pobierz - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku

POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Polityki Społecznej
PS-II.431.2.20.2014
PROTOKÓŁ
z kontroli problemowej przeprowadzonej
w Salezjańskiej Fundacji „ZWIASTOWANIE” w Rumi
dotycząca wykorzystania przez organizacje pozarządowe środków
budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki
w Gdańsku w na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej
w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego
na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej –
Edycja 2013.
Kontrola przeprowadzona zgodnie z planem kontroli na rok 2014
2
I.
Zasady i warunki organizacji kontroli
Działając na podstawie art. 28 ustawy z dnia
23 stycznia 2009 r.
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206
o wojewodzie
z późn. zm.), art. 17
ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
(jt. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536
z późn. zm.), w związku z art. 25 ust. 1 i ust. 5
ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej ( j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182
z późń. zm.), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej
z dnia 23 marca 2005 r.
w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.)
oraz umów zawartych w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego –
edycja 2013 r., przeprowadzona została kontrola problemowa w Salezjańskiej Fundacji
„ZWIASTOWANIE” w Rumi obejmująca wykorzystanie w 2013 r. środków
budżetowych
przekazanych
na realizację zadań
przez
Pomorski
Urząd
z zakresu pomocy społecznej.
Wojewódzki
w
Gdańsku
Kontrolę przeprowadzono
w siedzibie Fundacji – Rumia, ul. Dąbrowskiego 26, gdzie znajduje się Placówka
Opiekuńczo-Wychowawcza „Nasz Dom” (tutaj realizowana była część wspartego dotacją
Wojewody Pomorskiego zadania) oraz w dwóch Placówkach Wsparcia Dziennego „Nasz
Dom” w Rumi i Koleczkowie (gm. Szemud). Zwizytowano również Salezjańskie Centrum
Młodzieży w Kniewie k. Wejherowa – kompleks, w którym mieści się Gimnazjum Męskie
(dla młodzieży sprawiającej problemy wychowawcze), internat i pracownie wykorzystywane
również na potrzeby placówki wsparcia dziennego.
Celem kontroli była ocena realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej przez
Salezjańską Fundację „ZWIASTOWANIE” w Rumi na podstawie umowy
zawartej
w 2013 r. z Wojewodą Pomorskim.
Przedmiotem badania kontrolnego w szczególności było ustalenie:
- merytorycznej poprawności realizacji zadania,
- warunków realizacji zadania,
- prawidłowości gospodarowania środkami dotacyjnymi w zakresie zgodności realizowanego
zadania z zapisami umowy zawartej z Wojewodą ( w tym zachowanie określonego
w umowie poziomu udziału dotacji z budżetu Wojewody w całości kosztów zadania),
- prawidłowości ewidencji wydatkowanych środków dotacyjnych,
- efektów zrealizowanego projektu.
3
Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie:
ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182
z późń. zm.),
ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.),
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r.
w sprawie ramowego wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji
zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U.
z 2011 r. Nr 6, poz. 25),
ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 885
z późn. zm.),
ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn.
zm.)
Umowa
dotacyjna Nr 36/OW z dnia 17 czerwca 2013 r., zawarta pomiędzy
Wojewodą Pomorskim reprezentowanym przez Krystynę Kobylińską –
Zastępcę
Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkie
a
Salezjańską Fundacją „ZWIASTOWANIE” w Rumi reprezentowaną przez Ks. Marka
Barańskiego – Prezesa Fundacji i Joannę Mufel – Skarbnika Fundacji.
Kontrolę przeprowadziły w dniu 21 listopada 2014 r.:
- Małgorzata Szady – starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 322/2014
(PS-I.0030.322.2014) z dnia 14 listopada 2014r.,
- Ewa Szczypior
-
starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 323/2014
(PS-I.0030.323.2014) z dnia 14 listopada 2014r.
W toku kontroli wyjaśnień udzielali:
- Ks. Marek Barański – Prezes Fundacji,
- Joanna Mufel – Skarbnik Fundacji,
- Ewa Jabłońska – Księgowa Fundacji
4
II.
