Jak rozliczyć urlop wypoczynkowy, dwa dni opieki nad dzieckiem i

Jak rozliczyć urlop wypoczynkowy, dwa dni opieki
nad dzieckiem i dofinansowanie do wypoczynku
PROBLEM - W styczniu 2013 roku córka naszej pracownicy ukończy 14 lat. Czy zatrudniona
musi w tym miesiącu wykorzystać ostatni raz dwa dni opieki nad dzieckiem, czy może zrobić to
do końca roku? W czasie ferii zimowych jej córka jedzie na zimowisko organizowane przez
szkołę. Pracownica ubiega się o dofinansowanie. Zostanie jej przyznana kwota 300 zł ze
środków bieżących. Jak rozliczyć jej przychód za styczeń w sytuacji, gdy chce wziąć urlop
wypoczynkowy na ferie (24 godz.) oraz ewentualne dwa dni opieki? Pracownica otrzymuje 2800
zł płacy zasadniczej oraz zmienną prowizję zależną od wyników sprzedaży, przy czym w
listopadzie 2012 roku nie otrzymała prowizji, gdyż nie wypracowała minimalnego progu
sprzedaży. Prowizja za październik to 589,30 zł, a za grudzień – 735 zł. Za styczeń wyniesie ona
463 zł. Pracownica ma prawo do zwykłych kosztów uzyskania przychodów, ale nie złożyła
oświadczenia PIT-2.
ODPOWIEDŹ
W jednym miesiącu pracownica weźmie zarówno urlop wypoczynkowy, jak i dwa dni opieki nad
dzieckiem w wieku do 14 lat. Skoro jej córka ukończy ten wiek w styczniu 2013 roku, to uprawnienie
wynikające z art. 188 kodeksu pracy powinno być zrealizowane przed dniem urodzin dziecka.
Dofinansowanie do szkolnego zimowiska będzie podlegało oskładkowaniu, ale pozostanie wolne od
podatku dochodowego. Na styczniowy przychód pracownicy będzie składało się wynagrodzenie
zasadnicze, wynagrodzenie urlopowe, za dwa dni opieki oraz kwota dofinansowania.
Zwolnienie od pracy
Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku
kalendarzowego zwolnienie od pracy na 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 188
k.p.). Jednym z warunków zwolnienia od pracy na tej podstawie jest wiek dziecka. W praktyce
oznacza to, że w roku, w którym dziecko kończy 14 lat, pracownik powinien wykorzystać omawiane
zwolnienie, zanim będzie ono obchodzić urodziny, a nie do końca roku. W sprawach
nieuregulowanych w kodeksie pracy zastosowanie ma kodeks cywilny. Zgodnie z art. 112 k.c. termin
oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą
odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w
ostatnim dniu tego miesiąca. Jednakże przy obliczaniu wieku osoby fizycznej termin upływa z
początkiem ostatniego dnia. Jeżeli więc dziecko urodziło się np. 18 stycznia 1999 r., to 14 lat skończy
18 stycznia 2013 r., o godz. 0.00, a nie o godz. 24.00. Ponieważ przepis kodeksu pracy stanowi, że
zwolnienie przysługuje na dziecko w wieku do 14 lat, pracownik powinien skorzystać z niego w okresie
od 1 do 17 stycznia 2013 r. Począwszy od 18 stycznia, dziecko będzie już bowiem w wieku, który
pozbawia prawa do 2 dni wolnych.
Zwolnienie od pracy jest płatne. Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy, gdy
przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady
obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w
wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy. Obliczając
wynagrodzenie za 2 dni opieki, trzeba więc zastosować reguły, według których wyznacza się
wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, z tą jednak różnicą, że składniki zmienne za okresy nie
dłuższe niż jeden miesiąc przyjmuje się z miesiąca, w którym była opieka, a nie z 3 miesięcy go
poprzedzających. Z kolei składniki określone w stałej miesięcznej wysokości uwzględnia się z
miesiąca, w którym udzielono dni wolnych, czyli bez przeliczeń. Pracownik dostanie więc swoje
normalne wynagrodzenie – w omawianej sytuacji zasadnicze, bez wyodrębnienia osobnej kwoty za
opiekę. Ze zmiennego składnika, którym jest w tym przypadku prowizja, trzeba natomiast ustalić
wynagrodzenie z tego tytułu. Aby je obliczyć, należy wykonać następujące kroki.
