Regulamin - KalendarzBiegowy.pl

„TROPEM WILCZYM. BIEG PAMIĘCI ŻOŁNIERZY WYKLĘTYCH” - ZASADY ORGANIZOWANIA BIEGÓW
LOKALNYCH
W 2011 roku, dzień 1 marca został ustanowiony świętem państwowym – Narodowym Dniem Pamięci
„Żołnierzy Wyklętych”. 28 lutego 2016 roku Fundacja Wolność i Demokracja po raz czwarty zorganizuje projekt
„Tropem Wilczym. Bieg Pamięci Żołnierzy Wyklętych”.
Słownik zasad organizowania biegów lokalnych:
a. Opłata startowa- Opłata dokonywana przez organizatorów lokalnych za możliwość
wzięcia udziału w projekcie. Wysokość opłaty jest uzależniona od ilości uczestników
i terminu jej uiszczenia.
b. Pakiet startowy- Darmowy pakiet startowy przyznawany organizatorom lokalnym,
którzy dokonali uprzedniej opłaty startowej za udział w projekcie. Il ość przyznanych
pakietów startowych jest uzależniona od ilości uczestników. W skład pakietu
startowego wchodzi: medal, koszulka papierowa torba, opaska, materiały
promocyjne.
I.
1.
2.
3.
4.
5.
II.
CELE I ZAŁOŻENIA PROJEKTU
Oddanie hołdu żołnierzom polskiego podziemia antykomunistycznego działającego w latach
1944 – 1963 w obrębie przedwojennych granic RP.
Popularyzacja wiedzy na temat Żołnierzy Wyklętych
Podtrzymanie świadomości historycznej na temat Żołnierzy Wyklętych wśród Polaków.
Popularyzacja biegania jako najprostszej formy ruchu.
Promocja aktywności fizycznej i zdrowego stylu życia
ORGANIZATORZY:
Pomysłodawcą oraz właścicielem wszelkich praw do koncepcji projektu „Tropem
Wilczym. Bieg Pamięci Żołnierzy Wyklętych” (zw. dalej także Biegiem) a także
realizatorem projektu „Tropem Wilczym. Bieg Pamięci Żołnierzy Wyklętych” jest
Fundacja Wolność i Demokracja („Fundacja”).
II. Z ramienia Fundacji projekt ten realizują:
a. Olga Semeniuk
tel: 792 421 477
[email protected]
b. Katarzyna Kapaon
tel: 795 927 158
[email protected]
III. Bieg odbędzie się w miastach partnerskich, które zgłoszą samodzielnie udział w
Projekcie jako organizator lokalny bądź za pośrednictwem organizatora lokalnego
innego niż jednostka samorządowa.
IV. Organizatorem lokalnym jest podmiot podpisujący Porozumienie o współpracy z
Fundacją w danym mieście.
I.
III.
1.
TERMIN I MIEJSCE
Bieg odbędzie się 28 lutego 2016 roku.
2.
3.
4.
IV.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
V.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Sugerowana godzina rozpoczęcia biegu na dystansie rodzinnym 1963m wspólna dla
wszystkich miast to godzina 12:00.
Dystans rodzinny - obligatoryjny dla wszystkich miast biorących udział w Projekcie
wynosi 1963 metry. Wskazuje on na datę śmierci ostatniego żołnierza wyklętego Józef
Franczaka „Lalka”
Pozostałe dystanse są fakultatywne - wedle uznania organizatorów lokalnych.
WARUNKI UCZESTNICTWA MIAST
Organizator lokalny podejmuje się zorganizowania oraz kompleksowej obsługi
lokalnego Biegu oraz pokrycia wszystkich, ewentualnych
kosztów związanych z
przygotowaniem i promocją wydarzenia na szczeblu lokalnym tj. wyznaczeniem i
zabezpieczeniem trasy, zorganizowaniem obecności wymaganych zgodnie z
obowiązującymi przepisami prawa powszechnego i miejscowego służb porządkowych,
obsługą medyczną, zapewnieniem ubezpieczenia OC i NNW, numerów startowych,
drukiem materiałów promocyjnych oraz zapewnieniem wolontariuszy. Organizator
lokalny zobowiązuje się również do uzyskania niezbędnych w celu zre alizowania biegu
zgód i pozwoleń w formie decyzji/postanowień właściwych organów administracji
zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa powszechnego i miejscowego.
