Wykaz dokumentów do kontroli

Wykaz przykładowych dokumentów, które zobowiązany będzie
przedstawić Beneficjent w trakcie kontroli na miejscu projektu
realizowanego w ramach PO KL
Uwaga: poniższe zestawienie ma charakter uniwersalny, zakres pożądanych dokumentów /
informacji jest uzależniony od formy prawnej jednostki oraz założeń projektu.
1. Prawidłowość rozliczeń finansowych
¾ Oryginały dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, m. in. faktury, rachunki,
listy płac.
Dokumenty powinny być opisane czytelnie oraz zgodnie z Zasadami finansowania PO
KL i opisem faktury rekomendowanym przez IP.
¾ Dokumentacja potwierdzająca prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu
(Zasady/Polityka Rachunkowości, Plan kont/Wykaz kont do ewidencji projektu, itp.);
¾ Dokumenty związane z założeniem wyodrębnionego rachunku bankowego na potrzeby
realizacji projektu (umowa z bankiem);
¾ Historia rachunku bankowego/wyciągi bankowe/raporty kasowe za kontrolowany okres;
¾ Księga inwentarzowa/ewidencja środków trwałych jednostki w przypadku zakupienia
sprzętu w ramach cross-financingu;
¾ Dokumenty potwierdzające kwalifikowalność podatku VAT (np. dokument rejestrowy
jednostki określający status podatnika VAT, rejestr VAT)
2. Kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu
¾ Dokumentacja dotycząca wyboru osób wchodzących w skład personelu projektu
(Regulamin naboru, Ogłoszenia o naborze, Protokół przeprowadzenia postępowania
rekrutacyjnego, Uchwały/Zarządzenia powołujące zespół projektowy, itp.);
[Wybór powinien być przeprowadzony zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie];
¾ Oświadczenia personelu dotyczące zaangażowania w inne projekty w ramach NSRO,
oraz zatrudnienia w instytucji uczestniczącej w realizacji PO KL;
¾ Ewidencja godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów - w przypadku
zatrudniania osób na podstawie więcej niż jednej umowy cywilnoprawnej w ramach
projektu lub zatrudniania osoby, która wykonuje zadania w więcej niż jednym projekcie;
1 ¾ W przypadku zatrudnienia personelu na podstawie umowy cywilnoprawnej np.:
umowa cywilnoprawne, karty czasu pracy, protokoły odbioru dzieła/zlecenia,
oświadczenia osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilno-prawnej
o zaangażowaniu w realizację innych projektów w ramach NSRO, ewidencję godzin
i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów; weryfikacji podlega to ile umów
ma zawartych jedna osoba w ramach projektu podlegającego kontroli i w innych ;
¾ Umowy wolontariatu, wycena nieodpłatnej dobrowolnej pracy (czas poświęcony na
realizację zadań x średnia stawka godzinowa);
¾ Decyzje przyznające dodatki specjalne lub funkcyjne osób zaangażowanych
w realizację projektu; dokumenty poświadczające powierzenie dodatkowych czynności
lub zwiększenie zakresu zadań; umowy o pracę/dokument przyznający wynagrodzenie
osób, którym przyznane zostały dodatki;
¾ W przypadku zatrudnienia personelu na podstawie umowy o pracę: umowa o pracę,
zakres czynności służbowych lub opis stanowiska pracy, ewidencja czasu pracy;
¾ Dokumenty potwierdzających posiadanie odpowiednich uprawnień, kwalifikacji
(dyplomy, zaświadczenia)
¾ Dokumenty potwierdzające, że wysokość wynagrodzeń personelu odpowiada stawkom
stosowanym u beneficjenta (np. Regulamin pracy/Regulamin wynagradzania);
3. Sposób rekrutacji uczestników projektu
¾ Dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestników projektu – przede wszystkim
deklaracje uczestnictwa, a także oświadczenia, zaświadczenia, formularze zgłoszeniowe,
inne dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestników w projekcie, zgodnie
z Dokumentacją Konkursową oraz z opisem we wniosku o dofinansowanie, ew.
