Wstępne RFP

Zapytanie Ofertowe dotyczące
Wdrożenia narzędzia informatycznego
wspierającego procesy zarządzania rozwojem
pracowników - etap II (talenty, sukcesje)
w PKN ORLEN S.A.
nr ref: 10248555
Płock, 25.09.2012
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku
Ul. Chemików 7; 09-411Płock, Polska
wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod
numerem: 0000028860 NIP: 774-00-01-454, kapitał zakładowy / kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł
1. INFORMACJE DOTYCZĄCE PKN ORLEN S.A.
PKN ORLEN S.A. jest wiodącą grupą paliwową w Polsce i w regionie Europy Środkowej.
Obejmuje aktywa produkcyjne i sieci dystrybucyjne produktów w Polsce, Czechach, na Litwie
i w Niemczech. Oprócz zakładów produkcyjnych i struktur dystrybucyjnych, Grupa
Kapitałowa ORLEN obejmuje kilkadziesiąt spółek realizujących działalność pomocniczą
powiązaną z podstawowym przedmiotem działalności PKN ORLEN S.A. oraz świadczących
specjalistyczne usługi dla klientów spoza Grupy Kapitałowej ORLEN.
2. PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO
PKN ORLEN S.A. planuje uruchomienie projektu, którego celem jest wdrożenie systemu
informatycznego wspierającego procesy zarządzania rozwojem pracowników. Docelowo
platforma integrująca procesy rozwoju definiowana jest jako „miejsce”, w którym skupione
zostaną możliwości zarządzania informacją rozwojową z perspektywy roli pracownika,
przełożonego oraz administratorów HR. Każdy z procesów HR-owych, ujętych w platformie
jest odrębnym programem rozwojowym, aczkolwiek wszystkie są ze sobą ściśle powiązane
biznesowo i metodologicznie. Ważnym elementem jest integrowanie wszystkich informacji
(budowa wspólnej bazy danych) dla wszystkich projektów HR – szkoleń, projektów
rozwojowych oraz matrycę ścieżek karier. Ponadto narzędzie musi być zintegrowane ze
słownikami Modelu Kompetencji oraz z aplikacją oceny rocznej. Ponadto platforma powinna
także mieć możliwość komunikowania się i zaciągania danych kadrowych w ramach modułu
SAP HR (m.in. dane osobowe, dane dot. historii zatrudnienia, wykształcenie, kwalifikacje,
system premiowy w zakresie niezbędnym dla realizacji programów).
Docelowo platforma powinna umożliwiać planowanie ścieżek rozwoju pracownika z
uwzględnieniem m.in. procesów zarządzania talentami, planowania sukcesji pracowników,
planowania i monitorowania udziału w programach rozwojowych. Platforma powinna
zabezpieczać dane osobowe na wymaganym, wysokim poziomie.
Obecnie wdrożono Etap I czyli przygotowanie i wizualizację matrycy ścieżek karier. System
przedstawia matrycę, która ujmuje możliwe przemieszczenia między rolami organizacyjnymi
oraz obszarami zadaniowymi występującymi w ramach poszczególnych ról. Punktem wyjścia
do zobrazowania ścieżek karier jest struktura Modelu kompetencji PKN ORLEN S.A. Model
Kompetencji grupuje występujące w Spółce stanowiska w 7 rodzin stanowisk, spójnych pod
kątem charakteru pracy. Natomiast szczegółowy zakres zadań wykonywanych na
2
stanowisku odzwierciedla obszar zadaniowy (opis zadań, profilu pracy wykonywanej na
stanowisku), z którego wynika obszar funkcyjny. Na bazie połączenia umiejscowienia
stanowiska w Rodzinie stanowisk oraz obszaru funkcyjnego powstaje rola organizacyjna,
która przypisana jest do każdego pracownika (stanowiska). Przypisana rola organizacyjna
determinuje profil kompetencyjny, na bazie którego dokonywana jest ocena roczna. Każda
rola organizacyjna (obszar zadaniowy w roli organizacyjnej) ma przypisaną Kartę rozwoju, w
której znajdują się informacje między innymi nt. wymogów formalnych, kompetencyjnych,
wiedzy specjalistycznej i uprawnień. Matryca jest narzędziem samodzielnym, funkcjonującym
w Intranecie, dostępnym dla wszystkich pracowników.