W razie uznania Biegu za imprezę masową w rozumieniu Ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o
bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.) - zw. dalej Ustawą –
wyłączną funkcję organizatora, o której mowa w art. 9 pkt 3 Ustawy będzie pełnił Organizator
lokalny i to na nim będzie spoczywał obowiązek wypełnienia wszelkich obowiązków
organizatora wynikających z Ustawy.
Organizator lokalny zobowiązuje się do umieszczania logotypu Fundacji na wszystkich
przygotowanych przez siebie materiałach promocyjnych oraz w przekazach medialnych.
Organizator lokalny zobowiązany jest do przeprowadzenia podczas biegu zbiórki
publicznej, której cel zostanie określony w porozumieniu.
Organizator lokalny biorący udział w projekcie zobowiązany jest do przesłania drogą
pocztową oraz internetową dokumentacji z biegu (relacje, linki do mediów, zdjęcia –
wraz z przekazaniem prawa autorskich do ww. dzieł)do dnia 31.03.2016 r.
Organizator lokalny jest zobowiązany do wywieszenia na życzenie organizatora
ogólnopolskiego, dostarczonych na jego koszt banerów, winderów i innych materiałów
reklamowych.
ZGŁOSZENIA ORGANIZATORÓW LOKALNYCH
Zgłoszenia Organizatorów lokalnych odbywają się tylko i wyłącznie za pomocą
formularza dostępnego na stronie internetowej – www.tropemwilczym.pl
Zgłoszenia przyjmowane będą od 02.09.2015 do 31.10.2015 r. przy czym Fundacja
zastrzega sobie prawo wcześniejszego zamknięcia zapisów w przypadku wypełnienia limitu
zgłoszeń lub z innych niezależnych od Fundacji powodów.
Wypełnienie formularza nie równa się wpisaniu na listę miast zakwalifikowanych do
projektu.
O zakwalifikowaniu decyduje kolejność zgłoszeń miast.
Ostatecznym warunkiem przyjęcia miast do projektu jest terminowe dosłanie
wymaganej dokumentacji, uiszczenie opłaty startowej
Limit miejsc jest ograniczony.
Po wyczerpaniu limitu istnieje możliwość dokonania dodatkowych opłat startowych
(Więcej informacji w punkcie VII Regulaminu).
VI.
HARMONOGRAM WSPÓŁPRACY
I. Rozpoczęcie zapisów do projektu 02.09.2015 r.
II. Przewidywane zakończenie zapisów do projektu 31.10.2015 r.
III. Ogłoszenie listy miast biorących udział w projekcie – 4 listopada. W przypadku
wcześniejszego zakończenia zapisów, informacja o miastach przyjętych zostanie podana
kilka dni po zakończeniu rekrutacji.
IV. Dosyłanie przez miasta przyjęte podpisanych porozumień i wymaganej dokumentacji do
współpracy – 18.11.2015 r.
V. Ogłoszenie liczby przyznanych pakietów – 18.11.2015 r.
VI. Złożenie zamówienia po pierwszej turze rekrutacji 19.11.2015
VII. Zakończenie składania zamówień po pierwszej turze rekrutacji 30.11.2015 r.
VIII. Rozpoczęcie drugiej tury rekrutacji– 07.12.2105 r.
IX. Zakończenie drugiej tury rekrutacji – 11.12.2015 r.
X. Ogłoszenie liczby zakwalifikowanych dodatkowo miast podczas trwania drugiej tury
rekrutacji- 15.12.2015 r.
XI. Złożenie zamówienia na dodatkowe opłaty startowe po drugiej turze rekrutacji–
15.12.2015 r.
XII. Zakończenie składania zamówień na dodatkowe opłaty startowe po drugiej turze
rekrutacji -21.12.2015 r.
XIII. Rozpoczęcie wysyłki darmowych pakietów startowych oraz materiałów do zbiórki –
30.01.2016 r.
XIV. Zakończenie wysyłki darmowych pakietów startowych oraz materiałów do zbiórki –
15.02.2016 r.