regulaminem Projektu;
¾ Dokumenty potwierdzające przeprowadzenie rekrutacji uczestników zgodnie z zapisami
wniosku o dofinansowanie (np. regulamin rekrutacji, regulamin uczestnictwa, ogłoszenia
o rekrutacji ze stron internetowych lub prasy, notatki ze spotkań informacyjnych,
notatka/protokół z przeprowadzonej rekrutacji/z posiedzeń komisji rekrutacyjnej, lista
osób zakwalifikowanych, lista rezerwowa, itp.);
4. Sposób pozyskiwania i przechowywania danych o uczestnikach projektu
¾ Oświadczenia uczestników projektu o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych
osobowych / przyjęciu do wiadomości informacji o przetwarzaniu danych osobowych
w ramach projektu;
¾ Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom zewnętrznym wraz
z wymaganą zgodą IP;
[Umowy powierzenia przetwarzania danych zawarte z firmą zewnętrzną powinny być
zawarte w formie pisemnej oraz określać zakres i cel, w jakim ww. podmiot może
przetwarzać powierzone mu dane osobowe]
2 ¾ Polityka Bezpieczeństwa oraz Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym, które
powinny być zgodne z wymogami określonymi w rozporządzeniu Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych
oraz warunków technicznych i organizacyjnych;
[Beneficjent powinien przechowywać dokumenty zawierające dane osobowe w sposób
w sposób zgodny z określonymi w Polityce Bezpieczeństwa środkami technicznymi
i organizacyjnymi niezbędnymi dla zapewnienia poufności i integralności przetwarzania
danych];
¾ Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
[Powinna zawierać imiona i nazwiska osób upoważnionych oraz daty nadania i ustania
ich uprawnień oraz zakres upoważnień do przetwarzania danych osobowych]
¾ Imienne upoważnienia wystawione dla osób, które mają dostęp do danych osobowych;
¾ Dane zawarte w formularzu PEFS, które powinny zgadzać się z danymi gromadzonymi
w wersji papierowej w siedzibie beneficjenta;
[Należy zwrócić uwagę na datę rozpoczęcia udziału w projekcie, która powinna być
zgodna z datą podpisania deklaracji uczestnictwa. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie
kwalifikowania wydatków w ramach PO KL rozpoczęcie przez uczestnika udziału w
projekcie następuje z dniem podpisania przez niego deklaracji uczestnictwa w projekcie.
Co do zasady termin ten powinien być zbieżny z datą rozpoczęcia udziału w pierwszej
formie wsparcia realizowanej w ramach projektu]
5. Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej
postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą
realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta.
¾ Dokumentacja dotycząca realizacji poszczególnych zadań w projekcie oraz
potwierdzająca stopień osiągnięcia produktów i rezultatów projektu (m.in. dzienniki
zajęć, listy obecności, zaświadczenia, certyfikaty, ankiety ewaluacyjne, harmonogramy
zajęć, programy zajęć, opracowania, publikacje, prezentacje, albumy, dokumentacja
fotograficzna, sprawozdania, raporty, itp.);
¾ Dokumenty potwierdzające stopień osiągnięcia produktów i rezultatów projektu;
¾ Dokumenty potwierdzające monitoring projektu
6. Poprawność
udzielania
konkurencyjności
zamówień
publicznych/stosowania
zasady
¾ Dokumentacja potwierdzającej udzielenie zamówienia publicznego;
¾ Kontrola obejmuje sprawdzenie prawidłowości stosowania ustawy Prawo zamówień
publicznych.
