PROGRAM RETROKONWERSJI ZDALNEJ

ul. Mołdawska 18, 61-614 Poznań
tel. / fax. (-61) 656-44-10
adres do korespondencji:
os. Stefana Batorego 13/27
60-969 POZNAÑ 60, skr. 40
PROGRAM RETROKONWERSJI
ZDALNEJ
dla systemów SOWA
opracował zespół firmy SOKRATES-software
Poznań, 2002r.
1. WSTĘP
Komputeryzacja zbiorów biblioteki o własnych siłach jest bardzo pracochłonna i
kosztowna. Dlatego w procesie tym zaleca się retrokonwersję. Zautomatyzowany katalog
powstanie znacznie szybciej, jeśli opisy będą przejmowane od innych bibliotek lub z
bibliografii.
Firma SOKRATES proponuje w ramach systemu SOWA pobieranie opisów z katalogów
innych bibliotek – użytkowników tego systemu. Do przejmowanych opisów dodaje się własne
dane inwentarzowe.
Konwersja to zmiana formy zapisu informacji*. W bibliotekach można używać tego
pojęcia w odniesieniu do różnych rodzajów informacji: opisu bibliograficznego, rekordów
kartoteki haseł wzorcowych, informacji o znajdujących się w bibliotekach egzemplarzach i
ich oznaczeniach (sygnaturach), indywidualnych cechach dokumentów itd.
Szczególnym przypadkiem konwersji jest retrokonwersja*. Polega ona na przeniesieniu
opisów dokumentów w ten sposób, aby umożliwić ich przetwarzanie w systemach
zautomatyzowanych. Retrokonwersją jest zarówno przełożenie z postaci drukowanej na
formaty, jak też przejęcie z jednego do drugiego systemu zautomatyzowanego z równoczesną
zmianą formatu zapisu. O retrokonwersji mówimy zarówno w stosunku do pozycji katalogu
bibliotecznego, jak i bibliografii.
Format oznacza sposób organizacji danych na temat dokumentu w celu ich zapisywania,
wydrukowania lub wyświetlania. W programie do zarządzania bazą danych format to
rozmieszczenie pól danych i ich nazw w formularzu. Format opisu dokumentu to struktura
rekordu: oznaczenia podpól, etykiety pól, wskaźniki.
Rekord to podstawowa jednostka informacji przy zapisie w pliku komputerowym.
Obejmuje on grupę pól danych używanych do zapisu informacji na określony temat. Rekord
logiczny to dokument bazy danych. Jeden rekord logiczny może być zapisany w jednym lub
kilku rekordach fizycznych.
W systemie SOWA przed przystąpieniem do retrokonwersji tak samo jak w przed
przystąpieniem do katalogowania należy odpowiednio przygotować w module administratora
tzw. słowniki. Dla katalogu własnego trzeba założyć słowniki:
- typy rekordów (podział na rekordy dzieła jednotomowego, tomu, dzieła
wielotomowego i serii wydawniczej)
- podtypy rekordów odzwierciedlające strukturę księgozbioru (takie, które są konieczne
w zestawieniach statystycznych)
- oznaczenia inwentarzy (zgodnie z rodzajami inwentarzy w bibliotece)
- lokalizacje (miejsca przechowywania poszczególnych części księgozbioru)
- rodzaje akcesji.
2. OPIS OKNA PROGRAMU
Na pasku u góry ekranu po lewej stronie znajduje się przycisk katalog. Służy on do
wybrania katalogu, z którego będą kopiowane rekordy oraz katalogu, do którego będą
kopiowane. Po najechaniu strzałką kursora na ten przycisk i kliknięciu otwierają się dwie
możliwości do wyboru: „źródło” lub „wynik”.
-
Po najechaniu strzałką kursora na napis źródło otwiera się lista dostępnych katalogów,
z których można pobierać opisy. Należy kliknąć na nazwę katalogu, z którego chcemy
je pobierać. Katalog ten pojawi się teraz po lewej stronie ekranu. Jeśli tego nie
zrobimy, to otworzy się pierwszy katalog z listy. Gdy nie jest możliwe połączenie
sieciowe z wybranym katalogiem pojawia się komunikat: Brak połączenia z
katalogiem i w oknie po lewej stronie ekranu nie pojawia się katalog
Uwaga: Program nie pozwala na zmianę (edytowanie) danych z katalogu
źródłowego. Zmieniać i dopisywać informacje można w rekordach
pobranych z tego katalogu.
