/ 4 867 pomniejszona o 1 zwrot / daje ogółem 5915
wypłaconych świadczeń”.
Ponadto ww. oświadczyła: „Wszystkie pomyłki wynikają z nawału prac związanych z realizacją
nowego zadania, dużą liczbą spraw związanych realizacją nowego zadania, dużą liczbą spraw
do zrealizowania w krótkim przedziale czasu. Ponadto program do obsługi świadczenia
wychowawczego top – team jest ciągle aktualizowany dla potrzeb sprawozdawczych. Na dzień
przekazania sprawozdania do Wojewody Mazowieckiego nie można było pozyskać z programu
wszystkich danych. Zawarte one był w różnych pomocniczych kontrolkach i zestawieniach,
co mogło powodować niewielkie pomyłki w przekazanych danych”.
Tabela Nr 4. Informacja na temat liczby osób zajmujących się realizacją ustawy
o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci na 31 lipca 2016 r.
Dane zawarte w
sprawozdaniu stan na
koniec lipca
Stan
faktyczny
na
podstawie
przedstawionych
dowodów
Liczba osób realizujących ustawę o pomocy państwa w
wychowywaniu dzieci
Zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (etaty)
Zatrudnionych na podstawie umowy cywilno - prawnej
Innych
Otrzymujących dodatek za realizację ww. zadań
11
11
2,33
0
8
8
2,33
0
8
7
Różnice takie same jak na dzień 1 lipca, wyjaśnienie jw.
Tabela Nr 5. Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 31 lipca 2016 r.
Dane zawarte
Wyciąg
Razem
w sprawozdaniu
wniosków
w rejestrach
przekazanym
elektronicznych
29.07.2016
z systemu firmy
Wyciąg z rejestru
TOP TEAM
prowadzonego w
formie papierowej
Liczba złożonych
unikatowych wniosków
o ustalenie prawa
2110
1580
640
2220
do świadczenia
wychowawczego
Liczba wydanych decyzji
w sprawie
w sprawach dotyczących
1948
2029
2029
świadczenia
wychowawczego
W tym liczba wydanych
decyzji przyznających
1916
1977
1977
prawo do świadczenia
wychowawczego
8
Tabela Nr 6. Informacja o należnych i wypłaconych świadczeniach wychowawczych oraz poniesionych
wydatkach z budżetu państwa wg stanu za okres od 1 kwietnia do 1 lipca 2016 r. oraz na dzień
31.07.2016 r.
Świadczenia
Liczba przyznanych decyzją
świadczeń wychowawczych
Liczba wypłaconych świadczeń
wychowawczych
10 819
Poniesione wydatki z budżetu
państwa na świadczenie
wychowawcze bez kosztów obsługi
Stan za okres
1.04.-31.07.16 r.
10 912
Stan księgowy
-
10 818
5 389 875
5 389 375
Jak wyjaśniła Kierownik jednostki:
„W sprawozdaniu do Wojewody Mazowieckiego podana kwota 5.389.875 zł. nie jest właściwa
/różnica o 500,00 zł/. Zestawienie list wypłat świadczeń wychowawczych na koniec lipca zawiera
dokonane wypłaty w wysokości 5.390.875,30 zł bez pomniejszenia o dokonane w tym okresie
zwroty. W sprawozdaniu rzeczowo finansowym przekazanym do Wojewody Mazowieckiego /stan
na 31.07.2016 r./ podana liczba 10 819 jest niewłaściwa. Faktyczna liczba wypłaconych świadczeń
wynosi 10 818 /10 821 minus 3 zwroty/.Wszystkie pomyłki wynikają z nawału prac związanych
z realizacją nowego zadania, dużą liczbą spraw do zrealizowania w krótkim przedziale czasu.
Ponadto program do obsługi świadczenia wychowawczego (Top-Team) jest ciągle aktualizowany
dla potrzeb sprawozdawczych. Na dzień przekazania sprawozdań do Wojewody Mazowieckiego
nie można było pozyskać z programu wszystkich danych. Zawarte one były w różnych
pomocniczych kontrolkach i zestawieniach co mogło powodować niewielkie pomyłki w
przekazanych
danych.”
W wyniku porównania danych przekazywanych wojewodzie w sprawozdaniach rzeczowofinansowych z prowadzonymi rejestrami stwierdzono, że występują różnice i błędy wynikające
z braku jednorodnego i uporządkowanego sposobu ewidencjonowania wniosków i decyzji
oraz rzetelnej weryfikacji danych.
(akta kontroli str 91 – 93 oświadczenie kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej, str. 94 – 100
sprawozdanie Realizacja Programu Rodzina 500 + za okres 1 kwietnia – 1 lipca 2016 r.
oraz wygenerowany raport elektroniczny; str. 101 - 106 sprawozdanie Realizacja Programu
Rodzina 500 + za okres kwiecień – lipiec 2016 r. oraz wygenerowany raport elektroniczny; str.107
– 109 Kontrolka list wypłat świadczenia wychowawczego zestawienie za miesiące kwiecień –
lipiec 2016 r.; str. 110 Wydatki na świadczenie wychowawcze 2016 r.; str. 111 – 164 Rejestr
wniosków złożonych w formie papierowej; str. 165 – 231 Rejestr wniosków złożonych drogą
elektroniczną; str. 232- 289 Raport z rejestru zatwierdzonych decyzji oraz odmownych)
9
3. Proces szacowania wysokości dotacji i jego rzetelność
W dniach 27 czerwca i 12 lipca br. Ośrodek Pomocy Społecznej przekazał wojewodzie
za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej Zapotrzebowanie na środki finansowe
z budżetu wojewody narastająco do końca lipca 2016 r. w zakresie działu 852 pomoc społeczna,
w tym w rozdziale 85211 (pozostała działalność państwa – pomoc państwa w wychowywaniu
dzieci). Łącznie narastająco od początku realizacji programu jednostka zapotrzebowała środki
finansowe na kwotę 6 400 000 zł w rozdziale 85 211. Zapotrzebowane środki na realizację
świadczeń wychowawczych na miesiąc lipiec wyniosły 3 400 000 zł i zostały w całości
przez wojewodę przekazane. Na dzień 31 lipca nie wydatkowano kwoty 942 859 zł.
(akta kontroli str. 290 - 293 Zapotrzebowania na środki finansowe z budżetu wojewody)
Jak wyjaśniła kierownik jednostki: „zapotrzebowana kwota została wskazana szacunkowo,
w oparciu o analizę liczby złożonych wniosków i postęp wydawanych decyzji. Brano również
pod uwagę, że większość wniosków wpłynęła w kwietniu, a zatem należało w jak najkrótszym czasie
wydąć i zrealizować świadczenia dla tych osób. Jednak w przypadku wniosków nierozpatrzonych
bardzo trudne jest precyzyjne oszacowanie ilości świadczeń. Nadmienić należy, że świadczenia były
wypłacane z wyrównaniem za 3 miesiące, tym trudniej było oszacować potrzebne środki.
Nadmieniamy, że w czerwcu 2016 r. nie było możliwości wypłacenia wszystkich przyznanych
decyzją świadczeń, gdyż zabrakło środków, na koncie OPS, na koniec czerwca zostało 1267,95 zł.
Nie udało się jednak zrealizować założeń związanych z wydawaniem decyzji i na koniec lipca
pozostała wymieniona kwota, która została wydatkowana już 4 sierpnia. Nadmieniamy,
że w dniu 3.08.2016 do WPS złożone zostały wyjaśnienia w tej sprawie.”
(akta kontroli str. 294 – 296 oświadczenie kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej)
Kierownik jednostki nie posiadała jednak dowodów potwierdzających dokonanie analizy potrzeb.
Dodatkowo biorąc pod uwagę dane przekazane wojewodzie w sprawozdaniu „Realizacja Programu
Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 31 lipca 2016 r. (stan na 31 lipca 2016 r.)
na dzień 31 lipca Ośrodkowi pozostały do wypłacenia (wyrównania) tylko 3 świadczenia. Kwota
faktycznego zapotrzebowania była zbyt wysoka do faktycznych potrzeb i nie oparta o faktyczne
analizy.