W zakresie etapu II wdrożone zostaną rozwiązania IT wspierające następujące procesy:
1) w zakresie programu zarządzania talentami;
2) w zakresie programu sukcesji;
3) w zakresie następstw stanowiskowych;
Kolejnym, III Etapem, będzie zintegrowanie procesów rozwoju w jednym miejscu (stworzenie
pulpitu rozwoju).
Programy takie jak: sukcesja, następstwa stanowiskowe czy zarządzanie talentami służą
budowie bazy osób gotowych do objęcia określonych stanowisk czy ról organizacyjnych.
Każdy z programów jest realizowany oddzielnie. Szczegółowe rozwiązania w zakresie
realizacji poszczególnych programów koncentrują się wokół oceny potencjału, oceny
osiągnięć i weryfikacji pod kątem przyjętych kryteriów wejścia do programu. W zakresie
wszystkich programów definiowane są działania rozwojowe konieczne do realizacji.
Działania rozwojowe dedykowane uczestnikom programów mogą być różne, m.in. projekty
centralne, wykłady, kursy, szkolenia, warsztaty umiejętności, coaching grupowy, coaching
indywidualny, mentoring, udział w projektach, rotacje stanowiskowe czy realizacja „zadań
specjalnych” (rozwój umiejętności poprzez celowe delegowanie określonych zadań i celów).
Wszystkie zaplanowane działania rozwojowe są monitorowane przez bezpośrednich
przełożonych, mentorów (program następstw i zarządzanie talentami), czy też tylko przez
wskazane osoby (sukcesja). Każdy z programów ma swoją zdefiniowaną mapę procesu,
obrazującą
poszczególne
etapy
procesów,
ścieżkę
obiegu
dokumentów
oraz
odpowiedzialności poszczególnych uczestników programów.
Założenia dotyczące funkcjonalności
Platforma powinna umożliwiać monitorowanie postępu udziału pracowników w programach
rozwojowych realizowanych w Spółce. Monitoring postępów powinien polegać m.in. na:
3
ewidencji informacji o uczestniczeniu pracownika w określonym projekcie, o terminach,
programie, ocenie projektu / programu przez pracownika, o zadaniach wdrożeniowych,
informacjach od przełożonego na temat postępów podwładnego w zakresie rozwoju
określonych kompetencji. W zależności od roli użytkownika przypisane zostaną różne
funkcjonalności.
System powinien umożliwiać zarządzanie procesami rozwoju Talentów, programem sukcesji
i następstw stanowiskowych (monitoring postępów uczestników programu, rankingi
kandydatów etc.) – poszczególne moduły / aplikacje korzystałyby z danych kadrowych,
wyników oceny, historii szkoleń, matrycy ścieżek, uczestnictwa w programach rozwojowych
(dane wprowadzone o programie, zapisy do projektu, np. ocena przełożonego w kontekście
postępów w pracy, wdrażania rozwiązań, może np. forum wymiany doświadczeń między
uczestnikami projektu) itp. Ważne jest zbudowanie możliwości komunikacji z uczestnikami
procesów w ramach poszczególnych programów.
Narzędzie powinno mieć możliwość łatwego przygotowywania raportów w zakresie historii
szkoleń dla pracownika, komórki, grupy pracowników, planów rozwojowych z oceny rocznej
oraz innych programów, przyrównywania do profilu kompetencji (dowolnie wskazanego) oraz
przygotowywania rankingów w zakresie dopasowania do danej kompetencji/profilu/roli
zgodnie z wybranymi wskaźnikami.
