Standardy obsługi oraz zasady przekazywania

 Szczegółowe zasady przekazania i aktualizacji formularza zgłoszenia Pacjentów przez Zlecającego,
umawiania wizyt Pacjentów w przychodniach Świadczeniodawcy, dostępności do świadczeń,
procedury reklamacyjnej
I.
Zgłaszanie Pacjentów, aktualizacja formularza zgłoszenia Pacjentów
Przed przystąpieniem do wykonywania Umowy Zlecajacy w terminie do 25 dnia miesiąca poprzedzającego
rozpoczęcie wykonywania Umowy przesyła drogą mailową listę zgłoszonych Pacjentów na udostępnionym
przez Świadczeniodawcę formularzu excellowskim pn. „Formularz zgłoszenia do systemu OM Polmed –
(nazwa firmy)” zgodnie z następującymi zasadami: poszczególne rubryki należy wypełnić danymi Pacjenta,
W rubryce „Pakiet” należy wpisać rodzaj Pakietu wybranego dla danego Pacjenta.
W rubryce „Zakres Pakietu” należy wpisać odpowiednio:
P – OM - MP - oznacza, że jest to Pracownik z opieką medyczną i medycyną pracy
P - OM - oznacza, że jest to Pracownik wyłącznie z opieką medyczną
P – MP - oznacza, że jest to Pracownik wyłącznie z medycyną pracy
R – OM - oznacza, ze jest to członek Rodziny z opieką medyczną
W tytule formularza niezbędna nazwa firmy.
W każdym kolejnym miesiącu trwania Umowy, wszelkie zmiany – zarejestrowanie bądź wyrejestrowanie
osoby, bądź zmiany wybranych Pakietów – Zlecający zgłasza na ww. Formularzu (kolor zielony – dodanie
osoby, kolor czerwony – wyrejestrowanie) do 25 dnia miesiąca poprzedzającego zmiany.
Adres mailowy, na które należy przesłać wypełniony Formularz:
DW: mail
II. Standardy dostępności
Dostęp do internisty/lekarza rodzinnego/pediatry – max. do 24 godzin roboczych
Dostęp do specjalisty – do 5 dni roboczych
Dostęp do diagnostyki (USG, RTG, EKG) – do 5 dni roboczych
Dostęp do pozostałej diagnostyki (typu rezonans, tomografia, mammografia, badania endoskopowe, EEG) –
do 10 dni roboczych
Wizyty domowe – w dzień do 4 godzin, w nocy do 8 godzin
(dni robocze rozumiane od poniedziałku do piątku)
III. Sposoby rejestracji
Świadczenia medyczne inne niż medycyna pracy
Rejestracja do własnych Centrów Medycznych Polmed:
- rejestracja poprzez TCOP
(801 033 200 – z telefonów stacjonarnych i 58 775 95 99 – z telefonów
komórkowych)
- e-rezerwacja za pośrednictwem firmowej strony internetowej Polmed www.polmed.pl
(zakładka Zarezerwuj wizytę w terminarzu Centrum Medycznego Polmed)
Dostęp do e-rezerwacji nadawany jest przez Recepcje CM Polmed.
Regulamin e-rezerwacji dostępny jest na stronie Polmed.
Możliwy jest otrzymanie dostępu do wyników badań poprzez stronę internetową Polmed (zakładka
Zarezerwuj wizytę – wyniki badań)
Dostęp do odbioru wyników badań nadawany jest przez Recepcje CM Polmed.
Rejestracja do Partnerów Medycznych Polmed:
- rejestracja poprzez TCOP (801 033 200 – z telefonów stacjonarnych i 58 775 95 99 – z telefonów
komórkowych)
- zgłoszenie zapotrzebowania na wizytę poprzez stronę internetową Polmed www.polmed.pl
(zakładka Zarezerwuj wizytę – zapytaj o świadczenie w całej Polsce)
W przypadku umawiania świadczeń realizowanych u Partnerów Medycznych Pacjent otrzymuje sms-em
od Konsultanta TCOP (lub od Pracownika Recepcji CM Polmed, jeśli świadczenie jest umawiane po
wizycie w CM) – KOD ŚWIADCZENIA MEDYCZNEGO, który podaje u Partnera Medycznego przy
realizacji wizyty celem potwierdzenia Partnerowi umówionego zakresu
Umawianie diagnostyki obrazowej i rehabilitacji
W przypadku umawiania diagnostyki obrazowej (tomografia komputerowa, rezonans magnetyczny) oraz
rehabilitacji – pacjent po otrzymaniu zlecenia wystawionego przez lekarza z sieci Partnerów Medycznych
Polmed, jest zobowiązany przesłać takie skierowanie za pośrednictwem
- firmowej strony internetowej Polmed www.polmed.pl celem umówienia badania (zakładka Prześlij
skierowanie – na diagnostykę obrazową, na rehabilitację w ramach posiadanego pakietu, pojawia się okno i
należy załączyć skan skierowania)
- lub faxem na numer 58 775 18 89
Specjaliści zlecający powyższe badania:
Świadczenie (TK/MRI/rehabilitacja)
Badania układu nerwowego (mózgu i
ośrodkowego/obwodowego układu nerwowego)
oraz kręgosłupa
Badanie układu ruchowego (kostno-mięśniowego)
Badania narządów klatki piersiowej
TK jamy brzusznej
Zabiegi rehabilitacyjne
MRI zatok
Właściwy lekarz zlecający
Neurolog, neurochirurg, onkolog
Ortopeda
pulmonolog / internista
Gastroenterolog, internista, urolog,
onkolog
Ortopeda, neurolog, reumatolog,
lekarz rehabilitacji, neurochirurg
Laryngolog
Zlecenia wystawione przez innych specjalistów (poza wymienionymi w powyżej tabeli) poddawane są
weryfikacji przez Dyrektora Medycznego Polmed.