Krok 1. Sumę zmiennych składników z miesiąca zwolnienia od pracy trzeba podzielić przez liczbę
godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu.
Krok 2. Otrzymaną stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik
przepracowałby w czasie udzielonych dni opieki, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
gdyby w tym czasie nie korzystał z tego uprawnienia.
W praktyce wygląda to tak:
463 zł (prowizja ze stycznia) : 136 godzin (nominał na styczeń 176 godzin – 16 godzin opieki – 24
godziny urlopu wypoczynkowego) = 3,40 zł,
3,40 zł x 16 godz. opieki = 54,40 zł.
Za czas urlopu
Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych
świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniami wymienionymi w par. 6 rozporządzenia urlopowego.
Jak wspomniano powyżej, składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej
wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w
miesiącu wykorzystywania urlopu.
Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia
się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w
okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W omawianym
przypadku będą to prowizje wypłacone w okresie październik, listopad i grudzień 2012 roku. W
listopadzie pracownicy nie przysługiwała zmienna część pensji, gdyż nie spełniła wymogów
warunkujących jej wypłatę. Z tego względu podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego zostanie
ustalona z prowizji z dwóch miesięcy. Co prawda par. 11 rozporządzenia urlopowego stanowi, że
jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc
wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc
kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało zmienne
wynagrodzenie, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które
pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie. Przepis ten nie precyzuje przyczyn, z powodu
których pracownik nie uzyskał prawa do zmiennego wynagrodzenia przez cały miesiąc lub miesiące, z
których ustala się podstawę urlopową. Przyjmuje się, że chodzi tu o nieobecność np. z powodu
choroby, urlopu bezpłatnego, wychowawczego czy wypoczynkowego, z powodu której pracownikowi
nie udało się nabyć prawa do zmiennej pensji. Gdyby dopuścić także sytuację, w której pracownik –
mimo wykonywania pracy – nie wypracował np. premii czy prowizji w danym miesiącu i przyjąć
zmienne wynagrodzenie z najbliższego miesiąca, w którym ono przysługiwało, to, moim zdaniem, nie
doszłoby do wykroczenia ze strony pracodawcy, gdyż taka decyzja oznaczałaby działanie na korzyść
pracownika. Z drugiej jednak strony takie rozwiązanie nie odzwierciedlałoby zasady, że za czas urlopu
przysługuje wynagrodzenie takie, jakie pracownik uzyskałby gdyby pracował, a nie wypoczywał (art.
172 k.p.). Skoro bowiem w 3-miesięcznym okresie sprzed urlopu pracownik miał możliwość, ale nie
zasłużył na premię czy prowizję, to taki był stan faktyczny i przez to jego wynagrodzenie było niższe,
co z kolei może przełożyć się na późniejszą wysokość wynagrodzenia urlopowego. Przyjęcie w takiej
sytuacji zmiennego składnika z miesiąca sąsiedniego doprowadziłoby do podniesienia stawki za
godzinę pracy i do zawyżenia pensji urlopowej.
Wynagrodzenie urlopowe oblicza się w następujący sposób.
Krok 1. Podstawę wymiaru trzeba podzielić przez liczbę godzin wykonywania przez zatrudnionego
pracy w okresie, z którego została ustalona ta podstawa.
Krok 2. Tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy należy pomnożyć przez liczbę godzin,
jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z
obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
Ustaloną urlopową podstawę wymiaru należy podzielić przez faktycznie przepracowaną liczbę godzin
w okresie, z którego jest liczona ta podstawa. W omawianym przypadku oznacza to, że podstawę
ustaloną z 3 miesięcy, a więc z okresu październik – grudzień 2012 roku trzeba podzielić przez liczbę
godzin pracy w tych miesiącach, odnotowanych w ewidencji czasowej pracownicy. Sumę dwóch
prowizji należy więc podzielić przez liczbę godzin przepracowanych z okresie 3 miesięcy:
589,30 zł + 735 zł = 1324,30 zł,
1324,30 zł : 504 godziny (wymiary czasu pracy odpowiednio w październiku, listopadzie i grudniu: 184
godz. + 168 godz. + 152 godz.) = 2,63 zł,
2,63 zł x 24 godz. urlopu = 63,12 zł (wynagrodzenie urlopowe z prowizji).
