REGULAMIN ORGANIZACYJNY MIEJSKIEGO ZAKŁADU

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
MIEJSKIEGO ZAKŁADU GOSPODARKI MIESZKANIOWEJ
W PILE.
ROZDZIAŁ I
STRUKTURA ORGANIZACYJNA W ZAKŁADZIE
§l
W ramach Miejskiego Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Pile działają:
1. Administracje Domów Mieszkalnych Nr l, Nr 2.
2. Komórki funkcjonalne i samodzielne stanowiska.
3. Zakładem kieruje jednoosobowo Dyrektor powołany przez Prezydenta Miasta Piły.
§2
Do zadań osób pełniących funkcje kierownicze należy w szczególności:
1. kierowanie pracą podległej komórki organizacyjnej;
2. nadzór nad terminowym i rzetelnym załatwianiem spraw przez pracowników;
3. nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników dyscypliny pracy;
4. informowanie przełożonego o stanie wykonania zadań;
5. okresowa ocena podległych pracowników;
6. wnioskowanie do przełożonego w sprawie wyróżnień oraz kar porządkowych dla
podległych pracowników;
7. sprawowanie nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi;
8. współpraca z Działem Eksploatacji i Wspólnot Mieszkaniowych w zakresie
rozpatrywania skarg i wniosków oraz przyjmowania interwencji mieszkańców;
9. realizowanie wytycznych i wniosków pokontrolnych;
10. przedkładanie przełożonemu propozycji zmian w funkcjonowaniu Zakładu.
2
§3
1. Każdy pracownik Zakładu odpowiada wobec swojego przełożonego za całokształt
spraw jemu powierzonych.
2. Wzajemne zobowiązania wynikające ze stosunku pracy uregulowane są indywidualną
umową o pracę, regulaminem pracy obowiązującym w Zakładzie oraz przepisami
Kodeksu Pracy.
§4
l. Struktura organizacyjna W Zakładzie określona jest schematem organizacyjnym.
2. W strukturze organizacyjnej Zakładu występują następujące piony:
l) Dyrektora Zakładu '
2) Z-cy Dyrektora
3) Głównego Księgowego
PIONY ORGANIZACYJNE ZAKŁADU
§5
1. PION DYREKTORA ZAKŁADU OBEJNIUJE
l.Samodzielne stanowisko ds. obsługi prawnej - 1 etat
2.Samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych - 1 etat
3.Dział Techniczny ze stanowiskami:
l) kierownik - 1 etat
2) inspektor nadzoru inwestorskiego w zakresie robót budowlanych - 2 etaty
3) inspektor nadzoru inwestorskiego w zakresie robót elektrycznych - 1 etat
4) inspektor nadzoru inwestorskiego w zakresie robót sanitarnych - 1 etat
5) inspektor ds. technicznych - 1 etat
4. ADM Nr l, Nr 2,
l) kierownik - 2 etaty
2) inspektor ds. eksploatacji - 1 etat
3) majster - 3 etaty
4) administrator - 4 etaty
5) magazynier - 1 etat
w zakresie spraw technicznych i eksploatacyjnych.
3
2. PION ,Z-cy DYREKTORA ZAKŁADU - OBEJNIUJ E NASTĘPUJĄCE
KOMORKI FUNKCJONALNE
1. Dział Eksploatacji i Wspólnot Mieszkaniowych ze stanowiskami:
1) kierownik - 1 etat
2) specjalista ds. eksploatacji - 2 etaty
3) inspektor ds. eksploatacji - 2 etaty
4) sekretarka - 1 etat
5) sprzątaczka - 1 etat
w zakresie spraw związanych z umowami na dostawę usług związanych
z działalnością Zakładu oraz z:
a. przejmowaniem i przekazywaniem nieruchomości,
b. zawieraniem umów na lokale mieszkalne i użytkowe,
c. przygotowywaniem dokumentacji związanej ze sprzedażą lokali
mieszkalnych,
d. nadzorem i kontrolą spraw związanych z zasadnością umów,
e. przyjmowaniem skarg, wniosków i interwencji,
f. obsługą gminnych lokali we wspólnotach mieszkaniowych.
3. PION I GŁÓWNEGO KSIĘGOWEGO OBEJMUJE NASTĘPUJĄCE
KOMORKI FUNKCJONALNE
1. Dział F inansowo-Księgowy ze stanowiskami:
1) kierownik - 1 etat
2) inspektor ds. księgowości - 5 etatów
3) inspektor ds. kadr i płac - 1 etat
4) inspektor ds. windykacji - 1 etat
5) referent ds. księgowości - 1 etat
6) pomoc administracyjna - 1 etat
w zakresie spraw związanych z:
a. wymiarem opłat czynszowych, podatków, oraz innych świadczeń,
związanych z wynajmem lokali mieszkalnych i użytkowych,
b. sprawozdawczością w zakresie planów,
c. rozliczaniem poniesionych kosztów związanych z dostawą mediów.
4
ROZDZIAŁ II
ZAKRES ZADAŃ I CZYNNOŚC1 ORGANÓW KIEROWNICZYCH
ZAKŁADU
§6
DYREKTOR ZAKŁADU
1. Dyrektor Miejskiego Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej W Pile jest rzecznikiem
i wykonawcą decyzji i zarządzeń Organu Założycielskiego W zakresie zaspokajania
potrzeb ludności związanych z zarządzaniem zasobami lokalowymi.
2. Do zadań Dyrektora Zakładu należy W szczególności:
l) jednoosobowe zarządzanie Zakładem przy pomocy Z-cy Dyrektora, Głównego
Księgowego oraz kierowników komórek funkcjonalnych,
2) reprezentowanie Zakładu na zewnątrz W ramach udzielonych mu pełnomocnictw
przez Prezydenta Miasta Piły,
3) organizowanie działalności usługowej Zakładu zgodnie z ustalonym zakresem
działania określonym W Statucie Zakładu zatwierdzonym przez Radę Miasta Piły,
4) dokonywanie oceny efektywności gospodarowania W Zakładzie na podstawie analiz
i informacji opracowywanych przez odpowiednie komórki organizacyjne oraz
podejmowanie decyzji mających na celu zwiększenie tej efektywności i zapewnienie
maksymalnego wykorzystania środków pozostających W dyspozycji Zakładu,
5) osobiste prowadzenie polityki kadrowej W zakresie zatrudniania i zwalniania
pracowników na stanowiskach nierobotniczych i na stanowiskach robotniczych,
6) ustalanie zadań i zakresów działania komórek funkcjonalnych,
7) wydawanie wewnętrznych przepisów mających na celu lepsze funkcjonowanie
Zakładu,
8) nadzorowanie i załatwianie spraw zgłoszonych W trybie skarg i wniosków,
9) koordynacja działalności Z-cy Dyrektora, Głównego Księgowego i poszczególnych
komórek organizacyjnych,
10) organizowanie i kierowanie wykonywaniem: zadań w zakresie obrony cywilnej, bhp
i ochrony danych osobowych określonych szczegółowymi przepisami prawnymi,
11) nadzór i kontrola nad zagadnieniami ekonomicznymi i płacowymi.
3. Dyrektor ponosi odpowiedzialność za:
l) całokształt spraw związanych z działalnością Zakładu,
5
2) prowadzenie i terminowe wykonywanie zadań postawionych przez Radę Miasta Piły,
3) prowadzenie działalności gospodarczej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4) zabezpieczenie przekazanego do zarządzania majątku komunalnego przed
zniszczeniem, kradzieżami i marnotrawstwem,
5) stan bezpieczeństwa i higieny pracy w Zakładzie oraz ochronę danych osobowych.
§7
Z-CA DYREKTORA
1. Z-ca Dyrektora koordynuje i sprawuje kontrole nad całością działalności
podporządkowanych komórek organizacyjnych, a w szczególności w zakresie:
l) zawierania umów z dostawcami usług w ramach posiadanych środków finansowych,
2) zawierania umów najmu i dzierżawy na lokale mieszkalne, użytkowe oraz tereny,
3) nadzoru i kontroli spraw związanych z przejmowaniem nieruchomości,
4) nadzoru i kontroli zasiedlania mieszkań, spraw najmu lokali użytkowych, zamiany
mieszkań,
5) nadzoru przygotowania dokumentów związanych ze sprzedażą lokali mieszkalnych,
6) spraw związanych z zaopatrzeniem Zakładu w sprzęt, oraz naprawy i zakup sprzętu,
maszyn biurowych, komputerów,
7) załatwiania spornych spraw, odwołań, skarg oraz wniosków w zakresie opłat i innych
spraw w zakresie eksploatacji,
8) nadzoru i kontroli spraw związanych z zawieraniem umów w zakresie min:
a. wywozu śmieci,
b. utrzymania porządku posesji,
c. dostawy wody i odprowadzenia ścieków,
d. świadczeń usług kominiarskich,
e. deratyzacji, dezynfekcji, dezynsekcji,
f. dostawy energii cieplnej, energetycznej, gazowej,
g. ubezpieczeń budynków i innych opłat publiczno-prawnych,
9) kontroli i oceny warunków pracy i stanu BHP na wszystkich stanowiskach pracy,
a także inicjowanie i opracowywanie wniosków zmierzających do zapobiegania
wystepujących zagrożeń, a zwłaszcza przyczyn powodujących wypadki przy pracy
i choroby zawodowe,
10) szkolenia i instruowania pracowników z zakresu BHP,
6
11) współdziałania i organizowania okresowych badań lekarskich, kontroli terminowości
ich przeprowadzania,
12) opiniowania pod kątem bezpiecznej obsługi maszyn i urządzeń oraz zachowania
odpowiednich wymogów higieniczno-sanitarnych i socjalnych w obiektach Zakładu,
13) współpracy z kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych W zakresie
rozwiązywania spraw dotyczących poprawy bezpieczeństwa i higieny pracy i ppoż.,
14) nadzoru i kontroli przestrzegania postanowień i instrukcji ppoż.,
15) kontroli nad prawidłowością wydawania odzieży ochronnej i roboczej,
16) nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem przepisów ustawy o ochronie danych
osobowych.
§8
GŁÓWNY KSIĘGOWY
Prawa i obowiązki głównego księgowego związane z prowadzeniem rachunkowości
budżetowej określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 roku w sprawie praw
i obowiązków głównych księgowych zakładów budżetowych (Dz.U. Nr 40 poz. 174 z 1991
roku).
Do obowiązków głównego księgowego należy:
1.Prowadzenie rachunkowości Zakładu zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami
polegające zwłaszcza na:
1) zorganizowaniu sporządzania, przyjmowania, obiegu i przechowywania oraz kontroli
dokumentów w sposób zapewniający:
a. właściwy przebieg operacji gospodarczych,
b. ochronę mienia społecznego będącego w posiadaniu Zakładu,
c. sporządzania kalkulacji wynikowych kosztów wykonania zadań oraz
sprawozdawczości,
2) bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu kalkulacji
wynikowej kosztów wykonanych zadań i sprawozdawczości finansowej w sposób
umożliwiający:
a. terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych,
b. ochronę mienia będącego w posiadaniu Zakładu oraz terminowe i prawidłowe
rozliczanie osób majątkowo odpowiedzialnych za to mienie,
c. prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,
7
3) nadzorowaniu całokształtu prac z zakresu rachunkowości wykonywanych przez
poszczególne komórki organizacyjne.
2. Prowadzenie gospodarki finansowej jednostki zgodnie z obowiązującymi zasadami
polegającymi zwłaszcza na:
1) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi
zasad gospodarki środkami będącymi w dyspozycji Zakładu,
2) zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez
jednostkę,
3) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,
4) zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz
spłaty zobowiązań,
3. Analiza wykorzystywania środków będących w dyspozycji Zakładu.
4. Dokonywanie w ramach kontroli zarządczej:
1) wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w ramach powierzonych mu
obowiązków,
2) wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonania planów
finansowych Zakładu,
3) następnej kontroli operacji gospodarczych jednostki, stanowiących przedmiot
księgowości.
5. Kierowanie pracą podległych komórek organizacyjnych:
l) nadzór i kontrola spraw związanych z oszczędnością i racjonalną gospodarką energii
elektrycznej, c.o., wody, ścieków, gazu, usług pocztowych i telekomunikacyjnych,
2) nadzór, kontrola oraz Ÿ instruktaż w zakresie ustalania wymiaru opłat czynszowych,
podatkowych, opłat czynszowych za lokale użytkowe oraz innych świadczeń
wynikających z przepisów prawnych,
3) nadzór i kontrola ewidencji i sprawozdawczości w zakresie zasobów mieszkaniowych,
4) nadzór nad ewidencją środków trwałych i wyposażenia oraz odzieży ochronnej
i roboczej.
6.Opracowanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora Zakładu
dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności:
l) zakładowego planu kont,
2) obiegu dokumentów (dowodów) księgowych,
3) zasad prowadzenia i rozliczania inwentaryzacji.
8
7. W celu realizacji swych zadań główny księgowy ma prawo:
1) wnioskować określenie trybu, W jakim mają być wykonywane przez inne służby
prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz
księgowości, kalkulacji wynikowej kosztów i sprawozdawczości finansowej,
2) żądać od innych służb udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych
informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienie do wglądu dokumentów
i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień,
3) żądać od innych służb usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości
dotyczących zwłaszcza:
a. przyjmowania, wystawiania, obiegu oraz kontroli dokumentów,
b. systemu kontroli zarządczej,
c. systemu wewnętrznej informacji ekonomicznej,
4) występować do Dyrektora z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli określonych
z adań, które nie lezą w zakresie jego działania.
Organizuje pracę w podległym pionie w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne
warunki pracy.
9
ROZDZIAŁ III
ZADANIA KOMÓREK FUNKCJONALNYCH 1 SAMODZELLNYCH
STANOWISK
§9
I. PION DYREKTORA
1. Radca Prawny
Obsługę prawną W Zakładzie zapewnia Radca Prawny W oparciu o Ustawę z dnia 6 lipca
1982 roku o radcach prawnych (Dz.U. Nr 19/ 82 poz. l45 z pózniej szymi zmianami).
2. Dział Techniczny
1) koordynuje całość zagadnień związanych z techniką, wprowadzaniem i rozwijaniem
nowych form technicznych oraz zabezpieczeniem jakości wykonywanych robót,
2) prowadzi działalność w zakresie remontu budynków mieszkalnych ( łącznie
z typowaniem budynków do remontu ),
3) prowadzi właściwą politykę remontową oraz zabezpiecza wykonawstwo dla
remontów w ramach przeznaczonych środków finansowych,
4) sprawuje nadzór nad prawidłowym utrzymaniem stanu technicznego budynków,
budowli, węzłów cieplnych, hydroforni będących na stanie Zakładu,
5) opracowuje plany remontów oraz plany W zakresie materiałowo-technicznym,
(nadzorowanie i realizacja),
6) nadzoruje i kontroluje comiesięczną sprawozdawczość dotyczącą wykonawstwa
remontów w ramach sił własnych i obcego wykonawstwa zgodnie z planem remontów
Zakładu,
7) prowadzi całość inwestycji i modernizacji W Zakładzie,
8) opracowuje i przygotowuje dokumentację teclmiczną W zakresie prowadzonych
remontów,
9) prowadzi kontrolę Wykonawstwa i jakości robót,
10) nadzoruje terminową realizacją zgłoszeń i skarg,
10
11) nadzoruje całokształt spraw związanych z rozbiórkami budynków, z nadbudową,
rozbudową obiektów, przebudową (adaptacją) pomieszczeń mieszkalnych
i niemieszkalnych,
12) nadzoruje i kontroluje sprawy związane z technicznym utrzymaniem obiektów,
z przeglądami technicznymi budynków mieszkalnych, mieszkań i innych obiektów
będących w zarządzie Zakładu,
13) nadzoruje i kontroluje obsługę techniczną W zakresie prac konserwacyjnonaprawczych,
14) nadzoruje i kontroluje sprawy związane z odbiorami budynków mieszkalnych
i mieszkań po remontach, _
15) przygotowuje i kompletuje dokumenty niezbędne do zawierania umów na remonty
budowlane, prowadzi rejestr zawartych umów i faktur na roboty wykonywane przez
obce wykonawstwo,
16) uczestniczy W odbiorach robót końcowych, pogwarancyjnych, występuje z wnioskiem
o naliczenie kar umownych zgodnie z warunkami umowy,
17) sporządza miesięczne i zbiorcze sprawozdania dotyczące wykonania remontów
w oparciu o sprawozdania z ADM-ów wg. określonego wzoru,
18) bierze udział W przetargach na roboty budowlane,
19) kompletuje i przechowuje wszelką korespondencję dotyczącą spraw technicznych,
20) sprawuje ogólny nadzór nad pracami remontowymi W zakresie: zachowania terminów,
wykonania umów, zgodności wykonawstwa robót z warunkami umów, pozwoleń
na budowę, technologii prowadzenia robót itp.,
21) sporządza umowy cywilno-prawne z inwestorami Wskazanymi przez Urząd Miasta
i dokonuje odbioru poszczególnych robót budowlanych zgodnie z dokumentacją
techniczną i sztuką budowlaną,
22) przyjmuje od kierowników budowy dokumentację powykonawczą przeznaczoną dla
inwestora.
3. Administracja Domów Mieszkalnych
Podstawowym zadaniem Administracji Domów Mieszkalnych jest zabezpieczenie
prawidłowej działalności Zakładu W zakresie zaspokajania potrzeb najemców lokali
mieszkalnych i użytkowych. Administracja prowadzi sprawy i ponosi odpowiedzialność za:
1) właściwe zabezpieczenie, przechowywanie, prowadzenie i rozliczenie magazynu
należącego do ADM wg. obowiązujących przepisów wt ym zakresie,
2) opracowanie projektów planów rzeczowo-finansowych W zakresie swojej
działalności,
11
3) sporządzanie sprawozdawczości i informacji z zakresu swojej działalności,
4) prowadzenie rejestrów związanych z działalnością powierzonego odcinka pracy
(np. użytkowników pralni, eksploatacji urządzeń technicznych, wywozu śmieci itp.),
5) prowadzenie dokumentacji i akt mieszkań, lokali użytkowych, garaży, i innych
pomieszczeń znajdujących się w jej administracji,
6) stałe utrzymanie ładu, porządku i czystości na powierzonym odcinku pracy,
zabezpieczenie przed kradzieżami, marnotrawstwem i dewastacją,
7) opracowanie i realizację programu poprawy estetyki budynków i otoczenia,
8) nadzór nad prawidłowością użytkowania mieszkań, lokali użytkowych, garaży
i innych substancji należących do Administracji,
9) prowadzenie spraw zasiedlania zwalnianych mieszkań i zabezpieczania mieszkań
zwolnionych,
10) przyjmowanie zgłoszeń na usługi lokatorskie W ramach posiadanych możliwości g
i kompetencji, wystawianie zleceń, zapewnienie niezbędnej i natychmiastowej obsługi
technicznej mieszkańców w zakresie prac konserwacyjnych i naprawy w ramach
posiadanych możliwości i kompetencji,
11) wystawianie rachunków lokatorom za zrealizowane usługi,
12) udział w odbiorach technicznych mieszkań, lokali użytkowych, garaży i innych
substancji po remontach,
13) udział w kontrolach (przeglądach) technicznych budynków i obiektów, utrzymanie
terenów zielonych należących do Administracji, nadzór nad prawidłowym
użytkowaniem wspólnych urządzeń (np. pralni, suszarni, placów gier i zabaw),
14) prowadzenie zabezpieczenia ppoż. i bhp w nadzorowanych obiektach,
15) załatwianie wniosków i interwencji, skarg zgłaszanych przez lokatorów zgodnie
z uprawnieniami,
16) prowadzenie i rozliczanie czasu pracy, norm materiałowych oraz dokumentacji
płacowej i terminowe przekazywanie do komórek organizacyjnych Zakładu,
17) wystawianie dokumentów materiałowych,
18) nadzór nad urządzeniami techniczno-energetycznymi,
19) racjonalne gospodarowanie energią elektryczną, cieplną, wodą,
20) prowadzenie pism, korespondencji zgodnie z instrukcją, załatwianie spraw
związanych z wydawaniem odzieży roboczej, ochronnej i środków czystości,
21) współpraca z jednostkami sanitarnymi,
22) zwracanie uwagi i podejmowanie zdecydowanych działań na wszelkie
nieprawidłowości w nadzorowanych budynkach,
23) utrzymanie dyscypliny pracy, przestrzeganie tajemnicy państwowej i służbowej,
12
24) zgłaszanie zapotrzebowań na materiały dla ekip konserwatorskich,
25) prowadzenie kontroli wewnętrznej zgodnie z obowiązującym regulaminem kontroli
zarządczej,
26) opracowywanie protokółów typowania robót,
27) archiwizacja obowiązującej inwestora dokumentacji wyznaczonej prawem
budowlanym,
28) zabezpieczenie pełnej dokumentacji o stanie technicznym zasobów mieszkaniowych
będących W administracji Zakładu tj. :
a. dokonywanie przeglądów stanu technicznego budynków
i sporządzanie każdorazowo protokółów przeglądu oraz opracowanie
na tej podstawie zakresu wielkości potrzeb,
b. sporządzanie planów rzeczowo-finansowych wg. poszczególnych
rodzajów robót,
c. typowanie budynków do remontów głównych i modernizacji,
d. załatwianie skarg, wniosków i interwencji lokatorskich wg. kompetencji,
29) prowadzenie ksiąg obiektów w celu szczegółowego dokonywania wpisów
dotyczących kosztów robót budowlanych wykonywanych przez obce wykonawstwo
oraz zakres wykonywanych prac budowlanych,
30) kontrolowanie jakości wykonywanych robót, zgodności robót z warunkami
pozwolenia na budowę, normami państwowymi, zasadami bezpieczeństwa W trakcie
budowy oraz zasadami wiedzy technicznej,
31) informowanie przełożonego o postępie i wynikach prac, napotykanych trudnościach
oraz podjętych działaniach,
32) kontrola nad pracami wykonywanymi przez obcych wykonawców w oparciu
o obowiązujące przepisy prawa,
33) współdziałanie ze wszystkimi służbami w zakresie kontroli odbioru i rozliczania
remontów prowadzonych przez Zakład,
34) organizować i prowadzić pracę w sposób zabezpieczający przed wypadkami przy
pracy,
35) organizować stanowisko pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa
i higieny pracy,
36) zapewnić przestrzeganie przepisów i zasad bhp i ppoż.,
37) prowadzenie spraw związanych z obroną cywilną w Zakładzie oraz sprawowania
w tym zakresie nadzoru i kontroli (ADM nr l ).
13
II PION Z-CY DYREKTORA
1. Dział Eksploatacji i Wspólnot Mieszkaniowych
Do zadań Działu należy w szczególności:
1) prowadzenie szczegółowej ewidencji i dokumentacji wspólnot mieszkaniowych
zarządzanych przez poszczególnych zarządców, w których Gmina Piła posiada swój
udział,
2) zawieranie i rozwiązywanie umów dotyczących przekazywania i przyjmowania
budynków mieszkalnych i użytkowych,
3) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem budynków od odpowiedzialności
cywilnej, pożaru i innych zdarzeń losowych na terenie administrowanym przez
Zakład,
4) prowadzenie całokształtu spraw związanych z przydziałem lokali użytkowych oraz
przygotowanie i prowadzenie przetargu na te lokale,
5) prowadzenie dokumentacji w zakresie zawierania umów na lokale mieszkalne
i użytkowe,
6) rozliczanie kosztów hydroforni osiedlowych na poszczególnych wpółużytkowników,
7) nadzór i kontrola nad oszczędną i racjonalną gospodarką energetyczną, wodą itp. podział kosztów na poszczególne ADM-y,
8) nadzór nad utrzymaniem czystości w budynkach, lokalach użytkowych, garażach,
9) udzielanie odpowiedzi na skargi, wnioski i zażalenia kierowane do Zakładu
w zakresie eksploatacji,
10) prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą lokali mieszkalnych,
11) prowadzenie spraw związanych z wzajemną zamianą mieszkań,
12) sporządzanie sprawozdań w zakresie posiadanych zasobów mieszkaniowych we
współpracy z działem FK,
13) ustalanie potrzeb w zakresie sprzętu biurowego, maszyn i materiałów biurowych oraz
ewidencjonowanie,
14) zapewnienie stałej gotowości technicznej obsługi łączności telefonicznej
i internetowej,
15) ewidencja druków ścisłego zarachowania,
16) załatwianie spraw związanych z ewidencją i rozliczaniem pieczątek,
17) nadzór i kontrola podległych pracowników obsługi,
14
18) kompletowanie zapotrzebowań na środki transportu oraz ich rozliczanie,
19) zapewnić bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia
technicznego Zarządu,
20) udział w odbiorach technicznych mieszkań, lokali użytkowych, garaży i innych
substancji od najemców, 1 1 t
21) nadzór nad prawidłowością użytkowania mieszkań, lokali użytkowych, garaży
będących w administracji Zakładu,
22) prowadzenie wspólnie z działem technicznym i ADM-1,2 spraw zasiedlania
i zabezpieczania pustostanów,
23) współdziałanie z działem finansowo-ksiegowym w zakresie windykacji.
III. PION GŁOWNEGO KSIĘGOWEGO
1. Dział Finansowo-Księgowy.
Do zadań działu należy bieżąca rejestracja operacji gospodarczych w sposób prawidłowy,
kompleksowy i systematyczny przy zachowaniu następujących zasad:
1) zapewniona ma być kompetentność ujęcia wszystkich operacji gospodarczych
zarówno w porządku chronologicznym jak i systematycznym,
2) operacje gospodarcze należy ujmowaó wg, okresów sprawozdawczych, których
dotyczą,
1.1 W zakresie ksiggowości czynszowej - komórka czynszowa
1) księgowanie analityki opłat czynszowych na kontach najemców lokali
mieszkalnych, użytkowych i garaży za pomocą systemu komputerowego
„CZYNSZE”,
2) prowadzenie oczynszowania lokali i obliczanie wymiaru opłat za wodę, c.o.,
i inne usługi,
3) prowadzenie ewidencji posiadanego majątku trwałego (środków trwałych przychody, rozchody, likwidacje),
4) prowadzenie windykacji należności czynszowych i korespondencji w w/w
zakresie,
5) sporządzanie wszelkiej sprawozdawczości w zakresie komórki czynszowej,
15
1.2 W zakresie księgowości materiałowej
l) prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej magazynów za pomocą programu
komputerowego „SIGMA V.B. l .82 - Gospodarka materiałowa” ,
2) sporządzanie sprawozdań i informacji w zakresie gospodarki materiałowej.
1.3 W zakresie księgowości finansowej i kosztów
l) bieżąca ewidencja wszystkich operacji finansowych Zakładu za pomocą programu
komputerowego FK i zgodnie z Zakładowym Planem Kont,
2) sporządzanie sprawozdawczości i analiz finansowych Zakładu,
3) sporządzanie planów finansowych,
4) weryfikacja składników majątkowych,
5) comiesięczne uzgodnienie obrotów i sald z kontami syntetycznymi,
6) prowadzenie gospodarki kasowej.
1.4 W zakresie zagadnień ekonomicznych
1) sporządzanie planu finansowego Zakładu,
2) sporządzanie wycinkowych preliminarzy dla poszczególnych działalności (ADM),
3) wnioskowanie i rozliczanie dotacji budżetowej,
4) sporządzanie analiz rocznych i okresowych stosownie do potrzeb Zakładu,
5) sporządzanie sprawozdawczości wg. potrzeb Zakładu,
6) obliczanie rachunku ekonomicznego prowadzonych zadań przez Zakład,
7) sporządzanie wniosków kredytowych,
8) prowadzenie kontroli wewnętrznej na zlecenie Głównego Księgowego,
9) zabezpieczenie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przestrzeganie
przepisów bhp i ppoż.
1.5 W zakresie zagadnień płacowych i kadrowych
l) opracowywanie planów zatrudnienia i funduszu płac na okresy roczne
i wieloletnie z podziałem na grupy pracownicze i rodzaje działalności,
2) opracowywanie racjonalnych zasad wynagradzania, regulaminów premiowania
i nagradzania oraz zadań specjalnych,
3) spełnianie wiodącej roli W realizacji programu polityki płacowej Zakładu oraz
inicjowanie i podejmowanie nowych przedsięwzięć w tym zakresie,
4) kontrola prawidłowości zaszeregowania pracowników,
5) kontrola przestrzegania ustalonego poziomu i struktury zatrudnienia,
6) analiza wielkości zatrudnienia i stawek przysługujących w oparciu o wydajność
pracy,
7) prowadzenie rozliczeń z ZUS z tytułu składek,
16
8) prowadzenie rozliczeń podatkowych od wynagrodzeń pracowniczych,
9) sporządzanie listy płac,
10) kontrola dokumentów zródłowych dotyczących wynagrodzeń przekazywanych
przez komórki organizacyjne,
11) prowadzenia kart wynagrodzeń,
12) wystawianie zaświadczeń o wysokości wynagrodzeń pracowników,
1 3) obliczanie zasiłków chorobowych, rodzinnych, macierzyńskich,
wychowawczych, porodowych z tytułu urodzin dziecka i pogrzebu,
14) prowadzenie kart osobowych wynagrodzeń z tytułu zasiłków chorobowych,
macierzyńskich i opiekuńczych,
15) prowadzenie rejestru wynagrodzeń oraz informowanie o wykorzystaniu
przyznanego limitu wynagrodzeń na dany rok,
16) prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem i zwalnianiem
pracowników,
17) realizacja zakładowej polityki zatrudnieniowej we współdziałaniu z kadrą
kierowniczą komórek organizacyjnych Zakładu oraz Rejonowym Biurem Pracy,
18) nadzorowanie realizacji przepisów prawa pracy i prowadzenie działalności
informacyjnej z tego zakresu wśród załogi,
19) kontrola dyscypliny pracy przy współudziale kierowników komórek
organizacyjnych,
20) zapewnienie prawidłowego doboru pracowników i zatrudnienie zgodnie
z posiadanymi kwalifikacj ami,
21) prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia,
22) organizowanie wstępnych badań lekarskich nowo przyjmowanych pracowników,
23) przenoszenie do odpowiedniej pracy zgodnie z zaleceniami lekarskimi,
24) kompletowanie niezbędnych dokumentów do wniosków o emeryturę i rentę przedkładanie ich organowi rentowemu,
25) sprawdzenie dokumentacji płacowej pod względem personalnym, Z
26) sporządzanie sprawozdań i informacji z zakresu spraw zatrudnienia
i wystawiania wszelkich dokumentów kadrowych,
27) prowadzenie spraw socjalnych i bytowych pracowników Zakładu,
28) opiniuje i przygotowywuje zarządzenia, instrukcje i regulaminy,
29) koordynuje prace organizacyjne w zakresie spraw obsługi Dyrektora Zakładu,
30) koordynuje załatwienie skarg, wniosków i zażaleń kierowanych do Dyrektora
oraz organów prasowych na temat Zakładu,
17
ROZDZIAŁ IV
§10
ZASADY PODPISYWANIA PISM, DECYZJI I DOKUMENTOW
Do wyłącznej kompetencji Dyrektora należy prawo podpisu podejmowanych
rozstrzygnięć obejmujące:
1. zarządzenia, regulaminy wewnętrzne;
2. pisma związane z reprezentowaniem Zakładu na zewnątrz;
3. pisma zawierające oświadczenia Woli W zakresie zarządu mieniem Gminy;
4. odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące pracowników;
5. pełnomocnictwa i upoważnienia do działania W jego imieniu;
6. pisma zawierające oświadczenia woli Zakładu jako pracodawcy.
Zastępca Dyrektora i Główna Księgowa, są uprawnieni do:
1. podpisywania pism i dokumentów w zakresie zadań wynikających z podziału zadań,
kompetencji i nadzoru nie zastrzezone do podpisu Dyrektora;
2. podpisywania pism i dokumentów W zakresie udzielonego im upoważnienia;
3. Wstępnej aprobaty pism zastrzeżonych do wyłącznej kompetencji Dyrektora,a związanych
z zakresem zadań wykonywanych przez podległe im komórki funkcjonalne.
Kierownicy komórek organizacyjnych:
1. podpisują pisma i dokumenty związane z zakresem działania podległej komórki, nie
zastrzeżone do podpisu Dyrektora;
2. podpisują pisma w sprawach, do załatwienia których zostali upoważnieni przez
Prezydenta;
3. określają rodzaje pism, do podpisywania których upoważnieni są ich pracownicy.
Pracownicy przygotowujący projekty pism, parafują je swoim podpisem, umieszczonym
w informacji o dokumencie (tzw. stopce).
§10
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia do regulaminu wprowadzone będą aneksem.
DYREKTOR
/-/ Piotr Bidziński