Elektroniczny wniosek o urlop wypoczynkowy – krok po kroku

PI – portal informacyjny pracowników UJ: Wniosek o urlop wypoczynkowy
Elektroniczny wniosek o urlop
wypoczynkowy – krok po kroku
Wprowadzenie:
Niniejsza instrukcja opisuje proces wnioskowania o nieobecność z wykorzystaniem PI – portalu
informacyjnego pracowników UJ.
Istotne założenia:
Wnioski elektroniczne odnoszą się jedynie do urlopu wypoczynkowego. Wnioskowanie o inny
rodzaj nieobecności odbywa się w tradycyjny sposób (w oparciu o wnioski papierowe).
Zaleca się wykorzystywanie przeglądarki Internet Explorer w wersji 7.0 , 8.0, 9.0 (dla wersji 8 i 9 należy
włączyć tryb zgodności – instrukcja: http://www.sapiens.uj.edu.pl/instrukcje_video.php?id=32 ) albo
Mozilla FireFox 3.6
Ze względu na wpływ nieobecności na naliczenia wynagrodzenia, modyfikacja lub usunięcie
zaakceptowanej już nieobecności możliwa jest jedynie poprzez Dział Spraw Osobowych.
System nie zezwala na takie operacje.
Przebieg procesu:
Na ogólny przebieg procesu składają się następujące etapy:
A. Wskazanie zastępującego. Wnioskujący może wskazać osobę, która będzie go zastępować w
czasie jego nieobecności. Wskazanie takiej osoby skutkuje tym, że jako pierwsza będzie ona
musiała zaakceptować wniosek i tym samym zgodzić się na przyjęcie zastępstwa.
B. Wypełnienie i wysłanie wniosku. Wnioskujący podaje daty krańcowe nieobecności i przesyła do
akceptacji zastępującego (jeśli był podany) / przełożonego.
C. Akceptacja zastępującego (jeśli wskazano go we wcześniejszym etapie). Osoba zastępująca może
odrzucić wniosek, który już dalej nie będzie przetwarzany.
D. Akceptacja bezpośredniego przełożonego. Bezpośredni przełożony może zaakceptować lub
odrzucić wniosek. W przypadku odrzucenia wniosek nie jest dalej przetwarzany.
E. (opcjonalnie) Akceptacja przełożonego wyższego poziomu (np. dziekana). W niektórych
jednostkach może występować jeszcze druga akceptacja przełożonego wyższego poziomu. Brak
akceptacji wniosku na tym poziomie powoduje, iż nie jest on dalej przetwarzany.
Niniejsza instrukcja omawia etap A oraz B.
Strona 1
PI – portal informacyjny pracowników UJ: Wniosek o urlop wypoczynkowy
A.
Wskazanie zastępującego
Opis kroku:
W tym kroku opisano sposób wywołania funkcjonalności wnioskowania o urlop wypoczynkowy na
portalu (A.1)
Opisano także sposób zdefiniowania osoby zastępującego, która ma przejąć obowiązki na czas
nieobecności (A.2). Wskazanie takiej osoby skutkować będzie tym, że jako pierwsza będzie ona
musiała elektronicznie zaakceptować wniosek zgadzając się tym samym na zastępstwo. Może ona
oczywiście także odrzucić taki wniosek.
A.1
Wywołanie funkcjonalności wnioskowania
W menu należy wybrać System samoobsługi
pracowniczej, zaś w podmenu - Przegląd. Następnie
należy wybrać Wiosek o nieobecność.
Wniosek można złożyć ze
wskazaniem zastępującego lub
bez takiego wskazania. System
sugeruje jako zastępującego
osobę wskazaną w poprzednio
wypełnionym wniosku.
Jeśli użytkownik chce zmienić /
usunąć wskazanie osoby
zastęującej powinien wcisnąć
przycisk Zmień (A.2).
Jeśli wnioskujący nie chce
zmieniać wyboru osoby zastępującej, powinien przejść do etapu wypełniania wniosku wciskając przycisk
Złóż wniosek (B.1).
Strona 2
PI – portal informacyjny pracowników UJ: Wniosek o urlop wypoczynkowy
A.2
Wybór osoby zastępującej
Wciśnięcie przycisku Zmień pozwala wybrać osobę zastępującą spośród pracowników Uczelni.
Aby wyszukać pracownika należy wpisać jego
nazwisko (lub część) w polu i wcisnąć przycisk
Szukaj. Wyświetlona zostanie lista
pracowników wraz z numerami osobowymi
oraz przynależnością do jednostki.
Należy wskazać na liście właściwą osobę i
wcisnąć przycisk Wybierz.
Wybranie osoby uwidocznione zostanie na ekranie.
W celu przejścia do etapu wypełniania wniosku należy
wcisnąć Złóż wniosek.
