Sprawozdanie ze skarg i wniosków nadesłanych do

NACZELNA DYREKCJA
ARCHIW6W PANSTWOWYCH
NACZELNY DYRKKTOR
Archiwow-i^iristWwych
Stom»tir$adi±:
Warszawa, dnia
j
Iutego2010r.
Sprawozdanie ze skarg i wnioskow nadeslanych do
Naczelnej Dyrekcji Archiwdw Panstwowych w 2009 roku
Wprowadzenie
Niniejsze sprawozdanie stanowi realizacj? zadania okreslonego w § 6 pkt 1
zarzadzenia nr 6 Naczelnego Dyrektora Archiwdw Panstwowych z dnia 11 grudnia 2009 r.
w sprawie organizacji przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wnioskow w Naczelnej
Dyrekcji Archiwdw Panstwowych. Sprawozdanie zawiera informacje o wielkosci wpfywu,
problematyce, sposobie rozpoznania skarg i wniosk6w, przyczynach ich powstawania oraz
dzialaniach podejmowanych w celu zapewnienia prawidtowego zalatwiania ww. pism.
Sprawozdanie opracowano na podstawie danych zgromadzonych przez Wydzial
Audytu Wewn^trznego i Kontroli, zwany dalej AWK.
W okresie sprawozdawczym, podobnie jak w latach poprzednich skargi i wnioski
zalatwiane byly w trybie przepisdw Dziahi VIII Kodeksu postepowania administracyjnego
oraz rozporzadzenia Rady Ministr6w z dnia 8 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji
przyjmowania i rozpatrywania skarg i wnioskdw.
Informacje ogolne.
Wptywajace do NDAP skargi i wnioski zalatwiane byly zgodnie z procedurami
okres*lonymi w przytoczonych na wstepie przepisach prawa. Stosownie do postanowien
§ 16 ust 1 pkt 4 litf Regulaminu organizacyjnego
NDAP
do
zadan
AWK
nalezy
ewidencjonowanie skarg i wniosk6w, przyjmowanie skarg lub wnioskdw zgloszonych
ustnie do protokotu oraz sporzadzanie rocznego sprawozdania ze sposobu rozpatrywania
skarg i wnioskow. Z kompetencji AWK wylajczone bylo sprawy dotyczajce nadzoru nad
udostepnianiem
materialow
archiwalnych
przez
archiwa
panstwowe
oraz
ushig
swiadczonych przez archiwa panstwowe. Zadania te zgodnie z § 14 pkt 6 lit. b oraz pkt 9
lit. b Regulaminu organizacyjnego NDAP realizowane s% przez Departament Organizacji,
Udostepniania i Ewidencji (DUE).
Charakterystyka skarg i wnioskdw
W 2009 roku skierowano do NDAP lacznie 19 skarg. W rejestrze skarg i wniosk6w
prowadzonej przez AWK odnotowano 11 skarg, pozostatych 8 skarg nie zostato uje.tych
w rejestrze, gdyz Departament (DUE) kt6ry udzielat odpowiedzi na skargi nie przekazal
ich do zarejestrowania. W 2009 r. skargi rozpatrywane byly przez dwie kom6rki
organizacyjne NDAP, w tymlO rozpatrzonych zostato przez DUE pozostarych 9 przez
AWK. W omawianym roku w NDAP nie odnotowano przypadku zgtoszenia skarg lub
wnioskow ustnie do protokolu.
Tematyka
skarg byta
rfznorodna
i
dotyczyta
m.in.:
spraw
pracowniczych
w podleglych archiwach, ograniczenia dostepu do energii eiektrycznej dla uzytkownikow
archiwum, wydawanie zaswiadczen. Cze.s"6 skarg odtozono do akt bez nadawania im
dalszego biegu. Byly to sprawy przestane do NDAP jedynie do wiadomosci lub skargi
anonimowe. W 2009 r. wpryn^ty 4 anonimowe skargi, z czego 3 dotyczyla AP w Kietcach.
Wtym:
Wyszczeg61nienie
Wplyneto
og6tem
Wtoku
anonimy
udzielono
odpowiedzi
zalatwiono w
inny sposdb
zaiatwiania
Skargi
11
4
5
2
0
Wnioski
0
0
0
0
0
RAZEM
11
4
5
2
0
Tabela. 1 Informacja o sposobie zatatwiania skarg.1
1 Dane wylajcznie na podstawie Rejestru skarg i wnioskdw prowadzonego przez AWK.
W odpowiedziach na skargi ustosunkowywano si? do wszystkich zarzut6w
podnoszonych przez skarzacych, a w razie potrzeby zamieszczano w nich wyczerpujace
wyjasnienia oraz porady prawne. W skargach rozpatrzonych pozytywnie dla skarzacych,
potwierdzity si? podnoszone zarzuty, natomiast skargi zalatwione negatywnie byly
skargami nieuzasadnionymi. Inny sposdb zalatwienia oznacza, ze zgtoszone skargi nie
wymagaly
rozstrzygni?cia,
a
zainteresowanym
udzielono
jedynie
wyjasjiien
lub
niezb?dnych pouczen.
Pojawiajacym si? problemem byla terminowosc udzielania odpowiedzi na skargi.
W sytuacji przekraczania terminu rozpatrzenia sprawy nie powiadamiano skarzacych o
przyczynach opdznienia z jednoczesnym wskazaniem nowego terminu zalatwienia
sprawy. Opoznienia w zalatwianiu skarg spowodowane byly m.in. tym, iz w niekt6rych
przypadkach, aby udzielic wyczerpujacej odpowiedzi spraw? nalezalo zbadac i wyjasiiic
np. uzyskujajc dodatkowe informacje od archiwum. Instytucja skarg i wnioskow jest
waznym zrodlem informacji na temat dzialalnosci urz?du i calej sieci archiwow, a
informacje w nich zawarte wykorzystywane sa^rowniez do planowania i realizacji kontroli
w archiwach.
Podsumowanie
W
trakcie
sporzajdzania
niniejszego
Sprawozdania
stwierdzono
uchybienia
polegajace na niedotrzymywaniu termin6w udzielenia odpowiedzi na skarg?. Problem ten
zostat dostrzezony i zarzadzeniem nr 6 Naczelnego Dyrektora Archiw6w Panstwowych z
dnia 11 grudnia 2009 r. w sprawie organizacji przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i
wnioskdw w Naczelnej Dyrekcji Archiwdw Panstwowych wzmocniono mechanizmy
kontrolne zapobiegajajce tego rodzaju sytuacjom.
Wprowadzony zostal obowiazek
rejestrowania wszystkich skarg i wnioskdw wplywajacych do NDAP przez AWK oraz
upowazniono naczelnika AWK do monitorowania terminowosci rozpatrywania skarg i
wnioskdw. Wprowadzono tez zmiany porzajdkujace kwestie przyjmowania obywateli w
sprawach skarg i wnioskdw.
Akceptuj?:
Sporzajdzil:
Wydzial Audy'^:evvnei»f^b i Kontroli
DYJREKl'OR
NA/ziRlK/
Varek Marczifk '