instrukcja kontroli wewnętrznej - Głogowskie Centrum Edukacji

Transkrypt

GCEZ w Głogowie
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Nr 01/06 /2012
z dnia 18. czerwca 2012 roku
Dyrektora GCEZ
INSTRUKCJA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
I OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH
Głogowskiego Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie
Instrukcja została opracowana na podstawie:
1. ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz. 694
z późn. zm.);
2. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U.2009.157.1240, z
późn. zm.)
I. OGÓLNE ZASADY FUNKCJONOWANIA SYSTEMU KONTROLI FINANSOWEJ
§1
Niniejsza instrukcja określa tryb i zasady kontroli i obiegu dowodów powodujących skutki
prawne, gospodarcze i finansowe oraz określa kompetencje i odpowiedzialność związaną
z prawidłowym i rzetelnym opracowaniem dowodów od momentu ich wystawienia lub
wpływu z zewnątrz, aż do przekazania ich do zbiorów archiwalnych.
Pracownicy GCEZ w Głogowie objęci niniejszą instrukcją winni zapoznać się z jej treścią i
bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej ustaleń.
§2
Kontrola wstępna jako kontrola decyzji i operacji zamierzonych ma na celu zapobieganie
nieprawidłowym działaniom przez określenie czy zamierzone czynności będę zgodne
z następującymi kryteriami: legalności, sprawności organizacyjnej, celowości, gospodarności
i rzetelności.
Kontrola wstępna wykonywana jest przede wszystkim w ramach obowiązków samokontroli
i kontroli funkcjonalnej w toku codziennego działania. Obejmuje ona obowiązki zwłaszcza
N.Ż.
Instrukcja kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych
1
GCEZ w Głogowie
w zakresie sprawdzania, akceptacji, rozliczania kosztów i wydatków, badania prawidłowości
projektów umów, zamówień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań.
Na dowód dokonania kontroli wstępnej dokumentu, upoważniona osoba sprawdzająca
opatruje go podpisem i datą. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania
kontroli wstępnej osoba kontrolująca:
1. zwraca bezzwłocznie dokumenty właściwym pracownikom z wnioskiem o usunięcie
nieprawidłowości w samych dokumentach bądź operacjach których dotyczą,
2. odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji
sprzecznych z przepisami, zawiadamiając bezpośredniego przełożonego o ujawnionym
fakcie.
Przełożony, który został poinformowany o
w/w faktach odpowiednio do wagi
nieprawidłowości podejmuje decyzje w sprawie dalszego toku postępowania.
§3
Kontrola bieżąca polega na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji w toku ich
wykonywania, celem stwierdzenia, czy wykonanie przebiega prawidłowo i zgodnie
z ustalonymi wyznaczeniami. Kontroli bieżącej podlega również badanie rzeczywistego stanu
rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, między innymi w drodze inwentaryzacji
kontrolnych kas, pozostałych środków trwałych w użytkowaniu oraz prawidłowości ich
zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, pożarem i innymi szkodami.
Kontrolę bieżącą obowiązani są przeprowadzić w ramach samokontroli własnego działania
wszyscy pracownicy na stanowiskach kierowniczych lub pracownicy zobowiązani do
spełnienia określonych czynności kontrolnych.
§4
Kontrola następna polega na badaniu przedsięwzięć i operacji już zrealizowanych oraz
odzwierciedlających je dokumentów. W wyniku kontroli, która ujawniła nieprawidłowość,
podejmowane są czynności pokontrolne mające na celu usunięcie stwierdzonych
nieprawidłowości, likwidację ich przyczyn i skutków, zapobieganie im w przyszłości oraz
usprawnienie badanej działalności, a także zastosowanie sankcji wobec pracowników
odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości i strat. Kontrolę następną sprawują głównie
pracownicy zobowiązani do nadzoru i kontroli prawidłowości wykonania zadań z tytułu
funkcji kierowniczej.
2
GCEZ w Głogowie
§5
W razie ujawnienia w toku kontroli nadużycia lub innego czynu mającego znamiona
przestępstwa, osoba kontrolująca powinna powiadomić bezpośredniego przełożonego,
Dyrektora, a następnie zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowody tego czynu.
W przypadku ujawnienia czynu przestępczego osoba kontrolująca obowiązana jest do:
1. przygotowania dla Dyrektora, pisma powiadamiającego o tym fakcie właściwy organ
powołany do ścigania przestępstw,
2. ustalenia, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego
popełnieniu,
3. zbadaniu, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby
zobowiązane do jej wykonania,
4. przedstawienia, na podstawie przeprowadzonego badania, do decyzji Dyrektora wniosku
w sprawie konsekwencji służbowych oraz przedsięwzięcia środków do zapobiegania
w przyszłości podobnym czynom.
§6
Rozróżnia się następujące rodzaje kontroli:
 kontrole systematyczne – przeprowadzane stale i równocześnie z innymi czynnościami
kontrolnymi oraz kontrole okresowe dokonywane w pewnych odstępach czasu,
niezależnie od prawidłowości pracy, od ustalenia stanu i sytuacji w określonej dziedzinie,
 kontrole pełne - dotyczące całokształtu działalności danej komórki organizacyjnej oraz
kontrole problemowe obejmujące tylko wybrane odcinki tej działalności,
 kontrole kompletne - obejmujące wszystkie operacje gospodarcze i odpowiadające im
czynności, dokumenty, zapisy ewidencyjne oraz kontrole wyrywkowe obejmujące
wybrane operacje, czynności i dokumenty,
 kontrole merytoryczne - przeprowadzane z punktu widzenia kryteriów oceny sprawności
organizacji, celowości i gospodarności działania, a także stwierdzenie że dowody zostały
wystawione przez właściwe jednostki,
 kontrole formalnoprawne i rachunkowe
- z punktu widzenia kryteriów legalności
i rzetelności działania,
3
GCEZ w Głogowie
 kontrole rzeczowe - dotyczące badania ilości i jakości składników majątkowych oraz
kontrole dokumentalne, polegające na badaniu tych operacji i zaszłości na podstawie
dokumentów,
 kontrole planowe - wykonywane na podstawie ustalonego na okresy przyszłe planu
kontroli oraz kontrole doraźne wynikające z bieżących potrzeb i sygnałów wskazujących
na konieczność szybkiego sprawdzenia określonych spraw.
 Kontrola zarządcza – wykonywana jest (w sposób aktywny) przez kierownika, osoby na
stanowiskach kierowniczych oraz wszystkich pracowników. Zadaniem jej jest
zapewnienie, w szczególności, zgodności działalności jednostki z przepisami prawa
i wewnętrznymi procedurami, skuteczności i efektywności działania, ochrony zasobów,
wiarygodności sprawozdań, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania.
4
GCEZ w Głogowie
II. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
ZA
FUNKCJE
KONTROLNE
PRACOWNIKÓW
ZATRUDNIONYCH NA STANOWISKACH KIEROWNICZYCH
§1
Czynności kontrolne w zakresie swoich uprawnień, oprócz Dyrektora, który odpowiada za
zorganizowanie i prawidłowe działanie kontroli wewnętrznej oraz wykorzystanie jej wyników
wykonują także w GCEZ:
1. W-ce dyrektorzy,
2. Główny księgowy,
3. kierownicy,
4. samodzielni specjaliści,
5. inni pracownicy zobowiązani w określonym zakresie przedmiotowym i podmiotowym
do wykonywania kontroli.
§2
Osoby zobowiązane do sprawowania kontroli z tytułu zajmowanego stanowiska
kierowniczego mogą upoważnić innych pracowników, z wyjątkiem pracowników
odpowiedzialnych za wystawiane dokumentów do wykonywania w określonych granicach
nałożonych na nich obowiązków kontroli. Upoważnienie takie nie zwalnia tych osób od
odpowiedzialności za należyte wykonywanie obowiązków kontrolnych wynikających z ich
zakresu czynności.
Dyrektor odpowiada za zorganizowanie i prawidłowe działanie kontroli wewnętrznej, za
należyte wykorzystanie środków kontroli. Dla zapewnienia realizacji tego obowiązku
i systematycznego doskonalenia systemu kontroli wewnętrznej Dyrektor zastrzega sobie
wyłączność:
1. ustalenia obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla swoich zastępców oraz
osób na stanowiskach kierowniczych i sprawowanie nadzoru nad prawidłowością
wywiązania się ich z tych obowiązków,
2. żądania
od
pracowników,
którym
zlecono
funkcje
kontrolne,
okresowego
sprawozdania o przebiegu i wynikach przeprowadzonych kontroli, w tym zwłaszcza
o wykorzystaniu sygnałów o nieprawidłowościach stwierdzonych w czynnościach
5
GCEZ w Głogowie
nadzorczo-kontrolnych wykonywanych przez pracowników do tych czynności
zobowiązanych,
3. zatwierdzenia planów kontroli wewnętrznej oraz zlecenia przeprowadzenia kontroli
doraźnych,
4. stosowanie sankcji za udowodnione zaniedbanie obowiązków z zakresu sprawowania
nadzoru i kontroli.
Osoby wymienione w § 1 pkt 1-3 obowiązane są do realizacji w ramach powierzonych im
kompetencji, funkcji kierowania, nadzoru i kontroli oraz wspomagania działań Dyrektora
GCEZ w usprawnieniu organizacji i systemu kontroli wewnętrznej.
Wyżej wymienione osoby obowiązane są między innymi do:
1. bieżącej
analizy
warunków
dla
prawidłowego
wykonywania
zadań
przez
podporządkowane komórki organizacyjne (sprecyzowanie obowiązków, kwalifikacji
do ich wykonywania, korygowanie obowiązujących regulacji, itd.),
2. bieżącej obserwacji przebiegu operacji, przedsięwzięć i procesów gospodarczych oraz
związanych z nimi czynności wykonywanych przez podporządkowane komórki
organizacyjne,
3. przeprowadzenie wyrywkowych
kontroli
okresowych
w podporządkowanych
komórkach organizacyjnych oraz kontroli rzetelności dokumentów zastrzeżonych do
własnych kompetencji i podpisu,
4. podejmowania (w przypadkach osobistego stwierdzenia lub uzyskanych sygnałów
o nieprawidłowościach) stosowanych środków usprawniających i informowanie
Dyrektora GCEZ o sprawach wykraczających poza własne możliwości, a także
stosowania w ramach uprawnień sankcji regulaminowych lub ich wnioskowania w
stosunku do osób winnych wystąpienia nieprawidłowości,
§3
Główny księgowy ma szczególne obowiązki w zakresie sprawowania kontroli wewnętrznej.
Zobowiązany jest do:
1. prowadzenia rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
i zasadami, polegające zwłaszcza na:
a) zorganizowaniu sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dokumentów
w sposób zapewniający:
6
GCEZ w Głogowie
 właściwy przebieg operacji gospodarczych,
 sporządzanie kalkulacji wynikowych kosztów wykonywanych zadań
oraz sprawozdawczości finansowej,
b) bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu
kalkulacji wynikowej kosztów wykonawczych zadań i sprawozdawczości
finansowej w sposób umożliwiający:

terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych,

prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,
2. prowadzenie gospodarki finansowej jednostki zgodnie z obowiązującymi zasadami,
polegając zwłaszcza na:
a) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami
dotyczącymi
zasad
wykonywania
budżetu,
gospodarki
środkami
pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji jednostki,
b) zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych
przez jednostkę,
c) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych,
d) zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń
spornych oraz spłaty zobowiązań,
3. dokonywanych w ramach kontroli wewnętrznej:
a) wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych
obowiązków,
b) wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planów
finansowych jednostek oraz ich zmian,
c) następnej kontroli operacji gospodarczych jednostki stanowiących przedmiot
księgowań,
4. opracowanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez kierownika
jednostki, dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności zakładowego
planu kont, obiegu dokumentów (dowodów księgowych), zasad przeprowadzania
i rozliczania inwentaryzacji.
§4
Wszystkie osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych GCEZ zobowiązane są, w
ramach powierzonych im odcinków działania, do sprawowania funkcji kierowania,
7
GCEZ w Głogowie
nadzoru i kontroli w stosunku do podległych im pracowników i wspomagania Dyrektora
w usprawnieniu organizacji pracy i funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej
w swoich komórkach organizacyjnych.
§5
V-ce dyrektorów i kierowników zobowiązuje się do:
1. ustalania zakresów czynności dla podległych pracowników, wraz z określeniem ich
zadań w zakresie sprawowania kontroli załatwianych spraw i dokumentów,
2. bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania przez podległych pracowników
przypisanych im czynności, w tym zadań kontrolnych,
3. osobistej kontroli otrzymywanych spraw do załatwiania lub przekazywanych innym
do
komórkom
dalszego
załatwiania
spraw
i
dokumentów
z punktu widzenia ich prawidłowości, celowości, gospodarności, rzetelności
i legalności,
4. bieżącej kontroli prawidłowości, jakości i terminowości wykonywania innych
wydanych podległych pracownikom poleceń służbowych,
5. podejmowania, w przypadkach stwierdzenia nieprawidłowości, we własnym zakresie
stosowanych kroków usprawniających oraz powiadamiania Dyrektora o sprawach
wykraczających poza możliwości własne podjęcia tych kroków, w tym także
wnioskowania w sprawach zastosowania sankcji regulaminowych w stosunku do osób
winnych stwierdzonych zaniedbań.
§6
Zakresy
przedmiotowe
i
podmiotowe
kontroli
sprawowanej
przez
pracowników
zatrudnionych na stanowiskach nie kierowniczych, jak również kontrolnych, powinny być
ustalone w zakresach czynności tych pracowników.
Wszyscy pracownicy zobowiązani są do właściwego wykorzystania sygnałów i wniosków
instytucjonalnej
kontroli
zewnętrznej
i
wewnętrznej
oraz
podejmowania
usprawniających i dyscyplinujących.
8
działań
GCEZ w Głogowie
III. NORMATYWNO – PRAWNE CECHY DOWODU KSIĘGOWEGO
§1
Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub
finansowej w określonym miejscu i czasie, powinien zawierać co najmniej:
 określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego (podanie pełnej nazwy
dowodu i ewentualnie jego symbolu lub kodu),
 określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
 opis operacji oraz jego wartość, a jeżeli jest to możliwe – określoną także w
jednostkach naturalnych,
 datę dokonania operacji a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę
sporządzenia dowodu oraz datę księgowania dowodu,
 stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez
wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
§2
Dekretacją określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do
księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania, wprowadzeniem
dokumentu do programu księgowego i wydrukowaniem tzw. „dekretki” lub pisemnym
potwierdzeniem jej wykonania. Dekretacja obejmuje następujące etaty:
 segregacja dokumentów,
 sprawdzenie prawidłowości dokumentów,
 właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania).
§3
1. Wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych
na dzień ich przeprowadzenia odpowiednio po kursie:
 faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji — w
przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań;
9
GCEZ w Głogowie
 średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia
poprzedzającego ten dzień —w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli
nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku
pozostałych operacji.
2. Należności i zobowiązania i inne składniki majątku wyrażone w walutach obcych wycenia
się nie później niż na koniec kwartału.
§4
1. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go
w ewidencji.
2. Podstawą zapisów rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę
dowody księgowe:
 zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które
muszą być w dowodzie zbiorczym wymienione,
 korygujące – służące do korekt poprzednich zapisów, sprostowań lub storn,
 zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu księgowego,
 rozliczeniowe
–
ujmujące
już
dokonane
zapisy
według
nowych
kryteriów
klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań przewidzianych w zakładowym
planie kont i w przepisach – według dozwolonych zasad i kryteriów).
§5
W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów
księgowych, Dyrektor GCEZ może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za
pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych
operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są
zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.
§6
Do cech w aspekcie normatywno-prawnym dowodu księgowego zalicza się:
 dokumentalność zaistniałych stanów lub zdarzeń (dowód księgowy dokumentuje zdarzenia
lub stany w danym miejscu i/lub czasie),
10
GCEZ w Głogowie
 trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, przeprawieniu lub
wyblaknięciu z upływem czasu),
 rzetelność danych (zgodnych z rzeczywistością),
 kompletność danych (dane muszą być kompletne, zawierające co najmniej te określone
w odpowiednich przepisach prawnych),
 jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych (na jednym
dowodzie można dokumentować operacje tego samego rodzaju),
 chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (dowody tego samego
rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym),
 systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (dowody tego samego
rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego),
 identyfikacyjność każdego dowodu księgowego,
 poprawność formalna (zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i
wewnętrznymi regulaminami),
 poprawność merytoryczna (zgodność danych na dowodzie księgowym z klasyfikacją
branżowo-przedmiotową, cenową, podatkową, itd.),
 poprawność rachunkowa (zgodność dokonanych obliczeń rachunkowych ze stanem
faktycznym i z zasadami matematyki),
 podmiotowość dowodu księgowego (każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub
podmiotach uczestniczących w danej operacji).
Jeżeli dowód spełnia wyżej wymienione cechy wówczas można go uznać za dowód
prawidłowy, nadający się do księgowania.
§7
Ogólne zasady dokumentu jako dowodu do księgowania:
 zawartość dokumentu musi wynikać z faktów i zdarzeń rzeczywiście zaistniałych,
 wypełnia się dowód czytelnie, a zapis musi być trwały,
 treść i liczby w poszczególnych rubrykach są nanoszone pismem starannym w sposób
poprawny i bezbłędnie,
 wypełnia się rubryki dowodu księgowego zgodnie z ich przeznaczeniem,
 wypełnienie dowodu księgowego musi być rzetelne, rzeczowe, wiarygodne i kompletne,
 dowód księgowy musi zawierać dane, o których mowa w aktualnie obowiązujących
przepisach prawnych,
11
GCEZ w Głogowie
 podpisy na dowodach księgowych, pieczątki i daty muszą być autentyczne,
 numeracja kolejno wystawionych dowodów księgowych musi być ciągła, bezpośrednio
przyporządkowana chronologii,
 dowody księgowe zbiorcze sporządza się na podstawie prawidłowo wystawionych
dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym wymienione,
 jakiekolwiek wymazywania i przeróbki na dowodach są niedopuszczalne,
 korygowanie niewłaściwych danych lub błędnych zapisów na dowodzie źródłowym
zewnętrznym – obcym i własnym – może być dokonywane tylko i wyłącznie przez
wystawienie dowodu korygującego,
 błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawiane przez skreślenie
błędnej treści lub liczby i wpisanie obok danych poprawionych z dopisaniem daty
poprawki i podpisu osoby upoważnionej do tej czynności.
Zasady powyższe mają zastosowanie dla dowodów, w których nie został ustalony przepisami
szczególnymi zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek.
Zasad tych nie stosuje się do dowodów obcych (wystawionych przez inne jednostki), które
mogą być poprawione jedynie przez wystawienie i dostarczenie kontrahentowi dowodu
korygującego, zawierającego sprostowanie. Odnosi się to także do dowodów własnych, które
uprzednio zostały przekazane kontrahentowi.
§8
Zakupy rzeczowych składników majątkowych mogą być udokumentowane wyłącznie
fakturami VAT (rachunkami).
 sporządzenie faktur VAT i rachunków oraz faktur i rachunków korygujących musi być
zgodne z obowiązującymi przepisami w tym zakresie,
 mogą być stosowane skróty i symbole w dowodzie księgowym (powszechnie znane).
12
GCEZ w Głogowie
IV. ZASADY KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH
§1
Dowody księgowe powinny być poddane kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej.
§2
Kontrola wstępna odnosi się do zawieranych operacji gospodarczych, polega na zbadaniu
legalności, rzetelności i prawidłowości tych operacji (kontrola formalno – rachunkowa).
1. Osoba dokonująca czynności kontrolnych powinna ustalić, czy dowód księgowy ma
cechy pełnoprawnego,
legalnego
dokumentu,
odpowiadającego
wymaganiom
przepisów ogólnie obowiązujących, gospodarczych, finansowych, podatkowych i
księgowych. Ważne znaczenie formalno-prawne mają takie szczegóły kontroli jak:

właściwości druku, formularza, arkusza czy zestawienia,

nazwa i nr dowodu,

pieczątki, daty, podpisy,

zawartość danych na dowodzie według minimum określonych w przepisach.
2. Ponadto upoważniony pracownik dokonuje kontroli dokumentów księgowych (faktur
zakupu) pod względem ich zgodności z wcześniej złożonym zamówieniem, zgodnym
z zarządzeniem dotyczącym składania zamówień na potrzeby jednostki. Kontrola
dotyczy tych zakupów, na które musi być zgoda kierownika jednostki i głównego
księgowego, tzn. że nie są one niezbędne do funkcjonowania GCEZ (np. media,
paliwo, dozór pomieszczeń). Na okoliczność dokonania kontroli dowodów
księgowych dopisuje się odpowiednią klauzulę lub wbija pieczęć:
§3
Kontrola merytoryczna polega na ustaleniu rzetelności danych, celowości, gospodarności
i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, także na stwierdzeniu, że są
13
GCEZ w Głogowie
zgodne z umową lub zleceniem, obowiązującym cennikiem oraz, że dowody zostały
wystawione przez właściwe jednostki.
Aktualne wzory podpisów osób upoważnionych do kontroli merytorycznej są dołączane do
polityki rachunkowości.
Ponadto na dokumencie księgowym powinno być podane źródło finansowania zgodnie
z planem wydatków budżetowych tzn. dział, rozdział, paragraf. Na okoliczność dokonania
kontroli dowodów księgowych dopisuje się odpowiednią klauzulę lub wbija pieczęć:
„sprawdzono pod względem merytorycznym – data..........., podpis.................”.
§4
Kontroli formalno-rachunkowej dokonuje upoważniony pracownik księgowości. Polega ona
na ustaleniu, że dowody księgowe zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy,
zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu oraz, że ich dane liczbowe nie zawierają
błędów rachunkowych. Na okoliczność sprawdzenia zostaje dopisana klauzula lub wbita
pieczęć:
„sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym – data.............., podpis...................”.
§5
1. Dowody przed ich realizacją (zapłatą) podlegają zatwierdzeniu przez Dyrektora (lub
osobę przez niego upoważnioną). Na okoliczność zatwierdzenia wbita pieczęć:
2. Na zrealizowanych (zapłaconych) dowodach umieszcza się klauzulę lub zbija pieczęć:
„zapłacono, dnia.........”
14
GCEZ w Głogowie
oraz podpis osoby dokonującej zapłaty, uniemożliwiający powtórzeniu zrealizowania tego
samego dowodu.
§6
1. Kontroli zgodności z planem finansowym dokonuje Główny Księgowy (lub osoba przez
niego upoważniona) i Dyrektor (lub osoba przez niego upoważniona).
Polega ona na zakwalifikowaniu wydatków do odpowiednich działów, rozdziałów i
paragrafów. Na okoliczność sprawdzenia wbija się pieczęcie:
§7
1. Kontroli zakwalifikowania wydatku do wydatku strukturalnego dokonuje Dyrektor lub
osoba przez niego upoważniona. Polega ona na zakwalifikowaniu wydatków do
odpowiedniego kodu zgodnie z klasyfikacją wydatków strukturalnych. Na okoliczność
zakwalifikowania wydatku zostaje dopisana klauzula lub wbita pieczęć:
„ Wydatek zakwalifikowano do wydatku strukturalnego w wysokości ……………..
(słownie ……….) KOD …………. data …………… podpis pracownika …………„
2. Pieczęć lub klauzule z § 7 ust. 1 nadaje się tylko na dokumentach finansowych które
dotyczą wydatków strukturalnych.
15
GCEZ w Głogowie
§8
Kontroli zgodności z przepisami Prawo zamówień publicznych dokonuje Dyrektor lub osoba
przez niego upoważniona. Polega ona na określeniu trybu dokonania zamówienia publicznego
z podaniem podstawy prawnej. Na okoliczność sprawdzenia wbija się pieczęć:
§9
1. Potwierdzenia wpisania zakupów do ewidencji środków trwałych, pozostałych środków
trwałych, wyposażenia i WNiP prowadzonych w programie „Inwentarz Optivum”
dokonuje pracownik prowadzący owa ewidencje. Na okoliczność sprawdzenia wbija się
pieczęć:
2. Pieczęć z § 9 ust. 1 nadaje się tylko na dokumentach finansowych które dotyczą zakupów
wpisanych do programu „Inwentarz Optivum”.
§ 10
Dowody księgowe po dokonaniu rozliczeń są oznakowane przez księgowość numerami
kolejnymi w celu powiązania dowodów z zapisami księgowymi dokonanymi na jego
podstawie.
§ 11
Zbiory dokumentacji księgowej lub ich części mogą być udostępniane osobie trzeciej do
wglądu, za zgodą Głównego Księgowego lub osoby przez niego pisemnie upoważnionej,
16
GCEZ w Głogowie
w siedzibie GCEZ i pod nadzorem wyznaczonego pracownika GCEZ. Wydanie dokumentów,
dowodów z dokumentacji księgowej poza siedzibą GCEZ może nastąpić wyłącznie za
pisemną zgodą Głównego Księgowego lub osoby przez niego pisemnie upoważnionej oraz
pozostawienia w GCEZ potwierdzonego spisu przyjętych dokumentów, chyba że odrębne
przepisy stanowią inaczej.
§ 12
Dokumenty kategorii B należy przechowywać w następujący sposób:
1. Dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe,
dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe zwane dalej „zbiorami” winno się
przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami,
nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Przez dokumentację przyjętych zasad rachunkowości należy rozumieć w szczególności:
a) zakładowy plan kont, obejmujący wykaz kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej),
przyjęte zasady księgowania operacji gospodarczych oraz wyceny aktywów
i pasywów, a także zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewidencji
analitycznej) i ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla
komputera,
c) dokumentację systemu przetwarzania danych, opisującą co najmniej:
 wykaz programów,
 opis przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania (reguły obliczeń,
ewidencji, kontroli i wydruku danych),
 zasady ochrony danych,
 sposoby zapewnienia właściwego stosowania programów,
 zasady ewidencji przebiegu przetwarzania danych.
2. Ochrona danych księgowych prowadzona jest na odpornych na zagrożenia nośnikach
danych, na doborze stosowanych środkach ochrony zewnętrznej, na systematycznym
tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych, na nośnikach magnetycznych
oraz
zapewnieniu
ochrony
przed
nieupoważnionym
dostępem
do
programów
komputerowych.
3. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się zgodnie z rozdziałem
8 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości oraz zgodnie z zarządzeniem GCEZ
17
GCEZ w Głogowie
w sprawie wprowadzenia zasad archiwizacji dokumentów. Powyższe dokumenty są
archiwizowane w składnicy akt będącej na terenie GCEZ.
4. Zbiory określone w rozdziale V niniejszej instrukcji przechowywane zgodnie z
zarządzeniem wewnętrznym GCEZ w sprawie wprowadzenia zasad archiwizacji
dokumentów, co oznacza m.in.:
a) zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu,
b) pozostałe zbiory przechowuje co najmniej przez okres:
 księgi rachunkowe – 5 lat,
 karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres
wymaganego dostępu do tych informacji, wynikających z przepisów emerytalnych,
rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
c) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży – od dnia zatwierdzenia
sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia
rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną,
d) dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek,
kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym
lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku
następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie
zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.
e) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres jej
ważności i dodatkowo przez 3 lata po tym okresie,
f) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub
rozliczeniu reklamacji,
g) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
h) pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.
Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym,
którego dane zbiory dotyczą.
§ 13
Zbiory dokumentacji księgowej, w tym także przechowywane w formie nośników
magnetycznych (dyskietki, dyski itp.) powinny być magazynowane w sposób chroniący przed
uszkodzeniem lub zniszczeniem.
18
GCEZ w Głogowie
Do archiwum oddaje się dokumenty uporządkowane, przekazywane przez pracowników
księgowości po uprzednim uzgodnieniu terminu. Przekazywanie odbywa się na podstawie
spisu zdawczo-odbiorczego akt.
§ 14
Przez uporządkowane dokumenty należy rozumieć:
 takie dokumenty wewnątrz teczek, aby zapisy następowały po sobie wg liczb
porządkowych dokumentów,
 uzupełnienie wszystkich wtórników dokumentów,
 usunięcie skoroszytów i segregatorów,
 usunięcie części metalowych,
 pod powierzchnią okładki powinny znajdować się spisy spraw,
 teczki powinny być zszycie i opisanie.
19
GCEZ w Głogowie
V. ZESTAWIENIE OBOWIĄZUJĄCYCH DOWODÓW FINANSOWO - KSIĘGOWYCH
ORAZ SCHEMAT ICH OBIEGU I RODZAJE CZYNNOŚCI DOKONYWANYCH
PRZEZ POSZCZEGÓLNE KOMÓRKI ORGANIZACYJNE
§1
W sprawdzaniu dokumentów bierze udział szereg właściwych komórek lub stanowisk pracy,
na
skutek
czego
zachodzi
konieczność
przekazywania
dokumentów
pomiędzy
poszczególnymi komórkami lub stanowiskami pracy. Obieg dokumentów obejmuje drogę od
chwili sporządzenia, względnie wpływu do GCEZ, aż do momentu ich dekretacji
i przekazania do zaksięgowania.
Poszczególne dokumenty mają różne drogi obiegu. Bez względu na rodzaj dokumentu należy
zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy
stosować następujące zasady:
 przekazywać dokumenty tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z zawartych w
nich danych i są kompletne do ich sprawdzenia,
 przestrzegać równomiernego obiegu wszystkich dokumentów w celu zapobiegania
okresowemu spiętrzeniu się pracy ewidencyjnej,
 dążyć do skrócenia czasu przetrzymywania dokumentów przez odpowiedzialne
komórki.
§2
Celem zapewnienia prawidłowego obiegu dowodów księgowych ustala się, co następuje:
1. do
podpisywania
dowodów
finansowo-księgowych
uprawnieni
są
kierownicy
poszczególnych komórek lub osoby przez nich upoważnione, ustalenie to dotyczy
zarówno dowodów emitowanych, jak też potwierdzonych pod względem merytorycznym
lub formalno-rachunkowym. Aktualne wzory podpisów kierowników poszczególnych
komórek
organizacyjnych
oraz
osób
upoważnionych
do
wystawiania
i potwierdzania dowodów finansowo-księgowych (zatwierdzone przez Dyrektora) są
składane w księgowości,
2. podstawą do księgowania mogą być tylko oryginały dowodów (WYDATKI), nie stanowią
dowodu księgowego paragony. Każdy zaksięgowany dowód winien posiadać nadany:
numer dowodu księgowego, oznaczenie dekretu, podpisy – sprawdzono pod względem
20
GCEZ w Głogowie
merytorycznym, formalno-rachunkowym. Tak oznaczone dowody księgowe w żadnym
wypadku nie mogą służyć do powtórnego księgowania,
3. wyłącznie dowody wymienione w wykazach i schematach obiegu są dowodami
finansowo - księgowymi, żaden inny dowód nie może stanowić podstawy księgowania.
V.1. DOKUMENTACJA RUCHU ŚRODKÓW TRWAŁYCH
Środki trwałe to grunty, budynki, budowle, inwestycje, maszyny, środki transportu,
urządzenia i inne przedmioty o okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok.
W odniesieniu do środków trwałych mają zastosowanie następujące dokumenty:
1. OT – przyjęcie środka trwałego,
2. PT – protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego,
3. LT – likwidacja środka trwałego,
4. MT – zmiana miejsca użytkowania środka trwałego,
5. Księga inwentarzowa środków trwałych.
I. Dowód OT wystawia się dla udokumentowania przyjęcia środka trwałego do użytkowania.
Środek trwały do użytkowania może być przyjęty w wyniku:

zakupu,

zakończenia realizowanego zadania inwestycyjnego,

zakończenia prac wykonanych na podstawie umów,

wytworzenia środka trwałego.
Wypełnienie rubryk dowodu księgowego OT następuje wg opisu wraz z charakterystyką
środka
trwałego.
Wystawia
osoba
upoważniona
w
2
egzemplarzach,
z tego oryginał przekazuje się do osoby prowadzącej ewidencje środków trwałych i 1 kopia
dla zainteresowanej strony. Oryginał dowodu OT stanowi podstawę do ewidencji środków
trwałych.
II. Dowód PT wystawia się dla udokumentowania:

przychodu środka trwałego nieodpłatnie od innej jednostki,

nieodpłatnie przekazanego środka trwałego do innej jednostki.
21
GCEZ w Głogowie
Dowód PT musi mieć wypełnione wszystkie rubryki wg opisu wraz z charakterystyką środka
trwałego. Dowód wystawia strona przekazująca (komórka merytorycznie odpowiedzialna)
dany środek trwały w 3 egzemplarzach, z tego oryginał przekazuje się do osoby prowadzącej
ewidencje środków trwałych, 1. kopia przekazywana jest do księgowości i 2. kopię dla
zainteresowanej strony. Przekazanie nieodpłatne środka trwałego przez GCEZ wymaga
spisania
protokołu
zdawczo-odbiorczego
podpisanego
przez
Dyrektora,
Głównego
księgowego oraz pracownika odpowiedzialnego za sprawdzenie prawidłowości wystawionych
dokumentów.
Dowód PT stanowi podstawę do ewidencji środków trwałych w księgach rachunkowych oraz
księgach inwentarzowych.
III. Dowód LT wystawia się dla udokumentowania likwidacji środków trwałych będących
w GCEZ. Dowód ten wystawia powołana Komisja Likwidacyjna na podstawie
zatwierdzonego protokołu likwidacyjnego w 3 egzemplarzach z przeznaczeniem:

oryginał – księgowość, stanowi podstawę do wyksięgowania środka trwałego z
ewidencji w księgach rachunkowych,

1 kopia –– osoba prowadząca ewidencje środków trwałych, dowód służy do
odpowiednich zapisów w księdze inwentaryzacyjnej,

1 kopia - zainteresowana strona.
Do dokumentu LT w razie kradzieży należy dołączyć zawiadomienie o kradzieży
pokwitowane przez policje, a w przypadku zniszczenia zużycia lub nieopłacalności jego
dalszej eksploatacji – sporządzony komisyjnie protokół likwidacji.
IV. Dowód MT wystawia się dla udokumentowania zmiany miejsca użytkowania środków
trwałych będących w posiadaniu GCEZ. Dowód ten sporządza osoba prowadząca ewidencje
środków trwałych na podstawie wniosku zainteresowanej strony w 4 egzemplarzach
z przeznaczeniem:

oryginał – księgowość, dowód MT jest podstawą do odpowiednich księgowań
w ewidencji w księgach rachunkowych,

1. kopia – osoba prowadząca ewidencje środków trwałych, dowód służy do
odpowiednich zapisów w księgach inwentaryzacyjnych,

