Ustalenia organizacyjno-funkcjonalne 1. W zakresie organizacji
Transkrypt
Ustalenia organizacyjno-funkcjonalne 1. W zakresie organizacji
Załącznik nr 1 Ustalenia organizacyjno-funkcjonalne 1. W zakresie organizacji systemu: 1) W Systemie Wykorzystania Doświadczeń (SWD) uczestniczą wszystkie komórki wewnętrzne Dowództwa Wojsk Lądowych (DWL) oraz jednostki bezpośrednio podległe Dowódcy WL (JBP). 2) Wydział Wykorzystania Doświadczeń (WWD) Dowództwa Wojsk Lądowych, pełni funkcję organizatora i koordynatora systemu. 3) Dowódcy JBP realizują zadania w ramach SWD z wykorzystaniem Sekcji/Specjalisty Wykorzystania Doświadczeń1. 4) Specjaliści WWD oraz wyznaczeni w komórkach organizacyjnych DWL i JBP przedstawiciele pełnią funkcje: analityczne, badawcze i doradcze w zakresie sporządzania „obserwacji” i sprawozdań z analiz zgłoszonych „obserwacji”. 5) W przypadku gdy rekomendowane działania naprawcze przekraczają kompetencje dowódcy/komendanta/szefa danego szczebla dowodzenia kierują je do przełożonego wyższego szczebla. 6) Rekomendacje działań naprawczych zatwierdza dowódca odpowiedniego szczebla dowodzenia, w którego kompetencji leży usprawnienie danego procesu. 7) Realizacja oraz rejestrowanie poszczególnych etapów Jednolitego Procesu Wykorzystania Doświadczeń odbywa się przy wykorzystaniu Centralnej Bazy Danych, wyspecjalizowaną zarządzanej komórkę, na jaką szczeblu stanowi Pion strategicznym Rozwoju przez Koncepcji i Wykorzystania Doświadczeń CDiS SZ. 8) Zamieszczanie informacji w CBD jest jednym z zasadniczych obowiązków komórek i specjalistów uczestniczących w Systemie Wykorzystania Doświadczeń Wojsk Lądowych na wszystkich szczeblach dowodzenia. 9) Zgłaszanie użytkowników CBD z danej JBP oraz nadawanie uprawnień w postaci „loginu” i hasła realizowane jest w porozumieniu z WWD DWL (portal informacyjny SharePoint2007: DWL/Kier/WWD/Dokumenty/Instrukcje). 1 Strukturę i organizację komórek określa właściwy dowódca Str. 1/8 2. W zakresie funkcjonowania systemu: 1) SWD funkcjonuje w następujących zasadniczych obszarach działalności Wojsk Lądowych: a) zdolności operacyjne; b) pokojowe funkcjonowanie; c) kompleksowe rozwiązywanie problemów organizacji i kierowania systemem wsparcia bojowego, zabezpieczenia logistycznego i zabezpieczenia medycznego; d) operacje wojskowe realizowane przez Polskie Kontyngenty Wojskowe poza terytorium kraju; e) użycie sił w operacjach kryzysowych militarnych i niemilitarnych. 2) SWD wspiera proces transformacji Wojsk Lądowych, a także zapewnia bieżącą realizację działań naprawczych poprzez dokonywanie niezbędnych zmian oraz upowszechnianie najlepszych rozwiązań w obszarach: a) doktryn; b) organizacji; c) personelu; d) szkolenia; e) dowodzenia i kierowania; f) infrastruktury; g) interoperacyjności; h) zasobów. 