Deklaracja uczestnictwa Beneficjenta Ostatecznego w projekcie
Transkrypt
Deklaracja uczestnictwa Beneficjenta Ostatecznego w projekcie
ZAPYTANIE OFERTOWE z dn. 18 grudnia 2013 na usługę hotelową z wyżywieniem i wynajmem sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem w ramach projektu „Szkoła Współpracy. Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, POKL 3.1.2 Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Kod CPV: 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe Kod CPV: 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Kod CPV: 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Kod CPV: 55130000-0 Inne usługi hotelarskie Kod CPV: 55240000-4 Usługi w zakresie ośrodków i domów wypoczynkowych I. ZAMAWIAJĄCY: Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze ul. Żurawia 43, 00-680 Warszawa II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, obowiązujących na dzień ogłoszenia zapytania. Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, udostępnione na stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl oraz w siedzibie FRDL Centrum Mazowsze. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Przedmiotem zamówienia jest: 1.1 wynajem 2 sal szkoleniowych na szkolenie dla trenerów (TOT), pierwszej na 55 uczestników w ustawieniu teatralnym i drugiej na 25 uczestników w ustawieniu szkolnym 1.2 usługa hotelowa podczas TOT: dostępność pokoi jedno- i dwuosobowych z łazienkami, wyżywienie: śniadanie, kolacja, obiad i przerwy kawowe w podczas szkolenia. 1.3 wynajem 2 sal szkoleniowych na seminarium superwizyjne, pierwszej na 55 uczestników w ustawieniu teatralnym i drugiej na 25 uczestników w ustawieniu szkolnym 1.4 usługa hotelowa podczas seminarium superwizyjnego: dostępność pokoi jedno- i dwuosobowych z łazienkami, wyżywienie: śniadanie, kolacja, obiad i przerwy kawowe w podczas szkolenia. 2. Informacje szczegółowe: 2.1 termin TOT – szkolenie planowane jest w terminie 25-27.02.2014 r. 2.2 termin seminarium superwizyjnego – seminarium planowane jest w dn. 17.05.2014 r. 2.3 lokalizacja hotelu/ośrodka – Warszawa i okolice w odległości do 50 km od dworca Warszawa Centralna (odległość liczona na podstawie portalu: www.maps.google.pl). Sam hotel/ośrodek musi znajdować się w odległości nie większej niż 300m od najbliższego dworca kolejowego lub przystanku komunikacji miejskiej. 2.4 nocleg podczas TOT – dostępność pokoi jedno- i dwuosobowych, każdy wyposażony w pojedyncze łóżka oraz łazienkę: a) Oferent zapewni dostępność pokoi dla około 20 osób (ostateczna liczba osób zostanie podana na 10 dni przed terminem TOT) w nocy z 24/25.02.2014 b) Oferent zapewni nocleg dla maksimum 55 osób, w nocy z 25/26.02.2014 oraz w nocy z 26/27.02.2014 c) pokoje powinny znajdować się w tym samym budynku co sale szkoleniowe d) Oferent dołączy do oferty zdjęcia oferowanego pokoju. W przypadku nie spełnienia standardów oraz znacznych rozbieżności pomiędzy zdjęciami, a stanem faktycznym pokoi, Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z oferty i zaproszenia do współpracy kolejnego Oferenta z listy 2.5 nocleg podczas seminarium superwizyjnego – dostępność pokoi jedno- i dwuosobowych, każdy wyposażony w pojedyncze łóżka oraz łazienkę: 1 Projekt „Szkoła Współpracy. Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły” współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego a) b) c) Oferent zapewni dostępność pokoi dla około 20 osób (ostateczna liczba osób zostanie podana na 10 dni przed terminem TOT) w nocy z 16/17.05.2014 r pokoje powinny znajdować się w tym samym budynku co sale szkoleniowe Oferent dołączy do oferty zdjęcia oferowanego pokoju. W przypadku nie spełnienia standardów oraz znacznych rozbieżności pomiędzy zdjęciami, a stanem faktycznym pokoi, Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z oferty i zaproszenia do współpracy kolejnego Oferenta z listy 2.6 sale szkoleniowe podczas TOT i seminarium superwizyjnego – dostępne w dniu 24.02.2014 od godziny 16.00, całodobowo w dniach 25-27.02.2014r. oraz dostępne w dniu 16.05.2014 od godziny 16.00, całodobowo w dn.17.05.2014r. a) sala nr 1 na 55 uczestników w ustawieniu teatralnym, z możliwością aranżacji na 25 uczestników w ustawieniu szkolnym. b) sala nr 2 na 25 uczestników w ustawieniu szkolnym. c) sale powinny spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia d) sale muszą mieć dodatkowy stolik dla prowadzących (2 prowadzących w każdej sali) e) przed salą Oferent udostępni dodatkowy stolik dla „recepcji” szkolenia f) sale muszą być wyposażone w sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenia szkolenia: laptop, projektor multimedialny, ekran lub biała (bardzo jasna) ściana, łącze internetowe (stałe, wi-fi), inne dodatkowe elementy: flipchart, flamastry; dostęp do ksero i faxu w budynku (w sytuacjach awaryjnych). g) sale powinny znajdować się w tym samym budynku co restauracja (wyżywienie). h) Oferent dołączy do oferty zdjęcia oferowanych sal oraz miejsca gdzie będą świadczone usługi cateringowe. W przypadku nie spełnienia standardów (czyste ściany, czysta podłoga/wykładzina, pomieszczenie z oknami, nieuszkodzone meble, klimatyzacja, winda w przypadku sal na piętrze) oraz znacznych rozbieżności pomiędzy zdjęciami, a stanem faktycznym sal, Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z oferty i zaproszenia do współpracy kolejnego Oferenta z listy. 