Ogłoszenie nr: 176189 Data ukazania się ogłoszenia: 16 grudnia

Ogłoszenie nr: 176189
Data ukazania się ogłoszenia: 16 grudnia 2015 r.
Okręgowy Urząd Górniczy w Gdańsku
Dyrektor
poszukuje kandydatek/kandydatów na stanowisko:
inspektor
do spraw kancelaryjno-administracyjnych
W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób
niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i
społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6%.
o stanowisko pracy mogą ubiegać się również osoby nieposiadające obywatelstwa
polskiego, zgodnie z przepisami art. 5 ustawy o służbie cywilnej
Wymiar etatu: 1
Liczba stanowisk pracy: 1
Adres urzędu
Okręgowy Urząd Górniczy w Gdańsku
ul. Biała 1
80-435 Gdańsk
Miejsce wykonywania pracy:
Gdańsk
Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:



prowadzi obsługę kancelaryjną Urzędu, przyjmuje korespondencję wpływającą do
Urzędu za pośrednictwem: poczty, poczty elektronicznej, telefaksu i bezpośrednio do
sekretariatu oraz kancelarii, rejestruje pisma i sprawy w komputerowym systemie
obiegu dokumentów, przekazuje referentom spraw zadekretowane dokumenty,
przyjmuje dokumentację od referentów spraw,
kompletuje, przedkłada do podpisu, rejestruje i wysyła korespondencję wychodzącą,
w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów,
współuczestniczy w przejmowaniu spraw, akt oraz dokumentacji sprawozdawczej
(sprawozdania miesięczne, kwartalne i roczne) od pracowników Urzędu, rejestruje je,





wysyła oraz ewidencjonuje w teczkach i segregatorach, w celu realizacji bieżącej
pracy Urzędu,
udziela informacji oraz współuczestniczy w organizowaniu spotkań z interesantami w
horyzoncie czasowym od miesiąca do kwartału, w celu wsparcia bieżącej pracy
Dyrektora Urzędu,
prowadzi archiwum zakładowe, przyjmuje akta wytworzone w Urzędzie wg
ustalonego harmonogramu w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich
przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego, porządkuje akta,
ewidencjonuje posiadane i przejmowane akta oraz przechowuje w celu zabezpieczenia
materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
prowadzi, przechowuje i przygotowuje do archiwum zakładowego dokumentację
sporządzoną na stanowisku pracy celem zapewnienia właściwego obiegu i
archiwizacji tej dokumentacji, udostępnia i wypożycza akta zgromadzone w archiwum
zakładowym do celów służbowych i innych w celu uzyskania informacji znajdujących
się w archiwum Urzędu,
planuje działania w rocznym horyzoncie czasowym związane oraz przekazuje
materiały archiwalne do Archiwum Państwowego, utrzymuje stały kontakt z
Archiwum Państwowym w celu koordynowania i zapewnienia prawidłowego
wykonywania ustawowych obowiązków związanych z przekazywaniem akt do
Archiwum Państwowego,
sporządza sprawozdanie ze stanu posiadanych materiałów archiwalnych i
dokumentacji niearchiwalnej w celu przekazania informacji Dyrektorowi Urzędu.
Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania
zadań
- obciążenie narządu wzroku związane z pracą przy monitorach komputerowych,
- częsty i bezpośredni kontakt z klientem zewnętrznym,
- praca przy komputerze w pozycji siedzącej wymagająca wysiłku statycznego,
- wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem akt i dokumentacji,
- praca w szczególnych warunkach środowiskowych.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
Otoczenie bliższe i dalsze (miejsce bezpośredniej pracy):
- budynek Urzędu dostosowany do poruszania się osób na wózkach inwalidzkich
Inne
Brak
Wymagania związane ze stanowiskiem pracy
niezbędne



wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 3 lata doświadczenia zawodowego (powyżej 3
lat) przy obsłudze sekretariatu lub kancelarii lub archiwum
pozostałe wymagania niezbędne:
o kurs specjalistyczny w zakresie prowadzenia archiwum (niewymagany dla
osób z wykształceniem w specjalności archiwistyka lub zarządzanie
dokumentacją współczesną)
o znajomość przepisów w niezbędnym zakresie, dot. funkcjonowania
administracji publicznej, Kodeksu postępowania administracyjnego, służby
cywilnej i archiwizacji, o ochronie danych osobowych,
o zdolności interpersonalne, łatwość komunikacji i umiejętność dobrej
organizacji pracy,
o umiejętność obsługi komputera, poczty elektronicznej i urządzeń biurowych.
wymagania dodatkowe


wykształcenie średnie o kierunku administracyjno-biurowym lub technik archiwista
lub wyższe ze specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną,
1 rok pracy w administracji publicznej.
Wymagane dokumenty i oświadczenia:









życiorys i list motywacyjny
oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów
rekrutacji
oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub
umyślne przestępstwo skarbowe
kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie
w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu
potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa
Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających
znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego,
ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
kopia dokumentu potwierdzającego posiadane obywatelstwo lub oświadczenie o
posiadanym obywatelstwie
kopia dokumentu potwierdzającego posiadane obywatelstwo lub oświadczenie o
posiadanym obywatelstwie
kopie dokumentów potwierdzających powyżej 3-letni staż pracy przy obsłudze
sekretariatu lub kancelarii lub archiwum (świadectwa pracy, zaświadczenia pracy, opis
stanowiska pracy, zakres czynności albo inny dokument, z którego jednoznacznie
wynika spełnianie wymogu stażu pracy)
Inne dokumenty i oświadczenia:



kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku
kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu
w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
kopie dokumentów potwierdzających roczny staż pracy w administracji publicznej
kopie dokumentów potwierdzających ogólny staż pracy (świadectwa pracy,
zaświadczenia pracy)
Termin składania dokumentów:
05-01-2016
Miejsce składania dokumentów:
Okręgowy Urząd Górniczy
Biała 1
80-435 Gdańsk
Oferty w zamkniętych kopertach z dopiskiem "Oferta pracy - GDA/I/K-A" należy
składać w sekretariacie Urzędu lub wysyłać za pośrednictwem placówek
uprawnionych do świadczenia usług pocztowych.
Inne informacje:
W ofercie należy podać dane kontaktowe - adres do korespondencji, adres e-mail,
numer telefonu.
Oświadczenia muszą być opatrzone datą i własnoręcznym podpisem.
Wzór oświadczenia zamieszczono na stronie internetowej www.wug.gov.pl.
Oferty otrzymane po terminie (decyduje data stempla pocztowego) lub oferty, które
nie spełniają wymagań niezbędnych zostaną komisyjnie zniszczone bez informowania
o tym kandydatów.
Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane.
Kandydaci zakwalifikowani zostaną powiadomieni pisemnie.
Informacja o metodach i technikach naboru:
- analiza złożonych dokumentów pod względem spełniania wymogów formalnych
określonych
w ogłoszeniu,
- sprawdzenie wiedzy- test wiedzy,
- sprawdzenie umiejętności obsługi komputera - wykonanie zestawu zadań na
komputerze
- sprawdzenie doświadczenia zawodowego i kompetencji - rozmowa kwalifikacyjna
przeprowadzona w sposób ustrukturyzowany.
Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z
równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość,
przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie,
orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. (58) 340 07 30.