zakres zadań zespołu programowania i ewaluacji

ZAKRES ZADAŃ ZESPOŁU PROGRAMOWANIA I EWALUACJI
1. Zadania Zespołu Programowania i Ewaluacji
Zespół Programowania i Ewaluacji odpowiedzialny jest za:
1) udział w opracowywaniu dokumentów programowych, proponowanie w miarę potrzeb
zmian w tych dokumentach (nie dotyczy programów finansowanych z Phare)
2) opracowywanie wskaźników monitorowania,
3) prowadzenie badań ewaluacyjnych wśród beneficjentów,
4) współpracę z instytucją zarządzającą przy ewaluacjach programów,
5) opracowywanie propozycji nowych instrumentów wsparcia, w tym w oparciu o
analizę instrumentów stosowanych za granicą,
6) opracowywanie analiz oraz prowadzenie projektów badawczych związanych z
zakresem zadań Agencji,
7) świadczenie usług eksperckich na rzecz organów administracji publicznej i innych
beneficjentów w zakresie programowania rozwoju regionalnego i lokalnego oraz
pozyskiwania środków Unii Europejskiej.
2. Struktura organizacyjna Zespołu Programowania i Ewaluacji
W celu właściwej realizacji zadań przydzielonych Zespołowi Programowania i Ewaluacji, w
strukturze Zespołu wydzielone zostały trzy sekcje:
1. Sekcja Analiz
2. Sekcja Ewaluacji
3. Sekcja Programowania
Ze względu na ograniczenia etatowe, powyższa struktura będzie obowiązywać od roku 2005,
po przyznaniu Zespołowi dodatkowych etatów
Schemat organizacyjny Zespołu obowiązujący w roku 2004 wraz z przyporządkowaniem
osób do poszczególnych sekcji został przedstawiony w załączniku 1.
3. Zadania Sekcji Analiz
-
przygotowywanie rocznego planu badań związanych z zadaniami Agencji;
-
prowadzenie badań własnych Sekcji, zgodnie z rocznym planem badań;
-
zlecanie badań zgodnych z rocznym planem badań wykonawcom zewnętrznym i
nadzór nad ich prawidłową realizacją badań;
-
bieżące monitorowanie ekonomicznych i prawnych warunków funkcjonowania
małych i średnich przedsiębiorstw;
-
przygotowywanie analiz na podstawie prowadzonego monitorowania warunków
funkcjonowania małych i średnich przedsiębiorstw;
-
gromadzenie danych statystycznych związanych z zadaniami Agencji;
-
przygotowanie corocznego raportu na temat stanu sektora MŚP;
-
promocja wyników badań i współpraca z Zespołami PARP oraz partnerami
zewnętrznymi w zakresie wykorzystywania wyników badań;
-
współpraca z instytucjami zajmującymi się badaniem sektora małych i średnich
przedsiębiorstw;
-
udział w grupach eksperckich i doradczych (w tym międzynarodowych) związanych z
problematyką małej i średniej przedsiębiorczości.
4. Zadania Sekcji Ewaluacji
-
przygotowywanie rocznego planu ewaluacji programów realizowanych przez PARP;
-
prowadzenie własnych badań ewaluacyjnych, zgodnie z rocznym planem ewaluacji
programów;
-
zlecanie badań ewaluacyjnych, zgodnie z rocznym planem ewaluacji, wykonawcom
zewnętrznym i nadzór nad ich prawidłową realizacją;
-
promocja wyników ewaluacji oraz współpraca z Zespołami PARP i partnerami
zewnętrznymi w zakresie wykorzystywania wyników ewaluacji;
-
współpraca z instytucjami zajmującymi się ewaluacją;
-
udział w grupach eksperckich i doradczych (w tym międzynarodowych) związanych z
ewaluacją.
5. Zadania Sekcji Programowania (samodzielnych stanowisk ds. programowania)
− przygotowywanie programów realizowanych przez PARP, w tym wskaźników
monitorowania;
− proponowanie zmian w dokumentach programowych;
− współpraca z partnerami zewnętrznymi w zakresie opracowywania programów;
− opracowywanie nowych instrumentów wsparcia;
− współpraca z innymi instytucjami wdrażającymi (w tym z innych krajów
członkowskich) programy pomocowe w zakresie wymiany informacji o instrumentach
dla MSP oraz najlepszych praktykach we wdrażaniu programów finansowanych z
funduszy strukturalnych;
− bieżące monitorowanie rozwiązań prawnych w zakresie unijnej i krajowej polityki
regionalnej, zwłaszcza pod kątem okresu programowania 2007-2013;
− świadczenie usług eksperckich na rzecz organów administracji publicznej i innych
beneficjentów w zakresie programowania rozwoju regionalnego i lokalnego oraz
pozyskiwania środków Unii Europejskiej;
− współpraca z Zespołem Instytucjonalnego Systemu Wsparcia w zakresie wdrażania
programu Phare 2003 „Organizacje pozarządowe na rzecz zrównoważonego rozwoju”
6. Rola poszczególnych sekcji w realizacji zadań Zespołu
Biorąc pod uwagę zadania Zespołu Programowania i Ewaluacji, wymienione w punkcie 1
oraz zadania poszczególnych sekcji, które zostały przedstawione w punktach 3-5,
strategicznym celem Zespołu jest „przygotowywanie wysokiej jakości programów,
opartych na starannej analizie potrzeb beneficjentów oraz otoczenia, w którym
programy te będą realizowane, przy uwzględnieniu doświadczeń związanych z
programami wdrażanymi przez Agencję oraz dobrych praktyk z programów
realizowanych poza PARP”.
W nawiązaniu do tak zdefiniowanego celu Zespołu, rolę poszczególnych sekcji można
pokazać w oparciu o zamknięty cykl życia standardowego programu realizowanego przez
Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (por. wykres 1). Z sześciu elementów
składających się na cykl życia programu, cztery, zaznaczone na poniższym wykresie
wytłuszczonym drukiem, powinny być wykonywane przez poszczególne sekcje Zespołu
Programowania i Ewaluacji:
(1) identyfikacja potrzeby przygotowania programu (Sekcja Analiz, Sekcja Ewaluacji, Sekcja
Programowania),
(2) diagnoza sytuacji (Sekcja Analiz),
(3) przygotowanie instrumentów wsparcia (Sekcja Programowania) oraz
(6) ewaluacja końcowa programu (Sekcja Ewaluacji).
Wykres 1 Cykl życia programu
1. Identyfikacja potrzeby
przygotowania programu
6. Ewaluacja końcowa programu
2. Diagnoza sytuacji
5. Zamknięcie programu
3. Przygotowanie instrumentów
realizacyjnych programu
4. Wdrażanie programu
A. Identyfikacja potrzeby przygotowania programu
Pierwszy etap w cyklu życia programu polega na zidentyfikowaniu potrzeby przygotowania
nowego programu lub wprowadzenia zmian do programów już realizowanych. Każda z sekcji
Zespołu Programowania i Ewaluacji uczestniczy w realizacji tego etapu.
Sekcja Analiz prowadzi badania w obszarze zainteresowań PARP (małe i średnie
przedsiębiorstwa, rozwój zasobów ludzkich, rozwój regionalny, nowe technologie etc.),
dysponuje danymi statystycznymi oraz analizami i ekspertyzami przygotowanymi przez
instytucje zewnętrzne. Materiały te są wykorzystywane między innymi do określania
potencjalnych nowych obszarów wsparcia ze środków publicznych lub identyfikowania
czynników mających wpływ na programy aktualnie realizowane przez PARP. Przykładowo,
tegoroczne badania dotyczące usług szkoleniowych dla przedsiębiorców mogą z jednej strony
wskazać takie rodzaje szkoleń i ich odbiorców, które do tej pory nie były objęte pomocą
publiczną, z drugiej formułować rekomendację odnośnie modyfikacji aktualnie realizowanych
programów szkoleniowych.
Sekcja Ewaluacji zajmuje się oceną programów realizowanych przez PARP, głównie w
oparciu o informacje otrzymywane w jakiś czas po zakończeniu wdrażania indywidualnych
projektów od beneficjentów wsparcia oraz podmiotów zaangażowanych we wdrażanie
programów. Dzięki prowadzonym badaniom Sekcja ocenia jakość i efekty realizowanych
programów (między innymi pod kątem ewentualnego wprowadzenia zmian w zasadach
realizacji), jak również szacuje zapotrzebowanie różnych kategorii potencjalnych
beneficjentów na pomoc publiczną. Posługując się przykładem projektów szkoleniowych,
tegoroczna ewaluacja programu Phare 2000 – HRD oraz dotacji szkoleniowych dostarczy
informacji komplementarnych w stosunku do tych, które pozyska Sekcja Analiz.
