Departament Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego

Departament Kształtowania
Narodowego Zasobu Archiwalnego
DKN/0072/1/09
PROGRAM SZCZEGÓŁOWY
panelu dyskusyjnego poświęconego
aktualnym problemom z zakresu nadzoru archiwalnego
22 października 2009 r.
Warszawa (siedziba NDAP)
Lp.
Tematyka (proponujący)
Prowadzący
9.30 – 11.00
1
Informacja na temat prac z zakresu nadzoru
archiwalnego podejmowanych w NDAP w 2009 roku
(DKN)
Ewa Perłakowska
2
Nadzór nad dokumentacją geodezyjną i kartograficzną
(DKN)
Katarzyna JaskółkaLeśniak (AP Kraków)
3
Omówienie przedmiotu kontroli i ustaleń
dotychczasowych kontroli w archiwach państwowych
z zakresu realizacji zadań dot. nadzoru archiwalnego
(DKN)
Ewa Perłakowska;
Dorota Kotowicz
11.00 – 11.15
4
PRZERWA KAWOWA
11.15 – 13.00
5
Stan prac nad projektem nowej ustawy „Prawo o
postępowaniu z dokumentacją i o archiwach” (DKN)
Ewa Perłakowska
6
Projekt rozporządzenia w sprawie postępowania z
dokumentacją w komórkach organizacyjnych
wykonujących zadania w zakresie obronności
i bezpieczeństwa państwa (DKN)
Ewa Perłakowska
7
Projekt zarządzenia NDAP w sprawie brakowania
dokumentacji z zasobu własnego archiwów
państwowych – stan prac i ustaleń (DKN)
Ewa Perłakowska
8
Sprawozdanie statystyczne i opisowe z działalności
archiwów państwowych w części dotyczącej nadzoru
archiwalnego (DKN)
Ewa Perłakowska
Ewa Szymańska
13.00 – 13.30
9
OBIAD
13.30 – 15.00
1
10
Wartościowanie dokumentacji:
− kwalifikowanie dokumentacji związanej z gospodarką
nieruchomościami do 1999 r. (AP Białystok)
− przykłady nowego patrzenia i oceniania niektórych
rodzajów dokumentacji (AP Leszno)
− wyrażanie zgody na zniszczenie dokumentacji a zmiany
kwalifikacji archiwalnej dokumentacji (z wyższej na
niższą i z niższej na wyższą) (AP Częstochowa)
− brakowanie dokumentacji z kancelarii tajnych bez zgody
AP, np. w Lasach Państwowych (AP Rzeszów)
− wartościowanie dokumentacji technicznej np. z byłych
państwowych biur projektowych (AP Rzeszów)
− brakowanie dokumentacji elektronicznej (APmstW
O/Pułtusk)
− kwalifikacja dokumentacji medycznej w świetle obecnie
obowiązujących przepisów prawa (AP Bydgoszcz)
− zmiana kwalifikacji akt osobowych z okresu do 1960 r. z
kat. B na A (APDOiP)
− problemy wynikające z weryfikacji spisów w trakcie
brakowania akt sądowych, prokuratorskich, medycznych,
geodezyjnych, kartograficznych, technicznych (AP
Gorzów Wlkp.)
11
Przepisy kancelaryjno-archiwalne podmiotów
zewnętrznych:
−
instrukcja archiwalna w jednostkach posiadających filie
archiwów (AP Białystok)
−
aktualny stan opracowania wspólnego JRWA dla
urzędów samorządowych (AP Leszno)
−
klasyfikowanie i kwalifikowanie „dokumentacji unijnej”
(AP Łódź O/Sieradz)
−
archiwizacja „dokumentacji unijnej” (APmstW)
−
ocena i kwalifikacja „dokumentacji unijnej” (AP
Bydgoszcz)
−
wprowadzanie zmian w JRWA w świetle zmian lub
przejęcia kompetencji (AP Częstochowa)
−
klasyfikacja, kwalifikacja i tworzenie akt w urzędach
administracji samorządowej szczebla gminnego (AP
Kielce O/Sandomierz)
−
klasyfikacja, kwalifikacja i tworzenie akt
administracyjnych w instytucjach wymiaru
sprawiedliwości (AP Kielce O/Sandomierz)
−
wartościowanie dokumentacji w JRWA (APmstW
O/Pułtusk)
−
centralizacja uzgodnień normatywów (AP Lublin)
−
pilna sprawa uwzględniania w instrukcjach
kancelaryjnych EZD, kwestia norm ISO (AP Lublin)
−
JRWA – rozszerzanie haseł, interpretacja JRWA przez
instytucje (APmstW O/Otwock)
−
stan prac nad przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi
2
dla samorządu i administracji rządowej (AP Gorzów
Wlkp.)
12
−
uzgadnianie przepisów dla sądów (AP Kraków)
−
tworzenie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych dla
jednostek oświaty (AP Piotrków Tryb.)