3) Proces WD obejmuje: a) Etap I /Identyfikacja „obserwacji”/ – działanie mające na celu zidentyfikowanie powtarzających się problemów lub negatywnych zjawisk o fundamentalnym znaczeniu dla zdolności ZT, oddziałów i pododdziałów, które nie zostały rozwiązane w ramach zwykłej działalności służbowej. Zebrane dane powinny zawierać wszelkie dostępne informacje dotyczące obserwowanego problemu i zostać zgłoszone zgodnie (załącznik nr 2), z Formularzem do odpowiedniej Zgłoszenia „obserwacji” komórki Wykorzystania Doświadczeń, celem jej weryfikacji. Każde takie działanie musi być Str. 2/8 przekazane w „łańcuchu” informacji Systemu Wykorzystania Doświadczeń w celu udokumentowania w CBD; b) Etap II /Analiza/ - ogół czynności mających na celu zbadanie zaobserwowanego problemu lub negatywnego zjawiska, jego elementów oraz zrozumienia przyczyn, czynników wywołujących ich występowanie i zachodzących między nimi zależności. Po dokonaniu wstępnej weryfikacji osoba z nadanymi uprawnieniami „user” lub „power user”’ wprowadza obserwację do CBD. Zweryfikowaną „obserwację” (załącznik nr 2) specjalista komórki Wykorzystania Doświadczeń przedstawia swojemu dowódcy jako propozycję problemu do analizy w ramach procesu WD. W przypadku zatwierdzenia przez dowódcę lub jego zastępcę „obserwacji”, wprowadzający wniosek ma obowiązek dołączyć podpisany dokument jako załącznik do wprowadzonej „obserwacji” oraz poinformować drogą elektroniczną w sieci MIL-WAN administratora CBD - w przypadku specjalisty komórki WD szczebla taktycznego, również Szefa WWD WL. W przypadku odrzucenia „„obserwacji””, wprowadzający musi powiadomić o tym fakcie administratora CBD – w przypadku specjalisty komórki WD szczebla taktycznego, również Szefa WWD. Administrator CBD zmienia jej status na obserwację odrzuconą („Observation Rejected”). Efektem końcowym etapu analizy jest sprawozdanie końcowe z analizy (załącznik nr 3), które po zatwierdzeniu przez dowódcę danego szczebla dowodzenia zostaje dostarczone do wszystkich zainteresowanych i wprowadzone do CBD jako załącznik do „obserwacji”. W Dowództwie Wojsk Lądowych sprawozdanie z analizy „obserwacji” wykonują specjaliści WWD, na szczeblu taktycznym specjaliści Sekcji WD; c) Etap III /Zatwierdzanie i stawianie zadań/ - Sprawozdanie końcowe z analizy zawiera sformułowane rekomendacje działań naprawczych i zidentyfikowanych wykonawców tych działań, którzy są odpowiedzialni za sporządzenie Planu Działań Naprawczych i przedstawienie Komendantowi. W go do zatwierdzenia Dowódcy/Szefowi/ powyższym dokumencie sprecyzowane są Str. 3/8 zadania do realizacji celem rozwiązania analizowanego problemu. Obserwacja, w odniesieniu do której opracowano Plan Działań Naprawczych staje się Doświadczeniem Zidentyfikowanym. Osobą odpowiedzialną za wprowadzenie danych na tym etapie algorytmu jest Specjalista WD z dowództwa WL, właściwy tematowi wniosku, który posiada uprawnienia użytkownika zaawansowanego CBD („power user”). Po zatwierdzeniu przez właściwy organ Planu Działań Naprawczych Obserwacja staje Zidentyfikowana się Doświadczeniem Zidentyfikowanym (Lessons Identified Remedial Action Approved”); d) Etap IV /Implementacja i monitorowanie/ - następuje realizacja Planu Działań Naprawczych, w efekcie której wykonawcy składają meldunki, które muszą zostać przesłane pocztą w sieci MIL-WAN do specjalisty WD organu zatwierdzającego w celu dołączenia ich jako załączniki do „doświadczenia” w CBD. W Dowództwie Wojsk Lądowych te przedsięwzięcia realizuje WWD; e) Etap V /Weryfikacja/ - czynności realizowane w celu określenia skuteczności działań naprawczych przeprowadzonych w celu wyeliminowania zaobserwowanego problemu lub negatywnego zjawiska. Weryfikacja może być prowadzona, np. w oparciu o kontrolę, sprawdzian, dodatkowe analizy, weryfikacji zamyka pomiar, stosownie proces eksperyment, do sytuacji. i powoduje, że ćwiczenie Pozytywny lub wynik Doświadczenie Zidentyfikowane w Etapie II procesu staje się Doświadczeniem Wykorzystanym. Na tym etapie jedynie specjalista WD organu zatwierdzającego z uprawnieniami użytkownika zaawansowanego może zakończyć w CBD proces WD. 3. Obieg informacji w ramach SWD w Wojskach Lądowych: 1) Efektywne funkcjonowanie SWD jest możliwe dzięki wymianie informacji pomiędzy jego uczestnikami. 2) Informacje funkcjonujące w SWD podlegają procesom: a) wprowadzenia, b) przetwarzania, Str. 4/8 c) uzupełniania, d) archiwizacji, e) upowszechniania. 3) Zasadniczy obieg informacji w ramach SWD odbywa się przy wykorzystaniu: a) resortowej sieci komputerowej MIL-WAN z wykorzystaniem Centralnej Bazy Danych2, zarządzanej przez CDiS SZ dla informacji jawnych i o klauzuli „Zastrzeżone”; b) systemu elektronicznego obiegu dokumentów ARCUS-MON – przeznaczonego do rejestrowania i gromadzenia dokumentów jawnej korespondencji wchodzącej i wychodzącej; c) ogólnie dostępnego portalu informacyjnego SharePoint2007 dla autonomicznych zbiorów informacji każdej jednostki organizacyjnej SZ RP. 4) Informacje o klauzuli wyższej niż „Zastrzeżone” udostępniane są adekwatnie do potrzeb przez uczestników Systemu w formie komunikatów lub w trybie indywidualnym na zapotrzebowanie zgłoszone do odpowiedniego uczestnika Systemu. 5) Komórką wiodącą w systemie obiegu informacji w zakresie SWD WL jest Wydział Wykorzystania Doświadczeń DWL, a na szczeblu taktycznym Sekcje Wykorzystania Doświadczeń lub Specjaliści WD. 4. System meldunkowo-sprawozdawczy 1) „Obserwacje” (zgodnie z załącznikiem nr 2) sporządzać każdorazowo: a) po zidentyfikowaniu problemu lub negatywnego zjawiska (zjawisk), wymagających wyeliminowania, poprawy zasadniczych niedociągnięć w ramach Systemu Wykorzystania Doświadczeń, mających wpływ na funkcjonowanie i poziom zdolności operacyjnych Wojsk Lądowych, w tym dotyczących PKW; 2 Centralna Baza Danych – bazodanowy system informatyczny zbudowany w architekturze klient-serwer, pracujący w sieci teleinformatycznej MIL-WAN, administrowany przez CDiSz SZ (Bydgoszcz), które nadaje uprawnienia w postaci „loginu” i hasła na podstawie złożonego wniosku. Aplikację CBD można uruchomić na każdym komputerze podłączonym do tej sieci. Wymagane oprogramowanie na stacji roboczej to Java w wersji 1.5 lub wyższej oraz Internet Explorer w Wersji 7, lub wyższej. Dostęp do CBD jest udzielany wyłącznie użytkownikom sieci MIL-WAN, ale konto w CBD nie jest związane z kontem w domenie MIL-WAN. Str. 5/8 b) po zakończeniu szkolenia przygotowawczego kontyngentu do misji, zakończonego ćwiczeniem certyfikującym; c) po zidentyfikowaniu problemu powodującego zasadnicze niedociągnięcia, wynikające z realizacji procesu szkolenia Wojsk Lądowych, wymagające wdrożenia działań naprawczych w ramach Systemu; d) po zakończeniu ćwiczenia (w wymiarze narodowym