COMARCH EDI w Piccadilly

Optymalizacja komunikacji biznesowej w sieci handlowej
COMARCH EDI w Piccadilly
Piccadilly
Piccadilly to bułgarska sieć supermarketów o ponad piętnastoletniej tradycji. Od 2011 roku stanowi część Delhaize Group, belgijskiej sieci
handlowej prowadzącej sklepy w 11 krajach. Sklepy sieci Piccadilly powstają zgodnie z najnowszymi światowymi trendami w zakresie wyposażenia
oraz usług technologicznych. Piccadilly to jedna z najprężniej rozwijających się spółek detalicznych w Bułgarii, charakteryzująca się stałym
wzrostem liczby sklepów. Obecnie sieć posiada 25 supermarketów oraz 18 sklepów typu convenience w całym kraju.
Sytuacja przed wdrożeniem projektu EDI
„Według danych na rok 2010, posiadaliśmy 850 dostawców oraz wymienialiśmy 1 320 000 zamówień. Szacowana liczba
faktur to około 1 milion. Liczby te nieustannie rosną wraz z rozwojem sieci Piccadilly. Obecnie trwa budowa naszego centrum
logistycznego, z którego będzie prowadzona dostawa produktów do poszczególnych sklepów. Liczba zatrudnionych pracowników
ciągle rośnie, tak jak i koszty operacyjne i liczba problemów. W takiej sytuacji poszukujemy rozwiązań, które zoptymalizują
obsługę rosnącej liczby dokumentów.” - mówi Nikolai Neshev, dyrektor finansowy w Piccadilly.
Piccadilly rozpatrywało różne opcje działania – zwiększenie liczby personelu oraz przestrzeni do archiwizacji dokumentów,
wykorzystanie technologii podpisu elektronicznego lub wdrożenie technologii EDI (Electronic Data Interchange). Rozważywszy
wady i zalety każdego z tych rozwiązań, sieć Piccadilly ostatecznie zdecydowała się na wdrożenie EDI w komunikacji z dostawcami.
Dlaczego EDI?
Wykorzystanie elektronicznej wymiany danych do obsługi zamówień i faktur gwarantuje znaczące korzyści. Pośród zalet, które wpłynęły na
decyzję Piccadilly, są:
Automatyczne przetwarzanie: wszystkie zamówienia, faktury i inne typy dokumentów procesowane są automatycznie
Ograniczenie błędów: redukcja błędów powstałych w ręcznym procesie tworzenia dokumentów. Oszczędność czasu i zasobów
przeznaczanych na korektę dokumentów
Automatyczny proces fakturowania i walidacji danych: całkowita automatyzacja procesu tworzenia faktur – dostawca
wystawia fakturę odpowiadającą ilościom dostarczonym (na podstawie otrzymanego potwierdzenia - RECADV)
Optymalizacja procesów logistycznych: optymalizacja procesów w wyniku redukcji rozbieżności oraz czasu koniecznego do
przetworzenia dokumentów
Archiwizacja: dokumenty w ramach EDI można z łatwością zapisywać, kategoryzować i wyszukiwać
EDI to oszczędność czasu, redukcja błędów, zwiększenie bezpieczeństwa przekazywanych informacji oraz znaczna redukcja kosztów
Wdrożenie
Firma Piccadilly zdecydowała się znaleźć jednego dostawcę EDI i przeprowadzić projekt w modelu pełnego outsourcingu. W rezultacie, sieć
mogła zredukować koszty, zaoszczędzić czas i poprawić przejrzystość projektu.
„Na wyłącznego dostawcę systemu EDI wybraliśmy firmę Comarch oraz jej bułgarskiego partnera: Eltrade. Faza planowania i realizacji całego
projektu trwała około dwóch miesięcy. Konieczne było zapewnienie zgodności z prawodawstwem bułgarskim i europejskim, dlatego miał miejsce
audyt przeprowadzony przez organy administracji podatkowej oraz niezależną firmę konsultingową.” – mówi Nikolai Neshev.