XV. Dosyłanie pełnej dokumentacji od Organizatorów lokalnych do 30.03.2016. (czytaj
punkt IV, podpunkt 5.)
VII.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
VIII.
Opłaty startowe
Fundacja rodzaje dokonywanych opłat startowych :
 opłata podstawowa – (40 000 tys.) 5 zł osoba
 opłata dodatkowa – (10 000 tys.) 25 zł/ odoba
liczba opłat startowych (zarówno podstawowych jak i dodatkowych) sprzedawanych miastom
jest ograniczona.
Liczba pakietów przyznanych poszczególnym miastom jest ustalana przez Fundację.
Cena podstawowej opłaty startowej j to 5 zł/osoba.
Cena opłaty dodatkowej to 25 zł/osoba.
Do każdej opłaty startowej dołączany jest darmowy pakiet startowy.
W skład darmowego pakietu startowego wchodzą: koszulka, torba papierowa, medal, opaska i
materiały promocyjne.
Pakiety startowe nie mogą być dzielone. Organizator lokalny ma obowiązek przekazać każdemu
uczestnikowi biegu kompletny pakiet startowy.
Organizator lokalny ma możliwość zaproponowania postaci swojego bohatera, która zostanie
umieszczona na koszulkach. Spośród nadesłanych przez miasta partnerskie propozycji Fundacja
wyłoni 5 bohaterów, których grafiki znajdą się na koszulkach.
ZASADY FINANSOWANIA
1. Fundacja zobowiązuje się do:

Pobierania opłat startowych za kwotę 5zł/pakiet (w licznie ustalonej wcześniej przez
Fundację)
 poniesienia wydatków związanych z centralną komunikacją oraz promocją Partnerów przez
stronę tropemwilczym.pl oraz przez fanpage fb.com/TropemWilczym
 Nadania wspólnych patronatów medialnych
 Poniesienia kosztów związanych z przeprowadzeniem zbiórki publicznej tj. dostarczeniem
identyfikatorów i puszek.
2. Organizator lokalny zobowiązuje się m.in. do:

Uiszczenia opłat startowych za pośrednictwem sklepu internetowego wolnedzwieki.pl do
dnia 21.12.2015r w terminach przewidzianych w porozumieniu.
 Pokrycia kosztów organizacyjnych związanych z organizacją biegu w danym mieście
 opłacenia ubezpieczenia OC oraz NNW wszystkich uczestników biegu
3. W przypadku rezygnacji Organizatora lokalnego z uczestnictwa w projekcie opłata nie podlega
zwrotowi.
IX.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. Organizator lokalny jest podmiotem odpowiedzialnym za organizację Biegu oraz wszelkie
zdarzenia powstałe w jego trakcie.
2. Fundacja jako pomysłodawca i właściciel wszelkich praw do koncepcji projektu „Tropem
Wilczym. Bieg Pamięci Żołnierzy Wyklętych” oraz realizator projektu „Tropem Wilczym. Bieg
Pamięci Żołnierzy Wyklętych” pełni rolę organizatora koncepcyjnego zapewniając
Organizatorowi lokalnemu wsparcie określone w niniejszym Regulaminie oraz odrębnie zawartym
Porozumieniu oraz udostępniając Organizatorowi lokalnemu prawa określone w odrębnie
zawartym Porozumieniu.
X.
UWAGI KOŃCOWE
Bieg odbędzie się bez względu na warunki atmosferyczne.
W sprawach nieobjętych regulaminem rozstrzyga Fundacja.
W przypadku braku porozumienia sytuację sporną rozwiąże sąd właściwy dla Fundacji.
Fundacja zastrzega sobie prawo odrzucenia zgłoszenia Organizatora lokalnego m.in. w
przypadku gdy w ocenie Fundacji Organizator lokalny nie gwarantuje organizacji Biegu zgodnie z
Porozumieniem i niniejszym Regulaminem.
Odrzucenie zgłoszenia przez Fundację nie wymaga uzasadnienia.
Fundacja zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu na trzy dni przed
początkiem imprezy oraz zobowiązuje Organizatora lokalnego do śledzenia zmian w
niniejszym regulaminie na stronie internetowej - tropemwilczym.pl.
1.
2.
3.
4.
5.
6.