W przypadku zlecenia powyższych świadczeń od lekarza nie posiadającego umowy z POLMED, tego typu
zlecenie może być jedynie zrealizowane po dostarczeniu przez pacjenta kopii skierowania i dokumentacji
medycznej (historii choroby – co najmniej opisu tej wizyty, w trakcie której wydano skierowanie) na adres
pocztowy (Dyrektor Medyczny Polmed SA, os. Kopernika 21, 83-200 Starogard Gd.) lub drogą elektroniczna
na adres mailowy dyrektora medycznego Polmed ([email protected]).
Pozytywna opinia dyrektora medycznego POLMED S.A. uprawnia do wykonania badania diagnostycznego.
Brak akceptacji natomiast jest równoważny z koniecznością poddania się badaniu lekarskiemu przez lekarza
wskazanego przez POLMED, który ponownie określi konieczność wykonania świadczenia.
Zapis ten nie dotyczy jedynie:
- skierowań na badania związane z prowadzeniem ciąży fizjologicznej (niezależnie od tego, jaki lekarz wydał
skierowanie, przysługują wszystkie badania, które mieszczą się w zakresie posiadanego pakietu)
- badań laboratoryjnych: morfologia krwi z rozmazem, OB., INR, glukoza we krwi, kreatynina w surowicy,
ALT, AST, GGTP („próby wątrobowe”: tylko ALT/AST), lipidogram, TSH, badanie ogólne moczu
- RTG w standardowych projekcjach i bez kontrastu
- USG jamy brzusznej, ginekologiczno-położnicze, piersi
- badań endoskopowych przewodu pokarmowego
- EKG spoczynkowego
Powyższy zapis nie dotyczy pakietów Open Polmed.
Ważność skierowań
Skierowania na badania laboratoryjne i diagnostykę ważne są 3 miesiące.
Świadczenia w ramach medycyny pracy
Rejestracja do własnych Centrów Medycznych Polmed:
- rejestracja telefoniczna bezpośrednio w konkretnym CM Polmed (numery telefonów do Recepcji – w
stopce skierowań)
- zgłoszenie za pośrednictwem firmowej strony internetowej Polmed www.polmed.pl
(zakładka Prześlij skierowanie – na badania medycyny pracy, pojawia się e-mail:
[email protected] i należy załączyć skan skierowania, który zostanie przekierowany do
właściwego CM)
Rejestracja do Partnerów Medycznych Polmed:
- rejestracja poprzez TCOP
(801 033 200 – z telefonów stacjonarnych i 58 775 95 99 – z telefonów
komórkowych)
- zgłoszenie za pośrednictwem firmowej strony internetowej Polmed www.polmed.pl
(zakładka Prześlij skierowanie – na badania medycyny pracy, pojawia się e-mail:
medycyna [email protected] i należy załączyć skan skierowania)
Pacjent zostanie umówiony w konkretnym mieście i poinformowany
IV. Procedura reklamacyjna
W przypadku reklamacji sposobu wykonania Świadczenia Pacjent proszony jest o wysłanie maila:
[email protected].
W tytule maila należy podać: Reklamacja – nazwa firmy – imię i nazwisko pacjenta i pesel
W treści maila: opis zdarzenia z datą
Mail odbierany jest przez osobę pracującą w dziale: Reklamacji i Kontroli Jakości POLMED S.A.
Osoba przyjmująca reklamację prowadzi i nadzoruje Rejestr zgłoszonych reklamacji.
Kierownik Działu Reklamacji i Kontroli Jakości przekazuje je do rozpatrzenia, w zależności od
przedmiotu do:
•
•
•
•
Dyrektora Operacyjnego POLMED – jeżeli sprawa dotyczy działalności Centrum
Medycznego POLMED
Koordynatora Działu Współpracy z Partnerskimi Firmami Medycznymi – jeżeli
sprawa dotyczy działalności partnera medycznego POLMED.
Kierownika Serwisu Posprzedażowego – jeżeli sprawa dotyczy działalności
pracowników Telefonicznego Centrum Obsługi Pacjenta POLMED
Dyrektora Medycznego POLMED - jeżeli sprawa dotyczy kwestii stricte medycznych
O zajętym stanowisku klient jest informowany drogą elektroniczną z podaniem uzasadnienia decyzji.
Działania związane z reklamacją muszą zostać zakończone w terminie czternastodniowym liczonym od
dnia zgłoszenia reklamacji przez klienta do pracownika Działu Reklamacji i Kontroli Jakości.
Reklamacje pilne rozpatrywane są niezwłocznie.
W przypadku wyjaśniania spraw wieloaspektowych, wymagających dłuższego czasu rozpatrywania
złożonych zagadnień, które reklamowane są przez Klienta, dopuszcza się wydłużenie terminu
czternastodniowego na rozpatrzenie reklamacji. W każdym z takich przypadków Klient otrzymuje formalne
uzasadnienie takich działań.