ZAPYTANIE OFERTOWE na wynajem sal szkoleniowych wraz z

ZAPYTANIE OFERTOWE
na wynajem sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem i cateringiem
w ramach projektu
„Profesjonalny urząd – kompetentny urzędnik”
współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, POKL 5.2.1
Kod CPV: 70220000-9 (Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkania)
Kod CPV: 55320000-9 (Usługi podawania posiłków)
1.
ZAMAWIAJĄCY:
Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej
Centrum Mazowsze
ul. Długa 23/25, 00-238 Warszawa
2.
TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach
finansowania oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki, obowiązujących na dzień ogłoszenie zapytania. Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co
najmniej trzech potencjalnych wykonawców, udostępnione na stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl oraz w
siedzibie FRDL Centrum Mazowsze.
3.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
1. Wynajem sal szkoleniowych umożliwiających realizację szkoleń jednodniowych, dwudniowych lub
trzydniowych dla grup od 10 do 30 osób, w ustawieniu warsztatowym lub w podkowę, przy czym:
- 26 /dwadzieścia sześć/ grup szkoleniowych (47 /czterdzieści siedem/ dni szkoleniowych) w okresie lutypaździernik 2013 (z wyłączeniem sierpnia)
- 25 /dwadzieścia pięć/ grup szkoleniowych (38 /trzydzieści osiem/ dni szkoleniowych) w okresie styczeńczerwiec 2014.
- jednego dnia będzie odbywać się tylko jedno szkolenie.
Zamawiający załączy do niniejszego zapytania ofertowego wstępny harmonogram szkoleń w podziale na
miesiące. Harmonogram może ulec zmianie, wszelkie zmiany do harmonogramu będą konsultowane
z Wykonawcą drogą mailową.
1.1 Dostępność sal w godzinach 8.00-18.00.
1.2 Standard sal: sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane
pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia.
Proszę o dołączenie do oferty pliku ze zdjęciami oferowanych sal. W przypadku nie spełnienia standardów
(czyste ściany, czysta podłoga/wykładzina, pomieszczenie z oknami, nieuszkodzone meble, ogrzewanie w
okresie zimowym, klimatyzacja lub wentylacja, winda w przypadku sal na piętrze) oraz znacznych rozbieżności
pomiędzy zdjęciami, a stanem faktycznym sal ,Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do rezygnacji z oferty i
zaprosi do współpracy kolejnego Oferenta z listy.
1.3 Wyposażenie sal: sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenie szkolenia: laptop, projektor
multimedialny, ekran lub biała (bardzo jasna) ściana, łącze internetowe (stałe, wi-fi), inne dodatkowe elementy:
flipchart, flamastry; dostęp do ksero i faxu w budynku.
Projekt „Profesjonalny urząd – kompetentny urzędnik” współfinansowany
ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
1.4 Udostępnienie dla osoby obsługującej szkolenia miejsca na stanowisko recepcji (co najmniej stół i
krzesło).
1.5 Udostępnienie dodatkowego pomieszczenia lub miejsca do przechowywania materiałów, przed
i pomiędzy szkoleniami.
1.6 Udostępnienie miejsca na przechowywanie odzieży wierzchniej (np. szatnia) oraz miejsc parkingowych
dla co najmniej 4 samochodów.
1.7 Możliwość przyklejenia lub umieszczenia w inny sposób przy drzwiach wejściowych (np. na stojakach
– zapewnienia oferent), na drodze do sali i w sali plakatu i programu szkolenia.
1.8 Lokalizacja - sale powinny znajdować się w okolicy gmin: Skórzec, Wodynie, Wiśniew, Domanice,
Suchożebry, Stoczek, tak aby odległość od przynajmniej 4 gmin nie przekraczała 50 km i gwarantowała dobry
dojazd zarówno samochodem, jak i komunikacją miejską. Jeśli sala położona jest w odległości większej niż 500m
od najbliższego przystanku, gdzie można dotrzeć komunikacją miejską (dworzec PKS, PKP) Wykonawca
zapewnia transport z i do tego miejsca.
Sale powinny znajdować się w tym samym budynku co restauracja lub catering powinien zostać dostarczony na
miejsce szkolenia.
2. Przerwa kawowa – całodniowa, uzupełniana w razie potrzeby:
- kawa, herbata, ciasteczka lub ciasto, woda gazowana, niegazowana, soki, mleko (nie w proszku) lub śmietanka
do kawy.
Szkolenia będę odbywały się w godzinach 9.30 – 16.30 (godziny mogę ulec zmianie na tym etapie; w umowie
z Wykonawcą zostaną już dokładnie określone). Przerwa kawowa powinna być przygotowana na przyjazd
uczestników szkoleń, nie później niż o godzinie 8.45.
