Protokół z przeglądu zarządzania nr 1/2012

Protokół z przeglądu zarządzania nr 1/2012
Przegląd zarządzania odbył się dnia 17.12.2012 w przeglądzie uczestniczyli:
1. Michał Jędrys – Starosta Skarżyski
2. Stanisław Dymarczyk – Członek Zarządu Powiatu
3. Małgorzata Łakomiec – Sekretarz Powiatu
4. Anna Dąbek – Pełnomocnik ds. SZJ
5. Joanna Wroniewska – Zastępca Pełnomocnika ds. SZJ
Dane wejściowe:
1. Wyniki auditów. (wewnętrzne, certyfikacyjne i kontrole)
Zgodnie z harmonogramem auditów z dnia 14.11.2012 wykonano 26 raportów z audytów.
Raport nr 1.1 - stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał.
Raport nr 1.2 - stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów
Raport nr 2.1 - stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały
Raport nr 2.2 - stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał
Raport nr 2.3 - stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał
Raport nr 2.4 - stwierdzono 0 niezgodności i 2 potencjały
Raport nr 3.1 - stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały
Raport nr 3.2 - stwierdzono 1 niezgodność i 0 potencjałów
Raport nr 3.3 - stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały
Raport nr 3.4 - stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał
Raport nr 3.5 - stwierdzono 0 niezgodności i 2 potencjały
Raport nr 3.6 - stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów
Raport nr 3.7 - stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów
Raport nr 4.1 - stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów
Raport nr 4.2 - stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały
Raport nr 5.1 - stwierdzono 0 niezgodności i 4 potencjały
Raport nr 5.2 - stwierdzono 0 niezgodności i 5 potencjałów
Raport nr 5.3 - stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały
Raport nr 5.4 - stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały
Raport nr 5.5 - stwierdzono 0 niezgodności i 2 potencjały
Raport nr 5.6 - stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał
Raport nr 5.7 - stwierdzono 0 niezgodności i 2 potencjały
Raport nr 5.8 - stwierdzono 0 niezgodności i 3 potencjały
Raport nr 5.9 - stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów
Raport nr 5.10 - stwierdzono 0 niezgodności i 1 potencjał
Raport nr 6 - stwierdzono 0 niezgodności i 0 potencjałów
Od dnia startu SZJ tj 31.08.2012 stwierdzono 5 kontroli, informacje o kontrolach znajdują
się w Książce Kontroli Zewnętrznej.
Wzór formularza zatwierdził: Pełnomocnik ds. SZJ
Wydanie 1 z dnia 31.08.2012
str: 1/5
2. Informacje zwrotne od klientów.
Dane wynikające z badania satysfakcji Klienta zostały opisane w raporcie z dnia 20.10.2012
Założenia: działania korygujące/zapobiegawcze podejmuje się gdy pojawi się ocena 1 lub 2
(skala 1-5) minimum 3 razy dotycząca tego samego zagadnienia lub średnia w będzie niższa
niż 3.75. Poziom zadowolenia wyznaczono na minimum 4,3 dla pytania 5 i 6.
Wyniki dla pkt. 5:
Ogólna ocena standardu obsługi klienta – 4,58
Jakość informacji ułatwiającej dotarcie do odpowiedniego urzędnika – 4,34
Dostęp do druków wniosków i formularzy – 4,41
Czas oczekiwania na obsłużenie – 4,27
Terminowość zamykania spraw – 4,36
Wyniki dla pkt. 6:
Kompetencje - znajomość przepisów i procedur – 4,73
Komunikatywność – jasne i wyczerpujące przekazywanie informacji – 4,54
Zaangażowanie w załatwianie sprawy – 4,61
Kultura i uprzejmość urzędnika – 4,66
Szybkość obsługi na stanowisku – 4,56
Od dnia startu SZJ tj 31.08.2012 wpłynęła jedna uzasadniona skarga na Wydział
Komunikacji i Transportu, mająca charakter incydentalny.
3. Funkcjonowanie procesów i zgodności wyrobów.
Wyniki pomiarów procesów i analiza wyrobów niezgodnych.
Miary procesów opisane są w dokumencie „Wykaz najważniejszych celów do realizacji
w roku 2012 wyznaczonych przez poszczególne komórki organizacyjne Starostwa
Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej”. Pomiar nastąpi po końcu roku 2012.
Od dnia startu SZJ tj. 31.08.2012 wpłynęło 12 odwołań od decyzji, 8 z nich jest
bezzasadnych, a 4 są w rozstrzygnięciu.
Od dnia startu SZJ tj. 31.08.2012 nie stwierdzono wyrobów niezgodnych.
4. Status działań korygujących i zapobiegawczych.
Wystawiono 1 kartę działań korygujących dotyczącą doprowadzenia do zgodności
z przepisami prawa, termin zakończenia 30.06.2012.
5. Przegląd polityki i celów jakości.
Polityka jakości i cele jakości pozostają aktualne i adekwatne.
6. Działania podjęte w następstwie wcześniejszych przeglądów zarządzania.
Jest to pierwszy przegląd zarządzania.
Wzór formularza zatwierdził: Pełnomocnik ds. SZJ
Wydanie 1 z dnia 31.08.2012
str: 2/5
7. Wszelkie zmiany w organizacji, które mogą wpływać na SZJ.
Zmian nie stwierdzono.
8. Zalecenia dotyczące doskonalenia.
1. Zmiana regulaminu organizacyjnego w celu usystematyzowania kompetencji
poszczególnych wydziałów oraz właściwego podziału obowiązków.
2. Opracowanie koncepcji poprawy komunikacji wewnętrznej w Starostwie.
3. Usprawnienie systemu obiegu dokumentów między poszczególnymi wydziałami.
4. Dalsze podnoszenia kompetencji pracowników urzędu poprzez systematyczne
szkolenia.
5. Umożliwienie załatwiania większej ilości spraw dla mieszkańców przez telefon
i Internet.
6. Opracowanie koncepcji remontu Sali Herbowej .
Opracowały:
1. Małgorzata Łakomiec – Sekretarz Powiatu
2. Anna Dąbek – Pełnomocnik ds. SZJ
3. Joanna Wroniewska – Zastępca Pełnomocnika ds. SZJ
Dnia 17.12.2012
Wzór formularza zatwierdził: Pełnomocnik ds. SZJ
Wydanie 1 z dnia 31.08.2012
str: 3/5
Dane wyjściowe:
1. Doskonalenie skuteczności SZJ i jego procesów.
1. Dziękuję Paniom Małgorzacie Łakomiec, Annie Dąbek, Joanna Wroniewskiej za
wdrożenie, udokumentowanie i utrzymywanie SZJ wg ISO 9001 oraz proszę je
o ciągłe doskonalenie tego systemu.
2. Proszę komórki organizacyjne w których były przeprowadzane kontrole od dnia
startu SZJ tj. 31.08.2012 o wystawienie kart działań korygujących gdy kontrole
wykazały istotne zalecenia, nakazy.
3. Proszę p. Małgorzatę Łakomiec o dopilnowanie rozliczenia przez Wydziały
najważniejszych celów do realizacji w roku 2012, przedstawienie raportu
zawierającego m. in. stan niezrealizowanych celów, jak też dopilnowanie
wyznaczenia nowych celów. Termin – 31.01.2013.
4. Proszę p. Annę Dąbek o wykonanie w czerwcu 2013 auditu pozaplanowego
obejmującego stan realizacji potencjałów z auditów i kart działań korygujących.
5. Proszę p. Małgorzatę Łakomiec o zmianę regulaminu organizacyjnego w celu
usystematyzowania kompetencji poszczególnych wydziałów. Termin 31.03.2013.
6.Proszę p. Mariusza Bodo o opracowanie koncepcji poprawy komunikacji
wewnętrznej w Starostwie. Termin 31.03.2013.
7. Proszę p. Małgorzatę Łakomiec o zaplanowanie w roku 2013 szkoleń
podnoszących poszczególne
kompetencje pracowników urzędu – zwłaszcza
niedawno zatrudnionych. Termin do 31.01.2013 r.
2. Doskonalenie wyrobu w powiązaniu z wymaganiami klienta
1. Proszę Wydział Organizacyjno-Administracyjny o opracowanie działania
korygującego zmierzającego do poprawy jakości informacji ułatwiającej dotarcie
do odpowiedniego urzędnika (wyniki ankiety badania zadowolenia Klienta).
Termin 28.02.2013.
2. Proszę zespół ds. SZJ o monitorowanie tendencji czasu oczekiwania na
obsłużenie (wynik poniżej 4,3, ale powyżej 3,75) i przedstawienie wniosków do
31.03.2013.
3. Proszę zespół ds. SZJ o opracowanie i wykonanie ankiety badającej
komunikatywność – jasne i wyczerpujące przekazywanie informacji dla
Wydziałów KT i GG.
4. Proszę Zespół Informatyczny o rozpowszechnianie wśród mieszkańców
informacji o możliwości załatwiania spraw urzędowych poprzez platformę ePUAP.
5. Proszę Wydział komunikacji i Transportu o zwiększenie możliwości obsługi
klientów korzystających z usług wydziału, po wcześniejszym uzgodnieniu
telefonicznym w celu wyeliminowania kolejek oczekujących.
Wzór formularza zatwierdził: Pełnomocnik ds. SZJ
Wydanie 1 z dnia 31.08.2012
str: 4/5
3. Potrzebne zasoby
1. Proszę p. Mariusza Bodo o opracowanie wstępnej koncepcji i kosztorysu
przeprowadzenia remontu Sali Herbowej. Termin do końca 31.03.2013.
Podpisy najwyższego kierownictwa, 18.12.2012
Wzór formularza zatwierdził: Pełnomocnik ds. SZJ
Wydanie 1 z dnia 31.08.2012
str: 5/5