Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 16/2006 Wójta Gminy Łubowo § 1

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 16/2006
Wójta Gminy Łubowo
§ 1. Gospodarka kasowa i ochrona wartości pieniężnych
Wartości pieniężne powinny być przechowywane i transportowane w warunkach
zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.
1. Pomieszczenie kasy
Pomieszczenie, w którym przechowywane są wartości pieniężne, powinny spełniać
następujące wymogi:
-okna pomieszczenia kasy zabezpieczone kratami,
-w kasie nie może być przechowywana gotówka ani inne wartości nie będące
własnością. Dopuszczalne jest jedynie przechowywanie w formie depozytu –
gotówki, pieczęci , druków i gwarancji zabezpieczających wykonanie robót.
2. Przechowywanie wartości pieniężnych
Wartości pieniężne winny być przechowywane w warunkach zapewniających
właściwą, zgodną z przepisami ochronę przed kradzieżą, utratą lub zniszczeniem.
Wartości pieniężne powinno powierzać się osobie
-mającej nienaganną opinię, a w szczególności nie karaną,
-posiadającą znajomość prawidłowego przechowywania oraz przyjmowania i wydawania
wartości pieniężnych.
3. Ochrona wartości pieniężnych w transporcie
Transport wartości pieniężnych powinien odbywać się w sposób gwarantujący
bezpieczeństwo przenoszonych pieniędzy.
§ 2. Zapas gotówki w kasie
W kasie Urzędu może znajdować się:
a) niezbędny zapas gotówki – „pogotowie kasowe” ustala się w wysokości do zł.2.500,-.
Niezbędny zapas gotówki w kasie w miarę wykorzystania może być uzupełniony do
ustalonej wysokości środków.
b) gotówka podjęta z rachunków bankowego na pokrycie określonych rodzajów
wydatków. Gotówkę podjętą z rachunków bankowych na pokrycie określonych
wydatków przeznacza się na cel określony przy jej podjęciu.
Gotówka z rachunku bankowego na pokrycie ok reślonych rodzajowo wydatków może
być przechowywana w kasie przez okres 7 dni pod warunkiem jej należytego
zabezpieczenia. Nie wykorzystaną część gotówki wpłaca się na rachunek bankowy.
Gotówki tej nie wlicza się do ustalonego zapasu.
c) gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy, która jest odprowadzana na
właściwy rachunek bankowy .
d) gotówka przechowywana w formie depozytu.
Gotówka przechowywana w kasie w formie depozytu, podlega zwrotowi osobie prawnej
lub fizycznej, która depozyt złożyła, nie może być wykorzystana na pokrywanie
wydatków.
§ 3. Odpowiedzialność kasjera
Osobą odpowiedzialną za stan gotówki w kasie oraz za prawidłowość operacji
kasowych jest kasjer:
- składa on pisemne zobowiązanie do ponoszenia odpowiedzialności materialnej,
- powinien mieć określony zakres czynności i odpowiedzialności,
- ponosi odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania przepisów dokonywania
operacji kasowych, zabezpieczenia i przechowywania gotówki oraz jej transportu,
- ponosi odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie kasy oraz materialną za
powierzone mienie,
- przejęcie kasy powinno następować na podstawie protokołu, w którym podaje się
wyniki przeliczenia, jakie są przekazywane pracownikowi czasowo przejmującemu kasę.
Funkcjonowanie kasy podlega okresowym kontrolom przeprowadzonym przez
Skarbnika Gminy lub osobę upoważnioną przez Wójta Gminy. Z kontroli winien być
sporządzony protokół.
Kontrole doraźne powinny być odnotowane na raporcie kasowym.
§ 4. Dokumentacja obrotu kasowego
Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane:
a) wpłaty gotówkowe – własnymi przychodowymi dowodami kasowymi,
b) wypłaty gotówkowe – rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są
źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody kasowe.
§ 5. Poprawienie błędów w dowodach kasowych
1. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach kasowych przeróbek , wymazywanie
treści i używanie korektorów.
2. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej
treści lub kwoty, z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie
treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenia podpisu osoby upoważnionej. Nie można
poprawić pojedynczych liter i cyfr.
3. Błędy popełnione w asygnatach kasowych poprawia się przez anulowanie błędnych
asygnat przychodowych lub rozchodowych i wystawienie nowych prawidłowych
dowodów.
Asygnata anulowana pozostaje w bloczku.
§ 6. Obrót kasowy
1.Wpłaty kasowe
Kwitariusz przychodowy jest sporządzany w 3 egzemplarzach, z czego:
- oryginał otrzymuje wpłacający,
- pierwsza kopia przeznaczona jest dla księgowości,
- druga kopia pozostaje w kwitariuszu do celów kontrolnych.
Określa się w nim kwotę, tytuł wpłaty oraz dane osobowe wpłacającego.
2. Wypłaty kasowe
Źródłowymi dokumentami obrotu kasowego uzasadniającymi wypłatę są m.in.:
- listy płac i listy wypłat,
- wnioski o wypłatę zaliczek,
- rozliczenia zaliczek,
- delegacje
- rachunki i faktury innych jednostek gospodarczych,
- dowody wpłat na rachunki bankowe – fakt dokonania wpłaty musi być potwierdzony
stemplem bankowym na dowodzie wpłaty.
Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki powinny być przed
dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnorachunkowym przez pracowników zobowiązanych do wykonywania tych czynności,
którzy na dowodach księgowych zamieszczają swój podpis i datę.
Sporządzone dowody zatwierdza do wypłaty Wójt i Skarbnik Gminy lub osoby przez
nich upoważnione , dyrektor jednostki organizacyjnej samodzielnie nie bilansującej.