Postępowanie z dokumentacją:
−
postępowanie z dokumentacją z kancelarii tajnej (AP
Łódź O/Sieradz)
−
przegląd przepisów prawnych dot. postępowania z
dokumentacją np. sądową, medyczną, geodezyjną i
kartograficzną, itp. (AP Rzeszów)
−
postępowanie z dokumentacją inną niż aktowa (AP
Suwałki)
−
outsourcing zarządzania dokumentacją a przepisy prawa
archiwalnego (APmstW)
−
zachowanie całości akt spraw w sposób
odzwierciedlający przebieg ich załatwiania z uwagi na
szerokie wykorzystanie różnego rodzaju wewnętrznych
systemów informatycznych (intranet, itp.) (AP
Bydgoszcz)
−
dokumentacja ZUS i PZU (AP Zielona Góra)
−
wskazówki praktyczne dot. przekazywania do archiwum
zakładowego informacji na nośniku elektronicznym
(AAN)
−
elektroniczne archiwizowanie danych na nośnikach
informatycznych (AP Przemyśl)
−
kontrola prawidłowości gromadzenia i zabezpieczenia
dokumentacji elektronicznej (AP Przemyśl)
−
postępowanie z zasobem historycznym szkół wyższych –
problem instrukcji w tym zakresie (AP Kraków)
− postępowanie z dokumentacją dźwiękową w
samorządach oraz zapisaną na CD, gdy jest załącznikiem
do spraw (AP Opole)
13
−
postępowanie z dokumentacją osobową, dokumentacją
absolwentów, zastępczą dokumentacją osobową sędziów
i prokuratorów (AP Opole)
−
postępowanie z dokumentacją nieprawidłowo
zaklasyfikowaną w teczkach z klasy „Współpraca i
współdziałanie” (AP Opole)
Ustalanie jednostek organizacyjnych jako
wytwarzające materiały archiwalne:
− obejmowanie nowych jednostek nadzorem archiwalnym
(AP Częstochowa)
− wyznaczanie jednostek na podstawie pkt. IV wytycznych
(decyzja z 2002 r.) (AP Suwałki)
− samorządowe jednostki organizacyjne – kwestie wyboru
jako materiał uzupełniający do dokumentacji całości
wykonywanych zadań przez samorządy (AP Siedlce)
− miejsce archiwum zakładowego jako komórki
organizacyjnej w strukturze jednostki organizacyjnej (AP
3
Piotrków Tryb.)
15.00 – 15.15
14
PRZERWA KAWOWA
15.15 – 17.00
15
Polska Akademia Nauk:
− kto konsultuje sposób wykonania zaleceń pokontrolnych
(AP Kraków)
− kto określa zasady i tryb przekazywania materiałów
archiwalnych z instytutów do archiwów PAN (AP
Kraków)
− czy kontrolą obejmuje się zasób powierzony (AP Kraków)
16
Postępowanie z dokumentacją jednostek
organizacyjnych, których działalność ustała:
− przejmowanie dokumentacji po zlikwidowanych
placówkach oświatowych nienadzorowanych przez AP
(AP Białystok)
− postępowanie z dokumentacją, gdy całość zasobu
przekazano na odpłatne przechowywanie (AP Kraków)
− sposób kontroli dokumentacji, gdy jest przechowywana
w firmach przechowalniczych poza właściwością
miejscową archiwów państwowych (AP Kraków)
− postępowanie z dokumentacją techniczną budynków
przekazaną prywatnym użytkownikom (AP Kraków)
17
18
Przejmowanie materiałów archiwalnych:
−
przejmowanie akt sądowych (AP Białystok)
−
przejmowanie dokumentacji elektronicznej (APmstW
O/Pułtusk)
−
rozmieszczenie zasobu archiwalnego przejmowanego z
przedpola (AP Częstochowa)
−
przejmowanie dokumentacji na podstawie art. 44 ustawy
archiwalnej (AP Suwałki)
−
powierzanie i użyczanie materiałów archiwalnych –
teoria i praktyka (AP Siedlce)
−
sposób i czas przekazania dokumentacji geologicznej do
archiwów państwowych (AP Kraków)
−
problem przejmowania dokumentacji artystycznej z
archiwów teatrów (AP Kraków)
Procedury regulujące sposób załatwiania spraw z
zakresu nadzoru archiwalnego w archiwach
państwowych:
−
stan opracowania przepisów dot. przeprowadzania
kontroli w archiwach zakładowych (AP Leszno)
−
zróżnicowanie formuły kontroli archiwalnych zależnie od
podmiotu, stanu przestrzegania przepisów i
uporządkowania zasobu (AP Lublin)
−
brakowanie dokumentacji o czasowym okresie
przechowywania przejętej na odpłatne przechowywanie
przez archiwum państwowe (AP Częstochowa)
4
19
−
zmiana instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w
archiwach państwowych (APDOiP)
−
dostosowanie JRWA do potrzeb danego archiwum
państwowego (APDOiP)
−
baza Nadzór, sposób wypełniania gdy brak możliwości i
jej aktualizacja (AP Kraków)
−
strona www (DKN)
Sprawy wyjątkowe:
−
sposób postępowania w przypadku podejrzenia
popełnienia przestępstwa w związku z dokumentacją
(AP Łódź O/Sieradz)
−
możliwość zastosowania środków prawnych wobec
jednostek w sposób rażący opóźniających przekazywanie
materiałów archiwalnych (AP Elbląg)
5