oferta współpracy w zakresie kompleksowej obslugi projektów

STUDIO PROFILAKTYKI SPOŁECZNEJ
CZŁONEK POLSKIEJ IZBY FIRM SZKOLENIOWYCH
ul. Karmelicka 28/9A, 31-128 Kraków
tel. centrala: 12 636 92 85, 12 636-37 93; fax: 12 626
94 40, 12 626 94 41
www.sps.org.pl [email protected]
OFERTA WSPÓŁPRACY
W ZAKRESIE KOMPLEKSOWEJ
OBSLUGI PROJEKTÓW
SYSTEMOWYCH W NOWEJ
PERSPEKTYWIE FINANSOWEJ
2014-2020
Nazwa firmy
Adres
NIP
Osoba kontaktowa
Telefon
e-mail:
Studio Profilaktyki Społecznej
Karmelicka 28/9A
SPS NIP: NIP: 642-145-80-47
Tomasz Pater Kierownik Biura
509 363 667
[email protected]
Spis treści
Wprowadzenie ........................................................................................................................................ 3
Oferta ...................................................................................................................................................... 4
Faza I – INICJACJA I PLANOWANIE....................................................................................................... 4
1.1.
Warsztat projektowy. .......................................................................................................... 4
1.2. Opracowanie wniosku. ............................................................................................................. 4
1.3 Kamień milowy .......................................................................................................................... 4
1.4 Terminy:..................................................................................................................................... 5
1.5. Osoby odpowiedzialne ............................................................................................................. 5
Faza II – Konsultacje, doradztwo i szkolenia projektowe .................................................................... 5
2.1. Konsultacje projektowe. ........................................................................................................... 5
2.2 Szkolenia dla osób zaangażowanych w realizację projektu. ..................................................... 5
2.3 Doradztwo. ................................................................................................................................ 6
2.4 Kamień milowy .......................................................................................................................... 6
2.5 Terminy...................................................................................................................................... 6
2.6 Osoby odpowiedzialne .............................................................................................................. 6
Faza III – REALIZACJA ........................................................................................................................... 6
3.1. Miejsce szkoleń......................................................................................................................... 6
3.2 Sprzęt ......................................................................................................................................... 6
3.3. Serwis kawowy & catering....................................................................................................... 6
3.4. Materiały szkoleniowe............................................................................................................. 6
3.5. Organizacja szkolenia ............................................................................................................... 7
3.6. Trenerzy .................................................................................................................................... 7
Faza IV - ZAMKNIECIE .......................................................................................................................... 7
4.1. Obsługa dokumentacji .............................................................................................................. 7
4.2. Ocena merytoryczna powierzonego zadania. .......................................................................... 7
4.3. Rozliczenie szkolenia ................................................................................................................ 7
4.4. Kamień milowy ......................................................................................................................... 7
4.5. Terminy..................................................................................................................................... 7
4.6. Osoby odpowiedzialne ............................................................................................................. 7
Dlaczego warto z nami nawiązać stałą współpracę? ............................................................................... 8
Aby nawiązać z nami współpracę trzeba: ................................................................................................ 8
Wprowadzenie
Szanowni Państwo,
Jesteśmy jedną z tradycyjnych organizacji szkoleniowych skupiającą praktyków
specjalizujących się w szeroko pojętej profilaktyce społecznej w zakresie przeciwdziałania
alkoholizmowi, narkomanii oraz przemocy w środowisku lokalnym. To co nas wyróżnia to kadra
trenerska, prezentująca swe najnowsze praktyczne doświadczenia zdobyte w instytucjach takich jak:
Państwowa Agencja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, Krajowe Biuro do Spraw
Przeciwdziałania Narkomanii, Ministerstwo Sprawiedliwości, Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej,
Ministerstwo Edukacji Narodowej, Najwyższa Izba Kontroli, Regionalne Izby Obrachunkowe, Biuro
Rzecznika Praw Obywatelskich, Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Sądy
Administracyjne, Sądy Powszechne, Prokuratury, Policja, Urzędy Wojewódzkie, Urzędy
Marszałkowskie, Kuratoria Oświaty i inne.
Podczas szkoleń i doradztwa organizowanych m.in. dla Komisji Profilaktyki i Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych, Ośrodków Pomocy Społecznej, Domów Pomocy Społecznej
oraz Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie bardzo często spotykaliśmy się z zapytaniami
o możliwość kompleksowej obsługi Państwa projektów systemowych – codzienne ich wsparcie
merytoryczne oraz organizacyjne. Niejednokrotnie spotykaliśmy się z informacjami na temat
trudności w realizacji projektów spowodowanych ciągłą zmiennością dokumentów programowych
czy też ograniczeniem możliwości podejmowanych w ramach projektu zadań ze względu na wysokość
przyznanej alokacji.
Korzystając z naszego doświadczenia, dotychczasowej współpracy i kontaktów nawiązanych
z Państwem w ramach prowadzonych szkoleń przedstawiamy ofertę kompleksowej obsługi projektu
systemowego. Podstawowe założenie całości usługi polega na tym, że Ośrodek Pomocy Społecznej
zachowuje całość kwoty przeznaczonej na zarządzanie projektem i może ją w całości przeznaczyć
na wynagrodzenia pracowników. Honorarium Studium Profilaktyki Społecznej zawarte jest
w kosztach obsługi ustalonych wcześniej z Państwem zadań , stąd też jednym z warunków
współpracy jest powierzenie nam całości w.w. zadań w trybie zgodnym z Prawem Zamówień
Publicznych.
Oferta
Oferta kompleksowej obsługi projektu obejmuje następujące elementy:
Faza I – INICJACJA I PLANOWANIE
1.1.
Warsztat projektowy.
1.1.1. Analiza interesariuszy: sporządzenie listy osób, na które wpływa projekt oraz listy osób,
które wpływają na projekt; określenie ich wpływu, zainteresowania i nastawienia; określenie
oczekiwań i obaw; opracowanie strategii postępowania z wszystkimi osobami przez cały czas
trwania projektu.
1.1.2. Określenie celów. Na podstawie analizy interesariuszy wspólnie określimy cele projektu bo
uważamy, że każdy projekt jest odpowiedzią na konkretną potrzebę a jego produkt
rozwiązuje konkretny problem. Wspólnie określimy także terminy dla realizacji celu
głównego oraz celów szczegółowych. Następnie doprecyzujemy rezultaty projektu oraz
odpowiemy na pytanie : po czym poznamy, że cel projektu został osiągnięty? W kolejnym
kroku określimy mierniki dla poszczególnych celów i odpowiemy na pytanie w jakim
dokumencie formalnym zostanie stwierdzone, że cel został osiągnięty? Dzięki temu
unikniemy sytuacji, w której zespół projektowy jest zdezorientowany i niezdecydowany w
działaniu.
1.1.3. Wstępne oszacowanie zasobów. W warsztacie projektowym uczestniczą wszystkie osoby,
które w późniejszym etapie zaangażowane będą w realizację projektu. Wychodzimy
z założenia, że pracownicy OPS / PCPR posiadają najlepszą wiedzę merytoryczną na temat
potrzeb swoich podopiecznych i w związku z tym powinni partycypować w ustaleniach
projektowych. Praca w tak interdyscyplinarnym zespole jest ambitnym wyzwaniem samym
w sobie.
1.1.4. Zdefiniowanie działań w projekcie. Opracowana zostanie m.in. Struktura Podziału Prac
oraz harmonogram z wykorzystaniem dobrych praktyk zarządzania projektami. Metodologia
prowadzenia naszych projektów jest taka sama jak stosowana np. w urzędach Wielkiej
Brytanii i zgodna z polskim Prawem Zamówień Publicznych.
1.2. Opracowanie wniosku.
Podejście metodologiczne jest zawsze takie samo, z tym że doskonale zdajemy sobie sprawę, że
każdy projekt jest unikatowy. Dlatego w każdym realizowanym przedsięwzięciu bierzemy pod uwagę
najbardziej niecodzienne oczekiwania naszych klientów zarówno w kontekście organizacyjnym jak i
merytorycznym. Na podstawie materiału zebranego podczas warsztatu projektowego nasz specjalista
ds. projektów opracuje pierwszą wersję wniosku aplikacyjnego. Dokument ten zostanie szczegółowo
przeanalizowany przez strony oraz doprecyzowany podczas drugiego spotkania.
1.3 Kamień milowy
Zaakceptowany i podpisany przez OPS wniosek aplikacyjny.
1.4 Terminy:
 Warsztat projektowy – 1 roboczodzień
 Wniosek aplikacyjny – 9 roboczodni
1.5. Osoby odpowiedzialne: specjalista ds. projektów ( Studio Profilaktyki Społecznej ),
przedstawiciele OPS/PCPR
Faza II – Konsultacje, doradztwo i szkolenia projektowe
2.1. Konsultacje projektowe.
Do państwa dyspozycji pozostawać będzie stały specjalista ds. projektów. Dzięki łączności
telefonicznej, mailowej oraz telekonferencjom będą Państwo mogli zasięgnąć informacji we
wszystkich aspektach projektowych. W szczególności :









podpisania umowy o dofinansowanie
zaplanowania przepływów finansowych
harmonogramu płatności
rekrutacji uczestników projektu
promocji projektu
wprowadzania zmian
księgowości
sprawozdawczości i monitoringu
prawnych aspektów realizacji projektu ( Prawo Zamówień Publicznych, Kodeks Pracy,
przygotowania do kontroli )
2.2 Szkolenia dla osób zaangażowanych w realizację projektu.
W ramach współpracy przeprowadzone zostaną szkolenia dla Kierowników Projektu dotyczące zasad
realizacji projektu, m.in.:







Dokumentów wymaganych w toku wdrażania projektu
Dostosowania istniejących wytycznych do wymogów nakładanych przez dokumenty
programowe
Zasad księgowania obowiązujących w projekcie systemowym
Zasad dokumentowania wydatków
Opisu dokumentów księgowych
Sposobu wypełniania wniosku o płatność
Wymaganych dokumentów: polityka rachunkowości, plan kont, instrukcja obiegu i kontroli
dokumentów finansowych
2.3 Doradztwo.
Współpraca obejmuje także:



pomoc w przygotowaniu wniosków o płatność. Specjalista ds. projektów dokona analizy
poprawności wypełnienia części finansowej oraz części merytorycznej wniosku o płatność .
wizytę monitorującą , ponieważ każdy z projektów przynajmniej raz będzie podlegał kontroli
ze strony Instytucji Pośredniczącej. Oferta SPS obejmuje uproszczony audyt wewnętrzny
polegający na sprawdzeniu całości dokumentacji po wydatkowaniu minimum 50% środków
przyznanej dotacji.
pomoc w przygotowaniu wniosku projektowego
2.4 Kamień milowy
Wygenerowany i zaakceptowany przez OPS / PCPR wniosek o dofinansowanie projektu.
2.5 Terminy
 konsultacje projektowe i doradztwo - 8:00 – 16:00 od poniedziałku do piątku
 wniosek o płatność – do 10 dni roboczych po zakończeniu okresu rozliczeniowego projektu
 wizyta monitorująca – do ustalenia
2.6 Osoby odpowiedzialne: Specjalista ds. Projektów ( Studio Profilaktyki Społecznej ), Księgowa
i/lub specjalista ds. rozliczania projektu z ramienia OPS/PCPR
Faza III – REALIZACJA
W ramach współpracy OPS / PCPR powierza nam realizację zadania - szkolenia beneficjentów
projektu.
W ofercie szkoleniowej znajdują się merytoryczne zagadnienia z zakresu : profilaktyki uzależnień,
aktywizacji zawodowej, umiejętności psychospołecznych , kursów zawodowych oraz wielu innych.
3.1. Miejsce szkoleń
Z uwagi na charakter Beneficjentów zajęcia odbywać się będą na terenie Państwa gminy / powiatu.
Istnieje także możliwość organizacji szkoleń wyjazdowych, gdzie w oderwaniu od codziennego
środowiska i obowiązków prowadzona jest praca z uczestnikami projektu.
3.2 Sprzęt
Dysponujemy sprzętem niezbędnym do realizacji szkoleń: laptopy, rzutniki multimedialne, ekrany,
tablice, flipcharty.
3.3. Serwis kawowy & catering
Podczas szkoleń zapewniamy serwis kawowy oraz ciepły posiłek.
3.4. Materiały szkoleniowe
Dla uczestników szkoleń przygotowujemy kompletne materiały szkoleniowe, których zawartość
merytoryczna oraz dydaktyczna jest na najwyższym poziomie.
Na koniec każdego szkolenia każdy z uczestników otrzymuje certyfikat potwierdzający zdobyte
umiejętności.
3.5. Organizacja szkolenia
Jesteśmy otwarci na wszelkie Państwa sugestie i uwagi. W trakcie prowadzonych szkoleń jesteśmy
np. w stanie zagwarantować opiekę pedagogiczna dla dzieci Beneficjentów i/lub zorganizować
dowóz.
3.6. Trenerzy
Wszystkie zajęcia prowadzone są przez doświadczonych trenerów posiadających kierunkowe
wykształcenie, specjalistów w swoich dziedzinach i jednocześnie znakomitych pedagogów
potrafiących w przyjemny , lecz skuteczny sposób przekazać uczestnikom szkolenia wiedzę a także
stworzyć miłą atmosferę na szkoleniu.
Faza IV - ZAMKNIECIE
4.1. Obsługa dokumentacji
W ramach współpracy zapewniamy pełną obsługę dokumentacji obejmującą:




Program szkoleń
Materiały i ćwiczenia dla uczestników
Certyfikaty
Ankiety ewaluacyjne i informacje poszkoleniowe stanowiące opracowanie wyników szkolenia
4.2. Ocena merytoryczna powierzonego zadania.
Jesteśmy przekonani, że staniecie się Państwo kolejną zadowoloną z naszych usług Jednostką
Samorządu Terytorialnego. Dlatego na zakończenie współpracy poprosimy o wystawienie dla nas
rekomendacji.
4.3. Rozliczenie szkolenia
4.4. Kamień milowy
Uregulowana przez OPS / PCPR faktura za świadczone usługi ze środków przeznaczonych na realizację
projektu.
4.5. Terminy
 Dokumentacja – do 10 dni roboczych od zakończenia szkolenia
 Ocena merytoryczna – do 10 dni roboczych od zakończonego szkolenia
 Rozliczenie szkolenia – zgodnie z harmonogramem
4.6. Osoby odpowiedzialne: specjalista ds. szkoleń ( Studio Profilaktyki Społecznej ) , Kierownik
Projektu ze strony OPS/PCPR, księgowa / Specjalista ds. rozliczania projektu ze strony OPS
Dlaczego warto z nami nawiązać stałą współpracę?
1. OPS / PCPR ma możliwość przeznaczenia całości budżetu na zarządzanie projektem np. na
dodatkowe wynagrodzenia dla pracowników pracujących przy projekcie
2. Pracownicy OPS zyskają dodatkowe doświadczenia w związku z pełnieniem ról w ambitnym
projekcie.
3. Pracownicy OPS w ramach współpracy zostaną bezpłatnie przeszkoleni oraz będą mieli
możliwość bezpłatnych konsultacji i porad.
4. Wspólnie możemy zrealizować właściwe przedsięwzięcia we właściwy sposób mając na
uwadze dobro grupy docelowej wszelkich oddziaływań.
Aby nawiązać z nami współpracę trzeba:
1. Skontaktować się z naszym przedstawicielem
a. Imię i nazwisko: Tomasz Pater
b. Tel.: 509 363 667
c. e-mail: [email protected]
2. Ustalić termin spotkania organizacyjnego, którego celem jest omówienie zakresu zadań
Wykonawcy i podpisanie umowy z Wykonawcą
3. Zorganizować warsztat projektowy
4. Rozpocząć współpracę zgodną z Prawem Zamówień Publicznych
Zapraszamy do kontaktu!