2. kopie – zainteresowane strony.
22
GCEZ w Głogowie
V. Komisja Likwidacyjna powołana przez Dyrektora dokonuje oceny wniosków dotyczących
likwidacji rzeczowych składników majątkowych. Likwidacja, czyli wycofanie środka
trwałego z użytkowania, może wynikać ze sprzedaży, zniszczenia, kradzieży, zużycia lub
nieopłacalności jego dalszej eksploatacji. Decyzję w sprawie wycofania tych składników
i dalszego ich zagospodarowania (złomowania, sprzedaży, przeznaczenie wymontowanych
części konserwatorowi lub innym jednostkom) na wniosek Komisji Likwidacyjnej podejmuje
Dyrektor po uzyskaniu opinii prawnej w tych przypadkach, gdy zniszczenie (uszkodzenie) lub
przedwczesne zużycie wynikało z zaniedbań pracowników – użytkowników.
W oparciu o zatwierdzone protokoły Komisja Likwidacyjna GCEZ dokonuje likwidacji
(kasacji) zgodnie z decyzją, sporządzając na tę okoliczność protokół.
Protokoły fizycznej likwidacji rzeczowych składników majątkowych sporządza się
w 3 egzemplarzach:

oryginał
–
księgowość,
otrzymuje
w
celu
w księgach rachunkowych,

kopia – osoba prowadząca ewidencje środków trwałych,

kopia – Komisja Likwidacyjna.
23
zapisu
GCEZ w Głogowie
SCHEMAT OBIEGU DOKUMENTU
Lp.
Określenie lub nazwa
dowodu finansowoksięgowego oraz
sprawozdania
Miejsce
opracowania
Termin
dowodu finansowoprzekazania
księgowego lub
sprawozdania
Osoby odpowiedzialne za
sprawdzenie i zatwierdzenie
dowodu finansowo-księgowego
•
1
OT – przyjęcie środka
trwałego
Komórki
organizacyjne
na bieżąco
•
•
•
2
PT – protokół zdawczoodbiorczy środka trwałego
Komórki
organizacyjne
na bieżąco
•
•
3
4
LT – likwidacja środka
trwałego
MT – zmiana miejsca
użytkowania środka trwałego
Komisja
Likwidacyjna
Komórki
organizacyjne
na bieżąco
na bieżąco
•
•
osoba prowadząca ewidencje
środków trwałych –
merytorycznie
środków trwałych – sprawdzenie
Główny księgowy - zatwierdzenie
środków trwałych –
merytorycznie
środków trwałych – sprawdzenie
Główny księgowy - zatwierdzenie
Komisja Likwidacyjna
Dyrektor
Miejsce przekazania
•
•
księgowość
osoba prowadząca
ewidencje środków
trwałych
•
•
księgowość
osoba prowadząca
ewidencje środków
trwałych
•
•
księgowość
osoba prowadząca
ewidencje środków
trwałych
•
Komórka przyjmująca
Komórka przekazująca
księgowość
osoba prowadząca
ewidencje środków
trwałych
•
Komórka przyjmująca
•
•
Komórka przekazująca
•
24
GCEZ w Głogowie
V.2. DOKUMENTACJA OBROTU PIENIĘŻNEGO
W zakresie obrotu pieniężnego rozróżnia się następujące dokumenty:
1. raport kasowy,
2. KP – kasa przyjmie,
3. KW – kasa wyda,
4. polecenie wyjazdu służbowego,
5. wniosek o zaliczkę,
6. rozliczenie zaliczki,
7. polecenie przelewu,
8. czek gotówkowy,
9. bankowy dowód wpłaty,
10. wyciąg bankowy.
25
GCEZ w Głogowie
Lp.
1
Określenie lub nazwa dowodu
finansowo-księgowego oraz
sprawozdania
Miejsce opracowania
dowodu finansowoksięgowego lub
sprawozdania
KP – kasa przyjmie (dowód
wpłaty)
księgowość
na bieżąco
kadry
przed wyjazdem
dowodu finansowoksięgowego
Termin
przekazania
księgowość
Miejsce przekazania
księgowość
Polecenie wyjazdu służbowego:
•
2
•
3
4
5
przed odbyciem podróży
służbowej,
Dyrektor lub V-ce dyrektor
Pracownik
---------------------------------- -----------------------
---------------------
--------------------------
---------------------
po odbyciu podróży
służbowej
pracownik
delegowany (w ciągu
14 dni)
na bieżąco
księgowość
księgowość
na bieżąco
KW – kasa wyda
Wniosek o zaliczkę
Zaliczka na delegacje
Kadry, księgowość
księgowość
Główny Księgowy
wg potrzeb
max 14 dni
26
•
Osoba upoważniona
•
Osoba upoważniona
•
Dyrektor lub V-ce dyrektor księgowość
•
Główny Księgowy
•
•
Główny Księgowy
księgowość
księgowość
GCEZ w Głogowie
6
Rozliczenie zaliczki
księgowość
•
zgodnie z terminem
podanym we wniosku •
Główny Księgowy
księgowość
w terminach
7
Raport kasowy
księgowość
ustalonym w innym
osoba upoważniona
księgowość
regulaminie
•
Dyrektor lub V-ce dyrektor •
Bank
•
Główny Księgowy
księgowość
•
Dyrektor lub V-ce dyrektor •
Bank
•
Główny Księgowy
•
księgowość
•
Bank
•
księgowość
8
Polecenie przelewu
księgowość
wg potrzeb
9
Czek gotówkowy
księgowość
wg potrzeb
11
Bankowy dowód wpłaty
księgowość
wg potrzeb
księgowość
12
Wyciąg bankowy
Bank
na bieżąco
księgowość
27
•
księgowość
GCEZ w Głogowie
V.3. DOWODY ZWIĄZANE Z WYPŁATĄ WYNAGRODZEŃ
Podstawowymi dokumentami stwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń są listy płac,
sporządzone przez pracownika GCEZ lub osobę świadczącą usługi na podstawie umowy
cywilno - prawnej, sprawdzone pod względem formalno – rachunkowym przez głównego
księgowego oraz sprawdzone pod względem merytorycznym i zatwierdzone do wypłaty przez
Dyrektora.
W zakresie dowodów związanych z wypłatą wynagrodzeń rozróżnia się następujące
dokumenty:
 umowa o pracę,
 wniosek o przyznanie nagrody jubileuszowej,
 lista płac,
 oświadczenie na pobór zaliczek na podatek dochodowy,
 karta zasiłkowa,
 lista płatnicza: zasiłki z ubezpieczenia społecznego, zasiłki rodzinne
i pielęgnacyjne,
 zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy,
 zastępcza asygnata zasiłkowa,
 deklaracja rozliczeniowa ZUS.
I. Podstawą do sporządzania listy płac są umowy o pracę (angaże), zlecenia na pracę
w godzinach nadliczbowych oraz inne dokumenty dotyczące potrąceń (zestawienia PKZP,