-
Po najechaniu strzałką kursora na napis wynik otwiera się lista katalogów, do których
możemy kopiować opisy. Należy najechać strzałką kursora na nazwę katalogu i
kliknąć. Najczęściej będzie to „Katalog własny”. Pojawi się on po prawej stronie
ekranu.
Rys. 1. Obraz ekranu głównego w programie SOWA-RTK.
Po lewej stronie katalog źródłowy, po prawej – katalog wynikowy.
Następnym przyciskiem na pasku u góry ekranu jest indeks. Służy do uporządkowania
obu katalogów według określonego kryterium np. według tytułów, według autorów lub
według numerów ISBN.
Za pomocą przycisku format decydujemy o sposobie wyświetlania danych w obrębie
jednego rekordu - formie graficznej i szczegółowości – oddzielnie dla każdego z dwóch
katalogów widocznych na ekranie. Użytkownik decyduje w czasie instalacji systemu, jakie
formaty mogą być wykorzystywane.
+ -
Na pasku u góry ekranu znajdują się też przyciski :
i . Służą one podczas
przeszukiwania katalogu do zwiększania lub zmniejszania wysokości pola służącego do
prezentacji opisu. Jest to potrzebne, gdy został wybrany jeden ze szczegółowych formatów
opisu, zawierający wiele miejsca. Wtedy wszystkie informacje nie mieszczą się na ekranie w
polu o standardowej wysokości i należy tą wysokość zwiększyć. Jeśli został wybrany format
skrócony, to wysokość pola może być zmniejszona. Na ekranie zmieści się wtedy więcej
opisów.
Przed pobraniem rekordu zawsze należy sprawdzić, czy w katalogu, do którego
kopiujemy nie ma już takiego samego rekordu.
W tym celu w pustym polu Szukaj, które znajduje się na pasku u góry ekranu
wpisujemy dane szukanej pozycji (np. nazwisko autora albo tytuł). Oba katalogi ustawią się
na pozycji identycznej z poszukiwaną lub jej najbliższej ze względu na sposób poszukiwania
3. KOPIOWANIE OPISU POZYCJI JEDNOTOMOWEJ
Aby skopiować dane opisu książki jednotomowej trzeba :
1. Odszukać opis w bazie źródłowej i sprawdzić, czy jest to poszukiwane przez nas
wydanie tej pozycji,
2. Podświetlić rekord klikając go,
3. Kliknąć w przycisk oznaczający przenoszenie do bazy wynikowej (otwarty szafirowy
plik na pasku menu u góry ekranu).
4.
Otwiera się opis skopiowanego rekordu.
Uwaga! Jeśli w katalogu źródłowym nie ma poszukiwanego przez nas wydania książki,
ale jest inne ,podobne, to można je skopiować zamiast poszukiwanego i podczas
uzupełniania skopiowanego rekordu zmienić na takie, jakiego potrzebujemy.
Jeśli przenosimy książkę, która ma kilka wydań, to można skopiować opis z wszystkimi
wydaniami lub skasować wydania, które są niepotrzebne.
4. UZUPEŁNIANIE SKOPIOWANEGO REKORDU POZYCJI JEDNOTOMOWEJ
1. Należy sprawdzić i jeśli to konieczne – poprawić na właściwy typ rekordu (zgodnie z
wcześniej ustalonymi dla własnego katalogu).
2.
Uzupełnić otwarty rekord o własne dane inwentarzowe:
- Wpisać identyfikator egzemplarza np. 000-000010-00-0. (Myślniki wpisują się
same , pierwsze trzy cyfry oznaczają numer księgi inwentarzowej, następne sześć to
numer inwentarzowy w ramach tej księgi, kolejne dwie mogą np. oznaczać numer tomu, a
ostatnia – numer części wewnątrz tomu).