Ustalenia kontrolne:
W 2013 r. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku przekazał
Salezjańskiej Fundacji
„ZWIASTOWANIE” w Rumi w wyniku rozstrzygnięć Otwartego Konkursu Ofert Wojewody
Pomorskiego
na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej dotację
w kwocie 9 000 zł na realizację programu:
„Salezjańskie Grupy Wsparcia Dziennego jako sposób na integralny rozwój
dzieci i młodzieży”– zgodnie z umową Nr 36/OW z dnia 17 czerwca 2013r.
Celem tego zadania było stworzenie interesującej, a zarazem edukująco-korygującej oferty
zajęć pozalekcyjnych dla dzieci i młodzieży z rodzin dysfunkcyjnych, dotkniętych problemem
ubóstwa, uzależnienia, długotrwałego bezrobocia, niewydolności wychowawczej. Zadanie to
realizowane było
na bazie placówek: Placówka Wsparcia Dziennego „Nasz Dom”
Salezjanie Księdza Bosko w Rumi, Placówka Opiekuńczo-Wychowawcza „Nasz Dom”
Salezjanie Księdza Bosko w Rumi
oraz Placówka Wsparcia Dziennego „Nazaret”
Salezjanie Księdza Bosko w Koleczkowie. Dwa pierwsze ośrodki służyły podopiecznym
z Miasta Rumia,
a ostatni obejmował wsparciem dzieci i młodzież z gminy Szemud.
Placówka Wsparcia Dziennego „Nasz Dom”
w Rumi mieści się w pomieszczeniach
należących do Parafii Rzymsko-Katolickiej NMP Wspomożenia Wiernych w Rumi, która
bezpłatnie użyczyła je Salezjańskiej Fundacji „Zwiastowanie” - kserokopia umowy użyczenia
stanowi materiał dowodowy kontroli (zał. Nr 1). Na mocy tej umowy, na potrzeby placówki
wsparcia dziennego udostępnione zostały 2 pomieszczenia (wyposażone w niezbędny sprzęt
i meble do prowadzenia zajęć) oraz umożliwiono korzystanie z zaplecza socjalnego (aneks
kuchenny) i pomieszczeń rekreacyjno-sportowych. Do dyspozycji podopiecznych ośrodka
dziennego są też niektóre pomieszczenia (sala komputerowa z 3 stanowiskami i urządzeniem
X-box) placówki opiekuńczo-wychowawczej (całodobowej), której budynek usytuowany jest
obok Parafii. Działalność ośrodka wsparcia dziennego reguluje opracowany przez Fundację
Statut i Regulamin Organizacyjny, których kserokopie stanowią materiał dowodowy kontroli
(zał. Nr 2 i 3). Placówka ta wspiera swych podopiecznych od 1994r. Jej funkcjonowanie
dofinansowuje Gmina Miejska Rumia. Ostatnią 3 letnią umowę na realizację tego zadania
Fundacja zawarła z Miastem Rumia w 2012 r. - jej kserokopia stanowi materiał dowodowy
kontroli (zał. Nr 4). Wsparciem Ośrodka w 2013 r. objętych było 15 podopiecznych. Kadrę
placówki stanowił profesjonalny zespół składający się z wychowawcy-koordynatora,
wychowawcy (pracownik socjalny), psychologa, kucharza, zaopatrzeniowca.
5
Placówka w Koleczkowie dla podopiecznych z gminy Szemud mieściła się w kontenerze
mieszkalnym usytuowanym na terenie należącym do szkoły podstawowej w Koleczkowie.
Kontener ten jest własnością Fundacji. Jest to lokal o powierzchni 64 m², wyposażony we
wszystkie media, ogrzewany, z toaletą, aneksem kuchennym i pomieszczeniami do zajęć.
Usytuowanie kontenera ( w miejscu ogrodzonym, obok szkoły) zapewniało bezpieczeństwo
uczestnikom tego ośrodka wsparcia.