Konieczne będzie przygotowanie ról dla poszczególnych użytkowników systemu (budowa
systemów powinna wykorzystywać różne funkcjonalności w zależności od poszczególnych
profili użytkowników):
• pracownika (np. możliwość przeglądu swojego postępu/udziału w programach
rozwojowych; przegląd oceny, szkoleń, matrycy ścieżek; planowanie ścieżki kariery)
• przełożonego (np. planowanie ścieżki rozwoju dla pracowników, zgłaszanie
pracownika do udziału w projektach, przegląd / ocena postępu w programach
rozwojowych, raporty w powyższych zakresach)
• pracowników
obszaru
kadr
(administratorzy
merytoryczni)
–
tworzenie,
przeglądanie, raportowanie (np. administrowanie danymi w matrycy ścieżek,
planowanie sukcesji, przegląd wyników oceny, udziału w projektach rozwojowych)
Szczegółowe rozwiązania w zakresie funkcjonalności dostosowane będą do szczegółów
realizacji każdego z procesów HR-owych.
Kluczowe oczekiwania merytoryczne w stosunku do proponowanego narzędzia
informatycznego:
1. Program sukcesji obejmuje:
4
a. Identyfikację stanowisk sukcesyjnych w PKN ORLEN S.A.
b. identyfikacja sukcesorów w PKN ORLEN S.A. zgodnie z kryteriami wyboru
sukcesorów
c. rozwój sukcesorów - przygotowanie planów rozwoju oraz monitorowania
podejmowanych działań rozwojowych
d. monitorowanie ryzyka odejść pracowników zajmujących stanowiska sukcesyjne
2. Program zarządzania talentami (ORLEN EKSTRAKLASA) obejmuje:
a. rekrutacja kandydatów do Programu oraz selekcja kandydatów (proces kilku
etapowy)
b. wybór mentorów dla Talentów
c. tworzenie indywidualnych planów rozwoju
d. monitorowanie realizacji planów rozwojowych
3. Program następstw stanowiskowych obejmuje:
a. identyfikacja stanowisk do programu następstw (zgodnie z kryteriami wyboru)
b. zdefiniowanie szczegółowego profilu stanowiska
c. rekrutacja kandydatów do programu
d. planowanie rozwoju dla pracowników zakwalifikowanych do programu
e. monitorowanie postępów pracownika
Powyżej opisane programy powinny być elastycznie skonfigurowane, aby umożliwiały
wnoszenia zmian. Ponadto programy powinny uwzględniać komunikację pomiędzy spółkami
Grupy Kapitałowej.
PKN ORLEN zastrzega sobie prawo do realizacji poszczególnych etapów projektu
oddzielnie, w różnym czasie i/lub z różnymi dostawcami.
Kluczowe oczekiwania w stosunku do architektury technicznej proponowanego narzędzia
informatycznego:
Oczekuje się, że rozwiązanie zostanie zbudowane jako komponent całościowego
rozwiązania HR wdrożonego w PKN ORLEN. Architektura systemu HR oparta jest na
rozwiązaniu SAP HR (wersja 6.04), dodatkowych komponentach przygotowanych jako
dedykowane rozszerzenia SAP HR dla PKN ORLEN S.A. oraz zintegrowanym z nim portalu
SAP Portal (wersja 7.00 SP21).
4. WYMAGANIA DOTYCZĄCE UCZESTNICTWA W PROCESIE
5
Niniejszy dokument stanowi jedynie wstępne zaproszenie do złożenia Ofert w procesie
zakupowym. Dostawcy chcący otrzymać pełną treść Zapytania Ofertowego a co za tym idzie
złożyć Ofertę w przedmiotowym procesie powinny przesłać do dnia 01.10.2012, godzina
12:00 jedną referencję/potwierdzenie dotyczące wdrożenia w okresie ostatnich 3 lat
rozwiązania dotyczącego obsługi procesów rozwojowych pracowników w oparciu o system
SAP HR z warstwą prezentacyjną na WWW.
Dokumenty o których mowa powyżej powinny zostać przesłane w formie elektronicznej na
adres: [email protected]. Wymagana forma odpowiedzi to dokument w formacie
DOC lub PDF.
UWAGA: Maksymalny rozmiar jednego pliku nie może przekraczać 10MB. Wiadomości o
większym rozmiarze zostaną odrzucone przez system pocztowy PKN ORLEN S.A.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości prosimy o kontakt z:
Krzysztof Frymark
Zespół Zakupów dla Sieci Detalicznej oraz IT
Obszar Zakupów
PKN ORLEN S.A.
ul. Chemików 7, 09-411 Płock
tel. +48 24 256 77 22
6