Jeśli nie pamiętamy numeru księgi inwentarzowej, można kliknąć napis „pomoc” –
ukaże się ustalona podczas instalacji lista ksiąg inwentarzowych – ich nazwy i numery.
Numer inwentarza możemy wpisać sami, albo system wpisze kolejny numer ( gdy po
wpisaniu numeru księgi przejdziemy do następnego pola).
- Lokalizację i rodzaj akcesji wybrać z listy. Wpisać numer akcesji w ramach roku i
rok akcesji.
3. Przejść na następną stronę, sprawdzić i ew. uzupełnić klasyfikację. Kliknąć znaczek
kreski ze strzałką , oznaczający „wyszukaj w kartotece wzorcowej”. Jeśli brak
klucza (hasła) w kartotece wzorcowej naszego katalogu, to kliknąć w pole obok tego
hasła. W pustym polu pojawi się znaczek ۷. Oznacza on , że dopisano ten klucz do
kartoteki haseł wzorcowych.
4. Zatwierdzić rekord, klikając napis „przenieś” na pasku u góry ekranu.
5. KOPIOWANIE OPISU POZYCJI WIELOPOZIOMOWYCH
(wielotomowych, serii)
Uwaga! Można przenosić jak na razie w całości tylko pozycje
wielopoziomowe mające do 5 rekordów podrzędnych na jednym poziomie.
Aby skopiować dane opisu całości pozycji wielotomowej (tzn. rekord nadrzędny i wszystkie
rekordy podrzędne, trzeba:
1. Odszukać opis całości dzieła (rekord nadrzędny) w bazie źródłowej i sprawdzić, czy
jest to poszukiwane przez nas wydanie tej pozycji.
2. Kliknąć w żółty znaczek oznaczający pozycję wiązaną.
3. Po ukazaniu się okna Schemat powiązań najechać strzałką kursora na tytuł całości
(rekord nadrzędny), który chcemy skopiować i kliknąć, aby go podświetlić.
4. Kliknąć znaczek oznaczający przenoszenie (otwarty szafirowy plik na pasku menu u
góry ekranu).
Rys.2. Obraz ekranu schematu powiązań
Aby skopiować dane opisu tomu pozycji wielotomowej trzeba :
1.
Odszukać opis tomu dzieła (rekord podrzędny) w bazie źródłowej i sprawdzić, czy
jest to poszukiwane przez nas wydanie tej pozycji.
2. Kliknąć w żółty znaczek oznaczający pozycję wiązaną.
3. Po ukazaniu się okna Schemat powiązań najechać strzałką kursora na tytuł tomu,
który chcemy skopiować (rekord podrzędny) i kliknąć, aby go podświetlić.
4. Kliknąć znaczek oznaczający przenoszenie (otwarty szafirowy plik na pasku menu u
góry ekranu).
UWAGA!. Po skopiowaniu rekordu podrzędnego, razem z nim przenoszą się
dane rekordu nadrzędnego (rekordów nadrzędnych) w stosunku do niego ( ale
nie dane innych tomów lub części). Ponieważ w wyniku kopiowania kolejnych
tomów za każdym razem kopiowany jest też rekord nadrzędny, należy potem
scalić takie same rekordy nadrzędne występujące w katalogu w jeden, powiązany
z wszystkimi tomami. Można to zrobić w module administratora.
6.
UZUPEŁNIANIE OPISU POZYCJI WIELOPOZIOMOWEJ.
1. Należy sprawdzić i uzupełnić dane rekordu nadrzędnego i podrzędnego, do których
wchodzi się klikając na odpowiednie zakładki u dołu ekranu.
2. Zwrócić uwagę na właściwe wypełnienie pola typ rekordu.
3. Informacje o egzemplarzach dołącza się tylko do rekordów podrzędnych najniższego
w danym wypadku stopnia. Za każdym razem trzeba sprawdzić, czy wpisujemy
egzemplarz do właściwego wydania.
4. Dalej postępujemy jak w wypadku pozycji jednopoziomowej.
5. Zatwierdzić rekord, klikając napis „przenieś” na pasku u góry ekranu.