PZU, FM, nierozliczonych zaliczek gotówkowych i inne).
Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko i imię pracownika,
okres za jaki obliczono wynagrodzenie brutto, kwotę zaliczki na podatek dochodowy od
osób fizycznych, składkę na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, składkę na
ubezpieczenie zdrowotne, kwotę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, łączną
kwotę do wypłaty.
W listach dopuszczalne są potrącenia należności egzekucyjnych na podstawie nakazów
egzekucyjnych oraz dokonywanie innych potrąceń na podstawie Kodeksu pracy.
Pozostałe potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za zgoda pracownika wyrażoną na
piśmie.
28
GCEZ w Głogowie
II. Listy zasiłków dotyczących świadczeń chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich,
rehabilitacyjnych naliczane są na podstawie dokumentów stanowiących podstawę do
wypłaty w/w świadczeń. Dokumenty te należy przekazać do działu kadr niezwłocznie po
zaistnieniu okoliczności uzasadniających wypłaty tych świadczeń.
III. Wypłata nagród jubileuszowych następuje na wniosek zatwierdzony przez Dyrektora: z
podaniem ilości lat pracy i zachowaniem przepisowych wymogów dotyczących
uprawnień do otrzymania nagrody oraz podaniem podstawy prawnej.
IV. Wypłaty wynagrodzeń dokonuje się w terminie zgodnych z obowiązującymi przepisami
wewnętrznymi i zewnętrznymi.
Poszczególni płatnicy odpowiadają materialnie i służbowo za prawidłowe i terminowe
przeprowadzenie wypłat.
Pracownikom posiadającym rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe należności z tytułu
wynagrodzeń przekazywane są przelewem na pisemne wskazanie banku i numeru konta.
29
GCEZ w Głogowie
Lp.
sprawozdania
Miejsce opracowania
sprawozdania
Termin
przekazania
1
Umowa o pracę
kadry
na bieżąco
2
Wniosek o przyznanie nagrody kadry
jubileuszowej
na bieżąco
3
4
Listy płac:
• osobowy f. płac
• umowa – zlecenie
• umowa o dzieło
Oświadczenie na pobór
zaliczek na podatek
dochodowy
5
Karta zasiłkowa
6
Lista płatnicza:
• zasiłki z ubezp. społ.,
• zasiłki rodzinne i
pielęgnacyjne,
• zasiłki z ubezp.
społ.(porodowe i
pogrzebowe)
GCEZ
do końca każdego
miesiąca
kadry
na bieżąco
GCEZ
na bieżąco
GCEZ
dowodu finansowoMiejsce przekazania
księgowego
• kadry
• adresat
• Dyrektor
• akta osobowe
•
•
kadry
Dyrektor
•
•
•
osoba odpowiedzialna za
sprawy płac
Dyrektor
Główny księgowy
księgowość
•
•
kadry
na bieżąco
akta osobowe
•
sprawy płac
księgowość
•
sprawy płac
Dyrektor
Główny księgowy
księgowość
•
•
30
adresat
akta osobowe
GCEZ w Głogowie
•
zaświadczenie o czasowej
niezdolności do pracy,
zastępcza asygnata
zasiłkowa
Na bieżąco
7
•
8
Deklaracja rozliczeniowa ZUS GCEZ
Zaświadczenie o zatrudnieniu i
9
wynagrodzeniu ZUS Rp7
GCEZ
Po terminie wypłaty
wynagrodzenia
Na bieżąco
31
•
sprawy płac
•
sprawy płac
Dyrektor
sprawy płac
kadry
Dyrektor
Główny księgowy
•
•
•
•
•
księgowość
•
•
•
księgowość
ZUS
Pracownik
•
•
akta osobowe
Osoba
zainteresowana
GCEZ w Głogowie
V.4
DOKUMENTACJA
DOTYCZĄCA
ROZRACHUNKÓW,
ROZLICZEŃ
ZA
DOSTAWY I USŁUGI
Treść i forma faktur i rachunków musi być zgodna z ustawą o rachunkowości oraz z ustawą
o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym.
W zakresie dokumentacji rozrachunków, rozliczeń za dostawy i usługi rozróżnia się
następujące dokumenty:
 faktura VAT, (własne, obce),
 rachunek,
 nota księgowa,
Na sprzedane środki rzeczowe i usługi jednostkom obcym wystawiane są faktury VAT. Błędy
popełnione na fakturze koryguje się fakturą korygującą.
a) Faktury VAT sporządzają uprawione osoby w programie Vulcan Sp. z o.o.
niezwłocznie po dokonaniu transakcji.
b) Dokumenty te sporządza się co najmniej w dwóch egzemplarzach (na
oryginale powinien być umieszczony wyraz „oryginał” a na kopii „kopia”) z
przeznaczeniem dla:
 odbiorcy,
 księgowości.
Podstawę rozliczeń finansowych za świadczone na rzecz GCEZ dostawy, roboty i usługi
stanowią
faktury
(rachunki,
noty
księgowe).
Faktury
zakupu
przed
opisaniem
i zaksięgowaniem podlegają obowiązkowej rejestracji dokonanej przez upoważnionego
pracownika. Otrzymane faktury winny być zaopatrzone w datę otrzymania i niezwłocznie
przekazane do stosownego opisu. Faktury wraz z wymaganymi załącznikami po dokonaniu
kontroli merytorycznej przekazywane są do księgowości celem ich zaksięgowania
i zapłacenia. Za terminowe przekazywanie faktur do księgowości (co najmniej 12 dni przed
terminem
płatności)
odpowiedzialni
są
pracownicy
dokonujący
i zlecający zakupy albo odbierający pocztę. Niezależnie od ww. terminu komórki
organizacyjne i poszczególni pracownicy zobowiązani są do przekazywania faktur, których
termin zapłaty przypada na miesiąc następny, do księgowości najpóźniej do 3 dnia każdego
miesiąca.
32
GCEZ w Głogowie
Otrzymane
faktury
(rachunki)
księgowość
sprawdza
pod
względem
formalnym
i rachunkowym, i przedkłada do zatwierdzenia osobom upoważnionym do podpisywania wg
karty wzorów podpisów.
Niezależnie od kontroli wymienionej powyżej faktury VAT w zależności od rodzaju
świadczeń powinny zawierać:
 faktury VAT za dostawę środków trwałych – załączony dowód przyjęcia środka
trwałego OT,
 faktury VAT za dostarczone do miejsc użytkowania środki rzeczowe, części lub
zespoły – adnotację o miejscu użytkowania,

