Urząd Miasta Łodzi

Urząd Miasta Łodzi
Opracowanie i wdrożenie
Lokalowej Informacji Zarządczej (LIZ)
jako elementu zasobu lokalowego
dla Miasta Łódź
Jan Schnerch, Edyta Majer
Urząd Miasta Łodzi
Zarządzeniem Nr 1025/VI/11 z dnia 29 lipca 2011
Prezydent Miasta Łodzi
powołał zespół do realizacji Projektu:
„Opracowanie i wdrożenie
Lokalowej Informacji Zarządczej (LIZ)
jako
elementu zasobu Lokalowego dla Miasta Łódź”
Urząd Miasta Łodzi
• Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej
w Łodzi (MODGiK) został wyznaczony jako jednostka
odpowiedzialna za realizację Projektu.
• Udzielono Panu Janowi Schnerchowi, Dyrektorowi Miejskiego
Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Łodzi
pełnomocnictwa do reprezentowania Miasta Łodzi w ramach
realizacji Projektu.
• Nadzór merytoryczny w zakresie realizacji Projektu powierzono
Dyrektorowi Wydziału Budynków i Lokali Urzędu Miasta Łodzi.
Urząd Miasta Łodzi
W zarządzeniu Prezydent Miasta Łodzi powołał zespół do
realizacji Projektu w następującym składzie:
Kierownik Projektu:
• Dariusz Kwapisz - Z-ca Dyrektora ds. Informatycznych w Miejskim Ośrodku Dokumentacji
Geodezyjnej i Kartograficznej w Łodzi;
Z-cy Kierownika Projektu:
• Edyta Majer - Kierownik Działu Aktualizacji Zasobu i Wdrożeń w Miejskim Ośrodku
Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Łodzi,
• Anna Wierzbicka - p.o. Kierownika Oddziału Baz Danych w Wydziale Informatyki Urzędu
Miasta Łodzi;
Członkowie:
Przedstawiciele Administracji Nieruchomościami:
•
Tomasz Ciszewski - Dyrektor Administracji Nieruchomościami Łódź – Bałuty „Bałuty
Nowe”,
• Agnieszka Bednarek - Z-ca Dyrektora Administracji Nieruchomościami Łódź – Bałuty
„Centrum”,
• Anita Głowacka - Specjalista ds. informatycznych Administracji Nieruchomościami Łódź –
Śródmieście „Nowe Miasto”,
Urząd Miasta Łodzi
Przedstawiciel dawnych referatów:
•
Agata Jabłkowska - Podinspektor w Centrum Obsługi Mieszkańców Łódź-Polesie
Przedstawiciele Wydziału Budynków i Lokali:
•
•
•
Urszula Waszczyk - p.o. Kierownika Oddziału Lokali Użytkowych i Eksploatacji
w Wydziale Budynków i Lokali Urzędu Miasta Łodzi,
Jolanta Pogońska - Inspektor w Oddziale Lokali Mieszkalnych w Wydziale Budynków i Lokali
Urzędu Miasta Łodzi,
Małgorzata Marynowska - Inspektor w Oddziale ds. Zarządzania w Wydziale Budynków
i Lokali Urzędu Miasta Łodzi.
Powołany został również Zespół wspierający w składzie:
•
•
Jan Maciej Czajkowski – Kierownik Oddziału ds. Organizacji Centrum Kontaktu
z Mieszkańcami w Wydziale Organizacyjnym;
Jacek Szopiński - Główny Specjalista w Miejskim Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej
i Kartograficznej w Łodzi.
Urząd Miasta Łodzi
Celem projektu „Opracowanie i wdrożenie Lokalowej
Informacji Zarządczej (LIZ) jako elementu zasobu
lokalowego Miasta Łódź" jest stworzenie ewidencji
lokali będącej podstawą do budowy informacji
zarządczej.
Założeniem głównym Projektu jest:
1.
utworzenie bazy danych lokali (lokal
powiązany z budynkiem,
budynek z działką),
2.
zasilanie/aktualizowanie bazy będzie
odbywało się w miejscach powstawania
zmian
(będzie najszybszy dostęp do informacji).
