Wystąpienie Babimost ZOZ - (BIP) Regionalnej Izby Obrachunkowej

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Zielonej Górze
Zielona Góra, 2008-09-25
RIO.I-092/130/08
Pan
Zdzisław Mogilnicki
Kierownik Gminnego Ośrodka
Zdrowia w Babimoście
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze działając na podstawie art. 1 ust. 2
pkt 6 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst
jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w dniach od 18 lipca do
12 września 2008 r. kontrolę problemową koordynowaną w zakresie gospodarki finansowej
Gminnego Ośrodka Zdrowia Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej
w Babimoście.
Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej przez
samodzielny
publiczny
zakład
opieki
zdrowotnej,
dla
którego
funkcję
organu
załoŜycielskiego pełni Gmina Babimost. Kontrolą objęto gospodarkę finansową Gminnego
Ośrodka Zdrowia w Babimoście (GOZ) w okresie od 1 stycznia 2006 r. do 31 grudnia 2007 r.
W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli
podpisanym w dniu 12 września 2008 r., Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze,
stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuje Panu
Kierownikowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Uchwałą nr XXXIII/156/98 z dnia 18 czerwca 1998 r. Rada Miejska w Babimoście
utworzyła Gminny Ośrodek Zdrowia z siedzibą w Babimoście. Ośrodek utworzono jako
jednostkę organizacyjną Gminy, działającą na zasadzie publicznego zakładu opieki
zdrowotnej. Uchwałą Nr II/7/98 z dnia 14 listopada 1998 r. Gminny Ośrodek Zdrowia został
przekształcony w samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej.
Wewnętrzne regulacje organizacyjno – prawne zawarte zostały w Statucie Gminnego
Ośrodka Zdrowia oraz Regulaminie Porządkowym. Obowiązujący Statut zawiera elementy
przewidziane w art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej
(tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 14, poz. 89 z późn. zm.) z wyjątkiem uregulowania
dotyczącego struktury organizacyjnej. Jest to niezgodne z art. 11 ust. 2 pkt 5 powyŜszej
ustawy, w myśl którego w statucie zakładu opieki zdrowotnej określa się w szczególności
strukturę organizacyjną. W wyjaśnieniach Przewodniczący Rady Społecznej stwierdził, iŜ na
podstawie obowiązującego Statutu przyjęto Regulamin Organizacyjny, w którym określono
strukturę organizacyjną Ośrodka. Statut został zgłoszony do rejestracji w Sądzie Rejonowym
w Zielonej Górze oraz do Wojewody Lubuskiego. Organy te nie zakwestionowały braku
struktury organizacyjnej w Statucie i dokonały rejestracji przyjmując Regulamin
Organizacyjny wprowadzony przez Kierownika GOZ.
W przypadku Regulaminu Porządkowego stwierdzono, Ŝe nie określono w nim: przebiegu
procesu udzielania świadczeń zdrowotnych z zapewnieniem właściwej dostępności i jakości
tych świadczeń w jednostkach organizacyjnych zakładu opieki zdrowotnej, zakresów
czynności pracowników oraz warunków współdziałania między jednostkami organizacyjnymi
zakładu dla zapewnienia sprawności funkcjonowania zakładu opieki zdrowotnej pod
względem leczniczym, administracyjnym i gospodarczym oraz praw i obowiązków pacjenta.
Jest to niezgodne z art. 18a ust. 1a pkt 1, 2 i 4 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej.
Osobą
odpowiedzialną
za
ustalenie
Regulaminu
jest
Kierownik,
który
w wyjaśnieniach stwierdził, iŜ obecnie na ukończeniu jest opracowywanie nowej wersji
Regulaminu Porządkowego Gminnego Ośrodka Zdrowia i na podstawie art. 46 pkt 4 ustawy
o zakładach opieki zdrowotnej Regulamin zostanie przedstawiony do zatwierdzenia przez
Radę Społeczną do połowy września 2008 r.