A.2.1 Usuwanie wyboru osoby zastępującej
Jeśli wnioskujący chce złożyć wniosek bez wskazywania osoby zastępującej, wówczas powinien usunąć
wskazanie osoby poprzez:
1. Wciśnięcie przycisku Zmień
2. Wciśnięcie przycisku Szukaj przy pustym polu wyszukiwania
3. Wciśnięcie przycisku Wybierz
Wybór zostanie odzwierciedlony na ekranie - przy przycisku Zmień nie
wyświetlają się dane osoby zastępującej.
Strona 3
PI – portal informacyjny pracowników UJ: Wniosek o urlop wypoczynkowy
B.
Wypełnienie i wysłanie wniosku
B.1
Określenie dat
Po wciśnięciu przycisku Złóż wniosek wyświetlony zostanie ekran pozwalający zdefiniować okres urlopu.
Wyświetlany jest kalendarz obejmujący miesiąc bieżący i dwa następne z zaznaczonymi nieobecnościami lub
złożonymi już wnioskami.
Wnioskujący powinien wypełnić datę początkową urlopu. Jeśli urlop jest dłuższy niż 1 dzień, należy także
wskazać datę końcową.
Aby wprowadzić datę należy kliknąć na ikonie kalendarza z prawej strony pola. Na wyświetlonym kalendarzu
należy wybrać stosowny miesiąc i wskazać odpowiedni dzień.
Nie ma potrzeby wypełniania innych pól.
Na tym etapie użytkownik może także uzyskać dodatkowe informacje dotyczące swoich urlopów.
Klikając na Wyświetlanie Konta czasowe może odczytać, ile urlopu pozostało mu do
wykorzystania.
Klikając zaś na Wyświetlanie Przegląd urlopów może uzyskać informację o złożonych już
wnioskach urlopowych.
Proszę upewnić się, że w polu Przetwarzający wyświetlane jest nazwisko albo osoby zastępującej
(jeśli taka była wskazana) albo przełożonego właściwego do akceptacji wniosku urlopowego.
Strona 4
PI – portal informacyjny pracowników UJ: Wniosek o urlop wypoczynkowy
Po zakończeniu wprowadzania dat należy wcisnąć przycisk Następny krok.
B.2
Weryfikacja danych wniosku i wysłanie
W tym kroku wyświetlone zostaną do weryfikacji dane
wprowadzone w poprzednim kroku.
Czas trwania urlopu zostanie automatycznie
wyliczony przez system z uwzględnieniem dni
wolnych i świąt.
Podana jest także osoba, która otrzyma wniosek po
jego wysłaniu.
Jeżeli dane są poprawne należy wcisnąć przycisk Wysyłanie. Spowoduje to wysłanie wniosku do kolejnego
przetwarzającego.
Jeśli jest konieczne zmodyfikowanie danych należy wycofać się do poprzedniego kroku.
B.2
Zakończenie
Po wciśnięciu przycisku Wysyłanie wyświetlony
zostanie ekran potwierdzający.
Kończy to proces wnioskowania o urlop.
Strona 5
PI – portal informacyjny pracowników UJ: Wniosek o urlop wypoczynkowy
Co jeszcze warto wiedzieć….
•
Akceptacji lub odrzuceniu wniosku przez przełożonego towarzyszy powiadomienie przesyłane
przez system do wnioskującego, na konto pocztowe w domenie uj.edu.pl. Jest to najprostszy
sposób zorientowania się, czy wniosek został zaakceptowany, odrzucony czy też nic się z nim
nie dzieje.
•
Złożony wniosek podlega akceptacji zastępującego (jeśli był podany), przełożonego oraz
(opcjonalnie) wyższego przełożonego.
•
Jeśli na którymkolwiek etapie akceptacji wniosek zostanie odrzucony, wnioskujący otrzyma
powiadomienie o odrzuceniu wniosku na adres skrzynki pocztowej w domenie uj.edu.pl.
•
W przypadku wniosku ostatecznie zaakceptowanego jedyną możliwością jego skasowania jest
kontakt z Działem Spraw Osobowych.
•
W pewnych sytuacjach na ekranie może pojawić się komunikat o tym, że nieobecność zostanie
rozliczona w kolejnym miesiącu. Dzieje się tak wówczas, gdy przeprowadzone zostało już naliczenie
płac, na które nieobecność ma wpływ. Skutki finansowe nieobecności zostaną ujęte w następnym
naliczeniu.
Niezbędną umiejętnością każdego pracownika jest także akceptowanie wniosku urlopowego w sytuacji,
gdy jest się wskazanym jako osoba zastępująca.
Dlatego proszę zapoznać się z filmem instruktażowym Wniosek urlopowy - akceptacji/odrzucenia
zastępstwa dostępnym pod adresem http://www.sapiens.uj.edu.pl/instrukcje_video.php?id=23 .
Wymagana jest autoryzacja – login:sap
hasło:iens
Strona 6