2.7 wyżywienie a) 24.02.2014 - kolacja dla około 20 osób; ostateczna liczba osób podana na 10 dni przed terminem szkolenia b) 25.02.2014 – śniadanie dla około 20 osób; ostateczna liczba osób podana na 10 dni przed terminem szkolenia c) 25.02.2014 – obiad i kolacja dla 55 osób d) 26.02.2014 – śniadanie, obiad i kolacja dla 55 osób e) 27.02.2014 – śniadanie i obiad dla 55 osób f) 16.05.2014 - kolacja dla około 20 osób; ostateczna liczba osób podana na 10 dni przed terminem szkolenia g) 17.05.2014 - śniadanie dla około 20 osób; ostateczna liczba osób podana na 10 dni przed terminem szkolenia h) 17.05.2014 – obiad dla 55 osób i) Oferent zaproponuje 3 przykładowe MENU, z opcją MENU wegetariańskiego w tej samej cenie (liczbę wegetarian Zamawiający poda najpóźniej na 10 dni przed terminem szkolenia) 2.8 przerwa kawowa w dniach 25-27.02.2014. oraz 17.05.2014, całodniowa, uzupełniana w razie potrzeby: a) kawa, herbata, ciasteczka lub ciasto, wody gazowana, niegazowana, soki owocowe (nie napoje), mleko (nie w proszku) lub śmietanka do kawy. b) przerwa kawowa powinna być przygotowana w pobliżu sal szkoleniowych, co najmniej na pół godziny przed jego rozpoczęciem szkolenia. 3. Pozostałe warunki 3.1 możliwość przyklejenia lub umieszczenia w inny sposób plakatu i programu szkolenia przy drzwiach wejściowych (np. na stojakach – zapewnia oferent), na drodze do sal i w salach. 3.2 możliwości spędzania czasu wolnego, poza godzinami szkoleniowymi w budynku ośrodka lub na jego terenie, w innych pomieszczeniach, przeznaczonych do spotkań ogólnych. IV. NIE JEST DOPUSZCZALNE SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH ANI WARIANTOWYCH. 2 Projekt „Szkoła Współpracy. Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły” współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego V. DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA WYMAGANE DLA POTWIERDZENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W ZAMÓWIENIU: 1) 2) 3) Załącznik nr 1 - formularz oferty Załącznik nr 2 - skan podpisanego przez Wykonawcę oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia. Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. zdjęcia oferowanego pokoju hotelowego, sal szkoleniowych, miejsca posiłków oraz propozycje MENU, w tym MENU wegetariańskich. VI. SPOSÓB WYCENY: 1) 2) 3) Prosimy o podawanie cen brutto w tabelce stanowiącej Załącznik nr 1 (formularz oferty) - formularz oferty musi zostać przesłany w postaci skanu oryginału podpisanego przez Oferenta oraz dodatkowo w formie edytowalnej (forma edytowalna nie wymaga podpisu). Zamawiający może prosić Oferentów o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie oferty. W takiej sytuacji wszyscy Oferenci będą mieli szanse na takie same uzupełnienia. Oferenci mogą zadawać pytania w trakcie okresu przygotowania oferty wyłącznie mailowo. VII. POZOSTAŁE WARUNKI: 1) 2) 3) 4) Z wyłonionym Wykonawcą zostanie podpisana umowa. Ustalone ceny nie mogą ulec zmianie przez cały okres trwania umowy, niezależnie od ewentualnych zmian stawki VAT w kolejnych miesiącach. Jeżeli zaoferowana cena przekroczy kwoty przewidziane w budżecie projektu, Zamawiający rozpocznie negocjacje indywidualne z oferentami. Jeżeli w wyniku negocjacji nie uda się osiągnąć cen mieszczących się w budżecie projektu, zapytanie ofertowe uznaje się za nieważne. Płatności zaliczkowe są możliwe pod warunkiem posiadania na koncie środków projektowych z MEN. Zaliczka nie może przekroczyć 40% wartości zamówienia. Zamawiający zgłosi ostateczną liczbę noclegów i wyżywienia na 10 dni przed terminem szkolenia. VIII. KRYTERIA WYBORU OFERT: Kryterium oceny oferty będzie CENA – 100% PUNKTACJA - porównanie między Oferentami: X – najniższa cena, Y – cena Oferenta A; punktacja Oferenta A = X/Y z uwzględnieniem poniższych warunków: - jeżeli cena zaproponowana przez oferentów mieści się w budżecie projektu, a różnica kwot nie jest większa niż 10% (cena najniższa/cena wyższa), Zamawiający może wybrać droższą ofertę w dwóch przypadkach: 1) jeżeli oferent zapewni lepszy standard usług podstawowych (sale, wyżywienie) 2) jeżeli proponowane miejsce ma dogodniejszy dojazd. Proszę o przesłanie oferty w terminie do 10 stycznia 2014r. (piątek) do godz. 12:00, wyłącznie na adres email: [email protected]. W tytule maila proszę dopisać: Szkoła Współpracy – wynajem sal i noclegi – TOT/SEMINARIUM. Pytania należy kierować do: Agnieszka Jędrych tel.: 22 351 93 16 [email protected] 3 Projekt „Szkoła Współpracy. Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły” współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego