1 definicje
Transkrypt
1 definicje
ZAŁĄCZNIK NR 4 SIWZ Postępowania nr EU/12/ZI/ZZ/2011 o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego na: Opracowanie, wykonanie i wdrożenie SYSTEMU BOOKINGÓW DLA LINII ŻEGLUGOWYCH Wzór Umowy Dnia ……………………………. w Gdyni pomiędzy: Spółką pod firmą BCT - Bałtycki Terminal Kontenerowy Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, wpisaną do rejestru przedsiębiorców w KRS pod numerem 0000024234 przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy KRS, kapitał zakładowy 25.372.000 PLN, stroną zwaną dalej “BCT,” reprezentowaną przez: 1. ……………………………………………………………………………………. 2. ……………………………………………………………………………………. a Firmą stroną zwaną dalej “Wykonawcą” reprezentowaną przez: 1. ……………………………………………………………………………………. 2. ……………………………………………………………………………………. została zawarta umowa następującej treści: §1 DEFINICJE Celem uzgodnienia terminologii, na potrzeby niniejszej Umowy, Strony ustalają, że następujące pojęcia oznaczają : 1. SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia na opracowanie, wykonanie i wdrożenie systemu bookingów dla linii żeglugowych; 2. Umowa – niniejsza Umowa wraz z załącznikami stanowiąca załącznik nr 4 do SIWZ; załączniki do Umowy stanowią jej integralną część; 1 3. System Bookingów dla linii żeglugowych – Projekt - oprogramowanie, usługi oraz sprzęt udostępniające funkcjonalność opisaną w Zakresie Projektu – Specyfikacji Technicznej Przedmiotu Zamówienia, stanowiącą Załącznik nr 1 do Umowy; 4. EDI – Electronic Data Interchange – jest to uporządkowana transmisja danych między organizacjami drogą elektroniczną. EDI używany jest do przesyłania elektronicznych dokumentów lub danych biznesowych z jednego systemu komputerowego do innego systemu komputerowego – czyli od jednego partnera handlowego do drugiego partnera handlowego, bez ingerencji człowieka. 5. UN/EDIFACT – międzynarodowy standard EDI, stworzony pod nadzorem oraz rekomendowany przez Organizację Narodów Zjednoczonych. Jest to standard dominujący poza Ameryką Północną. Zatwierdzony przez ISO pod nr 9735. 6. Dokumentacja – dokumentacja techniczna projektu zgodna z § 7 niniejszej Umowy. 7. Dokumentacja Projektu – zapis całości ustaleń podjętych przez Strony w trakcie realizacji niniejszej Umowy. 8. Oprogramowanie – oprogramowanie komputerowe zainstalowane na serwerze wg. załącznika nr 1 do Umowy. 9. Wdrożenie – całokształt prac podjętych przez Strony, których celem jest samodzielna eksploatacja systemu bookingów dla linii żeglugowych przez pracowników BCT. Elementy Wdrożenia stanowią w szczególności prace będące przedmiotem niniejszej Umowy. 10. Harmonogram – haromonogram realizacji prac prowadzonych przez Strony w trakcie realizacji niniejszej Umowy 11. Koordynatorzy – osoby koordynujące projekt, wyznaczone przez obie strony zgodnie z pkt 2 ust. 3. §2 PRZEDMIOT UMOWY 1. Przedmiotem Umowy jest realizacja przez Wykonawcę na rzecz BCT usług polegających na opracowaniu, wykonaniu i wdrożeniu systemu bookingowego w siedzibie klienta, którego szczegóły, wymagania oraz zakres opisane zostały w załączniku nr 1 do Umowy. 2. W ramach realizacji przedmiotu Umowy, Wykonawca świadczyć będzie następujące usługi: 2 a) b) c) d) Analiza Przedwdrożeniowa Instalacja systemu Konfiguracja, testy oraz uruchomienie systemu Szkolenie użytkowników 3. Szczegółowy zakres i warunki świadczenia powyższych usług zawiera załącznik nr ……. do Umowy. §3 OBOWIĄZKI STRON 1. Strony zobowiązują się do wzajemnego udzielania niezbędnych informacji i konsultacji mających na celu zrealizowanie przedmiotu Umowy, a także do wzajemnego współdziałania w zakresie rozwiązywania wszelkich sytuacji spornych wynikłych w trakcie wykonywania postanowień tejże umowy. 2. Strony zobowiązane są do wyznaczenia Koordynatorów reprezentujących odpowiednio BCT i Wykonawcę, odpowiedzialnych za realizację zadań spoczywających na stronach w związku z realizacją poszczególnych postanowień umowy. Nazwiska oraz dane kontaktowe zostaną przekazane przez strony w formie pisemnej w dniu podpisania Umowy. Koordynatorzy mogą zostać zmienieni przez stronę wyznaczająca za uprzednim pisemnym powiadomieniem drugiej strony. 3. Wszelkie oświadczenia stron związane z wykonywaniem niniejszej umowy, jak również zlecenia wykonania poszczególnych usług opisanych w umowie dokonywane będą w formie pisemnej (przez co rozumieć należy również przekaz faksowy lub pocztą elektroniczną) i adresowane do Koordynatorów. Koordynatorzy są upoważnieni do występowania w imieniu stron we wszelkich sprawach związanych z wykonywaniem niniejszej umowy tj. w szczególności do składania oświadczeń wiedzy oraz dokonywania czynności faktycznych, w tym do dokonywania odbioru wdrożenia, zgłaszania zastrzeżeń i innych związanych z realizacją niniejszej umowy. Koordynatorzy nie mają prawa dokonywać zmiany umowy ani jej rozwiązania. 4. Osobami upoważnionymi do odbioru i akceptacji wdrożenia, w tym podpisu protokołów zdawczo – odbiorczych ze strony BCT jest Kierownik Działu IT oraz Dyrektor Operacji. 5. BCT jest zobowiązane do przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawnych urządzeń, instalacji oraz pomieszczeń niezbędnych do prawidłowego wykonania usług przewidzianych w niniejszej Umowie a także do każdego innego rodzaju współpracy, jaki okaże się konieczny dla realizacji Umowy. 