4. Ujęcie w ewidencji księgowej dotacji przekazanej przez Wojewodę
Mazowiecki Urząd Wojewódzki (dalej MUW) przekazał do UMiG w piśmie oznaczonym
FCR-I.3111.17.3.2016 z 18 lutego 2016 r. informację o przyznaniu ustawą budżetową
10
na rok 2016 na program rządowy „Rodzina 500 plus” środków finansowych na świadczenia
wychowawcze w rozdziale 85295 paragrafie 2010 kwotę dotacji 8 249 733 zł, w tym na koszty
obsługi (2%) kwotę 164 995 zł.
MUW w piśmie oznaczonym FCR-I.3111.17.40.2016 z 28 kwietnia 2016 r. informuje o dokonaniu
Decyzją Wojewody Mazowieckiego Nr 42/2016 z dnia 28 kwietnia 2016 r. zmian w planie dotacji
poprzez zmianę rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej (85295 paragraf 2010 na 85211
paragraf 2060) w związku z wejściem w życie rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie
w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków
pochodzących ze źródeł zagranicznych4.
(akta kontroli str. 297-298 – pismo MUW znak FCR-I.3111.17.3.2016 z 18 lutego 2016 r.; pismo
MUW znak FCR-I.3111.17.40.2016 z 28 kwietnia 2016 r.)
Na podstawie art. 257 i art. 258 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych Burmistrz Miasta
i Gminy Góra Kalwaria zarządzeniami o numerach:
− ROA.0050.33.2016 z dnia 3 marca 2016 r.,
− ROA.0050.83.2016 z dnia 10 maja 2016 r.
w sprawie zmian w budżecie gminy dokonał zwiększenia o przyznaną kwotę dotacji (8 249 733 zł)
dochodów oraz wydatków bieżących, docelowo w rozdziale 85211 paragraf 2060.
(akta kontroli str. 299-311 – Zarządzenie Burmistrza UMiG Góra Kalwaria nr ROA.0050.33.2016
z 3 marca 2016 r. wraz z 3. zestawieniami; Zarządzenie Burmistrza UMiG Góra Kalwaria
znak ROA.0050.83.2016 z 10 maja 2016 r. wraz z 3. zestawieniami)
Zgodnie z zapisami wyciągów bankowych w urządzeniach księgowych UMiG otrzymał w okresie
od 19 lutego do 30 czerwca 2016 r. kwotę dotacji w wysokości 3 000 000 zł, a w miesiącu lipcu
2016 r. 3 400 000 zł, co daje ogółem do 31 lipca 2016 r. kwotę 6 400 000 zł.
(akta kontroli str. 312-315 – wydruki Księgi Głównej (konto 133-1-1) za okres do 30 czerwca 2016 r.
oraz do 31 lipca 2016 r.)
UMiG otrzymaną z MUW dotację na rachunek podstawowy w banku (Mazovia Bank Spółdzielczy
z siedzibą w Górze Kalwarii przy ul. Pijarskiej 25, 05-530 Góra Kalwaria) przekazywał do swojej
jednostki organizacyjnej (OPS), która to realizowała ustawowy obowiązek wypłaty świadczeń
wychowawczych.
4
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 kwietnia 2016 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej
klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
(Dz. U. z 2016 r., poz. 524).
11
Kwoty otrzymanych dochodów, daty ich wpływu zgodnie z wyciągiem bankowym
na rachunek bankowy UMiG oraz daty przekazania środków finansowych do OPS zawarto
w zestawieniu załączonym do niniejszego sprawozdania.
(akta kontroli str. 316-319 – zestawienie „DOTACJA NA PROGRAM 500 PLUS”; wydruki z kont
rachunku bankowego OPS)
Terminarz wykorzystania środków finansowych w OPS przedstawiono w załączonych tabelach.
W trakcie kontroli stwierdzono ponadto zwroty nienależnie pobranych świadczeń (w miesiącu
czerwcu 500 zł, w miesiącu lipcu 1 000 zł).
