Ekologiczne postępowanie upominawcze

Windykacja należności i faktoring EPU
Automatyzacja i skrócenie procesów windykacyjnych
z wykorzystaniem EPU, czyli…
Ekologiczne postępowanie
upominawcze
Fot. Archiwum prywatne
Czy wykorzystanie e-sądu może przynieść namacalne
korzyści biznesowe dla wierzyciela-powoda? Czy
automatyzacja procesów windykacyjnych na etapie
postępowania sądowego jest możliwa? Czy możliwe jest
samodzielne i zautomatyzowane przygotowanie pozwu
sądowego? Czy możliwe jest radykalne skrócenie czasu
oczekiwania na odzyskanie należności? Czy postępowanie
sądowe może być ekologiczne?
Ewa Wardzała
M
ożliwości i korzyści, jakie daje
elektroniczne postępowanie
upominawcze (EPU) z powodzeniem można wykorzystać w pracy
departamentów prawnych. Elektroniczna
forma dokumentów i komunikacji ma
zastosowanie w obsłudze procesów wewnętrznej windykacji prawnej, poczynając
od samodzielnego i zautomatyzowanego
przygotowywania pozwu, poprzez wyłącznie elektroniczną obsługę korespondencji
sądowej, automatyczne monitorowanie
i przypominanie terminów, na e-wniosku
egzekucyjnym kończąc. Dzięki temu możliwe jest angażowanie mniejszego zespołu
pracowników do obsługi postępowań oraz
stworzenie jednego centralnego repozytorium informacji o wszystkich postępowaniach wierzyciela-powoda w e-sądzie.
Kontekst
W ostatnim okresie pojawiła się dosyć
istotna zmiana w regulacjach prawnych.
Od roku 2010 wprowadzono w Polsce
fakultatywną formę rozpatrywania spraw
sądowych w postaci elektronicznego
postępowania sądowego (obecnie tylko
upominawczego). Stwarza ono duże
możliwości automatyzacji i rozciągnięcia
procesu obsługi spraw windykacyjnych
poza działające wewnętrznie systemy
informatyczne instytucji powoda (np.
64|
banku), dzięki możliwości bezpośredniej
komunikacji tychże systemów z platformą
e-sądu. Informatyzacja polskiego wymiaru
sprawiedliwości jest planowana znacznie szerzej. W odpowiedzi podsekretarza
stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości,
Igora Dzialuka, do marszałka Senatu RP,
Bogdana Borusewicza, z 21 września
2010 r. można wyczytać, iż planowane są
dalsze prace mające na celu uproszczenie i przyspieszenie procedury cywilnej.
Dotyczyć one będą m.in. postępowania
o nadanie klauzuli wykonalności bankowym tytułom wykonawczym, postępowania egzekucyjnego w zakresie zajęcia
wierzytelności z rachunku bankowego
w postaci elektronicznej, elektronicznej
licytacji publicznej ruchomości i postępowania nakazowego.
W świetle powyższych faktów i informacji należy być przygotowanym na
sukcesywne rozszerzanie się możliwości
automatyzacji procesów windykacyjnych
na etapie postępowania sądowego i egzekucyjnego. Podejście takie daje wymierne
korzyści dla stron, chociażby poprzez
obniżenie kosztów postępowań sądowych.
Sama opłata sądowa za EPU jest czterokrotnie niższa od opłaty za tradycyjne
postępowanie, a ponadto nie pojawiają się
inne koszty, charakterystyczne dla postępowań tradycyjnych.
Automatyzacja
przygotowania EPU
Pierwszym krokiem do postępowania
sądowego jest przygotowanie pozwu.
W przypadku wykorzystania EPU proces
ten podlega całkowitej automatyzacji,
rozumianej jako przygotowanie pozwu bez
udziału osób, na podstawie odpowiedniej
konfiguracji systemu informatycznego
oraz danych w nim przechowywanych.
Taki proces jest korzystny dla instytucji
wierzyciela-powoda (np. banku), gdyż
pomijane są zupełnie czynności związane
ze zlecaniem przygotowywania pozwów
kancelariom prawnym. Uproszczona
forma EPU nie wymaga też dołączania
długiej listy dowodów i pełnomocnictw.
Po automatycznym przygotowaniu pozwów i przesłaniu ich na platformę e-sądu
złożone pozwy uzupełniane są podpisem
cyfrowym (przez uprawnionego pracownika-pełnomocnika mającego utworzone konto na platformie e-sądu) oraz
uiszczana jest opłata sądowa za pomocą
strony internetowej e-sądu. W sytuacji
gdy pozwany wniósł sprzeciw do nakazu
zapłaty, e-sąd kieruje postępowanie do
właściwego sądu tradycyjnego i dalsza
obsługa postępowania sądowego musi już
być prowadzona poza jego platformą. System windykacyjny automatycznie zmienia
status sprawy na obsługę ręczną.
miesięcznik finansowy bank | luty | 2012
Windykacja należności i faktoring
ok. 75 dni
Postępowanie
upominawcze
tradycyjne
Elektroniczne
Postępowanie
Upominawcze
Przygotowanie Przesłanie
dokumentów dokumentów
Automatyczny
pozew EPU
Przygotowanie
pozwu
Monitorowanie EPU
dodatkowe e-pisma
Złożenie
pozwu
Obsługa prawna postępowania
korespondencja i pisma procesowe
Klauzula
wykonalności
Doręczenie
klauzuli
e-Klauzula
ok. 25 dni
legenda:
powód
Komunikacja i bezpieczeństwo
Aby korzystać z dobrodziejstw e-sądu i automatyzacji procesu, niezbędny jest moduł
komunikacji z platformą e-sądu, który
powinien być integralną częścią systemu
windykacyjnego lub innego, z którego
pochodzą dane do pozwów. Jest oczywiste,
że moduł taki gwarantuje odpowiednio
wysoki poziom bezpieczeństwa, dostosowany do przesyłania danych wrażliwych.
Z jednej strony moduł komunikacji
umożliwia powodowi automatyczną
komunikację z e-sądem, z drugiej – pozwala na integrację z innymi systemami
wewnętrznymi, z których mogą pochodzić dane spraw kierowanych do e-sądu
(system windykacyjny, system obsługujący
biuro prawne itp.). Wykorzystanie takiego
rozwiązania usprawnia komunikację pomiędzy departamentami windykacyjnym
i prawnym w instytucji powoda-wierzyciela, sprowadza ją wyłącznie do postaci
elektronicznej, minimalizuje zakres prac
związanych z przygotowaniem pozwów
i przyspiesza cały proces postępowania
sądowego.
Integracja i automatyzacja
Na podstawie przytoczonych informacji
można przewidywać, że EPU jest pierwszym z rozwiązań, które pozwolą na coraz
poczta
kancelaria prawna
większą i szerszą automatyzację procesów
windykacyjnych, nie tylko usprawniającą
wewnętrzne procesy, ale także umożliwiającą płynną ich kontynuację na zewnątrz
organizacji. Realizacja ich będzie toczyć
się w sposób praktycznie niezauważalny
dla użytkowników systemów informatycznych, co jest cechą charakterystyczną
współczesnego świata – jednej wielkiej
chmury usług sieciowych.
Aby w pełni wykorzystać możliwości,
jakie daje EPU, należy komunikację
z e-sądem zintegrować z systemem windykacyjnym w sposób przeźroczysty dla
użytkowników takiego systemu. Innymi
słowy, jeżeli sprawa obsługiwana w systemie windykacyjnym spełnia określone
warunki do skierowania jej na drogę
postępowania upominawczego, system automatycznie zmienia jej status,
przygotowuje pozew EPU, uzupełniając
go danymi, jak również nalicza opłatę
sądową i nadaje odpowiednie sygnatury,
a następnie przesyła paczki pozwów na
platformę e-sądu. Po tym wszystkim
zmieniany jest status sprawy w systemie windykacyjnym, a upoważniona
do podpisywania (cyfrowo) pozwów
i wnoszenia opłat sądowych osoba
dostaje powiadomienie. Wszelkie dane
niezbędne do prawidłowego działania
sąd lub e-sąd
takiej automatyzacji są elementami
konfiguracji systemu windykacyjnego,
którą upoważniony biznesowy administrator systemu może dostosowywać do
aktualnej sytuacji. W podobny sposób
ma przebiegać dalsza obsługa sprawy
w postępowaniu sądowym EPU. Z jednej
strony pracownicy wewnętrznego biura
prawnego są powiadamiani o kolejnych czynnościach w postępowaniu
e-sądu, kontrolowanych przez system
terminach, z drugiej strony pracownicy
obsługujący wszystkie sprawy windykacyjne mogą obserwować automatycznie
zmieniające się stany sprawy w postępowaniu sądowym, jak też przeglądać
historię wykonanych czynności związanych z daną sprawą – bez konieczności
pisania e-maili, wysyłania pism, dzwonienia do działu prawnego. I tak do
zakończenia postępowania EPU, łącznie
z czynnościami egzekucyjnymi.
5 x TAK
Odpowiedzi na postawione na początku
artykułu pytania brzmią: 5 x TAK. Dzięki
automatyzacji procesów windykacyjno-sądowych wykorzystujących możliwości EPU
i platformy e-sąd możliwe jest samodzielne
i automatyczne przygotowanie pozwu EPU,
istotne zmniejszenie kosztów postępowań
sądowych i skrócenie czasu postępowań,
a w efekcie – czasu odzyskiwania wierzytelności. Innymi słowy, elektroniczne
postępowanie sądowe może być nie tylko
ekonomiczne, ale wręcz ekologiczne. 
Autorka jest Senior Project Managerem
w firmie VSoft SA (www.vsoft.pl), ekspertem
w obszarze IT dla bankowości (kredyty
i windykacja), doświadczonym Project
managerem i Business consultantem.
Posiada 20-letnie doświadczenie w realizacji
projektów informatycznych, z czego w ostatnich
10 latach w projektach dla największych
polskich instytucji finansowych, m.in.
PKO BP S.A., Getin Banku, Alior Banku.
www.miesiecznikbank.pl |65