Urząd Miasta Łodzi
Cele szczegółowe budowy Lokalowej Informacji Zarządczej (LIZ)
to uzyskanie:
•
wiedzy o rozmiarze posiadanego i zarządzanego zasobu lokalowego,
•
kontroli nad realizacją umów najmu i dzierżawy,
•
wiedzy o stanie technicznym substancji lokalowej,
•
możliwości prowadzenia analiz ilościowych, jakościowych, finansowych
w oparciu o przyjęte wskaźniki,
•
możliwości prowadzenia analiz w odniesieniu do obszarów:
 dzielnic,
 administracji nieruchomości,
 kwartałów ulic
•
możliwość prowadzenia analiz czasowych z interwałem miesięcznym
(prezentowane na obszarze kwartału i większego)
Urząd Miasta Łodzi
LIZ obejmuje stworzenie bazy danych lokali przy wykorzystaniu
danych z aplikacji ewidencji gruntów budynków i lokali (EGBil)
oraz posiadanych przez Administracje Nieruchomości (AN).
Dostarczona baza lokali będzie podzbiorem tworzonej bazy
Ewidencji Nieruchomości (EN).
Urząd Miasta Łodzi
Przedmiot zamówienia jest realizowany w
następujących etapach:
Etap I
Część I
Stworzenie zasobu lokali, przy wykorzystaniu danych:
• pochodzących z bazy EGBiL prowadzonej przez Miejski Ośrodek Dokumentacji
Geodezyjnej i Kartograficznej (MODGiK),
• pochodzących z plików XML przekazywanych z aplikacji będących w
użytkowaniu AN do Urzędu Miasta Łodzi (UMŁ).
Część II
• przygotowanie aplikacji służącej do raportowania
w zakresie zasobu lokalowego.
Urząd Miasta Łodzi
Etap II
• Przygotowanie danych oraz aplikacji służącej do raportowania w
zakresie obsługi finansowej lokalu (nieruchomości - przedmiotu).
Etap II stanowi prawo opcji, którego realizacje Zamawiający uzależnia
od zmiany swoich potrzeb.
Urząd Miasta Łodzi
Założenia:
• Raportowanie będzie wykorzystywane do celów zarządczych
i dostępne będzie tylko w UMŁ.
• Raporty tworzone będą na podstawie danych znajdujących się w bazie
EN.
• Dane w EN zasilane będą danymi z AN.
• Raporty powinny być łatwo konfigurowalne przez użytkownika
końcowego.
Urząd Miasta Łodzi
Terminy realizacji Projektu LIZ:
• Etap I do 30 marca 2012r.
– część I Etapu I (załadowana baza danych lokali)
do końca listopada 2011r.
– część II Etapu I (aplikacja do raportowania)
do końca marca 2012r.
• Etap II (finansowy, obszar fakultatywny
zdefiniowany w trakcie realizacji Projektu)
do końca III kwartału 2012r.
Urząd Miasta Łodzi
Przy realizacji Projektu wykorzystane zostaną informację
dostępnych w bazach danych UMŁ, MODGiK i AN:
EGBIL
- Do zbudowania właściwej bazy danych zostaną
w pierwszej kolejności wykorzystane dane z bazy EGBiL
prowadzonej przez MODGiK.
- W bazie tej znajdują się wszystkie samodzielne lokale w Łodzi
oraz te, które są własnością i we władaniu Miasta.
- Dane z EGBiL zostaną rozszerzone o dodatkowe informacje.
- Dane z bazy EGBiL będą początkowo danymi referencyjnymi.
- Obecnie jest już funkcjonalność przekazywania cyklicznego
danych do bazy EN za pomocą migawek oraclowych i ta
funkcjonalność zostanie wykorzystana.
Urząd Miasta Łodzi
Pliki XML
- Aplikacje znajdujące się w AN mają możliwość eksportowania danych
do plików XML.
- Pliki XML były przekazywane są na serwer FTP UMŁ
w sposób cykliczny.
- Pliki XML posiadają jednolitą strukturę, jednak zakres informacji
przekazywany w plikach jest różny.
Urząd Miasta Łodzi
Koncepcja stworzenia Systemu LIZ
W skład systemu LIZ będą wchodzić komponenty:
1. Baza danych EN w zakresie danych związanych z lokalami uzupełniona
danymi z różnych źródeł (AN, MODGiK, Referaty dawnych Delegatur itp.)
2. Dane z bazy EGBiL przekazane do bazy lokali za pomocą migawek, zostaną
uzupełnione danymi, które można pozyskać z AN oraz Delegatur Urzędu Miasta
Łodzi. Do pierwszego załadowania bazy danych lokali zostaną wykorzystane
również pliki XML, które pochodzą z AN. Ponadto system będzie umożliwiał
różnicowe ładowanie bazy danych LIZ danymi pochodzącymi z plików XML,
które będą cyklicznie przekazywane z AN do UMŁ.