(akta kontroli str.320-325 – trzy zestawienia wykorzystania środków finansowych w OPS)
5. Wydatki będące podstawą wykorzystania dotacji
a) przeznaczenie dotacji − 2% otrzymanej w 2016 r. dotacji na świadczenie wychowawcze
zgodnie z art. 52 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci można
przeznaczyć na obsługę zadania
Biorąc pod uwagę to, że do 31 lipca 2016 r. MUW przekazał do UMiG kwotę 6 400 000 zł
to z tej wielkości na obsługę należało się 128 000 zł. W ramach przyznanej dotacji na obsługę
administracyjną świadczeń wykorzystano 67 765,49 zł (2% kosztów obsługi). Do wykorzystania
pozostało 60 234,51 zł.
W ramach kosztów obsługi sfinansowano wynagrodzenia 2,33 etatów pracowników zatrudnionych
przy realizacji świadczeń oraz dokonano wydatków na zakup sprzętu biurowego, materiałów
biurowych, druków, papieru, materiałów piśmiennych, pieczątek, kosztów oprogramowania
„Świadczenia wychowawcze 500 +”, tonerów.
(akta kontroli str. 326-428 – tabela „Wydatki na świadczenie wychowawcze 2016 r.”; zapisy
na kontach zespołu 4; listy wypłat zatrudnionych pracowników za okres od kwietnia do lipca 2016 r.
wraz z poleceniami księgowania; faktury potwierdzające dokonanie wydatków)
b) dowody potwierdzające poniesione wydatki oraz terminowość ich realizacji (odsetki
od nieterminowych wypłat)
Przyznaną dla UMiG dotację wykorzystano na wypłaty świadczeń wychowawczych
w kontrolowanym okresie w wysokości 5 389 375,30 zł.
W okresie kontrolowanym dokonywano wypłat świadczeń wychowawczych na podstawie
list wypłat sporządzonych zgodnie z decyzjami administracyjnymi przyznającymi świadczenia.
12
Numery list, daty ich sporządzenia, kwoty oraz liczbę świadczeń na liście zawarto w załączonym
do sprawozdania wyciągu z ewidencji OPS. W trakcie kontroli nie stwierdzono nieterminowych
wypłat. Wypłaty świadczeń dokonywano w formie gotówkowej (w kasie OPS) lub przelewem
na rachunek bankowy rodzica/opiekuna dziecka.
(akta kontroli str. 429-442 – wyciąg z rejestru list wypłat świadczeń wychowawczych za okres
od kwietnia do lipca 2016 r.; przykładowe listy wypłaty świadczeń wychowawczych; przykładowa
decyzja przyznająca świadczenie wychowawcze)
c) wyodrębnienie
wydatków
w
ewidencji
oraz
prawidłowość
ich
ujęcia
w urządzeniach księgowych
Zarówno w UMiG jak też w OPS prowadzono wyodrębnioną ewidencję księgową dla dotacji
rozdziału 85211 zarówno po stronie dochodów jak też wydatków w sposób umożliwiający
identyfikację dokonanych zapisów. Zapisy te wynikały z dowodów księgowych (wyciągi bankowe,
listy wypłaty świadczeń wychowawczych, listy płac pracowników zatrudnionych przy obsłudze
świadczeń wychowawczych oraz faktur dotyczących zakupów materiałów do tej obsługi).
d) klasyfikacja budżetowa wydatków
Poddane badaniu dowody źródłowe zawierały klasyfikację budżetową dotacji dział 852 – Pomoc
społeczna rozdział 85295 zmieniony na 852115 oraz właściwy paragraf, były sprawdzone
pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, podpisane przez głównego księgowego
OPS oraz zatwierdzone do wypłaty przez kierownika OPS.
e) kompletność i prawidłowość dowodów (art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości)
Poddane kontroli dowody źródłowe spełniały wymogi art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości 6,
w szczególności były zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, zawierały
elementy wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz były wolne od błędów
rachunkowych.
f) przestrzeganie zasad wynikających z art. 5 ust. 2 pkt 4b oraz 48 ust. 1 ustawy
o finansach publicznych
Jak wynika to z zawartej w dniu 22 listopada 2013 r. pomiędzy Gminą Góra Kalwaria a Mazovia
Bankiem Spółdzielczym Umowy nr 1/Gmina_Góra_Kalwaria/2013 rachunków bankowych
w złotych, środki finansowe na rachunku podstawowym objęte były lokatą typu
5
w związku z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 12 kwietnia 2016 r. zmieniającego
rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów
oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 524)
6
ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, z późn. zm.)
13
O/N (OverNight). Na rachunku podstawowym UMiG gromadzone były środki pieniężne całego
urzędu w tym z dotacji. Jak wynika to z załączonego wyliczenia z tego tytułu UMiG uzyskał kwotę
382,53 zł, którą zaewidencjonował jako dochód gminy. Gromadzenie środków finansowych
z dotacji na lokacie O/N stanowi naruszenie art. 48 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.
Środki pieniężne zgromadzone na rachunku bankowym OPS oprocentowane były wg stopy
procentowej wynoszącej 0,10% w skali roku. Jak wynika to z załączonego wyliczenia OPS uzyskał
z tego tytułu kwotę 97,10 zł.
(akta kontroli str. 443-455 – „Umowa nr 1/Gmina_Góra_Kalwaria/2013 rachunków bankowych
w złotych wraz z ofertą”; „Postanowienia dotyczące lokat typu O/N (OverNight) w złotych”;
„OFERTA
OBSŁUGI
BUDŻETU
GMINY
GÓRA
KALWARIA
ORAZ
JEDNOSTEK
ORGANIZACYJNYCH OBJETYCH BUDŻETEM GMINY GÓRA KALWARIA; zestawienie
„DOTACJA NA PROGRAM 500 PLUS” zawierająca wyliczenie oprocentowania z UMiG Góra
Kalwaria; wyliczenie oprocentowania z OPS w Górze Kalwarii; zapisy na koncie 750 dotyczące
odsetek od rachunku podstawowego w OPS w Górze Kalwarii)
6. Zwrot niewykorzystanej dotacji do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego
Na podstawie analizy dowodów księgowych oraz kont prowadzonych przez UMiG nie stwierdzono
przypadku zwrotu niewykorzystanej dotacji do MUW.
7. Zgodność danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-50 (sprawozdanie o dotacjach
związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań
zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami) oraz Rb-28S (sprawozdanie
z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki
samorządu terytorialnego) z ewidencją księgową
W sprawozdaniach sporządzonych przez OPS, tj. Rb-50 oraz Rb-28S wg stanu na dzień:
1. 30 czerwca 2016 r. wydatki wynosiły ogółem 2 998 732,05 zł w następujących paragrafach:
− 3110 (Świadczenia społeczne) – 2 948 775,70 zł,
− 4010 (Wynagrodzenia osobowe pracowników) – 18 452,00 zł,
− 4110 (Składki na ubezpieczenia społeczne) – 3 332,44 zł,
− 4120 (Składki na Fundusz Pracy) – 354,07 zł,
− 4210 (Zakup materiałów i wyposażenia) – 25 612,12 zł,
− 4300 (Zakup usług pozostałych) – 565,72 zł,
− 4440 (Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) – 1 640,00 zł;
2. 31 lipca 2016 r. wydatki wynosiły ogółem 5 457 140,79 zł w następujących paragrafach:
14
− 3110 (Świadczenia społeczne) – 5 389 375,30 zł,
− 4010 (Wynagrodzenia osobowe pracowników) – 32 258,27 zł,
− 4110 (Składki na ubezpieczenia społeczne) – 5 825,85 zł,
− 4120 (Składki na Fundusz Pracy) – 692,32 zł,
− 4210 (Zakup materiałów i wyposażenia) – 26 684,93 zł,
− 4300 (Zakup usług pozostałych) – 664,12 zł,
− 4440 (Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia
garażowe) – 1 640,00 zł.
