zapytanie ofertowe - Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu

Suszec, dnia 1.07.2015 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE WYŁĄCZNOŚCI OBSŁUGI W ZAKRESIE
HANDLU I GASTRONOMII PODCZAS IMPREZY –
„DOŻYNKI GMINNE W RUDZICZCE”
I. Dane Zamawiającego:
Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu
ul. Ogrodowa 22
43-267 Suszec
godziny otwarcia: 8:30 – 17:00 (poniedziałek – piątek)
telefon: 32 212-44-91
strona internetowa: www.kulturasuszec.pl
email: [email protected]
Zamawiający zaprasza do złożenia oferty na wyłączność w zakresie handlu i gastronomii
podczas imprezy „Dożynki Gminne w Rudziczce” w dniu 6 września 2015 roku (zwanej w
dalszej części zapytania- Impreza).
II Tryb:
Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy i procedury określone ustawą z
dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.)
zwaną dalej ustawą Pzp. Zgodnie z art. 4 pkt. 8 w/w ustawy Pzp niniejsze zamówienie podlega
wyłączeniu od stosowania ustawy Pzp.
III. Opis przedmiotu zamówienia:
Wyłączność w zakresie obsługi handlu i gastronomii zgodnie z poniższymi wytycznymi.
Zapewnienie handlu oraz obsługi gastronomicznej Imprezy odbywającej się w dniu
6 września 2015 roku na terenie zewnętrznym remizo – świetlicy przy ulicy Pszczyńskiej 24
w godzinach od 15:00 do 24:00.
W ramach obsługi gastronomicznej oferent zobowiązuje się do dystrybucji niżej określonych
produktów w czasie trwania imprezy (ceny sprzedawanych produktów i usług oferent ustala na
własną odpowiedzialność i ryzyko), w tym m.in.:
 sprzedaż w naczyniach jednorazowych dania z grilla typu: kiełbasa, szaszłyk, kurczak;
 sprzedaż piwa w kubkach jednorazowych – po uprzednim uzyskaniu jednorazowego
zezwolenia na sprzedaż alkoholu (min. 2 rollbary podwójne);
opracowałą: Maria Karaś


sprzedaż dania typu „fast food” takich jak przykładowo: hamburger, hotdog, zapiekanka;
dystrybucja produktów innych typu: gofry, lody włoskie, orzeszki, wata cukrowa,
popcorn;
 sprzedaż gotowych produktów spożywczych typu: napoje bezalkoholowe, chipsy,
cukierki, batony, czekoladki;
 rozprowadzanie grochówki w naczyniach jednorazowych:
 zapewnienie 1500 porcji grochówki dla uczestników imprezy w kwocie zaproponowanej
przez oferenta. Jedna porcja powinna mieć minimum 300 ml. Kwotę tą pokryje Gminny
Ośrodek Kultury w Suszcu. Oferent powinien zapewnić minimum 2 punkty dystrybucji
grochówki.
IV. Warunki udziału Wykonawców w postępowaniu:
O świadczenie usługi mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
 Złożą ofertę zgodną z zakresem zamówienia oraz terminem jej złożenia;
 Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności, oraz wiedzę i
doświadczenie w tego typu usługach, dysponują potencjałem technicznym i osobami
zdolnymi do wykonania zamówienia;
 Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie
zamówienia.
V. Obowiązki oferenta:
Wykonawca (oferent):
 zobowiązuje się do sprzedaży usług na wysokim poziomie tzn. zgodnie z zasadami w
tym zakresie obowiązującymi (dotyczy to w szczególności kultury osobistej obsługi).;
 złożenie oferty przez Oferenta jest równoznaczne z oświadczeniem o posiadaniu
aktualnego pozwolenia na działalność gospodarczą, a także niezbędnej wiedzy,
doświadczenia, potencjału technicznego oraz odpowiedniego personelu, który umożliwi
prawidłowe wykonanie zadań z zakresu gastronomii podczas Imprezy przedstawionych
powyżej;
 zobowiązuje się do obsługi miejsc gastronomicznych, handlowych w godzinach trwania
imprezy;
 dostarczony przez Oferenta sprzęt musi być sprawny technicznie i estetyczny;
 zobowiązany jest do wyposażenia swoich stoisk w zakresie przepisów przeciw
pożarowych (wyposażenie w gaśnice);
 zobowiązany jest realizować przedmiot zapytania ofertowego, zgodnie z wymogami
sanitarno-epidemiologicznymi;
opracowałą: Maria Karaś




zobowiązany jest do posiadania aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej
w związku z prowadzoną działalnością, którą jest zobowiązany przedstawić w dniu
podpisania umowy oraz za wszelkie szkody i wypadki powstałe na terenie objętym
wyłącznością odpowiada wyłącznie Oferent, który wyegzekwuje ubezpieczenie od
nieszczęśliwych wypadków od podwykonawców;
zobowiązany jest do uiszczenia opłaty za najem powierzchni położonych na terenie
Gminy Suszec związanej z prowadzeniem działalności handlowej w czasie imprez
kulturalnych i sportowo-rekreacyjnych określonej zarządzeniem Wójta Gminy Suszec nr
GPN.0050.21.2012 z dnia 28 listopada 2012 r;
Oferent jest zobowiązany do przygotowania i rozprowadzenia wśród uczestników
uroczystości w czasie trwania imprezy 1500 porcji grochówki w co najmniej dwóch
punktach dystrybucji. Minimalna pojemność porcji to 300 ml.
zobowiązany jest do poniesienia opłaty za zużytą podczas imprezy przez niego energię
elektryczną zgodnie ze wskazaniami podlicznika.
VI. Obowiązki Organizatora Imprezy:
Organizator zobowiązany jest do:
 oświadczenia, iż posiada wyłączne prawo do organizacji i przeprowadzenia Imprezy
oraz prawo do dysponowania terenem wokół remizo – świetlicy w Rudziczce;
 zapewnienia w trakcie trwania imprezy występów artystycznych na scenie oraz innych
atrakcji odbywających się na terenie imprezy;
 poinformowania iż nie zapewnia ochrony terenu ze stoiskami gastronomicznymi
(objętego wyłącznością);
 zapewnienia dostęp do WC typu toy-toy;
 oświadczenia, iż nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu Oferenta oraz osób
którymi Oferent się posługuje przy wykonaniu umowy zawartej z Organizatorem
wyrządzone przez: uczestników imprezy, służby ratownicze, przez siły natury;
 poinformowania, iż nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie imprezy z przyczyn od
niego niezależnych (klęski żywiołowe, żałoba narodowa).
VII. Sposób przygotowania oferty:
1. Ofertę cenową należy złożyć na formularzu oferty stanowiącej załącznik nr 1, zawierającą
proponowaną wysokość wpłaty brutto w złotych – za wyłączność obsługi w zakresie gastronomi
Imprezy oraz wysokość kwoty za zapewnienie 1500 porcji grochówki której to wartość pokrywa
Organizator jak również podpisać załączone w ofercie oświadczenia.
opracowałą: Maria Karaś
2. Oferty pisemne w zaklejonych kopertach z napisem „GASTRONOMIA DOŻYNKI
W RUDZICZCE” należy złożyć w siedzibie GOK w Suszcu w pokoju nr 68 do dnia
17.07.2015 r. do godziny 12:00.
3. Wartość cenowa za wyłączność w zakresie handlu i gastronomii oferty nie podlega zmianie po
złożeniu oferty.
4. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
5. Mile widziane referencje dołączone do oferty, dodatkowo punktowane podczas oceny.
VIII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz
przekazywania oświadczeń i dokumentów:
Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami ze strony
Zamawiającego jest: Maria Karaś lub Katarzyna Krzempek tel: 32 2124491.
IX. Kryteria oceny ofert:
Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca najwyższą kwotę brutto
oferowaną za wyłączność w zakresie gastronomii podczas Imprezy, oraz najniższa kwota brutto
za 1500 porcji grochówki, złożona przez Wykonawcę spełniającego wszystkie warunki udziału
w postępowaniu. oraz otrzyma najwyższą liczbę punków, przy czym: wartość za wyłączność
stanowi 80 %, referencje 20 %.
X. Wynik postępowania:
O wyborze oferty zamawiający powiadomi Wykonawców do dnia 21 lipca 2015 r. drogą
mailową na podstawie sporządzonego protokołu z postępowania.
XI. Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu zastrzega sobie prawo zmiany zapytania
i warunków, a także odwołania zapytania w każdym czasie bez podania przyczyny oraz
zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert.
XII. Lista załączników:
1. Załącznik nr 1 – oferta cenowa.
opracowałą: Maria Karaś