Projekt rozpoczęto w marcu 2009, wysyłając pierwsze zamówienia do dostawców sieci Piccadilly. Dwa miesiące później przesłano pierwsze
potwierdzenie przyjęcia (RECADV). Projekt e-fakturowania rozpoczęto na początku października 2009. W ciągu roku od uruchomienia projektu
sieć Piccadilly wymieniała z dostawcami 3 rodzaje dokumentów, w tym faktury przychodzące i wychodzące.
Zalety e-faktury
Rozpatrując wady i zalety faktur w wersji papierowej i elektronicznej Piccadilly wymieniło następujące korzyści, jakie oferuje e-faktura EDI:
Automatyczne wystawianie e-faktury w oparciu o faktyczną dostawę, co gwarantuje poprawność danych, bez konieczności
dodatkowej weryfikacji i korekty
Faktury EDI nie wymagają e-podpisu ani wystawienia wersji papierowej
W ramach rozwiązania EDI faktury można wysyłać i odbierać niemalże natychmiast
Wysyłający może monitorować swój status w czasie rzeczywistym celem sprawdzenia, kiedy e-faktura została przyjęta przez
system partnera
System EDI umożliwia elektroniczną archiwizację, co skutkuje niższymi kosztami archiwizacji oraz łatwiejszym dostępem
w porównaniu do przechowywania wersji papierowych
W razie konieczności dokumenty można drukować, chociaż przechowywane są tylko w formie elektronicznej
Przechowywanie jest znacznie łatwiejsze i bezpieczniejsze, a znalezienie odpowiedniego dokumentu zajmuje maksymalnie kilka minut
Dzięki wdrożeniu e-faktur firmy mogą zaoszczędzić do 50% kosztów związanych z kosztami pracy działu księgowości, kosztami
materiałów biurowych, wydrukiem i wysyłką.
Dlaczego Comarch?
Comarch jest globalnym producentem rozwiązań
informatycznych gwarantującym wysoką jakość oraz ciągły
rozwój swoich produktów. W zakresie EDI firma posiada
kilkunastoletnie doświadczenie, ponad 30 000 użytkowników
z 30 krajów oraz wolumen 240 milionów dokumentów
procesowanych rocznie. Comarch EDI posiada referencje
w wielu branżach (handlowa, budowlana, farmaceutyczna,
logistyczna czy paliwowa). Aby dowiedzieć się więcej odwiedź
naszą stronę: www.comarchedi.pl.
Comarch SA
Al. Jana Pawła II 39 a
31-864 Kraków
Polska
tel.: +48 12 64 61 000
fax: +48 12 64 61 100
e-mail: [email protected]
„Obsługa jednej papierowej faktury kosztuje firmy
ok. 5 lewów, natomiast obsługa e-faktury to 2 lewy.
Dzięki wdrożeniu e-faktur możliwe jest zaoszczędzenie
ponad 1000 osobogodzin pracy, ponieważ praca
manualna staje się zbędna, a pracowników można
przydzielić do realizacji innych zadań – mówi Nikolai
Neshev. Na ogół przechodząc na wykorzystywanie
technologii EDI, firma może zauważyć zarówno
oszczędności bezpośrednie, jak i pośrednie.
Oszczędności bezpośrednie dotyczą głównie papieru,
wysyłki, archiwizacji i zatrudnienia. Oszczędności
pośrednie wiążą się z poprawą jakości danych
(walidacja danych), szybkością ich wymiany oraz
możliwymi zastosowaniami w różnego rodzaju
szybkich analizach. Wszystkie te korzyści oferuje
Comarch EDI.”
www.comarchedi.pl
Comarch Spółka Akcyjna z siedzibą w Krakowie, Aleja Jana Pawła II 39A, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy
dla Krakowa–Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000057567. Wysokość kapitału zakładowego
Spółki wynosi 8.051.637,00 zł. Kapitał zakładowy został wpłacony w całości. NIP: 677 - 00 - 65 – 406
Copyright © Comarch 2014. Wszystkie prawa zastrzeżone. PL-2014.08