Działania świetlicowe prowadziła tutaj jedna osoba –
wychowawca–koordynator. Z zajęć ośrodka korzystało w 2013 r. 15 podopiecznych. Obecnie
funkcjonowanie tej placówki (od września br.) zostało zawieszone ze względu na rezygnację
osoby prowadzącej. Jeśli Fundacji uda się pozyskać osobę z odpowiednim wykształceniem
i przygotowaniem, która będzie chciała poprowadzić ten ośrodek – jego działalność zostanie
wznowiona, gdyż potrzeby w tym zakresie i na tym terenie są duże.
Działania obu placówek skierowane były przede wszystkim na realizację zadań edukacyjno –
wychowawczych. Zajęcia prowadzone były w okresie całego roku szkolnego (5 dni
w tygodniu od poniedziałku do piątku, po 4 godziny dziennie – popołudniami) oraz w czasie
jednego tygodnia ferii i jednego miesiąca wakacji. Program był tak skonstruowany tak, aby
odkrywać i rozwijać zasoby młodych, przeciwdziałać dalszym zaniedbaniom rozwojowym
oraz kompensować już zaistniałe braki. Prowadzone były zatem różnorodne zajęcia
warsztatowe: plastyczne, taneczne, teatralne, muzyczne, kulinarne, techniczne, komputerowe.
Dopełnieniem były zajęcia dydaktyczne, czyli codzienna pomoc w nauce prowadzone przez
wychowawców i wolontariuszy. Ważnym elementem była też socjoterapia prowadzona
systematycznie raz w tygodniu wg rocznego programu, W sytuacjach tego wymagających
proponowane były też indywidualne konsultacje z pracownikiem socjalnym oraz wsparcie
psychologiczne świadczone zarówno dzieciom jak i rodzicom. Podopieczni podczas swego
pobytu w placówkach otrzymywali również gorący posiłek (realizacja potrzeb fizycznych).
Zadanie, które zostało wsparte w 2013 r. dotacją Wojewody Pomorskiego
poszerzyło
i wzbogaciło ofertę zajęć obu placówek (poprzez doposażenie pracowni, organizację zajęć
plenerowych) oraz umożliwiło podopiecznym ich rodzicom udział w wyjeździe
edukacyjno-wypoczynkowym do Krakowa i Częstochowy (50 uczestników).
Kontrolujący zwizytowali
Fundację
również
najnowszą placówkę prowadzoną przez Salezjańską
„ZWIASTOWANIE” w Rumi jaką jest Salezjańskie Centrum Młodzieży
w Kniewie k. Wejherowa. Jest to
nowoczesny kompleks, w którym mieści się szkoła
dla młodzieży męskiej na poziomie gimnazjalnym z preorientacją zawodową. Uczą się w niej
chłopcy przejawiający różnorodne problemy wychowawcze z terenów gmin
powiatu
wejherowskiego oraz z Gdyni. W obiekcie tym mieści się również internat oraz pracownie:
6
gastronomiczna, grawerstwo laserowe, garncarska, renowacja mebli, elektro-techniczna.
Zajęcia na tych warsztatach mają przygotowywać wychowanków do podjęcia w przyszłości
decyzji o wyborze odpowiedniej szkoły zawodowej.
Pracownie
popołudniowych wykorzystywane były i są na potrzeby
w Rumi (podopieczni byli dowożeni do Kniewa).
warsztatach umożliwiały jego uczestnikom nabycie
umiejętności. Władze Fundacji planują
te w godzinach
placówki wsparcia dziennego
Zajęcia przeprowadzane w tych
praktycznych i użytecznych
poszerzenie tej oferty zajęć pozaszkolnych
(w ramach odrębnej placówki wsparcia dziennego) dla dzieci i młodzieży z rodzin
dysfunkcyjnych z terenu gmin powiatu wejherowskiego. Kontrolujący uznali iż, tak
przygotowane i wyposażone pomieszczenia mogą dobrze służyć temu celowi.
Na podstawie udostępnionych w trakcie kontroli dokumentów finansowych sprawdzono
celowość wykorzystania przekazanej w 2013 r. przez Pomorski Urząd Wojewódzki dotacji
i stwierdzono, że środki zostały wydatkowane zgodnie z preliminarzem wydatków,
stanowiącym załącznik do zawartej umowy. Całkowity koszt
realizacji tego projektu
wyniósł ogółem 52 859,01 zł. Na sumę tę składają się środki otrzymane PUW Gdańsk
(9 000 zł – co stanowi 17,03%), środki finansowe własne (11 104,53 zł – co stanowi
21,01%), środki finansowe pozyskane z innych źródeł publicznych- Gmina Miejska Rumia
(27 504,48 zł – co stanowi 52,03%) oraz wyceniony wkład osobowy (5 250 zł – co stanowi
9,93%). Stwierdzono, iż Fundacja
nie przekroczyła określonego w umowie
procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach zrealizowanego zadania.
Szczegółowej kontroli poddane zostały wszystkie rachunki, które dotyczyły rozliczenia
zadania (zgodnie z zestawieniem zamieszczonym w sprawozdaniu z wykonania zadania).
Stwierdzono, iż wszystkie
te dokumenty gromadzone są w sposób uporządkowany
i zawierają wszystkie niezbędne adnotacje, podpisy i pieczęcie. Księgowość prowadzona
jest
elektronicznie (legalne oprogramowanie: system LEFT HAND) przez Księgową
Stowarzyszenia w sposób umożliwiający identyfikację środków finansowych pochodzących
z dotacji (osobne konto).
Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli:
1. Realizowany w 2013 r. przez Salezjańską Fundację „ZWIASTOWANIE” w Rumi projekt
przy wsparciu finansowym Wojewody Pomorskiego przyniósł wymierne efekty:
7
- zapewniono dzieciom i młodzieży pochodzących z rodzin dysfunkcyjnych z trenu Miasta
Rumi i gminy Szemud interesującą ofertę zajęć pozalekcyjnych wraz z programem wsparcia
pedagogicznego i terapeutycznego,
- zorganizowano
podopiecznym
obu placówek
wsparcia dziennego i ich rodzicom
kilkudniowy wyjazd rekreacyjno-edukacyjny do Krakowa oraz Częstochowy, który oprócz
waloru poznawczego korzystnie wpłynął na wzajemne relacje wszystkich jego uczestników,
- zakup dodatkowego wyposażenia do zajęć ( w tym realizowanych w pracowniach
nowoutworzonego Salezjańskiego Centrum Młodzieży w Kniewie)
znacząco poszerzył
i uatrakcyjnił formułę zajęć pozalekcyjnych w ośrodkach wsparcia dziennego prowadzonych
przez Fundację.
2. Sposób realizacji projektu, w tym gospodarowanie środkami finansowymi uzyskanymi
z dotacji i prowadzenie dokumentacji finansowo – księgowej, nie budzi zastrzeżeń.
*
*
*
Na tym protokół z kontroli zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących
egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla kontrolowanej jednostki.
Kierownikowi (Prezesowi Stowarzyszenia)
kontrolowanej jednostki zgodnie
z § 16
Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru
i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przysługuje prawo
zgłoszenia do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Gdańsku u w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu pisemnych uwag
co do zawartych w nim ustaleń.
Gdańsk, dnia 16 grudnia 2014 r.
Jednostka kontrolowana:
Kontrolujący:
Salezjańska Fundacja
„ZWIASTOWANIE”
Starszy Inspektor Wojewódzki
84-230 Rumia, ul. Dąbrowskiego 26
/-/ Małgorzata Szady
PREZES
/-/ Ks. Marek Barański sdb
Starszy Inspektor Wojewódzki
/-/ Ewa Szczypior
SKARBNIK
/-/ Joanna Mufel