Zadaniem Sekcji Programowania na etapie identyfikacji potrzeby przygotowania programu
będzie badanie doświadczeń zagranicznych we wspieraniu sektora małych i średnich
przedsiębiorstw, zwłaszcza przy wykorzystaniu środków funduszy strukturalnych. Szczególna
uwaga będzie poświęcona tym instrumentom, które nie są w Polsce wspierane ze środków
publicznych. Dodatkowym zadaniem sekcji będzie na tym etapie monitorowanie przyszłych
rozwiązań prawnych, które będą podstawą prowadzenia polityki regionalnej w latach 20072013 i w tym kontekście identyfikowanie programów, które będą mogły być realizowane
przez PARP w kolejnym okresie programowania.
B. Diagnoza sytuacji
Pierwszym krokiem w procesie przygotowywania każdego programu, który ma otrzymywać
wsparcie ze środków publicznych jest zdiagnozowanie aktualnej sytuacji społecznej lub
gospodarczej w sektorze lub regionie, który będzie otrzymywać pomoc. Diagnoza sytuacji
stanowi uzasadnienie dla zastosowania instrumentów pomocowych, które są opracowywane
w fazie 3 cyklu życia programu. Wiodącą rolę na etapie diagnozy sytuacji odgrywać będzie
Sekcja Analiz, która dzięki prowadzonym badaniom, dostępowi do zewnętrznych opracowań
i analiz, udziałowi w pracach grup eksperckich, a także prowadzeniu bieżącego
monitorowania otoczenia (m.in. makroekonomicznego i prawnego), w którym funkcjonują
małe i średnie przedsiębiorstwa, opracowuje ekspertyzy na temat aktualnej sytuacji małych i
średnich przedsiębiorstw, zgodnie z potrzebami informacyjnymi instytucji odpowiedzialnej za
przygotowanie Narodowego Planu Rozwoju/programu operacyjnego.
C. Przygotowanie instrumentów realizacyjnych programu
Działania podjęte w fazie 1 oraz przeprowadzona diagnoza aktualnej sytuacji stanowią
podstawę dla opracowania instrumentów wsparcia finansowanych ze środków publicznych
oraz sformułowania zasad wdrażania programów. Posiadając informacje na temat potrzeb i
problemów sektora MSP (działania Sekcji Analiz), doświadczeń z realizacji programów
wdrażanych przez PARP (działania Sekcji Ewaluacji), posiłkując się wiedzą na temat
instrumentów wsparcia stosowanych zagranicą, poruszając się w ramach prawnych
programów oraz posiadając praktyczne doświadczenie ze współpracy z samorządami przy
opracowywaniu lokalnych i regionalnych programów rozwoju (oraz z przygotowywania SPOWKP), Sekcja Programowania przygotowuje programy, które będą wdrażane przez PARP.
D. Ewaluacja programów
Ostatnim etapem cyklu życia programów jest ich ewaluacja. Programy realizowane przez
PARP są przedmiotem ewaluacji ex-post, tj. prowadzonej jakiś czas po ich zakończeniu. W
zależności od przyjętej metodologii, programy są oceniane pod kątem ich efektów,
dopasowania do potrzeb beneficjentów, efektywności systemu wdrażaniu itp. Za
przygotowanie i realizację działań ewaluacyjnych jest odpowiedzialna Sekcja Ewaluacji.
Ponieważ programy realizowane przez PARP są powtarzane, wyniki prowadzonych badań
ewaluacyjnych danego zamkniętego cyklu życia programu stanowią punkt wyjścia do nowego
cyklu życia programu.
7. Współpraca z innymi Zespołami PARP
Ze względu na horyzontalny charakter zadań Zespołu, ich właściwa realizacja jest
uzależniona od współpracy z innymi zespołami PARP. Szczególne znaczenie ma współpraca
z zespołami zajmującymi się wdrażaniem poszczególnych programów oraz zespołem
koordynującym proces wdrażania.
Niezbędne jest też zapewnienie pracownikom Zespołu swobodnego dostępu do dokumentów
dotyczących poszczególnych programów oraz zapewnienie możliwości wpływania na ich
kształt. Wiąże się to z jednej strony z potrzebą poinformowania zespołów programowych o
celach działań podejmowanych przez ZPiE, z drugiej zaś z potrzebą systematycznego
szkolenia pracowników Zespołu w zakresie zadań programowych realizowanych przez
PARP.