Urząd Miasta Łodzi
3. Brakujące dane niezbędne:
3.1 do połączenia danych z AN i LIZ, jak również wykonanie
połączenia tych danych, które nie udało się połączyć automatycznie
3.2 do wygenerowania wymaganych wskaźników i raportów
zostaną uzupełnione ręcznie na podstawie danych
znajdujących się w AN
4. EN - aplikacja do obsługi ewidencji nieruchomości. Wykonana
zostanie modyfikacja umożliwiająca cykliczne zasilanie danymi z plików
XML, a także uzupełnianie danych niezbędnych do tworzenia raportów,
a których nie ma w bazach EGBiL, EN oraz aplikacjach AN.
Zmodyfikowana aplikacja EN będzie umożliwiać wprowadzanie danych
w miejscach ich powstawania (w różnych lokalizacjach AN, UML itp).
Urząd Miasta Łodzi
5. Moduł, wykorzystujący dane zgromadzone w bazie
ORACLE, do tworzenia zestawień raportów na poziomie
zarządzania miastem.
Moduł będzie umożliwiał dokonywanie przekrojowych analiz
i raportowanie w celu dostarczania informacji o stanie
mienia Miasta tak istotnych w podejmowaniu decyzji
zarządczych.
Urząd Miasta Łodzi
AN 1
AN 2
AN 3
Pliki
XML
Hurtownia
Danych
AN 25
działki
budynki
lokale
EN
Ewidencja
Nieruchomości
UMŁ
Obsługa
Mieszkańców
AN
...
Urząd Miasta Łodzi
Urząd Miasta Łodzi
PRACE PRZYGOTOWAWCZE I PRZETARG
1.
W lutym 2011r. rozpoczęto w MODGiK prace nad
przygotowaniem Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia
dla Projektu LIZ.
2.
Procedura przetargowa rozpoczęła się w czerwcu 2011r.
3.
Ogłoszenie o zamówieniu ukazało się 27.06.2011r.
4.
Do MODGiK wpłynął jeden wniosek od Wykonawcy, który
w ocenie komisji przetargowej spełniał warunki określone
w przetargu.
5.
Zaproszono wnioskodawcę do złożenia oferty. Ofertę złożono
1.08.2011r.
6.
Wykonawca został wyłoniony 3.08.2011r.
PRACA ZESPOŁU REALIZUJĄCEGO PROJEKT LIZ
Urząd Miasta Łodzi
1. Praca zespołu rozpoczęła się pod koniec lipca, organizowano spotkania robocze, w
ramach których zespół zapoznał się z SIWZ.
2. Na kolejnych spotkaniach interpretowano i analizowano warunki techniczne, zespół
zbierał informacje potrzebne do raportów, zestawień, analiz pod kątem zasilania bazy
jednostkowymi danymi tam gdzie te dane można uzyskać.
3. Zespół realizujący projekt rozpoczął analizę, w czasie której :
·Omówiono warunki techniczne, wyjaśniono wszystkie elementy jakie ma
zawierać lokalowa baza danych
·Stwierdzono, że istnieje potrzeba określenia wspólnych słowników i definicji
pojęć, gdyż interpretacja jest niejednoznaczna
jednoznaczne określenie niektórych pojęć - sprzeczne definicje w różnych
przepisach),
·Określono gdzie i kto będzie odpowiadał za zapełnianie poszczególnych danych
we wspólnej bazie część danych jest w EGBiL, część w xml, część należy
uzupełnić w bazie EN, założenia ogólne: (działka budynek z EGBiL , lokal
komunalny z AN, dane dodatkowe w UML lub w AN)
Urząd Miasta Łodzi
Na koniec Etapu I
Na podstawie danych załadowanych do bazy (na koniec
listopada2011r.) będzie możliwe wyliczenie następujących
wskaźników na zakończenie Etapu I (po 30 marca 2011r.):
• Określenie ilości lokali w rozbiciu na przedziały metrażowe
• Wskaźnik zaludnienia mieszkań (na izbę na powierzchnię)
• Wskaźnik ilości lokali socjalnych w poszczególnych dzielnicach
• Wskaźnik udziału lokali socjalnych do lokali ogółem
Urząd Miasta Łodzi
• Wskaźnik wielkości zasobu w (złym, dobrym,
dostatecznym stanie technicznym) w odniesieniu do ilości lokali
i w odniesieniu do powierzchni lokali.