3. Wyżywienie (zupa, drugie danie i deser), z możliwością wyboru dania wegetariańskiego. Zapotrzebowanie
będzie zgłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem i potwierdzone na 2 dni przed szkoleniem. Wyżywienie w tym
samym budynku co sala szkoleniowa, należy podać trzy przykładowe MENU.
4. Noclegi – 2 pokoje jednoosobowe (dla trenera i osoby z obsługi technicznej szkoleń). Możliwość, w miarę
zapotrzebowania, wynajęcia dodatkowych pokoi dla uczestników szkoleń (zgłaszane na bieżąco przed
szkoleniami, nie więcej niż 2 pokoje dwuosobowe). Pokoje w tym samym budynku co szkolenia.
4.
NIE JEST DOPUSZCZALNE SKŁADANIE OFERT CZĄSTKOWYCH.
5.
DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA WYMAGANE DLA POTWIERDZENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W
ZAMÓWIENIU:
a) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (Załącznik nr 1)
Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez
powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami
upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu
Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a
wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
Projekt „Profesjonalny urząd – kompetentny urzędnik” współfinansowany
ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub
kurateli.
b) zdjęcia oferowanych sal
6.
SPOSÓB WYCENY:
1) Prosimy o podawanie cen brutto w tabelce stanowiącej Załącznik nr 2
2) Zamawiający może prosić oferentów o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie oferty. W takiej sytuacji
wszyscy oferenci będą mieli szanse na takie same uzupełnienia.
3) Oferenci mogą zadawać pytania w trakcie okresu przygotowania oferty wyłącznie mailowo.
7.
POZOSTAŁE WARUNKI:
1) Umowa musi zostać podpisana w tym roku. Ustalone ceny nie mogą ulec zmianie przez cały okres trwania
umowy, niezależnie od ewentualnych zmian stawki VAT w kolejnych latach.
2) Jeżeli zaoferowana cena przekroczy kwoty przewidziane w budżecie projektu Zamawiający rozpocznie
negocjacje indywidualne z oferentami. Jeżeli w wyniku negocjacji nie uda się osiągnąć cen mieszczących się w
budżecie projektu, zapytanie ofertowe uznaje się za nieważne.
8.
ZAPISY, KTÓRE BĘDĄ ZAWARTE W UMOWIE:
1) Płatności zaliczkowe są możliwe dopiero po pierwszym pobycie, dodatkowo pod warunkiem posiadania na
koncie środków projektowych z MAiC. Zaliczka nie może przekroczyć 40% wartości zamówienia na dany miesiąc.
2) Obie strony obowiązuje 30 dniowy okres wypowiedzenia bez podawania przyczyny.
3) Umowa może zostać rozwiązana za 2 tygodniowym wypowiedzeniem, jeśli warunki na miejscu nie będą
zgodne z ofertą,
9.
KRYTERIA WYBORU OFERT:
Kryterium oceny oferty jest CENA (PUNKTACJA - porównanie między Oferentami: X – najniższa cena, Y – cena
Oferenta A; punktacja Oferenta A = X/Y)
z uwzględnieniem poniższych warunków:
- jeżeli cena zaproponowana przez oferentów mieści się w budżecie projektu, a różnica kwot nie jest większa niż
10% (cena najniższa/cena wyższa), Zamawiający może wybrać droższą ofertę w dwóch przypadkach:
1) Jeżeli oferent zapewni lepszy standard usług podstawowych (sala, noclegi, wyżywienie)
2) Jeżeli oferent zaproponuje dodatkowe oferty specjalne takie jak:
a) promocyjna cena noclegu dla trenera i osoby z obsługi (szkolenia dwu- i trzydniowe)
b) bezpłatny parking.
3) Jeżeli proponowane miejsce ma dogodniejszy dojazd.
- w trybie zapytania ofertowego może zostać wyłoniony więcej niż jeden oferent.
10. INNE ZAŁĄCZNIKI:
Projekt „Profesjonalny urząd – kompetentny urzędnik” współfinansowany
ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wstępny harmonogram szkoleń (Załącznik nr 3)
Proszę o przesłanie oferty w terminie do 7 stycznia 2013 r. (poniedziałek) do godz.15.00 wyłącznie na adres
email:
[email protected]. W tytule maila proszę dopisać: „oferta na wynajem sal szkoleniowych wraz z
wyposażeniem i cateringiem – projekt „Profesjonalny urząd-kompetentny urzędnik”.
Pytania należy kierować do:
Małgorzata Jaglińska
[email protected]
(22) 351-93-20
Projekt „Profesjonalny urząd – kompetentny urzędnik” współfinansowany
ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego