docDoświadczenia z przeprowadzania oceny zewnętrznej jakości
download 
Reklamacja Transkrypt
Doświadczenia z przeprowadzania oceny zewnętrznej jakości
Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej jakości audytu wewnętrznego w ramach przeglądu partnerskiego na przykładzie wybranych zarządów dróg wojewódzkich Agnieszka Antonowicz- audytor wewnętrzny Podlaski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Białymstoku Podlaski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Białymstoku • samorządowa jednostka budŜetowa utworzona uchwałą Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 25 lutego 1999 roku, • do jego zadań naleŜą sprawy dotyczące planowania, budowy, przebudowy, remontu, utrzymania i ochrony dróg wojewódzkich z wyłączeniem dróg wojewódzkich w granicach miast na prawach powiatu. Standard 1312 – Oceny zewnętrzne Oceny zewnętrzne muszą być przeprowadzone co najmniej raz na pięć lat przez wykwalifikowaną, niezaleŜną osobę lub zespół spoza organizacji. (...) Termin przeprowadzenia oceny zewnętrznej Zgodnie z interpretacją Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych Ministerstwa Finansów: „W polskim systemie audytu wewnętrznego w sektorze publicznym za datę graniczną naleŜy (...) przyjąć 30 czerwiec 2006 r., kiedy to zaczął obowiązywać komunikat Ministra Finansów dotyczący przyjęcia Standardów IIA jako standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. Zatem termin 5 lat upływa, w przypadku komórek audytu wewnętrznego funkcjonujących w momencie ogłoszenia stosownego komunikatu Ministra Finansów, w czerwcu 2011 r. Komórki audytu, które zostały utworzone po 30 czerwca 2006 r. termin 5 lat liczą od daty utworzenia komórki audytu.”. Termin przeprowadzenia oceny zewnętrznej W przypadku Podlaskiego Zarządu Dróg Wojewódzkich Stanowisko ds. audytu wewnętrznego istniało w strukturze organizacyjnej w chwili przyjęcia Standardów jednak audytor wewnętrzny został zatrudniony 01 lipca 2006 r. W związku z tym ocenę zewnętrzną naleŜało przeprowadzić do 01 lipca 2011 r. Kwalifikacje osoby przeprowadzającej ocenę zewnętrzną Standard 1312- Oceny zewnętrzne „Zarządzający audytem wewnętrznym musi omówić z radą: • (...) • kwalifikacje i niezaleŜność osoby lub zespołu oceniającego, w tym wszelkie potencjalne konflikty interesów” Kwalifikacje osoby przeprowadzającej ocenę zewnętrzną Standard 1312- Oceny zewnętrzne Interpretacja: „Wykwalifikowana osoba lub zespół oceniający posiadają kompetencje w dwóch obszarach: praktyce audytu wewnętrznego i procesie oceny zewnętrznej. Kompetencje mogą wynikać z połączenia doświadczenia i wiedzy teoretycznej. Kwalifikacje osoby przeprowadzającej ocenę zewnętrzną Poradnik do standardu 1312- Oceny zewnętrzne: „Osoba dokonująca oceny zewnętrznej powinna: • Być kompetentnym, dyplomowanym profesjonalistą w zakresie audytu wewnętrznego i posiadać aktualną, dogłębną znajomość Standardów, • Dobrze znać najlepsze praktyki zawodu, • Posiadać co najmniej trzyletnie doświadczenie zdobyte w ostatnim czasie na stanowisku kierowniczym w audycie wewnętrznym lub pokrewnym doradztwie. Kwalifikacje osoby przeprowadzającej ocenę zewnętrzną „Osoby kierujące niezaleŜnym zespołem oceniającym i zewnętrzne osoby dokonujące niezaleŜnej walidacji wyników samooceny powinny posiadać większe kompetencje i doświadczenie, zdobyte na stanowisku członka zespołu dokonującego zewnętrznej oceny jakości, zarządzającego audytem wewnętrznym lub na innym kierowniczym stanowisku wyŜszego szczebla w audycie. Kompetencje i doświadczenie mogą teŜ wynikać z ukończenia szkolenia IIA na temat oceny jakości lub innego podobnego szkolenia.” Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej 1. Szkolenie IIA na temat oceny jakości audytu wewnętrznego 1. Organizowanie jednostek, które przystąpią do wzajemnej oceny zewnętrznej 2. Warsztaty szkoleniowo-organizacyjne 2. Zawarcie Porozumienia 3. Samoocena i walidacja 4. Podsumowanie realizacji Porozumienia Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej Celem zwiększenia kompetencji i doświadczenia audytor wewnętrzny wziął udział w szkoleniu „Ocena jakości audytu wewnętrznego” organizowanego przez IIA Polska. Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej Dyrektor Podlaskiego Zarządu Dróg Wojewódzkich w Białymstoku wystosował pismo do Dyrektorów pozostałych 15 zarządów dróg wojewódzkich z całej Polski celem nawiązania współpracy polegającej na przeprowadzeniu wzajemnej oceny jakości audytu wewnętrznego. Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej Wybór jednostek do przeprowadzenia oceny jakości audytu wewnętrznego był uzasadniony interpretacją do standardu 1312 – Oceny zewnętrzne : „Doświadczenie zdobyte w organizacjach podobnych pod względem wielkości, złoŜoności, specyfiki i sektora lub branŜy jest cenniejsze niŜ doświadczenie zdobyte w innych organizacjach.” Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej Do pisma skierowanego do Dyrektorów zarządów dróg wojewódzkich dołączono ankietę celem uzyskania informacji niezbędnych do sformułowania zasad dalszej współpracy. Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej Pierwsze trzy pytania w ankiecie miały za zadanie wyeliminować te jednostki, które nie przystąpią do przeglądu partnerskiego tj. 1) Czy w Pana jednostce został zatrudniony audytor wewnętrzny, o którym mowa w art. 286 ustawy o finansach publicznych?, 2) Czy komórka audytu wewnętrznego podlegała ocenie zewnętrznej?, 3) Czy są Państwo zainteresowani przeprowadzeniem wzajemnej (między zarządami dróg wojewódzkich) oceny zewnętrznej jakości audytu wewnętrznego?. Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej 1) 2) 3) 4) Kolejne pytania w ankiecie pozwoliły uzyskać informacje dotyczące: komórki audytu wewnętrznego, kwalifikacji i doświadczenia audytorów wewnętrznych, rzeczywistego lub domniemanego konfliktu interesów, praktycznej części realizacji oceny zewnętrznej takich jak: wyraŜenie zgody na udostępnienie dokumentów i na podróŜ słuŜbową audytora wewnętrznego do innego zarządu, preferowanej formy przeprowadzenia oceny zewnętrznej (pełna ocena zewnętrzna lub samoocena z niezaleŜną walidacją) itp. Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej Efektem podjętych działań było podpisanie Porozumienia w sprawie oceny zewnętrznej jakości audytu wewnętrznego w ramach przeglądu partnerskiego. Do Porozumienia przystąpiło 7 zarządów dróg wojewódzkich. Niestety w trakcie realizacji Porozumienia w związku ze zmianami personalnymi i wakatem na stanowisku audytora wewnętrznego jeden z zarządów wycofał się z Porozumienia. Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej Z informacji uzyskanych w ankietach wynikało, Ŝe tylko dwóch audytorów wewnętrznych odbyło szkolenie z zakresu ocen zewnętrznych. W związku z tym Podlaski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Białymstoku zorganizował dwudniowe warsztaty szkoleniowe z udziałem audytorów wewnętrznych zatrudnionych w zarządach dróg wojewódzkich, które zadeklarowały podpisanie Porozumienia. Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej Celem warsztatów było, w szczególności: 1) omówienie kwestii organizacyjno-prawnych tj. • wybór Komisji Przeglądu Partnerskiego, której zadaniem jest koordynowanie działań w terenie, rozstrzyganie sporów i udzielanie wyjaśnień, • ustalenie harmonogramu działań, • wybór walidatorów dla poszczególnych zarządów dróg wojewódzkich, Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej Celem warsztatów było, w szczególności: 2) ustalenie sposobu realizacji samooceny i walidacji takich jak: • uzgodnienie narzędzi na podstawie, których zostanie przeprowadzona samoocena i walidacja, • omówienie sposobu (kryteriów) oceny działalności audytu wewnętrznego. Uzgadnianie ostatecznej wersji narzędzi do przeprowadzona samooceny i walidacji trwało do 2013 r. Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej W I połowie 2013 r. przeprowadzono samoocenę, a w II połowie 2013 r. walidację (z wyjątkiem jednego zarządu dróg wojewódzkich). Zakładano, Ŝe ocena zewnętrzna jakości audytu wewnętrznego zostanie zakończona do dnia 31 grudnia 2013 r. Niestety w związku z długotrwałą absencją w pracy jednego z audytorów wewnętrznych termin realizacji Porozumienia został wydłuŜony do końca marca 2014 r. Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej 1) 2) 3) 4) KaŜdy z audytorów wewnętrznych przed rozpoczęciem walidacji złoŜył na ręce własnego Dyrektora i Dyrektora zarządu dróg wojewódzkich, w którym działalność audytu wewnętrznego podlegała ocenie deklarację, w której m.in.: potwierdził swoją niezaleŜność w stosunku do jednostki ocenianej, zobowiązał się do wykonywania swoich obowiązków obiektywnie i z naleŜytą starannością, zobowiązał się do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w trakcie walidacji i zwrotu dokumentów uzyskanych od ocenianego zarządu, zobowiązał się, Ŝe nie będzie podejmował Ŝadnych działań godzących w dobre imię zarządu dróg wojewódzkich, który reprezentuje i w którym przeprowadza walidację. Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej Działalność audytu wewnętrznego w kaŜdym z zarządów dróg wojewódzkich, podlegała ocenie w skali trzystopniowej sugerowanej w Podręczniku Oceny Jakości IIA tj.: 1) generalnie zgodne – jest to najwyŜsza ocena i oznacza, Ŝe struktura audytu wewnętrznego, opracowane i stosowane polityki, procedury i procesy są zgodne z wymogami indywidualnych standardów i Kodeksem etyki pod wszystkimi istotnymi względami; Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej 2) częściowo zgodne – w praktyce oznacza, Ŝe zauwaŜono przy ocenie, Ŝe istnieją odstępstwa od Standardów ale braki te nie stoją na przeszkodzie wykonywania przez audyt wewnętrzny zadań w sposób zadawalający, 3) nie jest zgodne – w praktyce oznacza, Ŝe audyt wewnętrzny nie posiada wiedzy, nie podejmuje wysiłku w celu osiągnięcia zgodności ze Standardami i Kodeksem etyki lub nie jest w stanie osiągnąć zgodności z większością indywidualnych Standardów lub Kodeksem etyki co moŜe powaŜnie zaszkodzić działalności audytu wewnętrznego w wykonywaniu odpowiednio w całości lub w istotnych obszarach jego obowiązków. Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej Ostatnim krokiem w ramach realizowanego Porozumienia będzie podsumowanie przeprowadzonej oceny zewnętrznej jakości audytu wewnętrznego przeprowadzonej w wybranych zarządach dróg wojewódzkich. Planuje się, Ŝe takie podsumowanie zostanie zaprezentowane Dyrektorom zarządów dróg wojewódzkich, które przystąpiły do Porozumienia w I połowie 2014 roku. Przygotowanie i przeprowadzenie oceny zewnętrznej Pozytywne doświadczenie z przebiegu Porozumienia w sprawie oceny zewnętrznej jakości audytu wewnętrznego w ramach przeglądu partnerskiego oraz korzyści z jej przeprowadzenia zachęcają do dalszej współpracy z audytorami wewnętrznymi zatrudnionymi w zarządach dróg wojewódzkich. Miejmy nadzieję, Ŝe do kolejnego Porozumienia w sprawie oceny zewnętrznej jakości audytu wewnętrznego przystąpią wszystkie zarządy dróg wojewódzkich z całej Polski.