Na dzień 31 lipca 2016 r. w dyspozycji OPS pozostawało 942 759,21 zł wolnych środków.
Powyższe wielkości wydatków są również potwierdzone w sprawozdaniach Rb-50 oraz Rb-28S
sporządzonych przez UMiG. W trakcie kontroli stwierdzono, że powyższe wielkości są zgodne
z zapisami w urządzeniach księgowych OPS.
(akta kontroli str. 456-480 – sprawozdania Rb-50 za drugi kwartał UMiG i OPS; sprawozdania
Rb-28S na 30 czerwca i 31 lipca 2016 r. UMiG i OPS; wydruki z konta 410 za okres
od 1 stycznia do 30 czerwca 2016 r. oraz od 1 do 31 lipca 2016 r.)
Przedstawiając powyższe ustalenia informuję, że realizację zadania w przedmiocie organizacji
zadania
ocenia
się
pozytywnie
z
uchybieniami,
natomiast
rzetelność
sporządzanej
sprawozdawczości oraz proces szacowania wysokości dotacji – pozytywnie z nieprawidłowościami.
Wykorzystanie dotacji przekazanej z budżetu Wojewody na pokrycie wydatków związanych
z realizacją płatności świadczeń wychowawczych wynikających z ustawy w rozdziale 85211 –
Świadczenia wychowawcze ocenia się pozytywnie z uchybieniami.
Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Burmistrza do podjęcia działań w celu
wyeliminowania ustalonych nieprawidłowości, a w szczególności do:
1. Zapewnienia rzetelnego sporządzania sprawozdań z realizacji programu oraz ewidencjonowania
wniosków o przyznanie świadczenia wychowawczego i decyzji administracyjnych
w przedmiotowym zakresie.
2. Zapewnienia właściwych warunków informatyczno-technicznych do rzetelnej realizacji
zadania.
3. Zapewnienia procesu szacowania zapotrzebowania na dotację niezbędną do realizacji programu
„Rodzina 500 plus” w sposób uwzględniający zasady określone w art. 44 ustawy o finansach
publicznych, dokumentowania tego procesu oraz zobowiązania komórek merytorycznych
i finansowo-księgowych do współpracy w przedmiotowym zakresie.
15
4. Przechowywania kopii zatwierdzonych przez kierownika – przed ich przekazaniem
do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego – sprawozdań, dokumentów księgowych,
kadrowych i innych, w tym pochodzących z systemu dziedzinowego do obsługi świadczeń
wychowawczych (na dzień sporządzania sprawozdania), stanowiących podstawę ujęcia danych
w sprawozdaniach.
5. Zapewnienia przechowywania środków przeznaczonych na realizację zadania na kontach
bankowych Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria w sposób zgodny z art. 48 ust. 1 ustawy
o finansach publicznych.
6. Likwidacji lokaty typu O/N i zwrotu pozyskanej kwoty w wysokości 382,53 zł z tytułu
ww. lokaty oraz kwoty 97,10 zł z tytułu oprocentowania rachunku bankowego Ośrodka Pomocy
Społecznej na rachunek dochodów budżetu państwa.
Dodatkowo zespół kontrolny zwrócił uwagę na trudne warunki lokalowe, w jakich realizowane
jest zadanie.
Zgodnie z art. 52 ust. 5 ustawy o kontroli w administracji rządowej kierownik jednostki
kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania z kontroli ma prawo
przedstawić do niego stanowisko. Nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli.
Jednocześnie na podstawie art. 49 ww. ustawy zobowiązuję Pana Burmistrza do przekazania,
w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego sprawozdania, pisemnej informacji o sposobie
wykonania zaleceń, wykorzystania wniosku pokontrolnego lub przyczynach jego niewykorzystania
albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
Z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO
Marcin Wodziński
Zastępca Dyrektora
Wydziału Polityki Społecznej
Do wiadomości:
Pani Katarzyna Łagowska
Kierownik
Ośrodka Pomocy Społecznej
ul. Pijarska 40
05-530 Góra Kalwaria
16