INSTRUKCJA KASOWA

Załącznik do Zarządzenia Nr 220/2012
Starosty Lubelskiego
z dnia 14 sierpnia 2012 r.
INSTRUKCJA KASOWA
I. POMIESZCZENIE KASY
1.Kasa znajduje sie na parterze budynku Starostwa, w pomieszczeniu wydzielonym,
zabezpieczonym przed włamaniem.
II. OCHRONA WARTOŚCI
1. Wartości pienięŜne podlegają przechowywaniu w warunkach zapewniających właściwą ochronę
przed zagarnięciem, kradzieŜą, utratą lub zniszczeniem.
2.Środki pienięŜne i inne wartości pienięŜne przechowywane są w ogniotrwałej kasie pancernej.
3.Klucze do pomieszczenia kasy i kasy pancernej posiada kasjer, komplet zapasowych kluczy
oddany jest do depozytu bankowego.
4. Odprowadzenie gotówki z kasy na rachunek bankowy dokonuje kasjer za pośrednictwem
wyspecjalizowanego podmiotu ochrony mienia upowaŜnonego przez Bank zgodnie z umową
o realizację wpłat gotówkowych zamkniętych w siedzibie banku.
5. Przed wydaniem gotówki konwojentom kasjer ma obowiązek sprawdzić czy osoby które zgłosiły
się po odbiór gotówki znajdują sie w aktualnym wykazie konwojentów udostepnionym przez
bank.
6. Dopuszcza się moŜliowść odprowadzania gotówki na rachunek bankowy przez pracowników
wydziału finansowego w kwotach nieprzekraczjących jednorazowo 10.000 zł. Kwota ta moŜe
przekroczyć 10.000 zł tylko w sytuacji gdy odprowadzenie gotówki do banku następuje
z wykorzystaniem samochodu słuŜbowego.
III.ODPOWIEDZIALNOŚĆ KASJERA
Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o kasjerze –rozumie sie przez to pracownika starostwa
w którego zakresie czynności naleŜy dokonywanie operacji kasowych lub pracownika, który w
zakresie czynności ma obowiazek zastępstwa kasjera.
1.Kasjerem moŜe być osoba mająca co najmniej wykształcenie średnie, nienaganną opinię
oraz nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu oraz
posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych- fakt ten powinien być potwierdzony przez
Krajowy Rejestr Karny.
2. Funkcji kasjera nie moŜna łączyć z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym i kontrolnym
w zakresie obrotu pienięŜnego.
3. Od kasjera powinno być pobrane i złoŜone do akt osobowych oświadczenie o odpowiedzialności
materialnej którego treść zamieszczona jest w załączniku Nr 1 do niniejszej instrukcji.
4. Kasjer ponosi odpowiedzialnść w szczególności za:
a) niewłaściwe zabezpieczenie gotówki,
b) wypłacenie gotówki na podstawie niezatwierdzonych dowodów do wypłaty,
c) dokonanie wypłat bez udokumentowania podpisami odbiorców zamieszczonymi na właściwych
dowodach rozchodowych
d) pomyłki w kwotach wpłat i wypłat kasowych.
5. Przejęcie obowiązków kasjera naleŜy dokonać na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.
Przekazanie obowiązków kasjera innej osobie naleŜy dokonywać w obecności osoby
wyznaczonej przez Skarbnika lub zastepcę głównego księgowego.
7. Kasjer zobowiązny jest do zachowania tajemnicy o terminach i wysokościach przechowywanych
i transportowanych kwot.
IV. ZAPAS GOTÓWKI I INNYCH WARTOŚCI PIENIĘśNYCH W KASIE
1. Jednostka moŜe mieć w kasie:
a) niezbędny zapas gotówki na bieŜące wydatki w kwocie nie wyŜszej niŜ 2.000 zł,
b) gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków,
c) bieŜące wpływy do kasy z tytułu dochodów budŜetowych, oraz kwoty stanowiące zwrot
wydatków,
d) wpływy z tytułu opłaty skarbowej,
e) waluty obce zakupione na zaliczki dla pracowników.
2. Do pogotowia kasowego określonego w pkt. 1 lit. a nie wlicza się gotówki w kasie podjętej
na realizację określonych rodzajowo wydatków.
3. Pogotowie kasowe moŜe być uzupełniane do ustalonej wysokości z rachunku bankowego
z klasyfikacją 750-75020-4410.
4. W przypadku poniesienia wydatków z pogotowia kasowego z innej podziałki klasyfikacji
budŜetowej naleŜy dokonać korety zapisów księgowych.
5. BieŜące wpływy do kasy odprowadzane są na rachunek bankowy co najmniej dwa razy
w tygodniu – w wyjątkowych sytuacjach po uzgodnieniu ze Skarbnikiem lub zastępcą głównego
księgowego dopuszcza się raz w tygodniu.
6. BieŜące wpływy do kasy z tytułu dochodów budŜetowych nie mogą być przeznaczane
na pokrycie wydatków, jak równieŜ do uzupełnienia niezbędnego zapasu gotówki.
7. Wpływy z tytułu opłaty skarbowej odprowadzane są na rachunek Urzędu Miasta Lublin
w terminie:
a) do 12 dnia danego miesiąca opłatę skarbową pobraną od 1 do 10 dnia danego miesiąca,
b) do 22 dnia danego miesiąca opłatę skarbową pobraną od 11 do 20 dnia danego miesiąca,
c) do 2 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano poboru opłaty skarbowej
od 21 do końca danego mieisąca.
V. DOKUMENTOWANIE OBROTU GOTÓWKOWEGO
1. Wszystkie operacje gotówkowe winny być dokumentowane następującymi dowodami kasowymi:
a) dowodami KP – kasa przyjmie –dowód kasowy generowany przez system ZETO ERP –moduł
kasowy
b) dowodami KW – kasa wypłaci- dowód kasowy generowany przez system ZETO ERP –moduł
kasowy
c.) kwitariusz przychodowo-ewidencyjny – w przypadku przerwy w funkcjonowaniu sytemów
informatycznych.
d) wpłaty i wypłaty gotówki związane z obsługą zasobu geodezyjnego dokumentuje się
dowodem KP i KW generowanycm przez program OŚRODEK.
2. Przychodowe dowody kasowe wystawia się w trzech egzemplarzach, z których jeden -oryginałprzekazywany jest wpłacającemu, drugi -kopia- stanowi załącznik do raportu kasowego
i przekazywany jest do księgowości, natomiast trzeci egzemplarz kwitariusza pozostaje w kasie
do czasu przekazania go do sprawdzenia. Trzeci egzemplarz KP jest przechowywany w kasie
pancernej przez okres 5 lat.
3. Dowód KW sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach na podstawie zlecenie wypłaty
zatwierdzonego do wypłaty.
4. Pkt 3 nie stosuje się do operacji odprowadzenia gotówki na rachunek bankowy – dowód KW
naleŜy w tym przypadku sporządzić w jednym egzemplarzu. KW wystawia kasjer bez zlecenia