¾ Dokumentacja potwierdzająca prawidłowość udzielenia zamówienia z zastosowaniem
zasady konkurencyjności, w szczególności zapytanie ofertowe, potwierdzenie jego
upublicznienia oraz protokół potwierdzający prawidłowość wyboru wykonawcy;
3 7. Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do
których nie mają zastosowania zapisy PZP i zasady konkurencyjności
¾ Dokumentacja przebiegu procesu rozeznania rynku (dokument regulujący tryb
postępowania jednostki np. regulamin zakupów/zasady udzielania zamówień, wydruki
stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceny, wydruki maili z informacją na temat
ceny określonego towaru/usługi);
8. Poprawność udzielania pomocy publicznej
¾ Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis
(Załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. (poz. 311)
w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de
minimis);
¾ Oświadczenia Uczestników o :
- nieotrzymaniu w roku kalendarzowym, w którym Beneficjent pomocy przystępuje
do projektu oraz w poprzedzających go dwóch latach kalendarzowych, pomocy de
minimis z różnych źródeł i w różnych formach, której wartość brutto łącznie z pomocą,
o którą się ubiega, przekracza równowartość w złotych kwoty 200 000,00 euro
- nie otrzymaniu innej pomocy dotyczącej tych samych kosztów kwalifikowanych lub
tego samego projektu na realizację, którego udzielana jest pomoc de minimis.;
- o braku decyzji Komisji Europejskiej o obowiązku zwrotu pomocy,
¾ Umowy o przyznanie wsparcia;
¾ Weryfikacja numerów PKD, zawartych w formularzu, biznes planie i wniosku
o przyznanie wsparcia;
¾ Sprawozdawczość w zakresie udzielonej pomocy publicznej:
¾ Zaświadczenia o udzielonej pomoce de minimis;
9. Prawidłowość realizacji działań informacyjno-promocyjnych
¾ Oznaczenie miejsca realizacji projektu, materiałów promocyjnych, publikacji,
segregatorów i innych dokumentów wytworzonych w ramach projektu;
¾ Oznaczenie sprzętu i wyposażenia zakupionego w ramach projektu
[Oznaczenie w widocznym miejscu; zawierające odpowiednie logotypy i zapis: „Zakup
współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu
Społecznego”]
¾ Oznaczenie strony internetowej projektu;
[Strona główna powinna zawierać logotypy, informację o współfinansowaniu oraz link
do strony www.efs.gov.pl]
¾ Zamieszczenie pisemnej informacji o współfinansowaniu wynagrodzenia ze środków
Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w zawartych
umowach;
4 ¾ Dokumenty potwierdzające prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych;
(ogłoszenia/artykuły w prasie, listy obecności ze spotkań informacyjnych, plakaty,
dokumentacja zdjęciowa, sprawozdania/notatki z przeprowadzonych działań, itp.)
¾ Potwierdzenie rejestracji instytucji szkoleniowej i szkoleń na stronie internetowej
www.inwestycjawkadry.info.pl
10. Zapewnienie właściwej ścieżki audytu oraz sposób prowadzenia i archiwizacji
dokumentacji projektu
¾ Dokumentacja projektowa powinna być prowadzona w sposób czytelny, rzetelnie,
w sposób pozwalający na prześledzenie danego procesu i jego ocenę. Powinna być
przechowywana w oznaczonych teczkach/segregatorach w miejscach odpowiednio
zabezpieczonych.
11. Realizacja projektów partnerskich
¾ dokumenty potwierdzające wybór partnera (zachowanie procedury wyboru wskazanej
w Zasadach realizacji projektów partnerskich);
¾ dokumenty potwierdzające wywiązanie się z obowiązków nałożonych umową
partnerską (w tym. m.in. w zakresie rozliczeń finansowych);
12. Realizacja projektów, w których koszty bezpośrednie rozliczane są ryczałtem
Projekty rozliczane na podstawie kwot ryczałtowych mogą podlegać kontroli
zarówno w trakcie, jak też po zakończeniu realizacji projektu. Z uwagi na ryczałtowe
rozliczanie wydatków, podczas kontroli na miejscu nie jest weryfikowana
dokumentacja księgowa projektu, ani też wyodrębniona ewidencja księgowa projektu.
Weryfikacji podlega natomiast dokumentacja wskazana w umowie o dofinansowanie
projektu.
W ramach wizyty monitoringowej kontroli podlega w szczególności:
¾
¾
¾
¾
Umowa podpisana między beneficjentem a wykonawcą kontrolowanej usługi;
Lista obecności, dziennik zajęć;
Program zajęć;
Prawidłowość oznaczenia pomieszczeń, w których dana forma wsparcia jest
realizowana;
¾ Oznaczenie i dostarczenie materiałów szkoleniowych uczestnikom.
Podczas wizyty monitoringowej przeprowadzony zostanie wywiad/ankieta
z uczestnikami projektu w celu poznania jego opinii na temat realizowanej usługi, w tym
jej jakości, oraz zweryfikowania, czy wie, iż jest ona współfinansowana z EFS.
5