Zarządzenie Nr 103/USC/2015 Burmistrza Skarszew z dnia 8

Zarządzenie Nr 103/USC/2015
Burmistrza Skarszew
z dnia 8 czerwca 2015 roku
w sprawie ewidencji i kontroli obrotu drukami ścisłego zarachowania wykorzystywanymi
na potrzeby urzędu stanu cywilnego oraz powołania Komisji do spraw brakowania druków
ścisłego zarachowania wykorzystywanych na potrzeby Urzędu Stanu Cywilnego w Skarszewach
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym (Dz.U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.) w związku z wejściem w Ŝycie z dniem
1 marca 2015 r. ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U.
z 2014 r., poz. 1741 z późn. zm.)
w celu ujednolicenia gospodarki drukami ścisłego zarachowania wykorzystywanymi na
potrzeby urzędu stanu cywilnego zarządza się, co następuje:
§1
Określa się zasady ewidencjonowania, przechowywania oraz brakowania druków ścisłego
zarachowania wykorzystywanych na potrzeby urzędu stanu cywilnego, zwanych dalej
„drukami ścisłego zarachowania”.
§2
1. Drukami ścisłego zarachowania są formularze, w zakresie których obowiązuje specjalna
ewidencja oraz wskazana jest wzmoŜona kontrola.
2. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się na podstawie dowodów wydania
formularzy dla Urzędu Stanu Cywilnego w Skarszewach wystawionych przez Pomorski
Urząd Wojewódzki w Gdańsku Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców.
3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się 2 rodzaje formularzy:
a) druk odpisu, w tym:
- odpis zupełny aktu urodzenia,
- odpis zupełny aktu małŜeństwa,
- odpis zupełny aktu zgonu,
- odpis zupełny zgonu osoby o nieustalonej toŜsamości,
- odpis skrócony aktu urodzenia,
- odpis skrócony aktu urodzenia dziecka, które urodziło się martwe,
- odpis skrócony aktu małŜeństwa,
- odpis skrócony aktu zgonu,
b) druk zaświadczenia, w tym:
- zaświadczenie stwierdzające, Ŝe zgodnie z prawem polskim moŜna zawrzeć małŜeństwo,
- zaświadczenie o stanie cywilnym.
4. Przyjęcie druków ścisłego zarachowania następuje niezwłocznie po przekazaniu przez
osobę upowaŜnioną do ich odbioru.
§3
Druki ścisłego zarachowania naleŜy przechowywać w zamkniętym pomieszczeniu,
w odpowiednio zabezpieczonej szafie, najlepiej metalowej, tak aby uniemoŜliwić samowolne
pobieranie druków przez osoby trzecie. Powinny znajdować się w niej wyłącznie druki
będące w obiegu (przeznaczone do uŜytkowania) i zaewidencjonowane w księgach druków
ścisłego zarachowania. Miejsce naleŜy zabezpieczyć przed kradzieŜą i zniszczeniem.
Pracownicy zobowiązani są do szczególnej pieczy nad drukami zarówno przed, jak i po
wystawieniu dokumentu a przed odbiorem przez stronę.
§4
1. W przypadku zaginięcia (zagubienia, kradzieŜy) druków ścisłego zarachowania
niezwłocznie przeprowadza się inwentaryzację druków i ustala się:
- liczbę zaginionych druków,
- dokładne cechy zaginionych druków: nazwę druku, serię i numer,
- datę zaginięcia,
- okoliczności zaginięcia,
- miejsce zaginięcia.
2. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków naleŜy sporządzić protokół zaginięcia.
3. W uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie popełnienia przestępstwa, naleŜy
zawiadomić kierownika jednostki i policję.
§5
1. W przypadku uszkodzonych, błędnie wypełnionych, nie odebranych druków ścisłego
zarachowania naleŜy sporządzić wykaz do brakowania w tabeli excel, który przechowuje
się w aktach dotyczących gospodarowania drukami ścisłego zarachowania.
2. Uszkodzony, błędnie wypełniony, nie odebrany druk ścisłego zarachowania naleŜy
anulować poprzez przekreślenie go i umieszczenie adnotacji „ANULOWANO” wraz
z datą i podpisem osoby dokonującej tej czynności.
§6
1. Brakowanie druków ścisłego zarachowania wykorzystywanych na potrzeby urzędu stanu
cywilnego następuje komisyjnie.
2. W skład Komisji do spraw brakowania dokumentów ścisłego zarachowania, zwaną dalej
„Komisją”, powołuje się następujące osoby:
1) Krystyna Lutka - Przewodniczący
2) Katarzyna Woźny - Członek
3) Mariola Brzoskowska – Członek
4) Ewa Spierewka - Członek
3. Komisja dokonuje brakowania druków ścisłego zarachowania poprzez pocięcie
w niszczarce.
4. Komisja po zakończeniu prac sporządza protokół brakowania druków ścisłego
zarachowania w 2 egzemplarzach. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do Zarządzenia.
5. Komisja przystępuje do procesu brakowania druków ścisłego zarachowania, nie rzadziej
niŜ jeden raz na kwartał.
§7
Gospodarka drukami ścisłego zarachowania wykorzystywanymi na potrzeby urzędu stanu
cywilnego winna być poddana kontroli, nie rzadziej niŜ raz w ciągu roku.
§8
Druki ścisłego zarachowania, dowody wydania i protokoły brakowania oraz wszelką
dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania wykorzystywanymi na
potrzeby urzędu stanu cywilnego naleŜy przechowywać przez okres 5 lat.
§9
Wykonanie
zarządzenia
powierza
się
Kierownikowi
Urzędu
Stanu
Cywilnego
w Skarszewach.
§ 10
Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania.
Burmistrz
JACEK PAULI
Urząd Miejski w Skarszewach
83-250 Skarszewy, Pl.Gen.J.Hallera 18
tel. 058 588 22 01, fax 058 588 26 51
e-mail: [email protected], [email protected]
www.skarszewy
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 103 /USC/2015
Burmistrza Skarszew
z dnia 8 czerwca 2015 r.
Protokół zniszczenia
druków ścisłego zarachowania
sporządzony w…………..................................w dniu ………………………....
1. Brakowanie druków ścisłego zarachowania przeprowadzono przy udziale Komisji do spraw
brakowania druków ścisłego zarachowania, powołanej przez wójta /burmistrza/ prezydenta
zarządzeniem z dnia ............. nr....................... ., w składzie:
1) Krystyna Lutka - Przewodniczący Komisji
2) Katarzyna Woźny – Członek Komisji
3) Mariola Brzoskowska – Członek Komisji
4) Ewa Spierewka – Członek Komisji
2. Brakowanie przeprowadzono w obecności osób (proszę podać charakter ich udziału):
1) ..........................................................................................................................................
2) ..........................................................................................................................................
3. Wykaz wybrakowanych druków ścisłego zarachowania zawierający informację o rodzaju, serii i
numerach druków oraz ich liczbie stanowi załącznik do protokołu.
4. Czynność zniszczenia formularzy do wydania dowodu osobistego została zrealizowana
w dniu: .................................... przez..........................................................................................
Podpisy członków komisji do spraw brakowania
1) ..............................................................................
2)...............................................................................
3) .............................................................................
4) ............................................................................
Podpisy innych osób obecnych przy brakowaniu
1)............................................................................
2) ..........................................................................