Wszystkie dowody rozchodowe muszą być skasowane poprzez wpisanie klauzuli
„Wypłacono Raport kasowy Nr …. poz……dnia……..podpis…………. .”
Osoby odbierające gotówkę w kasie podpisują klauzulę „Kwituję odbiór kwoty………
słownie…………… data ………… podpis……….”
Przy wypłacie osobom nieznanym, kasjer obowiązany jest żadąć okazania dowodu
osobistego lub innego dokumentu, stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki i
jednocześnie wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer dowodu tożsamości.
Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę
wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym, należy zaznaczyć,
że wypłaty dokonano osobie upoważnionej.
Upoważnienie należy dołączyć do dowodu kasowego.
Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie tożsamości w
postaci własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie.
3. Czeki gotówkowe – służą do podjęcia gotówki z banku.
Czek gotówkowy stanowi polecenie wypłacenia określonej sumy gotówki . Podpisywany
jest przez upoważnione przez niego osoby. Wzory podpisów osób upoważnionych oraz
ich nazwiska podane są do wiadomości banku w karcie wzoru podpisów.
Czek jest ważny 10 dni od daty wystawienia.
Książeczka czystych blankietów czekowych przechowywana jest w kasie pancernej.
Księgowość ma obowiązek prowadzenia ewidencji otrzymanych książeczek czekowych.
§ 7. Raport kasowy.
Służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych, dotyczących wpłat i
wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie kilkudniowym. Raporty
kasowe sporządza się co 10 dni, a w przypadkach wykorzystania pogotowia
kasowego w miarę potrzeby i zawsze na koniec miesiąca.
Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje na bieżąco w raporcie
kasowym.
Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym z
zachowaniem liczby porządkowej operacji oraz podaniem symbolu i numeru źródłowego
dowodu kasowego i krótkiej treści, w dniu, w którym przychód lub rozchód miał miejsce.
Raport zawiera pieczęć nagłówkową, oznaczenie okresu, za jaki jest sporządzony,
numer raportu.
Raport kasowy zamyka się sumowaniem wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczeniem
stanu końcowego gotówki.
Podpisany przez kasjera oryginał raportu wraz z dowodami kasowymi kasjer przekazuje
za pokwitowaniem do księgowania. Kopia raportu pozostaje w kasie.
Raporty kasowe prowadzi się dla :
- Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych samodzielnie nie bilansujących – wydatki z
pogotowia kasowego
- wypłaty wynagrodzeń i innych należności
- wpłaty z tytułu wnoszonych opłat
§ 8. Niedobory i nadwyżki w kasie
1. Rozchód gotówki z kasy nie udokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi
stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera.
2. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi
nadwyżkę kasową i podlega przekazaniu w terminie 30 dni od momentu stwierdzenia na
bankowym rachunku dochodów budżetowych.
§ 9. Wniosek o zaliczkę
Służy jako dokument umożliwiający pobranie zaliczki na zakupy gotówkowe przez
pracowników urzędu oraz dyrektorów i pracowników jednostek organizacyjnych
samodzielnie nie bilansujących.
Wniosek o zaliczkę sporządza w jednym egzemplarzu wnioskujący wypłatę określonej
sumy na dokonanie zakupów gotówkowych. Wypełnia on pierwszą stronę druku ,
określając rodzaj wydatków na które ma być wypłacona zaliczka, termin rozliczenia nie
dłuższy niż 14 dni oraz jej wysokość. Wniosek zatwierdzony przez upoważnione osoby
stanowi podstawę do wypłacenia gotówki z kasy.
§ 10. Rozliczenie zaliczki
Dokument służy do udokumentowania rozliczenia z pobranej zaliczki, na podstawie
której kasjer dokonuje wypłaty lub przyjmuje nie wykorzystaną zaliczkę. Dokument
sporządza zaliczkobiorca w jednym egzemplarzu, w którym podaje wszystkie dowody
źródłowe opłacone przez zaliczkobiorcę z zaliczki lub z własnych środków pieniężnych.
Na pierwszej stronie ustala sumę do zwrotu lub do pobrania z kasy dopłaty. Po
sprawdzeniu merytorycznym i formalno-rachunkowym przez upoważnione osoby kasjer
dokonuje wypłaty lub przyjmuje zwrot nie wykorzystanej zaliczki.
§ 11. Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego.
Służy do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową i
rozliczenia kosztów tej delegacji.
Wystawienie polecenia wyjazdu służbowego następuje na podstawie decyzji wójta lub
upoważnionego pracownika oraz przez dyrektora jednostki samodzielnie nie
bilansującej dla zatrudnionych pracowników.
Stwierdzenie wykonania polecenia służbowego potwierdza osoba delegująca, a
formalnie i rachunkowo Skarbnik Gminy lub osoba upoważniona.
§ 12. Bankowy dowód wpłaty
Służy do udokumentowania wpłaty do banku gotówki z kasy jednostki.
Dokument wypełniony jest przez kasjera w 3 egzemplarzach, z których jeden egz.
zostaje w banku, jeden przekazywany jest do jednostki wraz z wyciągiem i jeden egz.
otrzymuje osoba wpłacająca-kasjer.
§ 9. Depozyty
Kasjer może przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane zaplombowane
kasety, koperty zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania.
Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer, powinna zawierać, co
najmniej dane:
- kolejny numer depozytu,
- określenie deponowanego przedmiotu lub gotówki,
- określenie jednostki, której własność stanowi depozyt,
- datę przyjęcia depozytu,
- datę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia depozytu i podpis
kasjera.
Przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki gotówka nie może być łączona z
gotówką jednostki.
Niniejsza instrukcja może być w każdym czasie modyfikowana z uwagi na zmiany w
przepisach obowiązujących