pobierz

BDG.V.2511.29.2016.MP
Wyjaśnienia treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest przeprowadzenie
„Badania Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich 2016/2017”
z dnia 14 czerwca 2016 r.
Pytanie nr 1:
Czym różni się wizyta osobista od wizyty osobistej na spotkaniu informacyjnym i obserwacji osobistej
związanej z przeprowadzeniem konsultacji?
Odpowiedź na pytanie nr 1:
Charakter wizyt przeprowadzanych w ramach badania Tajemniczy Klient został określony w oparciu
o „Standardy funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich”. Wizyta osobista
(konsultacja bezpośrednia) oznacza bezpośrednią
wizytę klienta w Punkcie Informacyjnym
i uzyskanie konsultacji w zakresie ogólnym lub specjalistycznym. Zostało to określone w punkcie 5.3
SOPZ. Wizyta osobista na spotkaniu informacyjnym oznacza udział audytora w spotkaniu
organizowanym przez Punkt Informacyjny i nie jest związana z przeprowadzeniem konsultacji.
„Standardy funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych” stanowią załącznik nr 1 do SOPZ.
Pytanie nr 2:
Czy poniższa rozpiska odpowiada planowanej liczbie audytów do zrealizowania w jednym z trzech
cyklów?
a.
Wizyty osobiste 3 wizyty * 84 punkty = 252
b.
Audyty telefoniczne 3 rozmowy * 84 punkty = 252
c.
Audyty e-mail 3 maile * 84 punkty = 252
d.
Wizyta osobista na spotkanku informacyjnym 1 wizyta * 84 punkty = 84
e.
Wizyta osobista związana z przeprowadzeniem konsultacji specjalistycznej 1 wizyta * 84 punkty
= 84
924 audyty w części pierwszej + 924 audyty w części drugiej + 924 audyty w części trzeciej = 2772
audytów
Dodatkowo 1 wizyta trudnego klienta osobista i 1 kontakt trudnego klienta telefoniczny * 84 punkty?
Czy w wycenie mamy podać koszt realizacji części pierwszej czy wszystkich trzech części?
Odpowiedź na pytanie nr 2:
Aktualnie funkcjonuje 77 Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (1 Centralny Punkt
Informacyjny, 17 Głównych Punktów Informacyjnych i 59 Lokalnych Punktów Informacyjnych).
Zgodnie z zapisami SOPZ liczba 84 określona została do oszacowania skali możliwego zwiększenia
liczby PIFE. Oznacza to, że w ramach realizacji każdej części zadania odbędą się 3 wizyty osobiste
w nie więcej niż 84 punktach, 3 konsultacje telefoniczne w nie więcej niż 84 punktach, 3 konsultacje
e-mail w nie więcej niż 84 punktach oraz jedna wizyta specjalistyczna w nie więcej niż 84 punktach
oraz jedna wizyta na spotkaniu informacyjnym w nie więcej niż 84 punktach.
Wizyta osobista oraz konsultacja telefoniczna trudnego klienta zostaną przeprowadzone w ramach
trzech podstawowych audytów, co zostało określone w punkcie 5.6 oraz 5.7 SOPZ.
W wycenie należy podać koszt realizacji całego Zadania.
Pytanie nr 3:
Czy w każdym punkcie w każdej części badania będziemy realizowali po jednym audycie z osobą
indywidualną, firmą i organizacją pozarządową? Jeżeli tak to kto realizuje wizytę osobistą
na spotkaniu informacyjnym i obserwację osobistą związanej z przeprowadzeniem konsultacji?
Odpowiedź na pytanie nr 3:
Zakres ilościowy audytów wraz z określeniem profili klientów został określony w pkt 5.6 SOPZ.
Zamawiający wyraźnie określił, że w ramach jednego zlecenie (jednej części badania) zostaną
przeprowadzone w każdym punkcie po 3 audyty z wykorzystaniem wszystkich profili (zgodnie
z zapisami SOPZ są to: osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą lub
przedsiębiorca funkcjonujący na rynku, zatrudniający od 1 do 9 osób; osoba fizyczna; przedstawiciel
organizacji pozarządowej) w trzech kanałach komunikacji: wizyta osobista, konsultacja telefoniczna,
konsultacja e-mail. Ponadto audytor weźmie udział w jednym spotkaniu informacyjnym
i przeprowadzona zostanie jedna konsultacja specjalistyczna na etapie przygotowywania wniosku
o dofinansowanie. W sumie w ramach jednej części zadania w każdym z Punktów zostanie
dokonanych 11 pomiarów/audytów.
Wymagania co do profilu osoby biorącej udział w spotkaniu informacyjnym Zamawiający określił
w punkcie 5.6 ppkt 4 SOPZ, zgodnie z którym profil audytora zostanie dostosowany do tematu i grupy
docelowej spotkania.
Profil klienta związany z konsultacją specjalistyczną na etapie przygotowywania wniosku został
określony w pkt 5.6 ppkt 5. Zamawiający przyjął, że zostanie przeprowadzony według profilu
dostosowanego do aktualnego harmonogramu konkursów (konkurs powinien być ogłoszony
w momencie realizacji badania).
Pytanie nr 4:
Czy jedna firma / jedna osoba / jedna organizacja pozarządowa w ramach jednego pomiaru może
zrealizować audyty w kilku punktach informacyjnych? Czy też na każdy punkt i każdy kanał kontaktu
(wizyta, telefon, mail) musi przypadać inna firma / inna osoba / inna organizacja?
Odpowiedź na pytanie nr 4:
Jeśli pod określeniem „jedna firma/jedna osoba/jedna organizacja” Wykonawca rozumie
wykorzystanie jednego profilu wraz z jedną historią życia w kilku punktach informacyjnych i kanałach
komunikacji to Zamawiający przyjmuje takie rozwiązanie z uwzględnieniem zróżnicowania kanałów
komunikacji, miejsca konsultacji, a przy kontakcie osobistym wykorzystanie innego audytora, ale nie
w ramach jednego pomiaru, tylko w ramach realizacji jednej części zadania.
Pytanie nr 5:
Termin realizacji fal. 3 fale badania po 90 dni realizacji?
Odpowiedź na pytanie nr 5:
Zgodnie z harmonogramem realizacji zadania zamieszczonym w tabeli nr 2 Szczegółowego Opisu
Przedmiotu Zamówienia Zamawiający przeznaczył do 90 dni od dnia wystawienia zlecenia na
realizację badań terenowych.
Pytanie nr 6:
Czy terminy fal nie pokrywają się ze sobą?
Odpowiedź na pytanie nr 6:
Jeżeli przez fale badania rozumie się etapy badania to terminy co do zasady nie pokrywają się ze
sobą. Zgodnie z koncepcją badania opisaną przez Zamawiającego w SOPZ badanie realizowane jest
w trzech etapach następujących po sobie. Jednak każdorazowo Zamawiający podejmuje decyzję
o rozpoczęciu kolejnej fali badania.
Pytanie nr 7:
Jakiego typu obserwacje mają być dokonywane przez osoby z organizacji pozarządowych? Czy
osoba realizująca musi okazać jakiś dokument potwierdzający członkostwo w organizacji?
Odpowiedź na pytanie nr 7:
Zgodnie z tym, co Zamawiający określił w punkcie 5.3 SOPZ: Dla wszystkich profili zostaną
opracowane scenariusze: wizyty osobistej, rozmowy telefonicznej, zapytania e-mailowego oraz wizyty
związanej z przeprowadzeniem konsultacji specjalistycznej. Profil klienta w związku z wizytą na
spotkaniu informacyjnym będzie planowany zgodnie z tematem i grupą docelową spotkania, a więc
możliwe jest również wykorzystanie profilu „organizacja pozarządowa”. Zamawiający nie określił typów
obserwacji dedykowanych tylko jednemu profilowi lub wykluczających któryś z profili w danym kanale
komunikacji.
Badania prowadzone w paradygmacie Tajemniczego Klienta realizowane są przez przeszkolonych
audytorów, którzy wcielają się w rolę klienta. W związku z tym nie są wymagane dokumenty
potwierdzające członkostwo audytora w organizacji pozarządowej.
Pytanie nr 8:
Ilu potrzebujemy osób do realizacji jednej fali badania z organizacji pozarządowych?
Odpowiedź na pytanie nr 8:
Zamawiający nie określił minimalnej liczby badaczy, natomiast Wykonawca musi zadbać
o minimalizację możliwości demaskacji audytora oraz zapewnić, aby wszystkie wizyty osobiste
(ogólne i specjalistyczne), rozmowy telefoniczne, obserwacja na spotkaniu informacyjnym, za każdym
razem w tym samym Punkcie były przeprowadzane przez innego audytora. Zgodnie z zapisami SOPZ
w ramach jednej fali badania realizowany jest jeden pomiar w trzech kanałach komunikacji (wizyta
osobista, konsultacja telefoniczna, konsultacja e-mail) w każdym punkcie z wykorzystaniem profilu
osoby reprezentującej organizację pozarządową. Zgodnie w zapisami SOPZ profil ten może być
również wykorzystany przy konsultacji specjalistycznej lub przy spotkaniu informacyjnym.
Pytanie nr 9:
Czy jest numer PKD działalności gospodarczej wykluczający możliwość udziału w badaniu?
Odpowiedź na pytanie nr 9:
Jeżeli przez numer PKD wykluczający możliwość udziału w badaniu rozumie się wykluczenie
potencjalnych audytorów z udziału to Zamawiający wyjaśnia, że badania prowadzone w paradygmacie
Tajemniczego Klienta realizowane są przez przeszkolonych audytorów, którzy wcielają się w rolę
klienta.. Każda historia życia opracowana na potrzeby realizacji badania w danym profilu powinna być
prawdopodobna, tzn. podmiot, który będzie reprezentowany przez audytora powinien być uprawniony
do ubiegania się o dofinansowanie w ramach FE.
Pytanie nr 10:
W jakim mieście będzie odbywało się szkolenie audytorów? Czy dopuszczają Państwo możliwość
przeprowadzenia szkoleń w 4 miastach (Warszawa, Poznań, Katowice, Gdańsk)?
Odpowiedź na pytanie nr 10:
Zamawiający nie określił miejsca szkolenia audytorów.
Pytanie nr 11:
Czy dopuszczają Państwo możliwość przeprowadzenia szkolenia on-line?
Odpowiedź na pytanie nr 11:
Zamawiający nie dopuszcza szkolenia on-line dla audytorów.
Powyższe wyjaśnienie stanowi integralną część SIWZ.