Procedura zamykania projektu

2011
Procedura zamykania projektu
- jak skutecznie i szybko otrzymać
płatność końcową dla przedsięwzięcia.
Doświadczenia z wdrażania projektów Osi Priorytetowej I „Nowoczesna
Gospodarka” i Osi Priorytetowej II „Infrastruktura Społeczeństwa
Informacyjnego” Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej
2007-2013.
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca – 1 lipca 2011
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Płatność końcowa dla projektu
DEFINICJA:
 refundacja części lub całości poniesionych wydatków kwalifikowalnych
na realizację Projektu przekazywana Beneficjentowi w wyniku
zatwierdzenia ostatniego wniosku o płatność (§ 1 pkt 10 umowy).
KWOTA:
 określona w Harmonogramie Przekazywania Dofinansowania (załącznik
do Umowy o dofinansowanie) - (§ 10 ust. 1 oraz § 12 ust. 7 pkt 10 umowy).
WNIOSEK O PŁATNOŚĆ KOŃCOWĄ:
 składany w terminie 30 dni od dnia poniesienia ostatniego wydatku
w Projekcie i nie później niż w dniu zakończenia realizacji Projektu
(termin w § 6 ust. 2 umowy)
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Warunki dokonania płatności końcowej
- § 12 ust. 16 umowy
1) wniosek o płatność końcową zatwierdzony przez IP PO RPW;
2) przeprowadzona przez Instytucję Pośredniczącą PO RPW kontrola
w siedzibie Beneficjenta lub w miejscu realizacji Projektu (zbadanie czy
Projekt został zrealizowany zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie
Projektu oraz czy zakładane wskaźniki produktu zostały osiągnięte);
3) w Informacji pokontrolnej zostało potwierdzone, że realizacja projektu
przebiegła prawidłowo lub ewentualnych nieprawidłowości zostały
usunięte.
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Najczęściej występujące problemy
Etap weryfikacji wniosku o płatność końcową
1) wydatki ogółem dla projektu,
2) harmonogramy realizacji przedsięwzięcia (Harmonogram Rzeczowo-
Finansowy, Harmonogram Przekazywania Dofinansowania, Plan Finansowy
Projektu, Tabela I wniosku o dofinansowanie „Kategorie Wydatków);
3) Tabela E wniosku o dofinansowanie niezgodna z danymi we wniosku
o płatność końcową;
4) uchybienia „standardowe” w dokumentacji wniosku.
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Najczęściej występujące problemy
Etap przygotowania do kontroli na miejscu
1) przygotowanie dokumentacji do losowania próby dokumentów do kontroli,
2) dostępność przedstawicieli Beneficjenta w terminie kontroli proponowanym
przez IP PO RPW;
3) przygotowanie przez Beneficjenta dokumentacji prezentowanej w Planie
Kontroli Instytucji Pośredniczącej PO RPW.
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Najczęściej występujące problemy
Etap prowadzenia czynności kontrolnych na miejscu
FINANSOWA REALIZACJA PROJEKTU:
 ewidencja księgowa (plan kont, kod księgowy, polityka rachunkowości –
bardzo istotna czytelność księgowania w przypadku wydatków
limitowanych),
 ewidencja środków trwałych – brak wszystkich wydatków, bądź ich
niezgodność z danymi wykazanymi we wnioskach o płatność,
 sposób ujęcia gruntów (jeżeli występują) i przypisania ich do projektu,
 system ewidencjonowania dochodu w projekcie,
 opisy faktur i równoważnych dowodów księgowych.
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Najczęściej występujące problemy
Etap prowadzenia czynności kontrolnych na miejscu
ZAMÓWIENIA PUBLICZNE:
 zasady prowadzenia zamówień w Instytucji Beneficjenta,
 obszerna dokumentacja,
 pytania Wykonawców i odpowiedzi Zamawiającego,
 ogłoszenia,
 protokół (kompletność, parafowanie, przejrzystość informacji),
 zabezpieczenia należytego wykonania umowy (ustanowienie i zwolnienie
zabezpieczeń),
 ANEKSY do umów (art. 144 PZP).
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Najczęściej występujące problemy
Etap prowadzenia czynności kontrolnych na miejscu
ROZLICZENIE VAT (JEŻELI KWALIFIKOWALNY):
 potwierdzenie oświadczeniem kwalifikowalności VAT,
 interpretacja indywidualna Izby Skarbowej (zapytanie + stanowisko Izby),
 ewentualne korekty deklaracji VAT,
 kontrole w zakresie prowadzenia rozliczeń VAT prowadzone przez inne
uprawnione organy,
 opisy faktur i równoważnych dowodów księgowych.
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Najczęściej występujące problemy
Etap prowadzenia czynności kontrolnych na miejscu
ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI:
 kontroli podlegają oryginały dokumentów,
 informacja o miejscach i jednostkach organizacyjnych odpowiedzialnych
za przechowywanie i archiwizację dokumentacji w sposób i w terminie
zgodnym z umową o dofinansowanie,
 dokumentacja zawierająca dane osobowe.
PROMOCJA I INFORMACJA:
 flaga UE,
 zgodność z Zasadami promocji PO RPW,
 opisane nie tylko zakupione środki, ale również segregatory, teczki, itp.
