Kodeks postępowania Pracowników OVB Allfinanz

Kodeks postępowania Pracowników
OVB Allfinanz Polska Spółka Finansowa Sp. z o.o.
1. Definicje i pojęcia
OVB Allfinanz Polska Spółka Finansowa Sp. z o.o. – zwana dalej w skrócie OVB lub
Spółką.
Współpracownicy OVB Allfinanz Polska Spółka Finansowa Sp. z o.o. – zwani dalej
współpracownikami.
Kodeks postępowania współpraconików OVB Allfinanz Polska Spółka Finansowa Sp.
z o.o. – zwany dalej Kodeksem postępowania współpracowników lub Kodeksem.
2. Wstęp
OVB Allfinanz Polska Spółka Finansowa Sp. z o.o. w praktycznej realizacji
świadczonych przez siebie usług oraz we współpracy z partnerami produktowymi
kieruje się kilkoma podstawowymi przekonaniami i celami. Zobowiązują one do
pewnych postaw i działań składających się na przewodnie hasło: „Żyć w partnerstwie
– kształtować relacje”. Do powyższego zaliczają się takie wartości jak niezawodność,
uczciwość (działanie fair) i transparentność. Aby zawsze postępować zgodnie z tymi
wartościami sformułowano zasady, które zebrano w niniejszym Kodeksie. Od
każdego współpracownika wymaga się konsekwentnego przestrzegania niniejszego
Kodeksu, który ma wspierać ich w codziennej pracy i stanowić pomoc w obieraniu
kierunków działań.
3. Kodeks postępowania współpracowników
Każdy współpracownik zobowiązany jest przestrzegać przepisów prawa oraz znać,
rozumieć i stosować obowiązujące w jego zakresie pracy instrukcje, wytyczne oraz
zasady etyczne.
Kodeks postępowania współpracowników nie może i nie ma za zadanie regulować
wszelkich możliwych sytuacji i spraw. Nie oznacza to jednak, że działania
nieetyczne, które nie zostały wyraźnie wymienione, są dozwolone. Kodeks ustala
minimalny standard, który znać i przestrzegać muszą wszyscy współpracownicy. W
przypadku niepewności lub wątpliwości należy skonsultować się z przełożonym.
3.1. Niezawodność
W branży usług finansowych należyty kontakt z klientem i zaufanie klientów decydują
o sukcesie prowadzonej działalności. Z naszymi klientami, kolegami z pracy,
partnerami biznesowymi i opinią publiczną nawiązujemy długotrwałe kontakty,
działając w sposób zaangażowany, otwarty i szczery, dotrzymując danego słowa. W
kontaktach z naszą konkurencją postępujemy fair.
Relacje z klientami i partnerami biznesowymi
Współpracownik OVB obowiązany jest:
1. zachować uczciwość, solidność i lojalność przy wykonywaniu czynności
pośrednictwa ubezpieczeniowego;
2. postępować w dobrze rozumianym interesie klienta, w dobrej wierze oraz z
należytą starannością; należy mieć na uwadze, że zasada dobrej wiary nie
wyklucza zasady ograniczonego zaufania ze względu na dobro innych klientów,
OVB i osób trzecich;
3. oferować klientom produkty ubezpieczeniowe odpowiadające pod względem
rodzaju i zakresu ubezpieczenia ich potrzebom i możliwościom, zgodnie z
najlepszą wiedzą, uzupełnioną o etyczną i profesjonalną poradę w zakresie
wyboru optymalnego dla ubezpieczającego wariantu ubezpieczenia;
4. wyjaśniać różnice pomiędzy poszczególnymi produktami ubezpieczeniowymi
oferowanymi przez OVB, ze zwróceniem uwagi klienta na korzyści, które
gwarantuje dany produkt, oraz takie, które może on uzyskać poprzez zawarcie
dodatkowych klauzul do umowy ubezpieczenia;
5. rzetelnie informować klienta o warunkach umowy ubezpieczenia;
6. nie stosować sformułowań mogących wprowadzić ewentualnych klientów w błąd,
między innymi co do zakresu ochrony ubezpieczeniowej i warunków umowy
ubezpieczenia oraz celu zawarcia umowy ubezpieczenia;
7. sugerować klientowi celowość działań prewencyjnych, mających na celu
ograniczenie ryzyka, a tym samym kosztów ubezpieczenia;
8. informować klienta o przysługujących mu prawach i obowiązkach;
9. nie przyjmować od klientów żadnego typu wynagrodzeń i prezentów;
10. nie proponować klientowi wynagrodzeń w zamian za zawarcie umowy;
11. dochować tajemnicy zawodowej, zabezpieczyć informacje o klientach i zawartych
umowach ubezpieczenia;
12. dbać o klienta, udzielać mu fachowej pomocy w czasie całego okresu trwania
umowy ubezpieczenia.
Współpracownik OVB w szczególności nie może:
1. wymuszać na kliencie rezygnacji z wiążącej go umowy ubezpieczenia ani zmiany
jej warunków;
2. sprzeciwiać się decyzji klienta co do wyboru lub zmiany pośrednika
ubezpieczeniowego, a także wymuszać na kliencie dokonania tej zmiany;
3. ujawniać, z wyłączeniem przypadków określonych przez przepisy prawa,
informacji o klientach i umowach ubezpieczenia;
4. zatajać przed klientem ważnych dla niego informacji ani wprowadzać go w błąd;
5. uzależniać jakość obsługi klienta od wysokości osiąganego
dochodu z tytułu danej umowy ubezpieczenia
Relacje z OVB
Współpracownik OVB obowiązany jest:
1. przyczyniać się do realizacji wizji i misji firmy, sumiennie wykonując swoje
obowiązki zawodowe;
2. dokładać starań do rozwoju i wzrostu pozycji OVB na rynku;
3. wykorzystywać w pełni ofertę produktową oraz dążyć do tego, aby klient posiadał
wiele produktów z oferty OVB;
4. dbać o dobre imię OVB;
5. informować OVB o podaniu przez ubezpieczającego nieprawdziwych danych lub
zatajeniu prawdy, przy wypełnianiu dokumentów związanych z zawieraniem lub
obsługą umów ubezpieczenia;
6. powiadamiać OVB o okolicznościach towarzyszących zawieraniu umowy
ubezpieczenia wskazujących, że wartości majątkowe mogą pochodzić z
nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, aby przeciwdziałać wprowadzaniu do
obrotu finansowego takich wartości majątkowych;
7. dochować tajemnicy zawodowej.
Współpracownik OVB powinien:
1. przestrzegać terminowości i punktualności oraz ogólnie przyjętych form kultury
organizacyjnej w bezpośrednich kontaktach, korespondencji i przekazywaniu
informacji;
2. dążyć do podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych i poziomu wiedzy;
3. dbać o dobry wizerunek zawodu agenta;
4. dbać o swój wygląd zewnętrzny i wypowiadane słowa w stosunku do klienta,
współpracowników i innych osób;
5. zachowywać neutralność światopoglądową i polityczną w czasie pełnienia
obowiązków służbowych;
6. reagować na nieuczciwą konkurencję.
Relacje z innymi współpracownikami
Współpracownik OVB powinien:
1. przed rozpoczęciem rozmów handlowych sprawdzić, czy potencjalny klient nie
zawarł wcześniej umowy ubezpieczenia i czy nie jest już obsługiwany przez
innego agenta pracującego na rzecz OVB i w jakim zakresie; w przypadku, gdy
klient jest już obsługiwany przez innego agenta OVB należy zaprzestać
wykonywania czynności związanych z zawieraniem umowy ubezpieczenia;
2. powstrzymać się od nieetycznych metod konkurencji zawodowej.
3. mężczyźni i kobiety posiadają te same prawa. Należy
przestrzegać postanowień dotyczących równego statusu
mężczyzn i kobiet. Równy status obejmuje w szczególności
takie obszary jak przydział obowiązków, wynagrodzenie,
kształcenie i podnoszenie kwalifikacji i awans.
3. współpraca winna cechować się przyzwoitością, wzajemnym szacunkiem,
uczciwością i zaufaniem. Mobbing jako świadome wykluczanie i upokarzanie nie
jest tolerowany.
Relacje z opinią publiczną
- media: OVB prowadzi otwartą i uczciwą politykę komunikacyjną i informacyjną w
stosunku do mediów i analityków. Za kontakty z mediami odpowiada Zarząd Spółki
lub wyznaczony pracownik. Jeżeli zapytania trafią bezpośrednio do
współpracowników, zobowiązani są oni zwrócić się do Członka Zarządu Spółki.
- darowizny: Płatności lub inne świadczenia na rzecz polityków, partii politycznych,
zrzeszeń lub innych organizacji mogą następować jedynie w prawnie dopuszczalnym
zakresie i za zgodą Zarządu. Dokonanie powyższych działań należy stosownie
udokumentować.
- korupcja: Osobom sprawującym funkcje decyzyjne w organach publicznych lub
prywatnych nie wolno ani pośrednio ani bezpośrednio przekazywać prezentów ani
innych korzyści lub ich proponować z zamiarem osiągnięcia w ten sposób
bezprawnej korzyści.
- konkurencja: uznaje się, że wolna i uczciwa konkurencja jest wartością
warunkującą wzrost gospodarczy.
Agent ubezpieczeniowy zobowiązany jest respektować zasady uczciwej i wolnej
konkurencji, to znaczy:
1. nie utrudniać konkurencji dostępu do rynku;
2. nie nakłaniać pracowników konkurencyjnych zakładów ubezpieczeń i innych
podmiotów związanych z nimi do działania na ich niekorzyść;
3. nie rozpowszechniać nieprawdziwych informacji o konkurencji, a tym samym nie
szkodzić dobremu imieniu konkurentów;
4. nie krytykować innych towarzystw ubezpieczeń ani ich przedstawicieli;
5. nie używać sformułowań mogących wprowadzić w błąd lub sprzecznych z
dobrymi obyczajami.
3.2. Uczciwość (postępowanie fair)
Poprzez stworzenie koniecznych warunków ramowych oraz dzięki informowaniu i
szkoleniu OVB wspiera swoich współpracowników w realizacji i przestrzeganiu zasad
i postanowień Kodeksu. Struktury przedsiębiorstwa i procesy biznesowe winny być
tak zorganizowane, aby Kodeks mógł być w każdym czasie stosowany w praktyce,
oraz aby możliwe naruszenia można było wcześnie rozpoznać.
- odpowiedzialność: przełożeni odpowiadają za wspieranie i realizowanie wartości
OVB oraz za znajomość oraz przestrzeganie przepisów prawa, wewnętrznych
instrukcji oraz zasad Kodeksu postępowania. Kadra kierownicza ma być wzorem dla
współpracowników. Jeśli przepisy wewnętrzne nie są dla nich jasne, winni się oni
skontaktować z przełożonym.
- naruszenia: aby zapobiec poniesieniu przez firmę istotnych szkód należy zadbać o
wykrywanie sprzecznych z prawem lub nieetycznych działań. Naruszenia winny być
poruszane i ewentualnie omawiane z przełożonym. Rozmowy takie mają charakter
poufny.
- ocena: swoim zawodowym zaangażowaniem, wiedzą i sposobem postępowania
współpracownicy wnoszą swój wkład w osiąganie celów OVB. Do powyższego
należy także przestrzeganie zawartych w Kodeksie obowiązków, dlatego winno być
ono uwzględnione przy ocenianiu współpracowników przez ich przełożonych.
3.3. Transparentność
OVB podlega szeregowi szczególnych przepisów prawa. Naruszenie tych przepisów
i wymienionych w Kodeksie etycznych zasad podważa zaufanie do OVB i zagraża jej
dobremu imieniu. Spójny wizerunek i pozytywne postrzeganie OVB są ważne. Z
uwagi na powyższe wszelkie porozumienia i sposoby postępowania winny być tak
kształtowane, aby w przypadku ich upublicznienia nie naruszały dobrego imienia
OVB. Dla utrzymania i wzmacniania w przyszłości renomy i dobrego imienia OVB
wszyscy współpracownicy mają obowiązek zawsze uwzględniać i przestrzegać
następujących punktów:
- tajemnica służbowa: wszyscy współpracownicy są zobowiązani nie przekazywać
poufnych informacji o OVB, jej klientach i partnerach biznesowych osobom trzecim i
zachować tajemnicę służbową. Należy surowo przestrzegać stosownych przepisów
prawa oraz instrukcji wewnętrznych. Obowiązek zachowania tajemnicy Spółki
obowiązuje także po zakończeniu stosunku pracy.
- ochrona danych: dane klientów należy traktować z należytą starannością i
dyskrecją. Przetwarzanie i przekazywanie danych wewnątrz lub poza OVB jest
dopuszczalne jedynie z zachowaniem przepisów prawa i instrukcji wewnętrznych.
- przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy: OVB wspiera w zakresie swoich
możliwości wszelkie konieczne działania służące zapobieganiu praniu brudnych
pieniędzy.
- transakcje osób mających dostęp do informacji niejawnych: wykorzystywanie i
przekazywanie informacji niejawnych w celu uzyskania lub pomocy w uzyskaniu
przez inną osobę korzyści materialnych, jest surowo zabronione.