COMARCH EDI w Piccadilly (Delhaize Group)

Optymalizacja komunikacji biznesowej w sieci handlowej
COMARCH EDI w Piccadilly (Delhaize Group)
Piccadilly to bułgarska sieć supermarketów o ponad
piętnastoletniej tradycji. Od 2011 roku stanowi część
Delhaize Group, belgijskiej sieci handlowej prowadzącej
sklepy w 11 krajach. Sklepy sieci Piccadilly powstają
zgodnie z najnowszymi światowymi trendami w zakresie
wyposażenia oraz usług technologicznych. Piccadilly to
jedna z najprężniej rozwijających się spółek detalicznych
w Bułgarii, charakteryzująca się stałym wzrostem liczby
sklepów. Obecnie sieć posiada 25 supermarketów oraz 18
sklepów typu convenience w całym kraju.
Sytuacja przed wdrożeniem projektu EDI
„Według danych na rok 2010, posiadaliśmy 850 dostawców oraz
wymienialiśmy 1 320 000 zamówień. Szacowana liczba faktur to około
1 milion. Liczby te nieustannie rosną wraz z rozwojem sieci Piccadilly.
Obecnie trwa budowa naszego centrum logistycznego, z którego będzie
prowadzona dostawa produktów do poszczególnych sklepów. Liczba
zatrudnionych pracowników ciągle rośnie, tak jak i koszty operacyjne
i liczba problemów. W takiej sytuacji poszukujemy rozwiązań, które
zoptymalizują obsługę rosnącej liczby dokumentów.” – mówi Nikolai
Neshev, dyrektor finansowy w Piccadilly.
Piccadilly rozpatrywało różne opcje działania – zwiększenie liczby
personelu oraz przestrzeni do archiwizacji dokumentów, wykorzystanie
technologii podpisu elektronicznego lub wdrożenie technologii EDI
(Electronic Data Interchange). Rozważywszy wady i zalety każdego
z tych rozwiązań, sieć Piccadilly ostatecznie zdecydowała się na
wdrożenie EDI w komunikacji z dostawcami.
Dlaczego EDI?
Wykorzystanie elektronicznej wymiany danych do obsługi zamówień
i faktur gwarantuje znaczące korzyści. Pośród zalet, które wpłynęły
na decyzję Piccadilly, są:
Automatyczne przetwarzanie: wszystkie zamówienia, faktury
i inne typy dokumentów procesowane są automatycznie
Ograniczenie błędów: redukcja błędów powstałych w ręcznym
procesie tworzenia dokumentów. Oszczędność czasu i zasobów
przeznaczanych na korektę dokumentów
Automatyczny proces fakturowania i walidacji danych: całkowita
automatyzacja procesu tworzenia faktur – dostawca wystawia
fakturę odpowiadającą ilościom dostarczonym (na podstawie
otrzymanego potwierdzenia - RECADV)
Optymalizacja procesów logistycznych: optymalizacja procesów
w wyniku redukcji rozbieżności oraz czasu koniecznego do
przetworzenia dokumentów
Archiwizacja: dokumenty w ramach EDI można z łatwością
zapisywać, kategoryzować i wyszukiwać
EDI to oszczędność czasu, redukcja błędów, zwiększenie
bezpieczeństwa przekazywanych informacji oraz znaczna
redukcja kosztów
EDI to długoterminowe rozwiązanie zapewniające szybki zwrot
z inwestycji (ROI)
Wdrożenie projektu EDI i e-fakturowania w Piccadilly
Firma Piccadilly zdecydowała się znaleźć jednego dostawcę EDI
i przeprowadzić projekt w modelu pełnego outsourcingu. W rezultacie,
sieć mogła zredukować koszty, zaoszczędzić czas i poprawić
przejrzystość projektu.
„Na wyłącznego dostawcę systemu EDI wybraliśmy firmę Comarch oraz
jej bułgarskiego partnera: Eltrade. Faza planowania i realizacji całego
projektu trwała około dwóch miesięcy. Konieczne było zapewnienie
zgodności z prawodawstwem bułgarskim i europejskim, dlatego miał
miejsce audyt przeprowadzony przez organy administracji podatkowej
oraz niezależną firmę konsultingową.” – mówi Nikolai Neshev.
Projekt rozpoczęto w marcu 2009, wysyłając pierwsze zamówienia do
dostawców sieci Piccadilly. Dwa miesiące później przesłano pierwsze
potwierdzenie przyjęcia (RECADV). Projekt e-fakturowania rozpoczęto
na początku października 2009. W ciągu roku od uruchomienia projektu
sieć Piccadilly wymieniała z dostawcami 3 rodzaje dokumentów,
w tym faktury przychodzące i wychodzące.
Zalety e-faktury
Rozpatrując wady i zalety faktur w wersji papierowej i elektronicznej
Piccadilly wymieniło następujące korzyści, jakie oferuje e-faktura EDI:
Automatyczne wystawianie e-faktury w oparciu o faktyczną
dostawę, co gwarantuje poprawność danych, bez konieczności
dodatkowej weryfikacji i korekty
Faktury EDI nie wymagają e-podpisu ani wystawienia wersji
papierowej
W ramach rozwiązania EDI faktury można wysyłać i odbierać
niemalże natychmiast
Wysyłający może monitorować swój status w czasie rzeczywistym
celem sprawdzenia, kiedy e-faktura została przyjęta przez system
partnera
System EDI umożliwia elektroniczną archiwizację, co skutkuje
niższymi kosztami archiwizacji oraz łatwiejszym dostępem
w porównaniu do przechowywania wersji papierowych
W razie konieczności dokumenty można drukować, chociaż
przechowywane są tylko w formie elektronicznej
Przechowywanie jest znacznie łatwiejsze i bezpieczniejsze,
a znalezienie odpowiedniego dokumentu zajmuje maksymalnie
kilka minut
Dzięki wdrożeniu e-faktur firmy mogą zaoszczędzić do 50%
kosztów związanych z kosztami pracy działu księgowości,
kosztami materiałów biurowych, wydrukiem i wysyłką.
Comarch SA
Al. Jana Pawła II 39 a
31-864 Kraków
Polska
tel.: +48 12 64 61 000
fax: +48 12 64 61 100
e-mail: [email protected]
„Obsługa jednej papierowej faktury kosztuje firmy ok. 5 lewów,
natomiast obsługa e-faktury to 2 lewy. Dzięki wdrożeniu e-faktur
możliwe jest zaoszczędzenie ponad 1000 osobogodzin pracy,
ponieważ praca manualna staje się zbędna, a pracowników można
przydzielić do realizacji innych zadań – mówi Nikolai Neshev. Na
ogół przechodząc na wykorzystywanie technologii EDI, firma może
zauważyć zarówno oszczędności bezpośrednie, jak i pośrednie.
Oszczędności bezpośrednie dotyczą głównie papieru, wysyłki, archiwizacji
i zatrudnienia. Oszczędności pośrednie wiążą się z poprawnością
i jakością danych (walidacja danych), szybkością ich wymiany oraz
możliwymi zastosowaniami w różnego rodzaju szybkich analizach.
Wszystkie te korzyści oferuje Comarch EDI.”
www.comarchedi.plwww.uslugi.comarch.pl
www.comarch.com www.comarch.pl www.comarch.de www.comarch.ru www.comarch.fr
Comarch Spółka Akcyjna z siedzibą w Krakowie, Aleja Jana Pawła II 39A, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym
prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Krakowa–Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru
Sądowego pod numerem KRS 0000057567. Wysokość kapitału zakładowego Spółki wynosi 8.051.637,00 zł. Kapitał
zakładowy został wpłacony w całości. NIP: 677 - 00 - 65 – 406
Copyright © Comarch 2012. Wszystkie prawa zastrzeżone. PL-2012.12