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Najczęściej występujące problemy
Etap prowadzenia czynności kontrolnych na miejscu
DOKUMENTACJA BUDOWY:
 dzienniki budowy (kompletność wpisów, w tym danych kierownika
budowy, kierowników robót, inspektorów nadzoru inwestorskiego);
 roboty dodatkowe i zamienne (sposób dokumentowania, zasadność);
 ubezpieczenia i gwarancje (oryginały dokumentów, daty wystawienia, daty
przedłożenia, zgodność z kontraktem) – weryfikujemy ubezpieczenia
wykonawcy, jeżeli Zamawiający wymagał ich kontraktem!;
 dokumentacja powykonawcza (kompletność, zgodność danych
z wykazanymi wskaźnikami produktu).
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Najczęściej występujące problemy
Etap prowadzenia czynności kontrolnych na miejscu
DOKUMENTACJA ODBIOROWA:
 protokoły odbioru częściowego i końcowego (zgodność z kontraktem,
zgodność z wnioskiem o dofinansowanie);
 procedura powiadomienia o zamiarze przystąpienia do użytkowania
(art. 56 ustawy – Prawo budowlane),
 procedura pozwolenia na użytkowanie (art. 59 ustawy - Prawo budowlane),
 wykaz działek, na których inwestycja była realizowana, zgodność
z wnioskiem o dofinansowanie (w przypadku schematu terenów
inwestycyjnych – wykaz nieruchomości do udostępnienia inwestorom).
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Najczęściej występujące problemy
Etap prowadzenia czynności kontrolnych na miejscu
ZGODNOŚĆ Z POLITYKAMI HORYZONTALNYMI UE:
 brak obowiązku stosowania PZP a zgodność z umową o dofinansowanie
(rola przetargu uregulowanego przepisami KC),
 dostępność infrastruktury dla różnych grup odbiorców, w tym dla
niepełnosprawnych i osób z dziećmi;
 zatrudnienie pracowników w ramach projektu,
 kampania promocyjna (adresaci, stereotypy),
 informacja o sposobie respektowania Polityk (weryfikacja deklaracji
złożonych we wniosku o dofinansowanie projektu).
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Najczęściej występujące problemy
Etap prowadzenia czynności kontrolnych na miejscu
POLITYKA OCHRONY ŚRODOWISKA:
 dokumentacja środowiskowa,
 informacje o zdarzeniach, które mogły mieć wpływ na politykę (np.
interwencje nadzoru środowiskowego, organizacji ekologicznych, protesty
społeczne, itp.)
TRWAŁOŚĆ PROJEKTU:
 sposób zarządzania majątkiem wytworzonym w ramach projektu w okresie
trwałości (kontekst założeń na etapie wniosku o dofinansowanie i ich
realizacji, aspekt organizacyjny (kto?) i finansowy (za co?).
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Najczęściej występujące problemy
Etap prowadzenia czynności kontrolnych na miejscu
WSKAŹNIKI PROJEKTU:
 dokumentacja potwierdzająca osiągnięcie wskaźników (źródło weryfikacji
wskazywane przez Beneficjenta w tabeli E wniosku o dofinansowanie),
 wskaźniki produktu i wskaźniki rezultatu (zakres i terminy osiągniętych
i przewidywanych do osiągnięcia wskaźników);
 wskaźniki horyzontalne dotyczące tworzenia nowych etatów.
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Najczęściej występujące problemy
Etap prowadzenia czynności kontrolnych na miejscu
WSKAŹNIKI HORYZONTALNE:
 tylko nowopowstałe etaty (nie istniały przed rozpoczęciem realizacji
projektu),
 powstają w okresie po rozpoczęciu realizacji projektu,
 muszą zwiększać ogólne zatrudnienie w Instytucji Beneficjenta,
 ścisły związek z projektem (wskaźniki produktu dodatkowo finansowane
ze środków projektu),
 trwałość każdego wskaźnika – 2 lata od daty utworzenia miejsca pracy
(etatu).
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Najczęściej występujące problemy
Etap prowadzenia czynności kontrolnych na miejscu
WSKAŹNIKI HORYZONTALNE:
1) wskaźnik horyzontalny PRODUKTU:
 etat utworzony (nie oddelegowany pracownik) w ścisłym związku
z projektem,
 finansowany ze środków projektu,
 trwały (nie ulega likwidacji z chwilą zakończenia projektu);
2) wskaźnik horyzontalny REZULTATU:
 tylko te etaty, których utworzenie nie było kosztem kwalifikowalnym
projektu;
 powstają najpóźniej do 12 miesięcy od złożenia wniosku o płatność końcowa.
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca
– 1 lipca
Miejscowość,
data 2011
Najczęściej występujące problemy
Etap postępowania z informacją pokontrolną i zaleceniami
1) zastrzeżenia Beneficjenta do Informacji Pokontrolnej,
2) informacje i dokumenty możliwe do przekazania wraz z podpisaną przez
Beneficjenta Informacją Pokontrolną,
3) wykonywanie przez Beneficjenta Zaleceń Pokontrolnych i sposób
potwierdzenia ich wykonania.
2011
Procedura zamykania projektu
- jak skutecznie i szybko otrzymać
płatność końcową dla przedsięwzięcia.
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ
CHĘTNIE ODPOWIEM
NA PAŃSTWA PYTANIA
Arkadiusz Dewódzki
Warszawa, 30 czerwca – 1 lipca 2011