faktury i rachunki na podstawie których dokonano zakupu pozostałych środków
trwałych
(wyposażenia)
winny
być
dokładnie
opisane
z podaniem użytkownika i zawierające klauzulę
„wpisano do ewidencji programu, osoba odpowiedzialna …… ”,
 faktury VAT za usługi zlecone – zatwierdzenie umowy wraz z kalkulacją kosztów, a w
przypadku obciążenia ze remont lub roboty inwestycyjne –sprawdzenie, że usługa
została wykonana wraz z dołączonym protokołem odbioru pracy.
I. Pracownicy, którzy nie przygotowują dowodów do realizacji w sposób zgodny z niniejszą
instrukcją,
powodując
zwrot
dokumentów
w
celu
ich
uzupełnienia
ponoszą
odpowiedzialność za wynikłą z tego tytułu szkodę (powstałe odsetki).
II. Jedną z form umowy jest umowa o pracę, która jest podstawą zatrudniania pracowników
GCEZ i naliczania wynagrodzeń. Umowę sporządzają kadry, w co najmniej 2
egzemplarzach z przeznaczeniem dla:
 zatrudnionego pracownika,
 akta osobowe.
III. Umowy zlecenia lub umowy o dzieło zaliczane są do prac doraźnych, nie wchodzące do
zakresu obowiązków pracowników GCEZ.
 umowy zlecenie lub umowy o dzieło sporządza się w 3 egzemplarzach,
z których 1-szy otrzymuje zleceniobiorca, 2-gi księgowość, 3 – ci płace.
 umowy wymagają akceptacji Dyrektora,
33
GCEZ w Głogowie
 po wykonaniu pracy objętej umową osoba zlecająca przekazuje do księgowości
rachunek lub fakturę wraz z opisem potwierdzającym wykonanie zadania
zgodnie z warunkami umowy, celem sprawdzenia i wypłaty należności.
W umowach należy podać źródło finansowania zgodnie z planem finansowym wydatków
(dział, rozdział, paragraf, nazwa zadania).
 Dokument umowy powinien zawierać co najmniej:
a) strony umowy,
b) przedmiot umowy (zakres, termin realizacji),
c) daty i numer umowy,
d) wynagrodzenie za przedmiot umowy, lub zasady na podstawie, których będzie
wyliczane wynagrodzenie po odbiorze przedmiotu umowy,
e) źródło pokrycia wydatków,
f) sposób rozliczania materiałowo-finansowego,
g) tryb przetargu, na podstawie którego zostaje zawarta umowa (w przypadku
umów zawartych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych),
h) zasady fakturowania i płatności,
i) zapisy dotyczące gwarancji rękojmi,
j) zapisy dotyczące odpowiedzialności odszkodowawczej z tytułu niewykonania
lub nienależytego wykonania umowy,
k) zapisy dotyczące odstąpienia lub rozwiązania umowy,
l) podpisy stron.
 Do umowy, w zależności od potrzeb, dołącza się:
a) kosztorys inwestorski prac,
b) wycenę materiałów,
c) kalkulację kosztów,
d) protokół konieczności,
e) zlecenie.
 Umowy nie poddane kontroli i weryfikacji merytorycznej nie będą finansowane.
 Umowy rejestrowane są w płacach. W przypadku zmiany warunków umowy sporządza
się aneks wg zasad jak wyżej.
34
GCEZ w Głogowie
VI. Rozliczenie umów następuje w formie pisemnej przez osobę zlecającą, merytorycznie
odpowiedzialną lub osobę przez niego upoważnioną, w zależności od specyfiki zadania, na
podstawie:
a) umowy,
b) protokołu odbioru,
c) kosztorysu powykonawczego sprawdzanego i zatwierdzonego przez inspektora
nadzoru,
d) rozliczenia materiałowego (zwrot pozostałych materiałów),
e) faktury,
f) oświadczenia podatkowego i dotyczącego ZUS (umowy wykonywane przez
osoby fizyczne).
35
GCEZ w Głogowie
Lp.
1
2
3
sprawozdania
Miejsce opracowania
sprawozdania
Termin
przekazania
Faktura VAT – własna
księgowość
na bieżąco
Faktura VAT – obca
Nadawca
na bieżąco
•
Rachunek obcy
Zlecenie
Osoba upoważniona
dowodu finansowo-księgowego
•
Główny Księgowy lub osoba •
upoważniona
księgowość
Odbiorca
•
•
Główny Księgowy lub osoba
upoważniona
księgowość
•
36
•
•
na bieżąco
Miejsce przekazania
•
jeden egzemplarz zlecenia
– zleceniobiorca;
drugi egzemplarz z
Główny Księgowy lub osoba podłączonym rachunkiem
upoważniona
lub fakturą do
księgowości
GCEZ w Głogowie
V.5. DOKUMENTACJA DOTYCZĄCA ZFŚS
Treść i forma faktur oraz rachunków musi być zgodna z ustawą o rachunkowości oraz z
ustawą o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym.
W zakresie dokumentacji ZFŚS rozróżnia się następujące dokumenty:
 faktura VAT, (własne, obce),
 rachunek,
 nota księgowa,
 PK – polecenie księgowania,
 umowy w sprawie pożyczki z ZFŚS,
 wnioski na świadczenia z ZFŚS,
 listy płac.
I.
Podstawą dokonywania wydatków z ZFŚS są oryginały faktur VAT, rachunków oraz
umów i wniosków na świadczenia z ZFŚŚ. Ponadto podstawą dokonywania wydatków
z ZFŚS mogą być również potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów
sporządzonych lub zatwierdzonych przez komisje ZFŚS, tj. m.in. umowy w prawie
pożyczki, wnioski o świadczenia z ZFŚS. Przy czym oryginały ww. wniosków i umów
powinny znajdować się wraz z całą dokumentacja dotycząca posiedzeń komisji ZFŚS.
II. Dokumenty PK są sporządzane przez księgowość na podstawie dostarczonych
i prawidłowo wypełnionych m.in. umów i wniosków na wypłatę świadczeń.
III. Listy płac są sporządzane na podstawie zatwierdzonych przez komisje ZFŚS wniosków
na świadczenia z ZFŚS lub protokołów sporządzonych przez komisje ZFŚS.
37
GCEZ w Głogowie
Lp.
1
Określenie lub
nazwa dowodu
finansowoksięgowego oraz
sprawozdania
Faktura VAT
Miejsce
opracowania
sprawozdania
księgowość
Termin
przekazania dowodu finansowo-księgowego
na bieżąco
rachunek
Nota księgowa
księgowość
na bieżąco
2
3
4
5
6
PK – polecenia
księgowania
Umowy w spr.
pożyczki z ZFŚŚ
Wnioski o
świadczenia z
ZFŚS
Lista płac
księgowość
Komisja
inwentaryzacyjna
Komisja
inwentaryzacyjna
Płace
na bieżąco
na bieżąco
na bieżąco
na bieżąco
•
•
Przewodniczący komisji
ZFŚS
•
upoważniona
•
•
Przewodniczący komisji
ZFŚS
•
upoważniona
•
•
upoważniona
•
Dyrektor
•
poręczyciele
•
upoważniona
•
komisja ZFŚS
•
•
upoważniona
•
•
Przewodniczący lub inny
członek komisji ZFŚS
•
upoważniona
Miejsce
przekazania
•
księgowość
•
księgowość
•
księgowość
•
księgowość
•
księgowość
•
księgowość
38
GCEZ w Głogowie
V.6. POZOSTAŁE DOWODY KSIĘGOWE
Druki ścisłego zarachowania
•
Szczegółowy tryb postępowania z drukami ścisłego zarachowania określa wewnętrzna
„Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania”.
Udzielenie zamówień publicznych
•
Udzielenie zamówień publicznych następuje zgodnie z obowiązującą ustawą oraz na
podstawie wewnętrznych zarządzeń .
•
Dowody kasowe
„Instrukcja kasowa” określa szczegółowo zasady funkcjonowania kasy oraz tryb
postępowania z dokumentami kasowymi.
V.7. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Ewentualne odchylenia
od
zasad
ujętych
w niniejszej
instrukcji
mogą
być
usankcjonowane wyłącznie przez Głównego księgowego lub osobę przez niego
upoważnioną na pisemny wniosek zainteresowanego pracownika po zatwierdzeniu
wniosku przez Dyrektora lub osobę upoważnioną.
2. Karta wzorów podpisów stanowi wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania
dokumentów wewnętrznych (kontrola merytoryczna i rachunkowa), składania oświadczeń
woli w imieniu GCEZ oraz opisywania dokumentów finansowych tj. faktur zakupu.
39

instrukcja kontroli wewnętrznej - Głogowskie Centrum Edukacji

Transkrypt

Podobne dokumenty

Lato w muzeum - Malowanie na szkle 9.07.2015

Muzealne pamiątki - Muzeum Archeologiczno

Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Głogowie

Opis dokumentów księgowych

Ryczałt ewidencjonowany Kompleksowa obsługa w Biurze

Oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i stosowania zasad

Ceny usług księgowych ustalane są indywidualnie

Strona Urzędu Miasta i Gminy Piwniczna

Konkurs dla mistrzów pióra - Muzeum Archeologiczno