Załącznik nr 1 DO ZAPROSZENIA DO SKŁADANIA OFERT OPIS

Projekt „Modernizacja z elementami przebudowy zabytkowego budynku Teatru Polskiego im. Arnolda Szyfmana
w Warszawie”, współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013
oraz ze środków budżetu państwa [nr projektu: RPMA.06.01.00-14-001/13]
Załącznik nr 1 DO ZAPROSZENIA DO SKŁADANIA OFERT
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Organizacja Konferencji naukowej pt.: „Kultura prowadzonych inwestycji w obiektach kultury na
Mazowszu w latach 2007 -2013 na przykładzie zadania realizowanego w Teatrze Polskim p.n.
„Modernizacja z elementami przebudowy zabytkowego budynku teatru Polskiego im. Arnolda
Szyfmana w Warszawie”, realizowana w ramach projektu „Modernizacja z elementami przebudowy
zabytkowego budynku Teatru Polskiego im. Arnolda Szyfmana w Warszawie”, współfinansowanego
przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków
budżetu państwa [nr projektu: RPMA.06.01.00-14-001/13].
Krótki opis inwestycji:
W latach 2010 – 2015 Teatr Polski im. Arnolda Szyfmana w Warszawie poddany został modernizacji w
ramach projektu pod nazwą „Modernizacja z elementami przebudowy zabytkowego budynku Teatru
Polskiego im. Arnolda Szyfmana w Warszawie”. Inwestycja objęła swym zakresem prace inwestycyjne,
usługi niezbędne do realizacji inwestycji, zarządzanie projektem oraz promocję projektu. Całość prac
podzielona została na 3 etapy.
Pierwszy z nich zrealizowany w latach 2010 – 2012 objął: remont elewacji budynku, widowni , foyer,
zaplecza teatralnego, w tym również garderób, remont instalacji sanitarnych, elektrycznych,
teletechnicznych, wymianę foteli na widowni, a także remont podłogi scenicznej.
W drugim etapie, zaplanowane zostały: wymiana niesprawnych, modernizacja starych i montaż nowych
urządzeń wyciągowych mechaniki górnej Sceny, a także zakup i montaż oświetlenia scenicznego.
W etapie trzecim zostały zaplanowane: modernizacja stropu piwnicy pod widownią sali teatralnej,
modernizacja nagłośnienia sceny głównej, modernizacja instalacji przeciwpożarowej oraz modernizacja
instalacji centralnego ogrzewania.
Istotnym elementem realizacji inwestycji jest również promocja całości projektu, na którą składają się
między innymi:
1. Zrealizowana już w kwietniu 2014 r. prezentacja efektów realizacji projektu, w tym sposobu
funkcjonowania nowej technologii sceny, w formie wystawienia dwóch spektakli teatralnych na
podstawie sztuki Wiliama Shakespeare’a pt.: „KRÓL LEAR”.
2. Konferencja naukowa pt.: „Kultura prowadzonych inwestycji w obiektach kultury na Mazowszu w
latach 2007 -2013 na przykładzie zadania realizowanego w Teatrze Polskim p.n. „Modernizacja z
Strona 1 z 3
Projekt „Modernizacja z elementami przebudowy zabytkowego budynku Teatru Polskiego im. Arnolda Szyfmana
w Warszawie”, współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013
oraz ze środków budżetu państwa [nr projektu: RPMA.06.01.00-14-001/13]
elementami przebudowy zabytkowego budynku teatru Polskiego im. Arnolda Szyfmana w
Warszawie”, która jest tematem niniejszego zaproszenia do składania ofert.
Elementy składowe konferencji naukowej:
- Konferencja przewidziana jest dla ok. 300 osób
- Przewidywany czas trwania konferencji 4 – 5 h + lunch,
- Zamawiający oczekuje zorganizowania konferencji w dwóch częściach, podczas których prezentowane
będą ok. 15 min. wystąpienia 7 prelegentów. Prelegenci będą przedstawicielami następujących instytucji:
1. Inwestor (Teatr Polski),
2. Projektant (jedna z firm współpracujących z Teatrem Polskim przy inwestycji),
3. Konserwator zabytków,
4. Teatr Polski (strona techniczna inwestycji),
5. Wykonawca (jedna z firm wykonująca prace związane z inwestycją)
6. Teatr Polski (finansowanie i rozliczenie projektu),
7. Mazowiecka Jednostka Wdrażania Projektów Unijnych.
- Dodatkowymi elementami będą: 2 prezentacje multimedialne przygotowane na podstawie otrzymanych
od Teatru materiałów zdjęciowych i nagrań video. Każda z prezentacji trwać będzie ok. 4 - 5 min., a także
prezentacja fragmentu spektaklu repertuarowego, obrazująca nowe możliwości techniczne Dużej Sceny
Teatru Polskiego (organizacja po stronie Teatru),
- przed konferencją i w przerwie zaplanowane są 2 ok. 20 min. przerwy kawowe oraz na koniec lunch,
- Konferencja ma być prowadzona przez moderatora (osoba do uzgodnienia z Zamawiającym),
- uczestnicy konferencji otrzymują materiały konferencyjne w formie albumu o formacie zbliżonym do A4
oraz upominki w postaci (notesów, długopisów i pamięci USB),
ZADANIA PO STRONIE AGENCJI:
- organizacja całości przedsięwzięcia,
- przygotowanie prezentacji multimedialnych,
- uzgodnienie w porozumieniu z Teatrem listy prelegentów oraz ich zaproszenie do udziału w konferencji,
- przygotowanie i wydruk materiałów konferencyjnych w formie ok. 64 stronicowego albumu o formacie
zbliżonym do A4 wg specyfikacji stanowiącej Załącznik nr 2 DO ZAPROSZENIA DO SKŁADANIA OFERT,
Strona 2 z 3
Projekt „Modernizacja z elementami przebudowy zabytkowego budynku Teatru Polskiego im. Arnolda Szyfmana
w Warszawie”, współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013
oraz ze środków budżetu państwa [nr projektu: RPMA.06.01.00-14-001/13]
- produkcja prezentów dla gości z logotypami (jak w nagłówku) + logo Teatru (notesy, długopisy, pamięci
USB, torby papierowe). Wstępna specyfikacja do przygotowania upominków stanowi Załącznik nr 3 DO
ZAPROSZENIA DO SKŁADANIA OFERT,
- podpisanie i zabezpieczenie realizacji umów z prelegentami, moderatorem i ew. innymi
podwykonawcami,
- stworzenie (w porozumieniu z Teatrem) listy gości,
- zaprojektowanie i po akceptacji Zamawiającego, wydruk i rozesłanie zaproszeń zgodnie ze specyfikacją
stanowiącą Załącznik nr 4 DO ZAPROSZENIA DO SKŁADANIA OFERT,
- potwierdzanie i weryfikacja listy zaproszonych gości,
- przygotowanie w porozumieniu z Teatrem oprawy scenograficznej konferencji,
- organizacja poczęstunku i podpisanie umowy z firmą cateringową,
- realizacja konferencji w dniu 8 września 2015 r.,
- w ciągu 6 dni od konferencji - przygotowanie i przekazanie Teatrowi relacji zdjęciowej oraz materiału
video z przebiegu konferencji.
Terminy przedstawienia projektów dotyczących w/w zadań oraz terminy realizacji zaakceptowanych
przez Zamawiającego wspomnianych projektów, zostaną określone w treści umowy, która będzie
podpisana z wyłonioną w drodze postępowania firmą.
Strona 3 z 3