i międzynarodowym); e) podczas realizacji zadań, wynikających z planów i programów rozwoju SZ RP. 2) Przedmiotowe Formularze Zgłoszonych „obserwacji” przesyłać do odpowiedniej komórki Wykorzystania Doświadczeń, celem jej weryfikacji. Każde takie działanie musi być przekazane w „łańcuchu” informacji Systemu Wykorzystania Doświadczeń w celu udokumentowania w CBD. 3) W przypadku, gdy rozwiązanie problemów zidentyfikowanych w Formularzu wykracza poza kompetencje Dowódcy ZT i Oddziałów, pełna dokumentacja konkretnej „obserwacji” przesyłana jest do WWD DWL. Str. 6/8 4) W przypadku, gdy rozwiązanie problemów zidentyfikowanych w Formularzu wykracza poza kompetencje Dowództwa Wojsk Lądowych pełna dokumentacja konkretnej „obserwacji” przesyłana jest poprzez CDiSz SZ do Szefa SG WP. 5) Zweryfikowaną obserwację wraz ze sprawozdaniem z analizy tej „obserwacji” (załącznik nr 3) Specjalista komórki Wykorzystania Doświadczeń przedstawia dowódcy odpowiedniego szczebla, w którego kompetencji leży usprawnienie Procesu WD. 6) Po wdrożeniu „doświadczenia”, wykonawca działań naprawczych – wymieniony w Sprawozdaniu z analizy, składa meldunek Dowódcy oraz do wiadomości Szefa/Specjalisty komórki wykorzystania doświadczeń danej jednostki organizacyjnej, jak również do nadawcy wniosku. 7) Problemy lub negatywne zjawiska mające zasadniczy wpływ na zdolności operacyjne SZ, objęte są Listą Priorytetowych Analiz na dany rok, opracowywaną do 20 grudnia roku poprzedzającego jej wydanie. 8) Listę Priorytetowych Analiz (załącznik nr 5) zatwierdza Dowódca właściwy pod względem kompetencyjnym danego szczebla dowodzenia. 9) Sprawozdaniu z analizy zgłoszonej „obserwacji” zawiera: a) ustalone w trakcie analizy fakty oraz współzależności między nimi, dotyczące zgłoszonego problemu; b) zasadnicze czynniki powodujące niedociągnięcia; c) wykaz działań naprawczych koniecznych do usunięcia problemu oraz wykonawców; d) przewidywane skutki wdrożenia zmian (w tym finansowe); e) zastosowane metody i narzędzia badawcze; f) treść sprawozdania uzgadniać z gestorem, i innymi komórkami organizacyjnymi i specjalistycznymi, uczestniczącymi w procesie analizy. 10) Ustalenia zawarte w sprawozdaniu przedstawiać do zatwierdzenia właściwemu przełożonemu. Informacje dotyczące „obserwacji” realizowanych na szczeblu Dowództwa Wojsk Lądowych zatwierdzam osobiście. Str. 7/8 11) Meldunek o wdrożeniu działań naprawczych składa wykonawca działań naprawczych organowi stawiającemu zadania w zakresie realizacji działań naprawczych. 12) Sprawozdanie z realizacji zamierzeń w zakresie funkcjonowania Systemu Wykorzystania Doświadczeń w swojej jednostce organizacyjnej, składa Dowódca danej jednostki do Dowódcy WL poprzez Szefa WWD, w terminie do 30 listopada każdego roku rozliczeniowego, za rok ubiegły. 13) Sprawozdanie z realizacji zamierzeń w zakresie funkcjonowania Systemu Wykorzystania Doświadczeń w Wojskach Lądowych, Dowódca WL składa do Szefa Sztabu Generalnego WP poprzez Dyrektora Centrum Doktryn i Szkolenia SZ. 5. Szczegółowe rozwiązania w zakresie organizacji i funkcjonowania SWD oraz aparat pojęciowy Systemu określa „Instrukcja Systemu Wykorzystania Doświadczeń”. Str. 8/8