Aplikacja powinna zapewniać graficzną prezentację siatki czasowej umów
najmu (graficzna prezentacja w kolumnie najemca w wierszu czas np. w
miesiącach dotyczącą najmu na czas określony jak w przypadku najmu lokali
socjalnych).
Konieczność raportowania o zakończeniu umowy.
Należy uwzględnić umowy na czas nieokreślony oraz użyczenie
• Informacje o najemcy: ilość osób zamieszkujących
w mieszkaniu (korzystających z lokalu i mediów)
Urząd Miasta Łodzi
• Wskaźnik zasobu do wyłączenia z eksploatacji i rozbiórki
• Wskaźnik mieszkań o wyposażeniu pełnym, częściowym i bez
wyposażenia
• Wskaźnik mieszkań spełniających kryteria lokalu socjalnego kryterium to umowa najmu lokalu socjalnego
Urząd Miasta Łodzi
• Wskaźnik zmiany (przyrostu/spadku) gospodarstw domowych
oczekujących na przydział lokalu socjalnego mieszkalnego i
zamiennego. Gospodarstwo domowe to już 1 osoba
•
Wskaźnik średniego czasu niezagospodarowania lokalu
• Raport -ilość spraw związanych z niezapewnieniem lokalu
socjalnego
• Raport -ilość spraw związanych z niezapewnieniem lokalu
zamiennego
• Raport- ilość spraw związanych z niezapewnieniem lokalu
mieszkalnego
Urząd Miasta Łodzi
Etap II (finansowy)
• Wskaźnik najemców zalegających w opłatach : do 3 m-cy, do 6
m-cy, powyżej 6 m-cy.
• Wskaźnik nieekonomicznej eksploatacji lokali (dot zarówno
lokali użytkowych jak i mieszkalnych, dopuszczalne na budynek
lub nieruchomość,
• Kwota wypłaconych odszkodowań w danym miesiącu z
uwzględnieniem: ilości zakończonych postępowań
odszkodowawczych, wysokością wypłaconych kwot, ilością
toczących się postępowań odszkodowawczych, przewidywanej
kwoty odszkodowań.
Urząd Miasta Łodzi
PODSUMOWANIE
Warunkiem
sukcesu
dla
Projektu
LIZ
jest
odpowiedzialność i konsekwencja uzupełniania danych
jednostkowych w oparciu o generowane i tworzone
dokumenty przez wszystkie osoby biorące udział
w procesie.
W przyszłości :
Urząd Miasta Łodzi
• Łatwiejszy i szybszy dostęp do zestandaryzowanych
i kompletnych danych
• Uproszczony i usystematyzowany proces zbierania i przetwarzania
danych
• Szybszy dostęp do szerokiego zakresu raportów i analiz zarządczych
dla:
– Urzędu Miasta Łodzi – w pełnym zakresie (definiowania nowych
zestawień oraz wykorzystywaniu zestawień wykonanych w ramach
Projektu LIZ)
– Administracji Nieruchomościami i WTBS – w zakresie
zdefiniowanych
w ramach Projektu LIZ raportów i zestawień
Urząd Miasta Łodzi
OSOBY KLUCZOWE ZESPOŁU WYKONAWCY
• Małgorzata Szlachetka - Menedżer Działu Rozwiązania
Raportujące, Architekt rozwiązania
• Danuta Kaczmarczyk - Kierownik projektu
(tel. 504-142-636, [email protected])
• Anna Miller - Zastępca kierownika projektu, Analityk
• Karol Konieczny - Kierownik Zespołu analitycznego
• Joanna Kęsy - Analityk
• Włodzimierz Czurak - Kierownik Zespołu produkcji systemu
Ewidencja Gruntów, Budynków i Lokali (EGBIL)
• Dariusz Zawistowski - Kierownik Zespołu produkcji obszaru
Ewidencja Nieruchomości (EN)
• Krzysztof Olecki - Kierownik Zespołu produkcji aplikacji
raportującej BI
Urząd Miasta Łodzi
KLUCZOWE ASPEKTY REALIZACJI
• Duża ilość danych do przeniesienia do bazy LIZ
– Z plików XML wysyłanych przez AN do Urzędu Miasta
– Z systemu EGBIL użytkowanego przez MODGiK
– Z innych źródeł (pliki, dokumenty papierowe)
• Różnice w sposobie gromadzenia danych w AN danych:
– Kilka różnych systemów informatycznych
• Różnice w sposobie wykorzystania i interpretacji danych
• Żmudny, pracochłonny i długotrwały proces porządkowania
danych
• Uzgodnienie niezbędnych procedur aktualizacji danych
• Krótki termin realizacji