6. Wykonawca zobowiązuje się dokumentować wykonanie poszczególnych prac będących przedmiotem Umowy oraz przekazywać stosowne raporty BCT. 7. Wykonawcy przysługuje prawo do powierzenia realizacji całości lub części umowy podmiotom trzecim, za których działania lub zaniechania odpowiada jak za działania 3 własne, pod warunkiem uzyskania uprzedniej pisemnej zgody BCT na osobę podwykonawcy. §4 HARMONOGRAM PRAC 1. Terminy realizacji przedmiotu Umowy określa Załącznik nr 2 Umowy. 2. Wykonawca ma prawo wystąpić o zmianę terminu realizacji przedmiotu Umowy w przypadku gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, w tym, z powodu działania siły wyższej lub zaistnienia przyczyn uniemożliwiających spełnienie warunków technologicznych realizowanego zadania nie jest możliwe wykonanie przedmiotu umowy w terminie podanym w harmonogramie. 3. Szczegółowy Harmonogram wykonania przedmiotu Umowy zostanie ustalony z BCT w wyniku Analizy Przedwdrożeniowej. 4. W każdym przypadku o którym mowa w ust. 2 Wykonawca ma obowiązek w terminie 3 roboczych od powstania przyczyn zawiadomić na piśmie BCT o zagrożeniu terminu wykonania przedmiotu Umowy pod rygorem utraty prawa do powoływania się na taką okoliczność. 5. Datą odbioru poszczególnych etapów prac oraz datą końcowego odbioru jest data sporządzenia przez strony protokołu odbioru bez zastrzeżeń. W przypadku gdy w trakcie odbioru zostaną zgłoszone zastrzeżenia Wykonawca ma obowiązek usunąć wskazane wady i zgłosić gotowość odbioru. Kolejny odbiór obejmuje wyłącznie ocenę realizacji zastrzeżeń zgłoszonych w czasie pierwszego odbioru, chyba że ujawnione zostały wady, które wyłączają możliwość korzystania z Projektu. §5 ANALIZA PROCESÓW I PROJEKTOWANIE – ANALIZA PRZEDWDROŻENIOWA 1. W ramach prac analitycznych zweryfikowane zostaną wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa BCT związane z działaniem systemu bookingów dla linii żeglugowych ze szczególnym uwzględnieniem istotnych dla BCT procesów dotyczących: a) Złożenie pełnych kontenerów ; b) Złożenie pustych kontenerów; c) Podjęcie kontenerów pełnych; 4 d) Podjęcie kontenerów pustych; e) Transakcje kolejowe; 2. W ramach prac analitycznych Wykonawca uwzględni wymagania wynikające ze Specyfikacja Techniczna Przedmiotu Zamówienia stanowiąca załącznik nr 1 Umowy oraz regulaminów BCT. 3. Efektem prac, o których mowa w pkt. 1 i pkt. 2 będzie raport – Analiza Przedwdrożeniowa, który będzie obejmował również szczegółową ofertę dotyczącą dalszej realizacji Projektu. 4. Przedstawiony w wyniku Analizy Przedwdrożeniowej Projekt, obejmować będzie kompletne rozwiązanie, którego celem będzie opracowanie, wykonanie i wdrożenie systemu bookingowego w siedzibie klienta w zakresie określonym w specyfikacji technicznej przedmiotu zamówienia stanowiącej załącznik nr 1 Umowy. 5. Odbiór Analizy Przedwdrożeniowej następuje w formie protokołu zdawczo odbiorczego. 6. O terminie odbioru BCT zostanie poinformowane drogą pisemną co najmniej na …..dni przed podpisaniem protokołu. Termin ten nie może być późniejszy niż …dni ogłoszenia przez wykonawcę gotowości do podpisania protokołu zdawczo odbiorczego. 7. Projekt ten będzie ze szczególną starannością oddawał oczekiwania BCT w zakresie opisanym w pkt 1 oraz Specyfikacji Technicznej przedmiotu zamówienia stanowiącej załącznik nr 1 Umowy. 8. BCT przysługuje prawo do odstąpienia od niniejszej Umowy w części lub w całości w terminie nie później niż do 7 dni od przekazania Analizy Przedwdrożeniowej za zapłatą wynagrodzenia za usługi, jakie zostały wykonane do momentu odstąpienia. Prawo to przysługuje, o ile wyniki Analizy Przedwdrożeniowej są niezgodne z ofertą Wykonawcy tj. o ile Wykonawca, żądałby wynagrodzenia większego niż określone w 12 § Umowy, za realizacje prac. BCT pisemnie pod rygorem nieważności poinformuje Wykonawcę o kontynuowaniu realizacji pozostałych punktów Przedmiotu Umowy lub odstąpienia od ich realizacji. Brak oświadczenia BCT w terminie 7 dni będzie traktowane jako zaakceptowanie warunków dalszej realizacji Umowy i rezygnacja z prawa do odstąpienie przysługującego BCT zgodnie z postanowieniami niniejszego punktu. §6 OPROGRAMOWANIE 1. Wykonawca dostarczy oprogramowanie w formie dokumentacją. elektronicznej wraz z pełną 5 2. Oprogramowanie zostanie wykonane zgodnie z zaakceptowaną przez BCT analizą, wykonaną zgodnie z § 5 Umowy. Wszelkie zmiany oprogramowania odbiegające od zaakceptowanej analizy wymagają obustronnej zgody. 3. BCT zobowiązuje się do udostępnienia serwera podłączonego do Internetu w siedzibie BCT. Serwer będzie używany przez Wykonawcę do testów i prototypowania systemu. §7 DOKUMENTACJA 1. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania pełnej dokumentacji: Wykonawca dostarczy instrukcję użytkownika, podręcznik administratora oraz pełną dokumentację techniczną w dwóch drukowanych egzemplarzach oraz w formie elektronicznej w języku polskim i angielskim. 2. Wykonawca oznaczy dokumentację przekazaną BCT w celu identyfikacji kopii. 3. BCT jest zobowiązany zabezpieczyć wszelkie używane w przez BCT kopie dokumentacji przed kopiowaniem i używaniem ich przez osoby trzecie. §8 INSTALACJA I KONFIGURACJA SYSTEMU 1. Wykonawca przystąpi do instalacji i konfiguracji elementów przedmiotu Umowy w terminie określonym w Harmonogramie, w siedzibie BCT. Przed przystąpieniem do instalacji i konfiguracji systemu Wykonawca poinformuje o tym pisemnie BCT w terminie 7 dni wcześniej. 2. Instalacja systemu na środowisku produkcyjnym każdorazowo musi być poprzedzona instalacją i konfiguracją systemu na środowisku testowym oraz testom sprawdzającym poprawne działanie systemu. 3. BCT zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniej infrastruktury dla instalacji, konfiguracji i parametryzacji Systemu, która zostanie ustalona i opisana w dokumencie Analizy Przedwdrożeniowej. 4. Wykonawca niezwłocznie, w terminie nie dłuższym niż …… dni robocze od dokonania instalacji i konfiguracji Systemu, poinformuje o tym BCT. 5. BCT w terminie 30 dni od otrzymania informacji określonej w pkt. 4 sprawdzić wykonanie instalacji, konfiguracji i parametryzacji Systemu i zgłosić ewentualne zastrzeżenia. 6 6. W przypadku, gdy BCT zgłosi zastrzeżenia do dokonanej instalacji i konfiguracji Systemu obowiązany jest je zgłosić Wykonawcy w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej a Wykonawca obowiązany jest do dokonania niezbędnych zmian instalacji i konfiguracji Systemu w terminie uzgodnionym przez Strony w okresie nie dłuższym niż dwa tygodnie licząc od dnia następnego po dniu dokonania zgłoszenia. 7. Po usunięciu nieprawidłowości Wykonawca poinformuje o tym ponownie BCT. Postanowienia zawarte w ust. 5 stosuje się odpowiednio. §9 WDROŻENIE 1. Po instalacji i konfiguracji Systemu Wykonawca w terminie uzgodnionym przez Strony lub po upływie terminu określonego w harmonogramie, przystąpi do realizacji usługi wdrożeniowej w siedzibie BCT. 2. Realizacja usługi wdrożeniowej zostanie pisemnie potwierdzona przez BCT po zgłoszeniu przez Wykonawcę gotowości do dokonania odbioru. Następnie, przez 14 dni, BCT będzie wykonywać testy Systemu. W przypadku zastrzeżeń co do wykonanej usługi BCT zgłosi je Wykonawcy pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wykonawca jest zobowiązany do dokonania niezbędnych zmian wymaganych przez BCT w terminie uzgodnionym przez strony. 3. Po usunięciu nieprawidłowości strony dokonują odbioru Systemu w trybie określonym w zdaniach poprzednich poprzez podpisanie protokołu odbioru. Odbioru dokonywać będą osoby wskazane w § 3 pkt 3 i pkt 4. Podpisany, bez zastrzeżeń ze strony BCT , protokół odbioru usługi wdrożeniowej stanowi potwierdzenie wykonania wdrożenia Systemu. 7 § 10 URUCHOMIENIE SYSTEMU ORAZ TESTY 1. Po wykonaniu zadań określonych w §8 i §9 Wykonawca przeprowadzi testy sprawdzające, poprawności działania systemu i zgłosi gotowość do odbioru zadań. Zgłoszenie gotowości nastąpi w formie pisemnej. 2. Po otrzymaniu informacji o wykonaniu zadań określonych w §8 i §9, BCT ma prawo do przeprowadzenia własnych testów dotyczących poprawności działania systemu. W przypadku braku określonych ustaleń, czas przeznaczony na testowanie nie może przekroczyć 14 dni roboczych. 3. Wykonawca przeprowadzi prezentację systemu oraz umożliwi testy wg uzgodnionych scenariuszy testowania. Przeprowadzi również szkolenia użytkowników w zakresie określonym w Załączniku nr 6 do Umowy. §11 ODBIÓR PRAC 1. Odbiór prac będących przedmiotem Umowy następuje w formie protokołu zdawczo odbiorczego. 2.O terminie odbioru prac Wykonawca jest zobowiązany powiadomić BCT co najmniej na …dni naprzód przed datą planowanego odbioru. Termin ten nie może być jednak późniejszy niż 7 dni od zgłoszenia przez Wykonawcę gotowości do odbioru. 3.Jeżeli z uzgodnień stron zawartych w protokole będzie wynikała konieczność dokonania poprawek lub uzupełnień, Wykonawca ma obowiązek realizacji tych poprawek lub uzupełnień w terminie uzgodnionym przez obie strony w protokole, nie dłuższym jednak niż 30 dni. Po wykonaniu poprawek lub uzupełnień, Wykonawca zgłasza ponowny odbiór zgodnie z ust. 11. Do ponownego odbioru stosuje się zasady dotyczące obioru. 8 4.Po wykonaniu wszystkich prac będących przedmiotem Umowy zostanie podpisany końcowy protokół zdawczo – odbiorczy w sposób opisany powyżej. § 12 WYNAGRODZENIE 1. Z tytułu wykonania prac opisanych w Umowie BCT zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie w łącznej wysokości ……………….PLN /USD. 2. Do kwoty wynagrodzenia doliczona zostanie kwota należnego podatku VAT. 3. Wysokość wynagrodzenia i terminy płatności za poszczególne etapy prac określa Załącznik nr 2 do SIWZ. § 13 WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Protokoły zdawczo odbiorcze sporządzone i podpisane na zasadach określonych w Umowie stanowią dowód prawidłowego wykonania prac i są podstawą do wystawiania faktur za wykonane prace. 2. Po wykonaniu wszystkich prac objętych Umową, zostanie podpisany końcowy Protokół zdawczo - odbiorczy. 3. Płatność wynagrodzenia będzie dokonana przelewem na konto Wykonawcy wskazane na fakturze w ciągu 30 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT do BCT. 4. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego BCT. 5. Dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń BCT z tytułu gwarancji Wykonawca przedłoży do dnia końcowego odbioru gwarancję bankową lub ubezpieczeniową ważną do czasu podpisania protokołu odbioru, na kwotę nie mniejszą niż ……. wartości netto wynagrodzenia ustalonego w § 12 ust. 1. Nie złożenie gwarancji uprawnia BCT do zatrzymania części wynagrodzenia w kwocie odpowiadającej wartości gwarancji. Kwota zatrzymania zostanie zwrócona Wykonawcy po zakończeniu okresu gwarancji, o ile nie zostanie wykorzystana lub po przedłożeniu gwarancji, o której mowa w zdaniu pierwszym. 9 § 14 GWARANCJA 1. Wykonawca gwarantuje, iż Projekt/Usługi objęte niniejszą umową wykona według swojej najlepszej wiedzy, zgodnie z najwyższymi standardami. 2. Wykonawca udzieli ……. miesięcznej gwarancji na dostarczony Proejk/Usługi licząc od dnia podpisania protokołu obioru wdrożenia Systemu w siedzibie BCT. 3. Opis procedury postępowania przy świadczeniu gwarancji stanowi Załącznik 3 do Umowy. Lista osób uprawnionych do dokonywania zgłoszeń usterek stanowi Załącznik 5 do Umowy. § 15 POUFNOŚĆ INFORMACJI 1. Strony zobowiązują się do utrzymania w tajemnicy i nie ujawniania osobom trzecim informacji o warunkach niniejszej Umowy oraz wszelkich danych o przedsiębiorstwie, na zasadach określonych w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, zarówno w okresie obowiązywania Umowy, jak i po jej realizacji lub rozwiązaniu, bez uprzedniej zgody drugiej Strony wyrażonej w formie pisemnej. 2. Wykorzystywanie danych i informacji określonych w ust. 1 w innych celach, niż określonych w niniejszej Umowie, jak również ich publikacja, nie jest dopuszczalna bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej ze Stron. 3. Obowiązek określony w ust. 1 i 2 nie dotyczy informacji powszechnie znanych oraz udostępniania informacji na żądanie sądu, prokuratury, organów podatkowych lub organów kontrolnych. § 16 ODPOWIEDZIALNOŚĆ STRON 1. Wykonawca zapłaci kary umowne od wartości wynagrodzenia, o którym mowa w § 10 ust. 1, w przypadku nie wykonania prac w terminie albo wykonania prac z wadami licząc od upływu terminu wyznaczonego na usunięcie wad w wysokości 0,5% wynagrodzenia, o którym mowa w § 12, ust. 1, za każdy dzień zwłoki. Jeżeli czas zwłoki będzie dłuższy niż 21 dni, BCT może od umowy odstąpić z zachowaniem prawa do naliczonych kar umownych. 10 2. W przypadku odstąpienia od umowy przez BCT z winy Wykonawcy, niezależnie od obowiązku zapłaty kary umownej zgodnie z ust. 1, Wykonawca zapłaci BCT karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia należnego na podstawie Umowy. 3. Strony zastrzegają sobie prawo do odszkodowania uzupełniającego, przewyższającego wysokość kar umownych, do wysokości rzeczywiście poniesionej straty. 4. Strony Umowy ponoszą odpowiedzialność odszkodowawczą tylko za udokumentowane rzeczywiste straty wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej Umowy. Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za szkody polegające na utracie przez drugą Stronę korzyści, które uzyskałaby, gdyby szkody nie wyrządzono. § 17 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. W granicach wyznaczonych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, nieważność jakiejkolwiek części niniejszej Umowy, pozostaje bez wpływu na ważność jej pozostałej części. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji Strony zastąpią takie postanowienia, ważnymi postanowieniami wywołującymi taki sam skutek gospodarczy. 2. Strony oświadczają, że jest ich celem rozstrzyganie wszelkich ewentualnych sporów dotyczących treści i wykonywania niniejszej Umowy w drodze polubownej. Jeżeli wypracowanie rozwiązania polubownego nie będzie możliwe, Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie Sądowi właściwemu dla siedziby BCT. 3. Umowa może być zmieniona jedynie w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 4. Umowa niniejsza stanowi całkowite porozumienie pomiędzy Stronami odnośnie spraw w niej unormowanych i nie ma żadnych innych warunków – ustnych lub pisemnych – niż zawarte w niniejszej Umowie. Wszelkie poprzednie porozumienia, oświadczenia lub uzgodnienia pomiędzy Stronami dotyczące przedmiotu Umowy zostają zastąpione niniejszą Umową. 5. Żadna ze Stron nie ma prawa dokonywać cesji niniejszej Umowy, tak w całości, jak i w części, bez uzyskania uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony. Wszelkie takie próby zostaną uznane za nieważne. Żadna ze Stron nie odmówi takiej zgody bez podania rozsądnej przyczyny. Dokonanie cesji niniejszej Umowy, tak w całość jak i w części, w ramach Przedsiębiorstwa, w skład którego wchodzi jedna ze Stron, lub na rzecz cesjonariusza w drodze połączenia lub bądź nabycia udziałów nie wymaga zgody drugiej Strony. 6. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego. 11 7. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących z przeznaczeniem po jednym dla każdej ze Stron. egzemplarzach, § 18 ZAŁĄCZNIKI Integralną część niniejszej Umowy stanowią: Załącznik Nr 1 - Zakres Projektu-Specyfikacja Techniczna Przedmiotu Zamówienia Załącznik Nr 2 - Harmonogram projektu i wysokość wynagrodzenia Załącznik Nr 3 - Warunki gwarancji Załącznik Nr 4 - Protokół naprawy serwisowej Załącznik Nr 5 - Osoby uprawnione do składania zgłoszeń gwarancyjnych Załącznik Nr 6 - Zakres szkolenia użytkowników Załącznik NR … - Oferta Szczegółowa Wykonawcy 12 ZAŁĄCZNIK NR 1 Postępowania nr EU/12/ZI/ZZ/2011o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego na: opracowanie, wykonanie i wdrożenie SYSTEMU BOOKINGÓW DLA LINII ŻEGLUGOWYCH SPECYFIKACJA TECHNICZNA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Spis treści: I. Wymagania ogólne dla Systemu Bookingowego ............................................. 14 II.Cel projektu .......................................................................................................... 14 III.Wymagania projektu........................................................................................... 14 IV.Zakres funkcjonalności bookingowej w BCT. Minimalna specyfikacja ......... 15 1. Złożenie pełnych kontenerów............................................................................ 15 2.Złożenie pustych kontenerów............................................................................. 16 3.Podjęcie kontenerów pełnych ............................................................................ 16 4.Podjęcie kontenerów pustych ............................................................................ 17 5.Transakcje kolejowe........................................................................................... 17 V. Wymagania dla wsparcia projektu oraz nadzoru eksploatacyjnego............. 19 13 I. I. Wymagania ogólne dla Systemu Bookingowego Przedmiotem zamówienia jest implementacja systemu bookingowego obejmującego wprowadzenie w systemie zarządzania terminalem kontenerowym TOS dodatkowo procesu składania zleceń przeładunkowych w oparciu o bookingi Linii Żeglugowych. Zmianom ulegną procedury operacyjne, wprowadzona zostanie dodatkowa funkcjonalność obsługi bram terminala, system TOS w części operacyjnej i aplikacji internetowych dla klientów oraz wprowadzenie obsługi nowych komunikaty EDI COPARN i COREOR g. standardów UN/EDIFACT. II. Cel projektu Celem projektu jest odpowiedź na zapotrzebowanie Linii Żeglugowych dotyczące modyfikacji systemu TOS działającego w oparciu o bookingi żeglugowe. Obrót kontenerów i danych w systemie bookingowym pozwala na szybszy i bardziej sprawny obrót kontenerów i danych w terminalu kontenerowym. Obecny system BCT – zorientowany w dużej części na przyjmowanie zleceń od spedytorów (logika tak zwanych numerów spedycji) - zostanie równolegle zachowany. III. Wymagania projektu 1. Analiza procesów przeładunkowych w terminalu i zaproponowanie zmian w funkcjonującym w BCT systemie TOS w części operacyjnej i dostępnej dla klientów zewnętrznych w tym Służb Celnych, Służb Państwowych, Przewoźników Lądowych, Spedytorów, Linii Żeglugowych oraz Agentów. 2. Przebudowa funkcjonalności aplikacji i reguł bramowych wg zaproponowanej koncepcji, przy zachowaniu obecnie funkcjonującej logiki zorientowanej na awizacji spedytorskiej i numerze wizyty. 3. Przebudowa aplikacji internetowej dla klientów terminala kontenerowego w tym modułu dostępowego dla Służb Celnych, Służb Państwowych, Spedytorów, Przewoźników Lądowych, Linii Żeglugowych oraz Agentów wg zaproponowanej koncepcji. 4. Przeprojektowanie i dodanie funkcjonalności do systemu TOS w części operacyjnej dla pracowników terminala kontenerowego wg zaproponowanej koncepcji. 5. Przeprojektowanie mechanizmów generowania transakcji bilingowych do systemów zewnętrznych. Stworzenie mechanizmu fakturowania transakcji blokingowych na podstawie kontraktów z Liniami Żeglugowymi oraz mechanizmu dystrybucji danych do systemu księgowego wykorzystywanego w BCT. 14 6. Wprowadzanie obsługi komunikatów EDI (UN/EDIFACT) związanych z logiką blokingu COREOR, COPARN. 7. Przygotowanie dokumentacji w języku polskim i angielskim. 8. Wsparcie projektu i nadzór eksploatacyjny • • • IV. Wsparcie użytkowników (Helpdesk) Okresowa aktualizacja systemu Utrzymywanie oprogramowania zgodnego z uaktualnieniami systemów operacyjnych. Zakres funkcjonalności bookingowej w BCT. Minimalna specyfikacja 1. Złożenie pełnych kontenerów a) Przed przyjazdem samochodu z kontenerem do Terminalu, Linia Żeglugowa musi stworzyć Booking, zawierający następujące dane: numer kontenera, nazwę statku, numer podróży, porty załadunku, wyładunku i przeznaczenia, wagę, numery plomb, numer bookingu, nazwę Przewoźnika Lądowego lub Spedytora, numer spedycji, typ i rozmiar kontenera. Booking może zostać utworzony na dwa sposoby: • W wyniku przetworzenia standardowego komunikatu EDI (Coprar). • Linia może go utworzyć ręcznie, wpisując wszystkie niezbędne dane do TOS. b) Po utworzeniu Bookingu, jego numer przekazywany jest Przewoźnikowi Lądowemu / Spedytorowi, który z kolei przekazuje ten numer kierowcy. c) Po przyjeździe kierowcy na parking przed Terminalem, weryfikowane są dane zawarte w Bookingu, poprzez kontrolę w przenośnym RF przez pracownika BCT. d) Kierowca po weryfikacji udaje się na stanowisko kontrolne gdzie po rejestracji identyfikatora i podaniu numeru bookingu kończy weryfikacje. e) Pomyślne zakończenie weryfikacji skutkuje wydaniem zezwolenia na wjazd do BCT, po uprzedniej wymianie danych z systemem TOS. f) Na bramie ponownie weryfikowane są dane wcześniej wprowadzone do systemu. Pomyślne zakończenie weryfikacji umożliwia wjazd samochodu do Terminalu. 