Kierownik Gminnego Ośrodka Zdrowia w Babimoście powierzył prowadzenie spraw
finansowo - księgowych w okresie objętym kontrolą osobie wykonującej obowiązki na
podstawie umowy zlecenia. Jest to niezgodne z art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), bowiem głównym
księgowym jednostki sektora finansów publicznych, jest pracownik, któremu kierownik
2
jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości
jednostki; wykonywania dyspozycji środkami pienięŜnymi; dokonywania wstępnej kontroli
zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; dokonywania
wstępnej
kontroli
kompletności
i
rzetelności
dokumentów
dotyczących
operacji
gospodarczych i finansowych. W wyjaśnieniach Kierownik stwierdził, iŜ ze względów
ekonomicznych zatrudniono księgową na podstawie umowy cywilnoprawnej. Takie działanie
było korzystne tym bardziej, Ŝe fundusz zakładu był bardzo skromny. Ośrodek zdrowia nie
miał dotacji, utrzymywał się z własnej działalności i istniała konieczność szukania
oszczędności. W 2008 r. kontrola przeprowadzona przez Urząd Miejski wniosła zastrzeŜenia
do takiego stanu rzeczy i nakazała zmienić zatrudnienie księgowej na umowę o pracę.
W związku z tym poczyniono starania o zatrudnienie głównego księgowego od dnia 1
stycznia 2009 r.
W przypadku unormowań wewnętrznych w zakresie gospodarki finansowej
stwierdzono, Ŝe w okresie poddanym kontroli, tj. lata 2006-2007, dokumentacja opisująca
przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie spełniała wymogów określonych przepisami art.
10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r.
Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), co zostało stwierdzone podczas przeprowadzonej przez
Burmistrza Babimostu kontroli związanej z realizacją obowiązków wynikających z art. 187
ustawy o finansach publicznych. Większość ujawnionych wówczas nieprawidłowości została
usunięta w dniu 1 lipca 2008 r. Pozostały jednak uchybienia dotyczące nie określenia zasad
prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, w tym
równieŜ brak opisu zasad ewidencji naleŜności i zobowiązań na kontach ksiąg pomocniczych,
pomimo faktycznego jej prowadzenia na kontach analitycznych Jest to niezgodne z art. 10
ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości. Osobą odpowiedzialną za ustalenie i aktualizację
dokumentacji jest Kierownik GOZ.
Po
wskazaniu
nieprawidłowości
przez
kontrolujących
Kierownik
uzupełnił
dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości w zakresie prowadzenia kont ksiąg
pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Kontrolujący ustalili takŜe, Ŝe z opisu zasad klasyfikacji zdarzeń przyjętych w
Zakładowym Planie Kont nie wynika,
aby do kont rozrachunkowych była prowadzona
ewidencja analityczna. Ustalono jednakŜe, Ŝe w prowadzonej w systemie informatycznym
ewidencji księgowej prowadzona jest ewidencja analityczna dla kont rozrachunkowych: 201,
202, 229, 240. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości, dokumentacja
opisująca
zasady
rachunkowości,
powinna
3
zawierać
sposób
prowadzenia
ksiąg
rachunkowych, w tym zakładowy plan kont oraz zasady prowadzenia kont ksiąg
pomocniczych.
W trakcie kontroli uzupełniono Zakładowy Plan Kont w zakresie zasad prowadzenia
ewidencji analitycznej do kont rozrachunkowych.
W zakresie przestrzegania w GOZ zasad obiegu i kontroli dokumentów księgowych
oraz instrukcji inwentaryzacyjnej inspektorzy stwierdzili w badanej próbie (I półrocze 2006 r.
i II półrocze 2007 r.), Ŝe od dnia 1 stycznia do 30 czerwca 2006 r. na koncie 202
„Rozrachunki z dostawcami” nie zaksięgowano 88 operacji gospodarczych na łączną kwotę
123.863,12 zł. Rozrachunki księgowane były bezpośrednio na koncie 400 – „Koszty według
rodzaju”. Taki sposób dokonywania zapisów w księdze rachunkowej jest niezgodny z
przyjętym Zakładowym Planem Kont. Ponadto z uwagi na brak ewidencji na koncie 202, nie
moŜna było ustalić stanu rzeczywistego rozrachunków z dostawcami w tym okresie. Zapisy
dokonane w księgach rachunkowych nie
odzwierciedlały więc stanu rzeczywistego
i stosownie do postanowień art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości nie moŜna uznać, Ŝe były
prowadzone rzetelnie. Odpowiedzialność za powyŜszą nieprawidłowość ponosi osoba
prowadząca sprawy finansowo - księgowe Ośrodka, która w wyjaśnieniach stwierdziła, Ŝe
rozrachunki księgowane były w koszty, poniewaŜ wszystkie faktury płacone były na bieŜąco.
Było to niezgodne z przyjętym w Ośrodku Zakładowym Planem Kont. Po dostrzeŜeniu
popełnionego błędu z nowym rokiem kalendarzowym księgowania były prawidłowe. Nie było
jednak moŜliwości poprawienia w programie zapisów poprzedniego okresu.
W II półroczu 2007 r. księgowania były zgodne z wymogami przewidzianymi w Zakładowym
Planie Kont.
Zarządzeniem wewnętrznym z dnia 20 września 2007 r. Kierownik GOZ nakazał
przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych w siedzibie Gminnego Ośrodka Zdrowia
oraz w placówce w Nowym Kramsku. Sporządzono spis z natury i dokonano wyceny na
podstawie zapisów w księgach inwentarzowych. RóŜnice nie wystąpiły. Dokonano równieŜ
likwidacji środków trwałych. Stwierdzono, Ŝe w przyjętych w procedurach kontroli
finansowej nie ujęto zasad likwidacji środków trwałych, mimo faktycznego dokonywania
tych czynności. Stosownie do art. 47 ust. 2 pkt 3 w zw. z art. 47 ust. 2 pkt 2 ustawy
o finansach publicznych kontrola finansowa obejmuje m.in. stosowanie procedur dotyczących
procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań
finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień
publicznych oraz zwrotu środków publicznych. W wyjaśnieniach Kierownik stwierdził, iŜ
przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie.
4
Na podstawie zapisów księgowych na kontach rozrachunkowych w badanej próbie
(dokumenty księgowe za I półrocze 2006 r. i za II półrocze 2007 r.) ustalono, Ŝe wszystkie
zapisy księgowe zawierają rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego
podstawę zapisu oznaczonego jako PK - polecenie księgowania. Pomimo takich zapisów
w dokumentacji fizycznie brak jest takich dowodów księgowych. Zgodnie z art. 20 ust. 3 pkt
1 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być
sporządzone przez jednostkę zbiorcze dowody księgowe, słuŜące do dokonania łącznych
zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo
wymienione. Z wyjaśnień osoby prowadzącej sprawy finansowo – księgowe wynika, Ŝe
oznaczenie PK pochodzi z dziennika obrotów i jest jedynym moŜliwym oznaczeniem
proponowanym przez program księgowy. Numerując kolejny dokument księgowy numerem,
który przypisuje program księgowy wpisywała numer na dekrecie zbiorczym dokumentów.
W konsekwencji oznaczało to, Ŝe pod jednym dekretem występuje wiele operacji księgowych.
Księgowa sądziła, Ŝe skoro program księgowy tak to zapisuje to uznała, Ŝe nie musi
sporządzać zestawienia zbiorczego dokumentów księgowych.
Przedstawiając powyŜsze uwagi i spostrzeŜenia, na podstawie art. 9 ust. 2 i 3 ustawy
o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o:
1. Uzupełnienie Statutu Gminnego Ośrodka Zdrowia w Babimoście o regulację dotyczącą
struktury organizacyjnej, stosownie do art. 11 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991
r. o zakładach opieki zdrowotnej (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 14, poz. 89 z późn. zm.).
2. Uzupełnienie Regulaminu Porządkowego o:
− przebieg procesu udzielania świadczeń zdrowotnych z zapewnieniem właściwej
dostępności i jakości tych świadczeń w jednostkach organizacyjnych zakładu opieki
zdrowotnej,
− zakres czynności pracowników, warunki współdziałania między jednostkami
organizacyjnymi zakładu dla zapewnienia sprawności funkcjonowania zakładu opieki
zdrowotnej pod względem leczniczym, administracyjnym i gospodarczym,
− prawa i obowiązki pacjenta,
stosownie do art. 18a ust. 1a pkt 1, 2 i 4 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej.
3. Zatrudnienie i powierzenie obowiązków głównego księgowego zgodnie z wymogami art.
45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz.
2104 z późn. zm.).
5
4. Uzupełnienie procedur kontroli finansowej o zasady likwidacji środków trwałych,
stosownie do art. 47 ust. 2 pkt 3 w zw. z art. 47 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach
publicznych.
5. Dokonywanie zapisów w księdze rachunkowej na podstawie zbiorczych dowodów
księgowych zgodnie z zasadami określonymi w art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo złoŜenia zastrzeŜenia
do Kolegium Izby.
O wykonaniu wniosków lub przyczynach ich niewykonania proszę zawiadomić
Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze w terminie 30 dni od dnia otrzymania
niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Andrzej Skibiński
Do wiadomości:
1. Burmistrz Babimostu,
2. Przewodniczący Rady Miejskiej w Babimoście,
3. RIO.II,
4. aa.
6