Pieniądze na zimowisko
Wolne od podatku dochodowego są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty
prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również
połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych,
rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym
wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:
z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi
przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,
z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.
Jak wyjaśnił dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z 19 lipca 2012 r. (IPTPB1/415-260/125/DS), do podmiotów prowadzących działalność w zakresie wypoczynku można zaliczyć zarówno te
podmioty, które świadczą usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej
(np. biura turystyczne), jak i te, które zajmują się statutowo tego rodzaju działalnością (np. szkoły i
placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości
prawnej, o których mowa w par. 2 rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 21 stycznia 1997 r. w
sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a
także zasad jego organizowania i nadzorowania, Dz.U. nr 12, poz. 67 z późn. zm.). Istotne znaczenie
ma więc formalnoprawne umocowanie danego podmiotu do wykonywania czynności związanych z
wypoczynkiem.
Dopłata do zimowiska córki pracownicy nie została sfinansowana ze środków funduszu socjalnego, w
związku z czym podlega w całości oskładkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. Trzeba też
pamiętać, że składki naliczone od przychodu, który jest wolny od podatku dochodowego, nie
podlegają odliczeniu odpowiednio – składki na ubezpieczenia społeczne od dochodu, a składka
zdrowotna od podatku.
Lista płac za styczeń 2013 roku
Elementy
Przychód
Sposób wyliczenia
Kwota
3680,52
zł
2800 zł (stała płaca zasadnicza) + 463 zł (prowizja) + 54,40 zł (wynagrodzenie z
prowizji za 2 dni opieki) + 63,12 zł (wynagrodzenie urlopowe z prowizji) + 300 zł
(dofinansowanie do wypoczynku dziecka)
Składki na
504,60 zł
podstawa wymiaru – 3680,52 zł
ubezpieczenia
składka emerytalna – 680,52 zł x 9,76 proc. = 359,22 zł
społeczne
składka rentowa – 3680,52 zł x 1,5 proc. = 55,21 zł
składka chorobowa – 3680,52 zł x 2,45 proc. = 90,17 zł
suma składek – 504,60 zł
składki do odliczenia od dochodu – 463,47 zł
[3380,52 zł (przychód opodatkowany) x 13,71 proc.]
Składka na
ubezpieczenie
zdrowotne
285,83zł
podstawa wymiaru – 3175,92 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia
226,07zł
społeczne – 504,60 zł)
– do zapłaty do
ZUS
3175,92 zł x 9 proc. = 285,83 zł
2917,05 zł (3380,52 zł – 463,47 zł) x 7,75 proc. = 226,07 zł
– odliczana od
podatku
Zaliczka na
podatek
dochodowy
279 zł
Przychód do opodatkowania – 3380,52 zł (3680,52 zł – 300 zł)
podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 2806 zł
[3380,52 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) - 463,47 zł
(składki na ubezpieczenia społeczne)]
zaliczka do US – 279 zł
(2806 zł x 18 proc.) – 226,07 zł = 279,01 zł (zaliczka na podatek)
Kwota do
wypłaty
2611,09
zł
3680,52 zł – (504,60 zł + 285,83 zł + 279 zł)
Izabela Nowacka
ekspert ds. wynagrodzeń
Podstawa prawna




Art. 172, art. 188, art. 1891 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr
21, poz. 94 z późn. zm.).
Art. 21 ust. 1 pkt. 78, art. 26 ust. 1, art. 27b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym
od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).
Par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie
szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i
rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn.zm.).
Par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu
ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego
podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz
innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).

Par. 6–8, oraz par. 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w
sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania
wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z
późn. zm.).