15 g) Po złożeniu kontenera kierowca podjeżdża do bramy wyjazdowej w celu ostatniej weryfikacji danych wcześniej wprowadzonych do systemu. W przypadku pomyślnego zakończenia procesu, wizyta zostaje zakończona. 2. Złożenie pustych kontenerów Proces złożenia kontenerów pustych odbywa się analogicznie do złożeń kontenerów pełnych. 3. Podjęcie kontenerów pełnych a) Przed przyjazdem samochodu po kontener do Terminalu, Linia Żeglugowa musi stworzyć Booking, zawierający dane identyczne, jak w przypadku złożeń kontenerów. Proces tworzenia Bookingu jest również identyczny, jak w przypadku złożeń (za pomocą EDI, bądź ręcznie w TOS). b) Przed podjęciem kontenera przez Spedytora / Przewoźnika Lądowego, Linia Żeglugowa przypisuje mu poszczególne kontenery przekazując numery PIN wygenerowane po przetworzeniu standardowego komunikatu EDI (Coreor). • Przypisanie kontenera do Spedytora / Przewoźnika Lądowego może odbyć się również w wyniku przetworzenia innego komunikatu EDI (Coparn), bądź ręcznie, bezpośrednio w TOS. Użycie pliku Coparn wymaga jednak ujednolicenia kodów klientów pomiędzy Linią, a Terminalem. c) Numer PIN przekazywany jest następnie kierowcy, który przyjedzie po konkretny kontener. W przypadku nie stosowania numerów PIN, kierowca na bramie musi podać numer wizyty. d) Po przyjeździe kierowcy na parking, weryfikowane są podstawowe dane, wraz z numerem PIN/numerem kontenera, dane osobowe kierowcy są weryfikowane za pomocą identyfikatora. e) Po pomyślnej weryfikacji, wydane będzie zezwolenie na wjazd, na podstawie którego kierowca wjedzie do Terminalu. Na zezwoleniu podane będzie miejsce na placu, na które kierowca ma się udać. f) Po załadowaniu kontenera na samochód, przy bramie wyjazdowej odbywa się kontrola stanu technicznego kontenera, weryfikacja plomb, oraz ponowne porównanie ww. danych z numerem PIN/numerem wizyty. 16 g) Po pomyślnej weryfikacji samochód z kontenerem opuszcza Terminal. 4. Podjęcie kontenerów pustych a) Przed przyjazdem samochodu po kontener, Linia Żeglugowa powinna wprowadzić w systemie Booking następujące dane: numer kontenera, nazwę statku, numer podróży, porty załadunku, wyładunku i przeznaczenia, nazwę towaru, klasę IMO, wagę, numery plomb, numer bookingu, nazwę Spedytora / Przewoźnika Lądowego, numer spedycji, typ i rozmiar kontenera. Podobnie, jak powyżej Booking tworzony jest za pomocą EDI (Coprar), bądź ręcznie. • W miejsce Bookingu może zostać utworzony numer EDO (Equipment Delivery Order, różniący się od Bookingu brakiem numeru statku/podróży i portu wyładunku. b) Numer Bookingu, bądź EDO przekazywany jest Spedytorowi / Przewoźnikowi Lądowemu, który udostępnia go kierowcy. Przypisanie kontenera do Spedytora odbywa się na podstawie przetworzenia pliku Coparn, bądź ręcznie. c) Kierowca po rejestracji identyfikatora i po podaniu numeru bookingu kończy weryfikację wstępną. d) Na parkingu weryfikowane są dane zawarte w Bookingu, bądź EDO. Poprawna weryfikacja skutkuje wydaniem zezwolenia na wjazd, do BCT. e) Po załadowaniu kontenera na samochód, przy bramie wyjazdowej odbywa się kontrola stanu technicznego kontenera, weryfikacja plomb oraz porównanie ww. danych z numerem Bookingu, lub EDO. f) Po pomyślnej weryfikacji samochód z kontenerem opuszcza Terminal. 5.Transakcje kolejowe Złożenie a) Przed przyjazdem wagonu z kontenerem do Terminalu, Linia Żeglugowa musi stworzyć Booking, zawierający następujące dane: numer kontenera, nazwę statku, numer podróży, porty załadunku, wyładunku i miejsce przeznaczenia, wagę, numery plomb, nazwę Spedycji / Przewoźnika Lądowego, numer spedycji, typ i rozmiar kontenera. Booking może zostać utworzony na dwa sposoby: 17 • W wyniku przetworzenia standardowego komunikatu EDI (Coprar). • Linia może go utworzyć ręcznie, wpisując wszystkie niezbędne dane do TOS. b) Spedytor / Przewoźnik Lądowy po uzyskaniu Bookingu przypisuje go do utworzonego przez pracownika BCT pociągu c) Po wtoczeniu pociągu na teren BCT ponownie weryfikowane są dane wcześniej wprowadzone do systemu. Pomyślne zakończenie weryfikacji umożliwia wprowadzenie do kolejek realizacji pociąg w systemie TOS. d) Po wykonaniu operacji przeładunkowych obsługa pociągu jest zakończona w systemie TOS. Podjęcie a) Przed wyładunkiem kontenera ze statku na Terminal, Linia Żeglugowa musi stworzyć Booking, zawierający dane identyczne, jak w przypadku złożeń kontenerów z wagonów, z dodaniem relacji w jakiej kontener ma wyjechać z Terminala. Proces tworzenia Bookingu jest również identyczny, jak w przypadku złożeń (za pomocą EDI, bądź ręcznie w TOS). b) Przypisanie kontenera do Spedytora / Przewoźnika Lądowego może odbyć się również w wyniku przetworzenia innego komunikatu EDI (Coparn), bądź ręcznie, bezpośrednio w TOS. Użycie pliku Coparn wymaga jednak ujednolicenia kodów klientów pomiędzy Linią, a Terminalem. c) Spedytor / Przewoźnik Lądowy przypisuje kontenery (lub Booking) do stworzonego przez pracowników BCT pociągu. d) Po pomyślnej weryfikacji, kontenery są przekazywane w systemie TOS do realizacji. e) Po załadowaniu kontenera na wagon, przy bramie wyjazdowej odbywa się rejestracja stanu technicznego kontenera, weryfikacja plomb oraz ponowne porównanie danych. f) Po pomyślnej weryfikacji wagony z kontenerami opuszczają Terminal 18 V. Wymagania dla wsparcia projektu oraz nadzoru eksploatacyjnego 1. Wykonawca jest zobowiązany do świadczenia na rzecz Zamawiającego (w ramach wynagrodzenia za przedmiot umowy) w okresie min 12 miesięcy wsparcia technicznego systemu oraz nadzoru eksploatacyjnego, który polegać będzie na: a) usuwaniu awarii oprogramowania uniemożliwiającej eksploatację systemu w max. czasie 48 godzin od jej zgłoszenia przez 365 dni w roku i 24 godziny na dobę, b) udzielaniu odpowiedzi na pytania w sprawie działania oprogramowania telefonicznie, przez WWW lub pocztę elektroniczną w max. czasie 48 godz. przez 365 dni w roku i 24 godziny na dobę, c) dostarczanie materiałów opisowych i technicznych dotyczących systemu d) nieodpłatne dostosowanie oprogramowania do zmian w przepisach prawnych, wprowadzonych po zainstalowaniu oprogramowania i dotyczących obszaru zastosowania oprogramowania, e) uzyskanie nowych wersji oprogramowania w ramach corocznej opłaty serwisowej wraz z niezbędną dokumentacją, rozumianych jako dostęp do produktu, zgodnie z kolejnymi edycjami. 19 Załącznik Nr 2 Harmonogram prac i płatności Lp. Zakres prac Wartość Termin Terminy (PLN) wykonania płatności 1. Analiza Przedwdrożeniowa ……….. 2. Instalacja i Konfiguracja Systemu ………… 30 dni 3. Wdrożenie Systemu ………… 30 dni 4. Testy ……….. 30 dni 5. Uruchomienie systemu i szkolenia ……....... 30 dni Razem ……….. 30 dni 20 Załącznik nr 3 Warunki Gwarancji 1. Zakres prac Gwarancja obejmuje świadczenie przez Wykonawcę na rzecz klienta usług w zakresie : a. Udzielania odpowiedzi Klientowi na pytania dotyczące działanie systemu b. Usuwanie błędów wykrytych w Systemie c. Informowanie klienta o fakcie powstania nowej wersji systemu d. Przekazywanie klientowi nieodpłatnie nowych wersji systemu 2. Zgłoszenie serwisowe. 2.1 W razie wystąpienia błędu upoważniony pracownik BCT dokonuje zgłoszenia serwisowego. Listę pracowników BCT upoważnionych do dokonywania zgłoszeń serwisowych określa Załącznik nr 6 do Umowy. Zmiana lub rozszerzenie listy stanowisk pracowników upoważnionych do dokonywania zgłoszeń serwisowych wymaga pisemnego powiadomienia Wykonawcy i jest wobec Wykonawcy skuteczne z chwilą potwierdzenia przyjęcia pisma zawierającego powiadomienie. 2.2 Zgłoszenie serwisowe polega na przekazaniu w godzinach roboczych, Wykonawcy prawidłowo wypełnionego i podpisanego przez osobę upoważnioną Formularza Zgłoszenia Serwisowego, stanowiącego Załącznik A do warunków gwarancji, zawierającej w szczególności: 2.2.1 oznaczenie BCT, 2.2.2 objawy wady, 2.2.3 podpis wraz z imienną pieczątką zgłaszającego, a w przypadku braku takiej pieczątki - czytelną adnotację określającą stanowisko, imię oraz nazwisko zgłaszającego. Wzór Formularza Zgłoszenia Serwisowego zawiera Załącznik A. 2.3 Przekazanie Formularza Zgłoszenia Serwisowego, określone w punkcie 2.2 może zostać dokonane osobiście przez zgłaszającego lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: 2.4 W przypadku braku możliwości dokonania zgłoszenia serwisowego poprzez dostarczenie Wykonawcy Formularza Zgłoszenia Serwisowego osobiście 21 lub przy pomocy poczty elektronicznej, BCT może zgłosić uszkodzenie telefonicznie. 2.5 Zgłoszenie serwisowe: realizowane za pośrednictwem poczty elektronicznej uznaje się za dokonane z chwilą potwierdzenia przez Wykonawcę przyjęcia zgłoszenia, co następuje z chwilą wpłynięcia do BCTa e-maila zawierającego potwierdzoną przez Wykonawcę kopię Formularza Zgłoszenia Serwisowego. Wykonawca ma obowiązek przesłać potwierdzoną kopię Formularza Zgłoszenia Serwisowego w terminie nie dłuższym, niż cztery godziny od momentu otrzymania faksu z Formularzem Zgłoszenia Serwisowego. Jeżeli Formularz Zgłoszenia Serwisowego dotrze do Wykonawcy po godzinie 14, Wykonawca obowiązany jest przesłać BCT potwierdzoną kopię Formularza Zgłoszenia Serwisowego nie później, niż do godziny 10 następnego dnia roboczego. 3. Reakcja serwisowa Reakcją serwisową jest, 4. 3.1 Przekazanie informacji o rozpoczęciu prac nad usunięciem błędu bez konieczności dostępu do systemu BCT W tym przypadku reakcja nastąpi w ciągu ….. godzin roboczych od chwili dokonania zgłoszenia serwisowego. 3.2 W przypadku konieczności wykonania naprawy za pośrednictwem zdalnego dostępu - zwrócenie się przez Wykonawcę do BCT o zgodę na udostępnienie zdalnego dostępu do systemów komputerowego i komunikacyjnego oraz o podanie potrzebnych identyfikatorów i haseł dostępu. W tym przypadku reakcja nastąpi w ciągu …….. godzin roboczych od chwili udostępnienia przez BCT zdalnego dostępu wraz z podaniem potrzebnych identyfikatorów i haseł dostępu. 3.1 W przypadku braku możliwości wykonania naprawy w sposób określony w pkt. 3.1 lub 3.2 - podanie terminu stawienia się pracownika Wykonawcy w miejscu dokonania naprawy. Podanie terminu stawienia się pracownika Wykonawcy musi nastąpić nie później niż po 24 godzinach od dokonania zgłoszenia serwisowego, pod warunkiem, że dzień następny po dokonaniu zgłoszenia jest dniem roboczym. W przeciwnym wypadku reakcja musi nastąpić nie później niż pierwszego dnia roboczego po dniu dokonania zgłoszenia serwisowego, do godziny zgodnej z godziną zgłoszenia. Naprawa błędu 4.1 Wykonawca zobowiązuje się do naprawy błędu stanowiącego przedmiot reakcji serwisowej w jak najkrótszym czasie. 22 4.2 5. Dopuszcza się możliwość dokonania naprawy serwisowej przywracającej pełną sprawność funkcjonalną Systemu środkami zastępczymi. Zakończenie naprawy błędu 5.1 Po wykonaniu przez Wykonawcę naprawy, Wykonawca instaluje poprawiony System na bazie testowej a następnie zgłasza BCT gotowość do testów akceptacyjnych na bazie testowej. Zgłoszenie gotowości następuje w formie pisemnej na formularzu protokołu naprawy serwisowej którego wzór znajduje się w Załączniku B. Czas trwania testów nie może być dłuższy niż 7 dni. 5.2 BCT zobowiązany jest do przeprowadzenia testów akceptacyjnych wykonanej przez Wykonawcę naprawy na testowej bazie danych. Czas trwania testów akceptacyjnych nie jest wliczany do czasu naprawy wady. 5.3 BCT zobowiązany jest poinformować Wykonawcę o pozytywnym zakończeniu testów akceptacyjnych na testowej bazie danych lub zgłosić w formie pisemnej uwagi co do sposobu realizacji naprawy. 5.4 Jeśli BCT zgłosił uwagi co do sposobu realizacji naprawy, Wykonawca zobowiązany jest do kontynuacji naprawy z uwzględnieniem zgłoszonych przez BCT uwag oraz do ponownego zgłoszenia gotowości do testów akceptacyjnych wraz z odpowiednim uzasadnieniem pod warunkiem, że zgłoszone przez BCT uwagi były zasadne. Po ponownej naprawie Wykonawca postąpi zgodnie pkt. 5.1. Czas od otrzymania uwag co do sposobu realizacji naprawy do ponownego zgłoszenia gotowości do testów akceptacyjnych jest wliczany do czasu naprawy pod warunkiem, że zgłoszone przez BCT uwagi były zasadne. 5.5 Po akceptacji przez BCT naprawy na testowej bazie danych Wykonawca zobowiązany jest do instalacji naprawionego Systemu na produkcyjnej bazie danych. Czas instalacji na bazie produkcyjnej jest wliczany do czasu naprawy pod warunkiem, że zgłoszone przez BCT uwagi były zasadne. 5.6 Po instalacji naprawionego Systemu na produkcyjnej bazie danych BCT ma prawo do przeprowadzenia ponownych testów dotyczących poprawności działania Systemu W przypadku braku szczegółowych ustaleń czas przeznaczony na testowanie nie może przekroczyć 3 dni. BCT może następnie przedstawić uwagi co do sposobu i rezultatów realizacji usługi, które powinny zostać odnotowane w protokole naprawy serwisowej. Wykonawca zamieści w protokole własne uwagi jako odpowiedź na uwagi zgłoszone przez BCT. 23 5.7 BCT ma obowiązek potwierdzić pisemnie fakt otrzymania protokołu naprawy serwisowej w ciągu 2 godzin roboczych liczonych od momentu otrzymania protokołu. Jeżeli protokół naprawy serwisowej dotrze do BCT po godzinie 14, BCT obowiązany jest potwierdzić fakt otrzymania protokołu nie później, niż do godziny 10 następnego dnia roboczego. BCT jest zobowiązany do podpisania protokołu naprawy serwisowej lub pisemnego przedstawienia zastrzeżeń w ciągu 3 dni roboczych od chwili otrzymania protokołu. Brak pisemnej reakcji BCT w wyżej wymienionym czasie jest równoznaczny z zaakceptowaniem treści protokołu i sposobu dokonania naprawy. 5.8 Lista pracowników BCT upoważnionych do dokonywania zgłoszeń serwisowych i podpisywania protokołów odbioru jest zamieszczona w Załączniku nr 5 do umowy. 24 Załącznik A FORMULARZ ZGŁOSZENIA SERWISOWEGO System : NR Od:..........................................................(Imi Pieczątka: ę i nazwisko składającego zgłoszenie) Aplikacja:............................ Do:........................................... (Nazwa, wersja oraz nazwa i wersja formularza lub raportu) (Imię i nazwisko przyjmującego zgłoszenie) Kroki potrzebne do powtórzenia błędu (w punktach) Obecne zachowanie systemu zdefiniowanie błędu Osoba kontaktowa: ……………………………………………. Oczekiwane zachowanie systemu Numer telefonu: Typ komputera urządzenia lub (Imię i nazwisko) Oświadczam, że naprawa wyżej wymienionych błędów jest objęta Asystą Techniczną Data złożenia zgłoszenia Podpis osoby upoważnionej ze strony BCT Pieczątka Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia nr.................... Imię i nazwisko zgłoszenie przyjmującego Podpis Data i godzina przyjęcia zgłoszenia Sposób zgłoszenia przyjęcia W przypadku, gdy nie zostaną podane kroki potrzebne do powtórzenia błędu zgłoszenie otrzymuje automatycznie priorytet mniej ważne. 25 Załącznik Nr 4 PROTOKÓŁ NAPRAWY SERWISOWEJ NR Imię i nazwisko pracownika usuwającego wadę Data i godzina rozpoczęcia naprawy Data i godzina zakończenia naprawy Szczegółowe określenie zakresu naprawy Szczegółowe określenie sposobu naprawy Opis wykonanych zmian w konfiguracji Systemu Oświadczenie Wykonawcy o skuteczności usunięcia usterki: Imię i nazwisko Przedstawiciela BCT odbierającego usługę serwisowa Potwierdzenie przez BCT instalacji na testowej bazie danych : Uwagi BCT co do sposobu i rezultatów realizacji usługi serwisowej Ustosunkowanie się Wykonawcy do uwag BCT Oświadczenie BCT o skuteczności usunięcia wady: Podpis przedstawiciela Wykonawcy Podpis przedstawiciela BCT Data sporządzenia protokółu 26 Załącznik Nr 5 Lista Nazwisk : 27 Załącznik nr 6 Zakres szkolenia użytkowników 1. ………………………….. 2. …………………………… 3. …………………………… 4. …………………………… ………… 28